时间管理与工作统筹技巧讲解

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,29 十一月 2024,时间管理与工作统筹技巧讲解,“明日歌”,明日复明日，明日何其多。,我生待明日，万事成蹉跎！,世人若被明日累，,春去秋来老将至。,朝看水东流，暮看日西坠，,百年明日能几何？,请君听我明日歌！,“今日歌”,今日复今日，今日何其速！,朝朝复暮暮，连命都不顾！,世人若被今日累，,终身劳累何其苦。,早出又晚归，忙碌何所图？,百年今日怎生度，,人生真谛谁能悟！,一、“水桶效应”的启迪,二、时间与“习惯”的关系,三、优先管理,四、西瓜与芝麻,五、时间管理的角度,目 录,一个用不同长短木板拼成的水桶，其存水量取决于最短的那块木板！,问题：,哪一块是我们走向成功的“短板”？,关键词：,必须设法找到那块短板！,必须充分利用那块短板！,一、“水桶效应”的启迪,时间的特性,不可逆性,时 间,特 性,不可再生,无法积蓄,无法替代,毫无弹性,5,4,3,2,1,结论：“时间”是最珍贵的资源短板,！,无意识、不经思考的行为方式；,是精神或性格的一种固定趋向；,我们会受制于各种各样的习惯。,关键词：,你的潜意识会构成无数个习惯。,什么是习惯,二、时间与“习惯”的关系,习惯的养成,不断重复又重复，最后不再需要考虑；,不断重复，成为机械的行为改也难！例如：,准时、勤奋、进取、守信、学习；例如：,暴躁、凶残、酗酒、盗窃、吸毒。例如：,拖延、随意、犹豫、多变、无所谓。,习惯的判断,什么是好习惯，什么是坏习惯？,问题：,好习惯、坏习惯、一般的习惯，哪一种危害性最大？,思考：,大象为什么不逃跑？,习惯与“舒适区”的关系,不舒适的,舒适的,不舒适的,每个人都有自己的舒适区；,因为舒服所以就不愿离开；,舒适区是由习惯所构成的。,走出你的舒适区,危机管理：“谁动了我的奶酪”；,要想舒适，首先必须先不舒适。,关键词：,不舒适的具体行为：变革与创新！,您的工作中，有哪些需要改善的习惯？,并说出理由？,案例分享,透过现象看本质,很多管理者的三个字特征,人治特征下的权力情结,时间管理失序,做事缺乏计划性,做事分不清主次,不善于说“不”,无法恰当处理外部的打扰,三、优先管理,“茫”,“忙”,“盲”,看一看我们的周围,1、每8分钟受到1次打扰；每小时约7次，即每天5060次；,2、平均每次打扰5分钟，每天约4小时，即占用50%的时间；,3、其中，约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的；,4、打扰后，重拾原来的思路至少需要3分钟，约2.5小时。,结果：,每天因打扰而损失的时间约为5.5小时，按8小时工作制算，占用了工作时间的68.7%。,日本学者关于时间浪费的调查,某项调查数据结果（天）,睡 眠 8.05小时,用 餐 1.31小时,琐 事 0.55小时,工 作 7.34小时,交 际 0.39小时,休 息 0.45小时,娱 乐 0.31小时,上下班交通 0.73小时,读书报杂志 0.42小时,处理家务事 0.26小时,兴趣的工作 0.37小时,音乐或电视 2.51小时,与朋友聊天 1.11小时,工作优先级综合分析,重要度,紧迫性,A,重要而且紧迫,紧迫但不重要,D,不重要不紧迫,重要但不紧迫,四象限坐标图,一象限文化,这是你和你的团队，一定要做的事情。,问题：,真的有那么多紧急和重要的事情吗？,事实：,投资二象限，一象限工作会大幅减少！,二象限文化,紧急与重要的事情很少会同时出现。,结果：,我们往往忽视，不紧急但很重要的事。,事实：,问题表象与实质，不在同一时空出现！,我们投资第二象限的回报是最高的！,三象限文化,如果总是忙而无效，太不值得；,很多企业的“西部牛仔”现象。,结果：,我绝对是最最不能缺少的人；,很多人开会前 5分钟最忙乱。,事实：,“忙乱”成为很多企业的文化！,四象限文化,犹豫、多疑、拖延、发呆；,“明日歌”对于我们的启迪。,结果：,我们往往在白白浪费时光！,事实：,有益的活动并非第四象限！,这是一个不必进入的象限！,请运用四象限方法排列你的工作：,紧急,不紧急,重,要,A（碎石型的事务）,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,B（石块型的事务）,发掘新机会,规划,改进产能,建立伙伴关系,防患于未然,不,重,要,C（细沙型的事务）,不速之客的接待,某些信件、文件、电话的处理,某些会议的出席,某些必要而不重要的会议、活动,D（水型的事务）,一些可做可不做的杂事,一些不必要的应酬,有趣的活动,如何投资二象限,时间本身并无多余，无法增加。,有效的方法：,坚决的从第三象限腾出时间；,第三象限的欺骗性是最大的。,关键词：,找回浪费在第三象限的时间！,如何走出三象限,问题：,你真的无法把你的时间投资第二象限？,建议：,改变你的习惯，增强持续行动的能力；,学会决不受急迫性事件的影响和左右。,关键词：,急迫性与重要性正邪两立，互为消长！,如何进入第二象限,问题：,你的生命中最重要的是什么？