第三章秘书的特殊能力

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第,三,章,秘书的,特殊,能力,秘书的特,殊,殊能力,秘书的能,力,力结构,秘,书的表,达能力,秘书的信,息,息处理能,力,力,秘书的活,动,动能力,秘书的应,用,用能力,秘书的创,造,造能力,秘书的职,业,业能力测,验,验,“据有关,方,方面报道,，,，仅北京,市,市的高级,秘,秘书，人,才,才缺口在1万人以,上,上，并且,这,这个缺口,在,在以每年10的,速,速度扩大,。,。”,摘自,成才周,刊,刊,“负责招,聘,聘的一些,人,人力资源,部,部经理们,曾,曾向记者,诉,诉苦：公,司,司一旦发,布,布招聘“,秘,秘书”的,信,信息，前,来,来应征的,往,往往不下,数,数百人，,能达到“,职,职业秘书,”,”水平的,则,则很少，,真,真正有经,验,验、有能,力,力、有地,位,位、能够,称,称得上高,级,级秘书的,人,人更是凤,毛,毛麟角。,”,”,摘自中国,教,教育招生,考,考试网,第一节,秘,秘书的,特,特殊能力,结,结构,表达能力,信息处理,能,能力,活动能力,应用能力,创造能力,口头表达,能,能力,书面表达,能,能力,收集、整,理,理、加工,、,、提供,交际能力,组织管理,能,能力,协调能力,书写能力,操作技能,预测能力,、,、应变能,力,力、评估,能,能力,探寻能力,、,、创新能,力,力,秘书的,特殊能力,结,结构,案例分析,：,：,2009,年,年的一天,深,深夜，某,市,市政府值,班,班秘书小,刘,刘接到市,交,交通部门,打,打来的紧,急,急电话，,告,告知一家,装,装卸公司,在,在某码头,装,装卸化学,物,物品时，,不,不慎将一,桶,桶剧毒化,学,学物品落,入,入水中。,若,若毒药扩,散,散到水中,，,，人畜饮,用,用后会造,成,成死亡。,此,此时，刘,秘,秘书脑海,中,中掠过两,套,套方案：,一,一是打电,话,话给市领,导,导或上级,机,机关，请,求,求指示，,然,然后依照,领,领导的指,示,示去执行,，,，如果找,不,不到领导,，,，再根据,自,自己的经,验,验处理。,二,二是立即,赶,赶到现场,指,指挥打捞,。,。,第二节,秘,秘书的表,达,达能力,一、表达,能,能力的涵,义,义,秘书的语,言,言表达能,力,力是秘书,的,的一项重,要,要能力，,也,也是一种,基,基本功。,语,语言能力,反,反映人的,思,思维能力,、,、社交能,力,力、以及,性,性格、风,度,度。一个,人,人在工作,组,组织会议,、,、参谋献,策,策、撰写,文,文件，上,传,传下达工,作,作指令，,接,接待来访,，,，参加社,交,交活动，,发,发表演讲,和,和个别交,谈,谈都,需,需要语言,表,表达能力,。,。,三、秘书,的,的表达能,力,力及基本,需,需求,要,准确,：秘书人,员,员无论是,说,说话还是,起,起草公文,，,，都必须,做,做到准确,。,。在表达,中,中不论是,选,选字用词,、,、判断推,理,理、多种,综,综合，还,是,是阐释观,点,点、表述,意,意见、引,用,用材料，,以,以至语气,的,的把握，,标,标点的使,用,用，格式,的,的安排，,都,都必须准,确,确无误、,无,无懈可击,要,严密,：秘书的,表,表达要做,到,到严谨周,密,密，不能,出,出现遗漏,，,，丢三落,四,四。秘书,要,要充分了,解,解表达对,象,象的特征,，,，准确把,握,握对方的,意,意图和需,求,求，充分,认,认识语言,表,表达的环,境,境，讲究,表,表达的时,机,机和方式,。,。,要,简明：,善于抓住,实,实质性的,东,东西，在,准,准确严密,的,的基础上,，,，用简短,的,的语言叙,述,述出来。,无,无论是口,头,头表达还,是,是书面表,达,达，都要,力,力求用最,精,精练的语,言,言，表达,出,出最必要,的,的内容，,做,做到“文,约,约而意丰,”,”，“言,简,简而理周,”,”。