新任主管管理技巧-时间管理(1)

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,新任主管管理技巧-,时间管理,时间管理,（TimeManagement）,-个人计,划,划的指南,Goal,下面哪些做法,是,是对您的描述,：,：,您是先捡那些,有,有兴趣的事做,吗,吗？,是,是 否,您是先做容易,的,的事再做困难,的,的事吗？,是,是 否,您是先做紧急,的,的事再做重要,的,的事吗？,是,是 否,您是按事情发,生,生的先后顺序,处,处理它们吗？,是,是,否,否,您是不到接近,最,最后期限的时,候,候不真正投入,项,项目吗？,是,是 否,时间作为一种,资,资源有什么特,点,点,时间是一种特,殊,殊的稀缺资源,它是不能再生,的,的,它不能被节省,或,或储存下来,它对每一个管,理,理者都均等的,，,，但又是有限,的,的,您的一天是怎,么,么渡过的,要评价您一天,是,是怎么渡过的,光,光凭记忆是不,行,行的：您会忘,记,记你和同事谈,话,话，喝茶，吃,中,中饭的事；,您可能不会意,识,识到你的活动,能,能量在一天中,是,是在变化的：,大,大多数人在一,天,天的不同时间,的,的活跃程度是,不,不一样的。,活动日志（ActionLog）,管理者如何判,别,别您们利用自,己,己时间的有效,程,程度,选择一段时间,用,用活动日志（ActionLog）的,形,形式记录你们,每,每天的各种活,动,动,对收集到的数,据,据进行评估,活动日志,姓名,日,日期,分析您的日志,一旦您记了几,天,天的日志，就,可,可以分析了。,您,您也许会惊讶,地,地看到你在处,理,理一些小事情,上,上花费了大量,的,的时间,您也许会看到,您,您在一天中的,某,某个时候精力,充,充沛，其他时,间,间精力差一点,，,，这将由您中,间,间休息，吃饭,次,次数和数量，,营,营养的质量决,定,定,活动日志给您,分,分析这些变数,提,提供了一种基,础,础,管理者能不能,控,控制他们的全,部,部时间,被动时间（Response Time,）,）,可支配时间（Discretionary Time）,您的可支配时,间,间占你工作时,间,间的百分之几,最,最长一段为几,分,分钟,绝大多数管理,者,者，特别是基,层,层的和中层的,管,管理者，其支,配,配时间占其工,作,作时间的25%左右。,其支配时间趋,于,于零散，那里,五,五分钟，这里,五,五分钟，要有,效,效利用它们是,非,非常困难的。,您的时间值多,少,少,每小时成本=工资+福利+办公场所费,用,用+电话、电,脑,脑+行政管理,费,费用,例如：3000(元/月)/25*8+750(,元,元/月)/25*8,+4(平方,米,米)*8(元/平方米.天/8+20(元/天)/8+.=25.5,元,元/小时,您在每小时要,创,创造的价值=,成,成本+剩,余,余价值,您的时间值多,少,少钱,年收入每省,一,一小时的价值,每,每省一,分,分钟的价值,一,一,年,年中，每天省,一,一小时的价值,10000,5,.,120.085,1249,15000,7.680.128,1875,20000,10.250.171,2501,25000,12.810.213,3125,30000,15.360.256,3750,35000,17.930.299,4375,40000,20.490.342,5000,45000,23.050.384,5625,50000,25.610.427,6250,55000,28.170.469,6875,60000,30.730.512,7500,65000,33.290.555,8125,70000,35.860.598,8750,75000,38.420.640,9375,80000,40.980.683,10000,您的时间值,多,多少钱？