(精品)文秘实务1

書式設定, 書式設定,第,2,第,3,第,4,第,5,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,秘 书 实,务,孙丽炜,1.1,秘书,1.2,秘书,部门,1.3,秘书工作,概 述,了解秘书的来由、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。,通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。,教学,目的,教学,重点与难点,一、教学重点,1,、秘书的概念,2,、秘书工作的特点,3,、秘书工作的原则与作用,4,、技能训练,二、教学难点,1,、秘书的来由与定义,2,、秘书工作的作用,3,、案例分析,1.1.1,“,秘书,”,词义的演变,宫中秘藏之书 ：最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。,职务之称,:,秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。,社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。,1.1,秘书,1.1.2,秘书的定义,所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。,1.1.3,秘书的分类,横向分类,按行业不同：法律秘书，医学秘书，教务秘书等,按工作内容不同：信访秘书、机要秘书，文字秘 书，事务秘书，通讯秘书、医学秘书，生活秘书等。,按服务对象,不同：公务秘书、私人秘书。,纵向分类（层次）,高级,（秘书长、办公厅室主任）,中级,（办公厅室主任及其下属的秘书科长、秘书股长、文字秘书）,初级,（文件收发保管、打字、接待、联络、会务工作和办理其他事务工作的人员）,1.2.1,秘书部门的涵义,秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。,广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。（如下图）,狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。,1.2,秘书部门,秘书机构图,办公室（主任、副主任）,调研,科室,秘书科室,档案科室,信访科室,行政科室,督查科室,机要科室,1.2.2,秘书部门的地位,秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图,：,1.2.3,秘书部门的基本特征,从属性,秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。,中介性,在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。,综合性,秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。,1.3.1,秘书工作内容与形式,办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。,办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。,办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。,1.3,秘书工作,1.3.2,秘书工作的原则,1.,准确原则,办文要准确，办事要稳妥,情况要属实，主意要慎重,2.,迅速原则,及时、高效,3.,求实原则,一是一，二是二，老老实实，不夸大，不缩小；切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报情况；不能夹杂个人情感，报喜不报忧，甚至捏造事实。,4.,保密原则,要强化保密意识。,要具备法律知识。,1.3.3,秘书工作的特点,从属性,是现代秘书工作最根本的属性和特点。,被动性,秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。,事务性,秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。,综合性,秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。,机要性,指秘书工作的机密性和重要性。,【,案例分析,】,某开发区管理委员会办公室主任杨主任在一次应酬晚宴上聊天，谈到当天下午因为开发区的一块土地，见到过区里的一位主管领导。在座的一位外商朋友不经意地问起那块土地出让事项是否已经谈妥，杨主任模棱两可地说，,“,那么大一块地，哪能就谈妥呀。不过，说签合同也快。,”,谁知第二天外商托朋友出面请杨主任喝茶。这个朋友杨主任不好拒绝，所以赴约了。这就像清雅的朋友聚会，席间谈天品茗，相互感觉挺好。只是在闲聊时，外商有一次提起那块地。杨主任的朋友介绍说，外商早就瞩目这块地。杨主任说不可能，这本是政府留用的，只是为了倡导环保节能，特意批给一家有环保专利产品的集团。当然，在地上物以及地价问题上还在磋商。外商恳切地说，以杨主任的职位，能否给我一个与那个集团平等竞争的机会？杨主任说，很难。区主管领导亲自抓这件事情。外商说，不需要杨主任为难，只请您给我三天的时间，让我试试运作。杨主任的朋友又插嘴说，这不难，杨主任把合同的最后签署仪式安排在三天后不就结了？杨主任点点头没说话。但是在安排那块土地出让工作的时候，就下意识放缓时间，好在领导也没催着办。可是，第三天区主管领导指示杨主任，取消和那家环保集团的所有磋商计划。