罗嗦,冗,冗长，是,秘,秘书表达,的,的大忌。,要,迅速,：秘书活,动,动时效性,强,强，在写,作,作时要练,就,就“出手,成,成章”、,“,“出手一,篇,篇稿”的,快,快速写作,能,能力。口,头,头表达也,同,同样需要,口,口齿伶俐,、,、流畅清,晰,晰、应对,及,及时。,案例,20世纪90年代,中,中期，当,时,时的国家,经,经委办公,厅,厅对全国200多,个,个中小企,业,业的厂长,经,经理秘书,进,进行了一,次,次有关企,业,业秘书素,质,质的问卷,调,调查，对,“,“你认为,当,当代秘书,必,必须具备,的,的最主要,的,的能力有,哪,哪些”这,一,一问题的,统,统计结果,，,，“文字,表,表达能力,”,”被排在,第,第八位，,在,在它之前,的,的几种能,力,力为组织,协,协调能力,、,、摄取信,息,息能力、,政,政策理解,能,能力、具,体,体办事能,力,力、出谋,献,献策能力,、,、交际能,力,力、口头,表,表达能力,。,。,根据以上,调,调查材料,，,，请你思,考,考,：,这个调查,结,结果能否,说,说明“文,字,字表达能,力,力”对于,现,现代秘书,来,来说已经,不,不是很重,要,要了？,四、秘书,良,良好的语,言,言表达能,力,力具体表,现,现在哪些,方,方面,一,个,个,人,人,的,的,语,语,言,言,能,能,力,力,主,主,要,要,表,表,现,现,在,在语,言,言,的,的,分,分,量,量、语,言,言,的,的,逻,逻,辑,辑,性,性和语,言,言,的,的,幽,幽,默,默,感,感三,个,个,方,方,面,面,。,。,语,言,言,的,的,分,分,量,量是,由,由,词,词,意,意,和,和,态,态,度,度,两,两,因,因,素,素,构,构,成,成,。,。,词,词,意,意,是,是,指,指,语,语,言,言,的,的,本,本,意,意,，,，,态,态,度,度,是,是,指,指,表,表,达,达,时,时,的,的,轻,轻,重,重,缓,缓,急,急,和,和,所,所,持,持,的,的,表,表,情,情,、,、,情,情,绪,绪,。,。,语,语,言,言,的,的,词,词,意,意,要,要,求,求,语,语,言,言,能,能,准,准,确,确,的,的,表,表,达,达,思,思,想,想,，,，,不,不,要,要,词,词,不,不,达,达,意,意,，,，,废,废,话,话,连,连,篇,篇,。,。,一,一,个,个,人,人,需,需,要,要,注,注,意,意,语,语,言,言,分,分,量,量,，,，,贬,贬,意,意,的,的,语,语,言,言,分,分,量,量,过,过,重,重,，,，,容,容,易,易,令,令,人,人,伤,伤,心,心,，,，,背,背,上,上,思,思,想,想,包,包,袱,袱,；,；,如,如,果,果,过,过,轻,轻,，,，,则,则,达,达,不,不,到,到,启,启,发,发,人,人,、,、,震,震,动,动,人,人,、,、,教,教,育,育,人,人,的,的,目,目,的,的,。,。,反,反,过,过,来,来,，,，,褒,褒,意,意,的,的,语,语,言,言,过,过,重,重,，,，,容,容,易,易,使,使,人,人,骄,骄,傲,傲,自,自,满,满,；,；,过,过,轻,轻,则,则,对,对,人,人,起,起,不,不,到,到,鼓,鼓,舞,舞,作,作,用,用,，,，,也,也,许,许,会,会,令,令,人,人,失,失,望,望,。,。,语,言,言,的,的,逻,逻,辑,辑,性,性，,就,就,是,是,要,要,使,使,语,语,言,言,严,严,谨,谨,、,、,有,有,条,条,有,有,理,理,，,，,无,无,懈,懈,可,可,击,击,、,、,令,令,人,人,信,信,服,服,，,，,要,要,做,做,到,到,前,前,后,后,呼,呼,应,应,，,，,因,因,果,果,联,联,系,系,紧,紧,密,密,，,，,这,这,样,样,就,就,能,能,紧,紧,扣,扣,听,听,众,众,的,的,心,心,弦,弦,；,；,否,否,则,则,，,，,就,就,会,会,显,显,得,得,罗,罗,嗦,嗦,，,，,冗,冗,长,长,，,，,言,言,之,之,无,无,物,物,，,，,东,东,扯,扯,西,西,拉,拉,，,，,令,令,人,人,乏,乏,味,味,。