,通过计划帮,助,助你更有效,地,地利用您的,时,时间,通过计划帮,您,您有效地利,用,用时间,把每天要做,的,的事情列一,份,份清单,确定优先次,序,序，从最重,要,要的事情开,始,始做起,每天都这么,做,做,重要性和紧,急,急性释意,重要性：,与目标有关,的,的活动，凡,是,是有价值的,有,有利于组织,和,和个人目标,实,实现的就是,重,重要的事,紧急性：,是指必须立,即,即处理的事,，,，急迫之事,通,通常都显而,易,易见，拖延,不,不得；也可,能,能较讨好、,有,有趣却不一,定,定很重要,活动的重要,性,性和紧急性,分,分析,重要性,A 非常重,要,要；必须做,B 重要；,应,应当做,C 不太重,要,要；可能有,用,用，但不是,非,非做不可,D 不重要,；,；没有任何,效,效果,紧急性,A 非常紧,急,急；必须马,上,上做,B 紧急；,应,应当赶紧做,C 不太紧,急,急；推迟一,段,段时间再做,也,也行,D 时间不,作,作为考虑的,因,因素,重要,不重要,不,紧,急,紧,急,第一象限,第三象限,第二象限,第四象限,事务分类表,第一象限：,危,危机、急迫,的,的问题，有,直,直接价值，,即,即刻就能看,到,到它带来的,回,回报。如：,赶,赶工期、有,限,限期压力的,计,计划,第二象限：,防,防患未然，,有,有间接价值,会,会取得远期,收,收获的如：,做,做计划、学,习,习某种东西,、,、改进产能,，,，建立人际,关,关系，发掘,新,新机会，规,划,划、休闲,第三象限：,必,必要但却没,有,有价值的工,作,作，如：不,速,速之客，填,税,税务申报单,、,、某些电话,，,，某些信件,与,与报告，某,些,些会议，这,类,类工作很少,能,能给你带来,满,满足,第四象限：,徒,徒劳而没有,价,价值的工作,，,，如：找文,件,件、某些信,件,件，电话打,扰,扰,时间管理的,策,策略,第一象限的,事,事情应该首,先,先做,应该把工作,的,的大多数时,间,间放在第二,象,象限的事情,上,上，这样就,可,可以从容地,处,处理各种问,题,题了,第三象限的,事,事尽量少做,第四象限的,事,事最好别做,了解您的生,产,产率周期,在生产率最,高,高的时间处,理,理最重要的,事,事情；而把,例,例行的和不,重,重要的事情,挪,挪到效率低,的,的时候处理,。,。,1、只考虑,你,你自己“感,觉,觉最好”的,节,节奏，如果,每,每天的作息,时,时间完全由,你,你自己决定,，,，愿意什么,时,时候起床？,5:00-6:30(a),6:30-7:45(b),7:45-9:45(c),9:45-11:00(d),11:00-12:00(e),2、只考虑,你,你自己“感,觉,觉最好”的,节,节奏，如果,每,每天的作息,时,时间完全由,你,你自己决定,，,，愿意什么,时,时候睡觉？,20:00-21:00(a),21:00-22:15(b),22:15-0:30(c),0:30-1:45(d),1:45-3:00(e),3、假定正,常,常情况下，,你,你能容易地,发,发觉醒来时,是,是在早上吗,？,？,一点不容易(a),不太容易(b),比较容易(c),非常容易(d),4、早上醒来的,头,头半个小时里，,你,你觉得脑子灵活,吗,吗？,一点不容易(a),不太容易(b),比较容易(c),非常容易(d),5、早上醒来的,头,头半个小时里，,你,你觉得疲倦吗？,非常疲倦(a),比较疲倦(b),比较振作(c),非常振作(d),6、你决定从事,一,一些体育锻炼，,一,一位朋友建议你,每,每周做2次，每,次,次1小时，最好,在,在早上7:00-8:00的时,间,间做。对朋友的,建,建议你根本没有,往,往脑子里去，,还,还是只考虑你自,己,己“感觉最好”,的,的节奏，你认为,你,你会怎么做呢？,会以一种好的方,式,式去作(a),会以一种合理的,方,方式去作不太容,易,易(b),会发现要做到有,困,困难(c),会发现要做到非,常,常困难(d),7、你晚上什么,时,时间才感到疲倦,？