不久，那家外商通过市领导得到了那块土地的开发权，杨主任的朋友出面邀请杨主任一趟欧洲考察。,1.3.4,秘书工作的作用,枢纽作用,秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。,参谋助手作用,秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。,形象作用,秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。,1.3.5,秘书工作的发展趋势,逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层,逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统,逐渐走向秘书工作科学化的道路,1.3.6,国外秘书工作的发展趋势,由事务型转为智能型,秘书工作日益专业化,秘书人员的高学历、秘书工作的永业化,【,案例分析,】,某地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。评经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发。”看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，我得想个办法。”黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容的文字也略作改动，然后拿给地位办公室袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。,问题,黄科长错在哪里？,1.,你对秘书这一职业是怎么看的,?,2.,秘书工作的原则有哪些,?,3.,秘书工作有什么作用,?,问题讨论,教学目的和要求：,掌握秘书任职的资格与条件,懂得如何准备应聘材料,了解秘书应聘的方式与技巧,了解国家秘书职业资格考试,教学重点和难点：,秘书的任职资格和条件，秘书应聘技巧和方法,第二章 秘书的可持续发展,第一节 秘书的任职资格与条件,【,例,1】,联合汽车电子有限公司（,UAES,）诚聘高级秘书,岗位职责：,1,、协调、处理与高级经理工作有关的日常工作，包括但不限于会议、差旅安排、文档管理；,2,、部门,/,公司间签发文字的分发、流转与跟踪；,3,、整理、维护高级经理的档案、文件资料；,4,、其它事宜。,岗位要求：,1,、文秘、英语或管理等专业本科及以上学历；,2,、,5,年跨国公司相关工作经验；,3,、英语口语、书写流利，会德语者优先；,4,、良好的沟通能力和人际协调能力；,5,、良好的计算机应用能力；,6,、主动性，责任心。,【,例,2】,上海宝润置业有限公司招聘董事长秘书,岗位要求：,1,、,28,岁以下，身高,165,以上，形象好，气质佳；,2,、思维敏捷，具有较强的亲和力、组织协调沟通能力；,3,、有总经理秘书、助理及相关工作经验；,4,、有驾驶执照者佳；,5,、具备较强的英语口、笔译能力者尤佳。,岗位职责：,1,、负责总经理的办公室日常管理工作；,2,、负责组织撰写或校对以公司名义外发的综合性的文字材料；,3,、负责公司办公会议的纪录、整理；,6,、负责处理总经理临时交办的其它工作；,7,、安排落实总经理与重要客户的商务会议；,8,、必要时负责翻译工作。,【,例,3】,上海市锦天城律师事务所诚聘秘书（实习生）,职位要求：,1,、能熟练操作办公软件；,2,、有较好的英语听、说、读、写能力；,3,、个性良好、诚信踏实、细心谨慎、抗压性强；,4,、大专以上学历，中文、英语或秘书专业尤佳；,5,、形象好气质佳。,【,例,4】,上海视宣广告传播有限公司招聘行政秘书,岗位职责,1,、协助上级执行一般的不需较多工作经验的任务；,2,、公司日常行政管理的运作（包括运送安排、邮件和固定的供给等等）；,3,、负责公司的档案管理及各类文件、资料的鉴定及统计管理工作；,4,、负责各类会务的安排工作；,5,、协助行政经理对各项行政事务的安排及执行；,6,、完成上级交给的其它事务性工作。,任职资格,1,、行政管理或相关专业大专以上学历；,2,、一年以上相关工作经验；,3,、具备一定的行政管理知识；,4,、工作细致、认真、有责任心，较强的文字撰写能力，较强的沟通协调以及语言表达能力；,5,、熟练使用,office,办公软件及自动化设备，具备基本的网络知识；,6,、形象气质佳，女性优先。,【,例,5】,加拿大宾成达联合有限公司上海代表处招聘秘书,Basic duties to include:, Handle filing, Daily administration of the office, Clients communications, University graduate (prefer to major in English or Business Administration), Minimum 2 years in administration or secretarial capacity.,Expected Areas of Competence:, Have effective communications with colleagues, customers, Integrity, honesty and respect for people, Have motivation to learn and improve, To be a good team player,通过具体的用人信息，得出以下结论：,（,1,）用人单位对,“,硬件,”,毫不含糊。在需方人才市场上，招聘单位对求职者的年龄、生理条件、学历、专业技术水平等硬指标要求相当严格。