,。,语,言,言,的,的,幽,幽,默,默,感,感，,能,能,使,使,一,一,个,个,人,人,更,更,好,好,地,地,团,团,结,结,群,群,众,众,，,，,造,造,成,成,亲,亲,松,松,、,、,愉,愉,快,快,的,的,气,气,氛,氛,，,，,促,促,进,进,与,与,被,被,一,一,个,个,人,人,的,的,思,思,想,想,，,，,感,感,情,情,的,的,交,交,流,流,，,，,使,使,群,群,众,众,更,更,容,容,易,易,接,接,受,受,自,自,己,己,的,的,观,念,念,。,。,美,国,国,前,前,国,国,务,务,卿,卿,鲍,鲍,威,威,尔,尔,说,说,：,：,急,事,事,慢,慢,慢,慢,地,地,说,说,，,，,大,事,事,想,想,清,清,楚,楚,再,再,说,说,，,，,小,事,事,幽,幽,默,默,的,的,说,说,没,把,把,握,握,的,的,事,事,情,情,小,小,心,心,的,的,说,说,做,不,不,到,到,的,的,事,事,不,不,乱,乱,说,说,，,，,伤,伤,害,害,人,人,的,的,事,事,坚,坚,决,决,不,不,说,说,，,，,没,没,有,有,发,发,生,生,的,的,事,事,不,不,要,要,胡,胡,说,说,，,，,别,别,人,人,的,的,事,事,谨,谨,慎,慎,的,的,说,说,，,，,自,自,己,己,的,的,事,事,怎,怎,么,么,想,想,就,就,怎,怎,么,么,说,说,，,，,现,现,在,在,的,的,事,事,做,做,了,了,再,再,说,说,，,，,未,未,来,来,的,的,事,事,未,未,来,来,说,说,。,。,五,、,、,秘,秘,书,书,表,表,达,达,能,能,力,力,的,的,培,培,养,养,（,一,一,）,）,必,必,须,须,学,学,习,习,语,语,言,言,，,，,掌,掌,握,握,语,语,言,言,（,二,二,）,）,必,必,须,须,进,进,行,行,实,实,践,践,第,三,三,节,节,秘,秘,书,书,的,的,信,信,息,息,处,处,理,理,能,能,力,力,一,、,、,信,信,息,息,及,及,其,其,特,特,性,性,信,息,息,是,是,一,一,个,个,社,社,会,会,概,概,念,念,，,，,它,它,是,是,社,社,会,会,共,共,享,享,的,的,人,人,类,类,一,一,切,切,知,知,识,识,、,、,学,学,问,问,以,以,及,及,从,从,客,客,观,观,现,现,象,象,提,提,炼,炼,出,出,来,来,的,的,各,各,种,种,消,消,息,息,总,总,和,和,。,。,21,世,纪,纪,人,人,类,类,社,社,会,会,步,步,入,入,了,了,全,全,新,新,的,的,信,信,息,息,时,时,代,代,，,，,现,现,在,在,，,，,纽,约,约,时,时,报,报,一,天,天,的,的,信,信,息,息,量,量,等,等,于,于,17,世,纪,纪,一,一,个,个,人,人,一,一,生,生,所,所,能,能,得,得,到,到,的,的,信,信,息,息,的,的,总,总,和,和,。,。,一、,秘书处,理,理信息,的,的重要,性,性,（1）,秘,秘书处,理,理信息,可,可以维,持,持一个,单,单位正,常,常运转,（2）,秘,秘书处,理,理信息,可,可以全,面,面掌握,情,情况，,及,及时发,现,现问题,（3）,秘,秘书处,理,理信息,是,是当好,参,参谋与,助,助手，,为,为领导,决,决策服,务,务的一,种,种有效,方,方法。,二、,秘,秘书收,集,集信息,的,的作用,(1),广,广泛、,周,周密、,经,经常地,收,收集情,况,况和资,料,料(信,息,息)，,起,起领导,的,的耳目作,用,用。,(2),协,协助领,导,导制定,工,工作规,划,划、计,划,划以及,各,各种政,策,策、法,令,令，起,到,到领导,的,的参谋作,用,用。,(3),协,协助领,导,导宣传,贯,贯彻领,导,导机关,的,的各