,你的人生意义和目的是什么？,你的为人处事的原则是什么？,你人生的基础：信念是什么？,关键词：,我们必须认真和深深的思考！,否则，你只能是一个：混球！,改变传统的时间观念,误区：,在最短的时间内做最多的事。,正确的方法：,依照重要性程度，来安排顺序；,不轻易因紧急情况，改变计划；,认清紧急性与重要性的区别；,要遵循你心中的目标和方向。,你对时间的控制,以下时间哪个最难控制？请排序：,（）工作的时间；,（）业余的时间；（酒、赌、玩、侃）,（）上司的时间；,（）下属的时间；,（）客户的时间；,（）女友的时间；,（）家庭的时间；,（）哥们的时间。,时间是怎样流失的,问题：,时间总是被干扰、控制、割裂、破坏。,所以：,你往往总是感觉时间实在太不够用了！,困惑：,你的时间到底到那里去了？,关于时间的事实,事实的一方面：,有些事情我们认为能够左右和管理，但其实我们不能！,（没问题！）,事实的另一面：,有些事情我们认为不能左右和管理，但其实我们能！,（啊呀,不行),关键词：,学习分辨和处理这些事情！,有效的建议,建议一：,专心去照顾你的猴子；,建议二：,让别人照顾他的猴子；,建议三：,把猴子交给能干的人。,建议四：,团队分工合作养猴群！,你的时间哪去了,被你的上司抢走了！,被你的同事分走了！,被你的下属偷走了！,被你的朋友拿走了！,被它自己给溜走了！,来自上司的干扰,来自上司的干扰，往往最难控制。,有效的方法：,让上司清楚知道你的工作目标；,主动约见你的上司以减少干扰。,关键词：,管理好你的上司！,发扬“香蕉文化”！,来自同事的干扰,来自同事的干扰，往往最难推却。,有效的方法：,如果有人找你，站起来接待他；,公司设立人人安静一小时制度；,红色信号：请勿打扰！,绿色信号：可以进来。,关键词：,必须学会拒绝的艺术！,来自下属的干扰,来自下属的干扰，往往容易忽视。,有效的方法：,安排固定时间，供属下工作汇报；,保留固定时间，供属下提出问题；,安排其他时间，处理非紧急事件。,关键词：,用“大黄点”将可能的干扰化解！,来自自己的干扰,来自自己的干扰，往往最难察觉。,例如：,没有目的的游荡、与属下闲聊；,各种不良的习惯，想改也困难。,有效的方法：,学习管理和控制自己。,关键词：,己所不欲，勿施他人！,四、西瓜与芝麻,找到你生命中的“西瓜”,我们生命中总是会遇到西瓜和芝麻；,我们想得到西瓜，却总是在拣芝麻；,结果我们错误的用数量代替了质量。,关键词：,拣芝麻没有大价值，拣西瓜却有！,确认你的“西瓜”,时间 成果,时间 成果,20%,80%,80%,20%,确定有效目标,前提：,工作不能没有目标设定；,目标没有计划就是空想。,所以：,计划必须要考虑期望值；,计划必须考虑资源配置；,目标必须设定最后期限。,工作确定的顺序,回答以下问题：,要做什么事情？,为什么要去做？,用什么标准做？,什么时间开始？,那些人参加做？,怎样分配时间？,关键词：,合理调整时间及资源分配的顺序。,效率和效益的分别,问题：,99张1元和1张百元钞票，你先拿哪张？,分别：,追求效率把事情做对；,追求效益做对的事情。,关键词：,抓西瓜和拣芝麻截然不同！,战略正确，战术才有意义！,低回报工作拣“芝麻”,问题：,拣芝麻可以将你的时间消耗殆尽；,不必关注芝麻，不要被芝麻诱惑。,方法：,将芝麻分类，集中时间处理他们；,坚决停止你习惯性的拣芝麻行动。,关键词：,做慢而对的事，比做快而错的事好！,如何避免拣“芝麻”,可能的感觉：,我工作很努力，然而没有成就感！,可能的原因:,不良习惯偷走了你宝贵的时间；,解决的方法：,持续时间记录，提供精确资料；,记录每天或30天内的活动内容；,增强观察进入时间的有效流程。,怎样确认重要文件,真正重要的文件，内容不会超过一张纸；,80%的文件，是根本不重要和不需要的；,如果你把大多数文件扔掉，啥事没有！,座右铭：,当你怀疑文件是否应保留时扔掉它！,请放心，真需要时一定有人会保存的！,记录你的时间轨迹,问题：,很少人会喜欢持续时间记录。,好处：,通过时间记录能获得洞察力。,关键词：,短期代价必将获得长期效益！,持续时间记录，你会变得更精确；,计划某个工作时，记录你的预算时间；,工作完成后，检查你用的实际时间。,您如何分辨工作中的西瓜和芝麻？,案例分享,要求：,1、时间：不超过3分钟/人；,2、可以分享个人案例、小组讨论结果；,3、语言简练、分条说明。,1、流程层面,优化核心流程，降低企业运营及中层沟通成本。,2、组织层面,克服“塔式组织”，实现扁平化、矩阵化，避免内耗。,3、沟通层面,摒弃个人主义的工作模式，协同工作。,4、授权层面,避免责、权、利不清的问题。,五、时间管理的角度,5、资源层面,时间是企业十分宝贵的资源之一。,6、学习层面,建立学习型组织，避免员工素质低下造成浪费。,7、习惯层面,不断检讨和修正自己的各种习惯，才能避免碌碌无为。,8、情感层面,稳定的家庭和情感，在背后给予你极大的支持。,课程回顾,一、水桶效应我们的短板：时间,二、时间与“习惯”的关系,三、优先管理,四、西瓜与芝麻,五、时间管理的角度,真诚是最佳的公关模式,用心是最好的工作方法,谢 谢 大 家！,