对秘书比较传统的三项要求是文笔、英语和现代办公设备的使用能力，这些要求近年已经逐步量化为硬件。,（,2,）软件条件绵里藏针。所谓,“,软件,”,，是由那些,“,良好的,”“,熟练的,”,、,“,Good,等等词汇来体现的。,（,3,）,“,第二专业,”,不可或缺。,（,4,）,“,硬件,”,要求常常是用人单位提出的特性要求，所以标准比较清晰。比如身高、学历、英语级别等。,“,软件,”,作为共性的要求反而模糊，像人际关系、综合素质、气质、人品等。,（,5,）近年来，招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归属感的诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的诉求转变的趋势。,二、秘书的应聘,1,、准备相关的应聘材料,（,1,）学历证明：毕业证书、学位证书（,2,）求职申请：即自荐书（,3,）推荐信：这要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定。（,4,）履历材料：可以是表格，也可以是文字材料。（,5,）求职申请表：有的招聘单位印制了此表，要求应聘者事先填写，以简捷明确地了解欲知情况。（,6,）身份证、工作证、求职证等必要证件（,7,）相关证明：如技术等级证书、英语和计算机等级证书、其他职业准入书、驾驶执照等。,2,、应聘的预约,（,1,）要明确联系目的，弄清楚招聘启事上没有写明、而你又想知道，以决定自己是否应试的问题。如果是电话预约，要表示出感兴趣、愿意一试的态度，不要犹豫或吞吞吐吐。（,2,）事先要想好关于自己学历、工作经历等问题的简要回答，对方没有问及，你不必说。如果问到，要简单明了，对答从容。（,3,）对方不问，你也不必非让对方知道你是谁。（,4,）根据电话中随时记下公司的情况，以及在电话中感觉到的公司人员的素质水平，通盘考虑是否进一步应试。,秘书职业主要指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。它包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力，综合协调与合作能力，逻辑思维和分析能力等。 本职业共设四个等级，分别为五级秘书,(,国家职业资格五级,),、四级秘书,(,国家职业资格四级,),、三级秘书,(,国家职业资格三级,),和二级秘书,(,国家职业资格二级,),。,报名时间,:,一般考前两个月左右。,报名条件,:,1.,五级秘书,(,具备以下条件之一者,),：,(1),经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；,(2),在本职业连续见习工作,2,年以上；,第二节 国家秘书职业资格考试,2.,四级秘书,(,具备以下条件之一者,),：,(1),取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,2,年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；,(2),取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,3,年以上；,(3),连续从事本职业工作,4,年以上；,(4),取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业,(,专业,),毕业证书。,3.,三级秘书,(,具备以下条件之一者,),：,(1),取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,4,年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；,(2),取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,5,年以上；,(3),取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作,2,年以上。,4.,二级秘书,(,具备以下条件之一者,),：,(1),取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,4,年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；,(2),取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作,6,年以上；,(3),取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作,4,年以上。,注：涉外秘书报考等级和条件同上，涉外秘书加试秘书英语。,考试科目：,秘书考试分成,2,门，即理论考试和实操考试。理论考试全部为客观题，内容涵盖：职业道德、基础业务，考试时间为,1.5,个小时。实操考试全部为主观题，内容包括工作要求，案例分析，考试时间为,2,个小时。案例分析部分播放录像；涉外秘书考生加考外语，包括选择、填空、翻译、写作等题型（包括听力）。参加秘书二级考试的考生还需进行综合评审（业绩评估手册），采用笔试答辩的形式，包含商务沟通，办公室管理，常用事务文书，会议与商务活动，信息与档案五个模块的能力评估。,第一节 起草撰写公务文书,一、公务文书的概念和性质,广义：,党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书、信函均可以称公文。,第三章 秘书“办文”的工作,性质：,公务性 实用性 规范性,第一节 起草撰写公务文书,狭义：,公务文书是指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。