,？,20:00-21:00(a),21:00-22:15(b),22:15-0:30(c),0:30-1:45(d),1:45-3:00(e),8、你希望能在,你,你竞技状态的高,峰,峰时间参加测验,，,，你知道这次,小,小时的测验将是,精,精疲力尽的，假,如,如你可以自由地,安,安排每天的日程,，,，并且只考虑你,自,自己“感觉最好,”,”的节奏，你愿,意,意选择哪一段测,验,验时间？,8:00-10:00(a),11:00-13:00(b),15:00-17:00(c),19:00-21:00(d),9、你听说过有,“,“早晨”和“晚,上,上”类型的人吗,？,？你认为自己属,于,于那种类型？,肯定是早晨类型(a),更偏向于早晨类,型,型(b),更偏向于晚上类,型,型(c),肯定是晚上类型(d),10、假如你要,工,工作一整天-8小时，如果,你,你可以自由安排,你,你的时间，你,愿,愿意在什么时候,起,起床？,6:30以前(a),6:30-7:30(b),7:30-8:30(c),8:30以后11、如果,你,你总是在6:00起床，你觉得,怎,怎么样？,非常困难和不愉,快,快(a),相当困难和不愉,快,快(b),有点不愉快但问,题,题不大(c),很轻松没有什么,不,不愉快(d),12、早晨一觉,起,起来，你要过多,久,久才能“恢复你,的,的神智”？,0-10分钟(a),11-20分钟(b),21-40分钟(c),超过40分钟(d),13、请表明你,属,属于早晨活跃或,晚,晚上活跃的人的,程,程度。,肯定属于早晨活,跃,跃型(a),某种程度上属于,早,早晨活跃型(b),某种程度上属于,晚,晚上活跃型(c),肯定属于晚上活,跃,跃型（早上疲倦,，,，晚上机灵）(d),你了解自己的日,生,生产率周期吗？,您了解自己的日,生,生产率周期吗,1、a=5,b=4,c=3,d=2,e=1;,2、a=5,b=4,c=3,d=2,e=1;,3、a=1,b=2,c=3,d=4;,4、a=1,b=2,c=3,d=4;,5、a=1,b=2,c=3,d=4;,6、a=4,b=3,c=2,d=1;,7、a=5,b=4,c=3,d=2,e=1;,8、a=4,b=3,c=2,d=1;,9、a=4,b=3,c=2,d=1;,10、a=4,b=3,c=2,d=1;,11、a=1,b=2,c=3,d=4；,12、a=4,b=3,c=2,d=1；,13、a=4,b=3,c=2,d=1.,得分在13-22分之间，,表明属于晚上型,；,；,得分在23-43分之间，,表明属于中间型,；,；,得分在44-55分之间，,表明属于早晨型,。,。,时间管理中一些,值,值得注意的要点,遵循,20/80,法则,把不太重要的事,集,集中起来办,避免将整块时间,拆,拆散,4Ds,原则,4Ds原则,Do it now（要自己做,的,的）：不能丢,掉,掉不管、不能拖,一,一拖再办、不能,授,授权的事，按照,优,优先顺序自己亲,自,自去完成。,Delegate it（可授,权,权的）：学会,授,授权，将能派出,去,去的事尽量派给,他,他人干，这样可,以,以节约时间干最,重,重要的工作。,Do it later（稍后,再,再办的）：把,一,一些偏离目标的,精,精神情绪活动，,次,次要的工作、信,息,息资料不全的工,作,作，暂时挂在一,边,边，待有空时再,去,去处理。,Dont do it（丢掉,不,不管）：把一,些,些与目标无关的,事,事，无效益的事,，,，应差的事丢掉,不,不管,时间管理理论的,发,发展,第一代：利用便,条,条和备忘录,第二代：强调日,历,历与日程表,第三代：讲求优,先,先顺序,第四代：以原则,为,为重心，着眼个,人,人计划，兼顾重,要,要性和紧急性，,强,强调效果和效率,齐,齐头并进,注重结果，,而不是注重忙忙,碌,碌碌。,（Concentrate