它是传达、贯彻党和政府的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,性质：,政治性 职权性 政策性 传播性,第一节 起草撰写公务文书,二、公务文书的体式,（一）文件用纸要求：,幅面尺寸：,公文用纸采用国际标准,A4,型纸，其成品幅面尺寸为：,210mm297mm,页边尺寸：,公文用纸天头（上白边）为：,37mm1mm,；地脚（下白边）为：,35 mm1mm,；订口（左白边）为：,28 mm1mm,；翻口（右白边）为：,26 mm1mm,版心尺寸：,国际标准,A4,型纸版心尺寸为,225mm156mm,（长,宽）。,版心尺寸,第一节 起草撰写公务文书,（二）文件中各要素标识规格,国家行政机关公文格式,将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。,第一节 起草撰写公务文书,1.,眉首, 公文份数序号：文件如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识于文件首页版心左上角第一行。, 秘密等级和保密期限,文件如需标识秘密等级，用,3,号黑体字顶格标识于文件首页版心右上角第一行，两字之间空,1,字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用,3,黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,第一节 起草撰写公务文书, 紧急程度,文件如需标识紧急程度，用,3,号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。, 发文机关标识,发文机关标识由发文机关全称或规范化简称与文件二字组成。下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为,25mm,。上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为,80mm,第一节 起草撰写公务文书, 发文字号,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。若是下行文，发文字号居中标识于发文机关标识下空两行的位置。若是上行文，发文字号位于发文机关标识下空两行，居左空,1,字的位置。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。, 签发人,签发人平行排列于发文字号右侧，居右空,1,字。签发人用,3,号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用,3,号楷体字标识签发人姓名。,第一节 起草撰写公务文书,如有多个签发人，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。, 界栏线,在发文字号下面,4mm,的位置印一条与版心等宽（即,156mm,宽）的红色反线作为该区域与下一区域的界线。,下行文首页,上行文首页,第一节 起草撰写公务文书,2.,主体, 公文标题,完整的文件标题是由发文机关名称（作者）、公文主题（事由）、文种三部分组成。,文件标题位于文件首页，界栏线之下空,2,行，用,2,号小标宋体字标识；“白头文件”标识于文件最上端。根据字数多少，可将标题分一行或多行居中排列。如：,市政府关于成立“,2006,亚洲户外用品展览会”协调工作组的通知,第一节 起草撰写公务文书, 主送机关,主送机关的名称一般用,3,号仿宋体字标识于文件标题左下方空,1,行，顶格书写，名称后加全角冒号。若有多个主送机关，各主送机关之间用逗号或顿号标明，最后用全角冒号。如：,各区县人民政府，市府各委办局，市各直属单位：,第一节 起草撰写公务文书, 公文正文,正文位于文件标题或主送机关下,1,行，每自然段首行左空两个字，回行时顶格书写。数字、年份不能回行。, 附件说明,公文如有附件，在正文下空,1,行左空,2,字用,3,号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。,第一节 起草撰写公务文书, 成文日期,确定成文日期的原则是：一般情况下，成文日期以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准；电报，以发出日期为准。, 公文生效标识, 单一发文印章,单一发文印章,第一节 起草撰写公务文书,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空,4,字；加盖印章应上距正文,1,行之内，端正、居中，下压成文日期，印章用红色, 联合行文印章,当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空,7,字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。盖印时，只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。另外，两个印章间互不相交或相切，相距不超过,3mm,。,联合行文印章,第一节 起草撰写公务文书,当联合行文需加盖,3,个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。发文机关名称可以使用简称。,印章排列时要求主办机关印章在前，每排最多排,3,个印章，两端不得超出版心；最后一排如余,1,个或,2,个印章，均居中排布，各印章之间不能相交或相切。在最后一排印章之下右空,2,字标识成文日期。,联合行文印章,第一节 起草撰写公务文书, 附注,文件如有附注，用,3,号仿宋体字，居左空,2,字加圆括号标识在成文日期下,1,行。,3.,版记, 主题词,“主题词”三个字用,3,号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用,3,号小标宋体字标识在冒号之后；词目之间空,1,字，不加标点符号。,第一节 起草撰写公务文书, 抄送机关,文件如有抄送机关，在主题词下,1,行，左右各空,1,字，用,3,号仿宋体字标识。, 印发机关和印发日期,印发机关和印发日期位于文件末页最下端，抄送机关或主题词之下，占,1,行位置，用,3,号仿宋体字标识。印发机关左空,1,字，印发日期右空,1,字。,4.,页码,第一节 起草撰写公务文书,（三）公文的格式,1.,信函式格式,发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下,1,行版心右边缘顶格标识。发文字号下空,1,行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下,1,行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法与文件格式同,第一节 起草撰写公务文书,2.,命令格式,命令标识有发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘,20mm,，下边缘空,2,行居中标识令号；令号下空,2,行标识正文；,正文下空,1,行右空,4,字标识签发人签名章，签名章左空,2,字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空,1,行右空,2,字标识成文日期。其他要素的标识方法与文件格式同。,第一节 起草撰写公务文书,(,三,),公文的文体,以说明、叙述和议论的表达方法为主，排斥描写，尽量不抒情。,关于拟建科学馆的请示报告,县政府：,我校是,镇的中心小学。学校建筑面积,1.2,万平方米，在校学生、教职工,800,多名。多年来学校防火设施比较简陋，除简易防火工具外，仅有消防栓,l,处，且因年久失修，达不到喷射要求，一旦发生事故，后果不堪设想。市消防部门多次检查、提出建议，但因缺少资金一直没有按重点防火单位标准建设。为确保安全，做到常备无患，急需修建地下消防栓,4,处,(3,栋教学楼各,1,处，实验室,l,处,),，需拨款,5,万元,(,计划附后,),。此外，为加强学生动手能力的培养，拟建一座科学馆，急需资金,50,万元,(,计划附后,),。,特此报告，请批准。,县,镇,小学,二,00,三年,3,月,3,日,第二节 收发传递处理文书,一、收发文处理程序,发文处理,收文处理,指以本机关名义制发公文的进程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。,指对收到的公文的办理进程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。,（一）发文的处理程序,1,、草拟,是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程；也是指撰文秘书接受任务后，搜集有关信息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲以及撰拟文稿的工作。,2,、审核,指机关秘书部门或负责拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过程。,审核的内容,看文件内容是否符合党的方针、政策和国家的法律、法令规定，是否符合,“,一文一事,”,的规定,看文字是否通顺准确简明,看涉及有关部门或单位的问题是否协商一致,看提出的要求措施是否明确具体切实可行,看用什么名义和格式行文，是否符合规范要求,看有无发文的必要,3,、签发,签发是文书经有权签发的领导上司核准签,字，准予发出。签发也是文书形成的一个重要,环节，只是签发人不是秘书，而是有权签发的,领导。签发人对要签发的文书全面负责，所以,签发之前必须认真审核。,从秘书的角度看，签发人要对秘书的文书送审稿审核什么呢？主要内容有以下三点。,对文书从内容到形式，从文字、标点到行文、语法、逻辑、主题等等要进行全面斟酌。,经审阅，文书无大问题的，签发者应在阅后签上明确的意见或批示、签发人姓名及签发日期。,对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再报签发；只需稍加修改的，如果领导也已经签发，就可不再报。如果秘书只是转呈文稿，文稿起草是另一个承办单位，对签发中改动的文稿，秘书要在制文的同时，退一份改动后的稿样给原承办单位。,签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重要，但是签发的核心工作并不是秘书的事。对于秘书来说应做好一下三点,:,秘书在签发中的任务,准确理解签发中的修改意见或批示，在进一步修改公文时，以最准确的文字，体现领导签发的意见,秘书要选准呈上签发的时间,准确地确定要签发的文书，因为有的文书并不需要签发,4,、复核,公文正式印发前，文秘部门应该进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。,5,、缮印,是对经复核没有问题的定稿进行技术加工，制作文书的正式的过程。,草稿,定稿,正本,副本,存本,草稿：是文书的原始稿本，反映了文书的撰制、,起草过程，主要供修改、讨论、审批使用。草稿不是,正式文稿。“草稿”并不是指文稿形式上不正规、不规,范，而主要是指相对正式文书而言，它在内容上还是,不成熟的、不完善的文书。,定稿：是正式文书的依据稿，是经领导、上司审,阅核准后签发的，或是经过会议讨论通过的稿本，也,就是草稿经过签发和复核后形成的稿本。“定稿”仍是,稿，内容上已经确定，一般不经领导同意秘书不能再,加更改，但是它不具备“本”的形式，要经过从“稿”到,“本”的技术处理，才产生正式文书。,正本：是根据定稿印制或编写的向外发出的文本。,在办文中，正本具有法定的实效。,副本：是根据正本另行复制的文书。实质上，副,本与正本在办文中有许多不同。副本主要用来代替正,本供传阅、参考、备查使用。对于上行文，正本是主,送给有关批准、审阅的收文机关的，副本是抄报用的。,这样，批示、批准、批复意见，应见诸正本。仅仅是,传阅、备查的副本，可以是复印件，印迹也可以复印。,存本：存本是发文机关留存的印制本，是正本的,留查样本，存本一般可以不加盖公章，留存的份数由,秘书根据需要定。,6,、用印,是指在有必要加盖印章的文书正本上加盖机关或领导人印章的过程。在文书上盖印是证实公文效用的一种标志。,三种用印方式,用 印 方 式,适 用 情 况,只签署不盖印的公务文书,一是层次很高；,二是尊重别国的习惯或方式；,三是虽属公务文书，但主要是礼节性的,只盖印不签署的公务文书,是向外单位发出的、一般指比较庄重、郑重、正式的公务文书,又签署、又盖印的公务文书,一是它一定是公务文书，而不是私人文书，所以，签署者应是法人、最高领导或专门的负责人,二是这种文书一般多见于经济合同、协议书，上面要明确有法人代表签署、签署时间和用印,文书印章盖在正文落款处，叠印在发文机,关和日期上。要注意：,印章名称要与发文机关名称一致，否则要,加以说明。,印章字迹要清晰，印章要端正，位置要准,确。一般落款印要“骑年盖月”。,印章只盖在公文正本上。,7,、登记,是指根据本机关文书处理的具体要求与发文数量、分发的具体情况，对发出的公文采取卡片式、联单式、活页式的登记方式。登记项目，一般包括：发文字号、发文日期、文件标题、保密等级、发往机关、附件、份数、承办单位、案卷号等，如果是回复对方的文书，还需注明收文编号。,8,、分发,亦称封发，是指对撰制登记好的文书进行封装、向外发出的过程。,分发的程序主要是：,核对封套与封内文书一致并加封后，按相应的方式发出,检查发文登记。和收文登记一样，发文也有详细的登记表格,填好并检查所有封套标记,写好文件、文书封套或函件信封,分发的注意事项：,9,、注办,是对发出的文书的办理情况做出必要的说明，注明办理结果的环节。一般是发文登记内容的一项，是对文书已经发出情况的注明。,其作用是便于今后查考。,（二）收文处理程序,凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。,签收,签收就是签字表示收到来文，是收文处理工作的开端。小型机关只设一个综合收发室或专（兼）职收发员，负责文件的签收、拆封、登记和送阅。大中型机关多设内外两种收发。先由外收发部门收文，而后转交秘书人员（文书）。公司、企业的文书信函常由写字楼的前台或办公楼的总收发代收，秘书从专门的信箱或前台收取。,1,秘书签收文件时要注意三点,将文件封套上的发文机关名称，发文机关的文件编发号，以及发文机关的机要通信号、等登记在的收文簿上,仔细查看文件封套上所注的收文机关部门或姓名，是否是本机关，如有误投，应立即退回,检查无误后，收件人应认真地在送件人的投递回执清单上签名，注明收到日期，然后转送到秘书部门,登记,收文登记簿,顺序号,来文日期,来文机关,来文标题,密级,送往部门,签收人,备注,2,收文登记的,方法：,根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。,总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记,；,分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。,审核,审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文,时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。这一环节是针对下级来文所设置的，目的是把好上行文的质量关。,审核的重点包括,:,是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内,容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。,3,拟办,拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初,步意见，以供领导批办时参考。,拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，协助,领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精,力，提高办文效率。,4,批办,批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。批办工作一般由机关的负责人、秘书长或办公室主任承担。,秘书要协助领导做出三项明确的批办内容：,批办意见,批办时间,批办领导人签署姓名,5,承办,就是承接办理，是秘书按照领导的指示，承接办理某份来文内容中要求办理的事项。,催办,催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进 行检查督促的工作。,6,7,第一节 会议事务工作,秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会,议事务的工作。所谓“会务”，它是“会议事务”的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和善后落实工作。,第四章 秘书 “办会”的工作,一、会议及会议要素,第四章 秘书 “办会”的工作,会议,就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。,根据,现代汉语词典,的解释，会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，如研讨会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议等。秘书的会议事务工作指的是第一种含义。,（一）会议,美国,韦氏新大学词典,中认为，会议是“一种会晤的行为或过程”，指的也是把众多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。,第四章 秘书 “办会”的工作,一、会议及会议要素,第四章 秘书 “办会”的工作,（二）会议要素,表,4-1,会议的十大要素,序号,会议要素,概 念,1,会议名称,包括：会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、会议的主题以及会议的类型。在实际工作中有的是可以被省略的,2,会议时间,包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间,3,会议地点,指会议的具体地点,第四章 秘书 “办会”的工作,序号,会议要素,概 念,4,会议主持者,指主办部门、主持会议的领导人,5,会议参与者,指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员,6,会议议题,会议的主要议题和其他要讨论的问题,7,会议的形式,会议进行的具体方式方法，如讨论、座谈还是协商,8,会议的文书,包括书面会议通知在内的一切会议书面材料,9,会议的结果,会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤,10,会议的费用,主要指用于会议的必要支出,第四章 秘书 “办会”的工作,（三）会议的不同分类,按照会议的规模划分,按照会议的规模划分可以分为以下五种。,1,会议,特大型会议,大型会议,中型会议,小型会议,微型会议,指千人到数千人至万人参加的会议,指百人左右到数百人至千人参加的会议,指数十人至近百人不等的会议,几人至十人不等参加的会议,指万人左右到百万人参加的会议,第四章 秘书 “办会”的工作,按照会议的内容含量划分,按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标准，可将会议分为两类：,综合性会议。综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题。这一类会议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。,2,1,第四章 秘书 “办会”的工作,专题性会议,。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。如,经验交流会；,节日庆祝活动会；高校招生工作会议等。当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。,2,第四章 秘书 “办会”的工作,按照会议召开的时间划分,定期会议。,指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。,1,3,不定期会议。,根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、,工作布置会、研讨会等。,2,第四章 秘书 “办会”的工作,按照会议的级别,按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议等等。,4,第四章 秘书 “办会”的工作,按照会议的秘密程度划分,依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为,5,会议,公开会议,内部会议,机密会议,内容无需保密的会议。如联谊会、运动会、庆祝会等,内容只能在组织内部公开的会议。如企业营销策略研究会,会议内容涉及组织的秘密，或不必扩大知情范围的会议,第四章 秘书 “办会”的工作,按照会议的性质划分,依据会议的性质，可以把会议分为决策性会议与非决策性会议两类，之下又可根据不同的情况进行细分。,决策性会议。,包括立法性会议、党务性会议、行政性会议等。,非决策性会议。,包括业务性会议、动员宣传布置性会议、纪念性会议、娱乐性会议、新闻性会议等。,6,1,2,按照会议与会人员集中或分散情况划分,由于现代会议形式的出现，有了与传统的与集中一处开会不同的异地开会形式，因而也就有了与集中开会对应的非集中会议形式。非集中的会议主要借助现代通信技术召开会议。包括电话会议、电视会议、网络会议等，统称为电子会议，是在一定的电子设备的支持下举行的本地或异地会议。,第四章 秘书 “办会”的工作,7,第四章 秘书 “办会”的工作,表,4-2,会议的其他分类,分 类 标 准,类 型,按与会者的身份和国籍,国内会议,国际会议,按与会者国别或与会各方的数量,双边会议,多边会议,按会议议题所涉及的领域,经济性会议,政治性会议,军事性会议,文化性会议,第四章 秘书 “办会”的工作,二、工作例会中的主要程序和原则,无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员在工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。,第四章 秘书 “办会”的工作,（一）秘书在会前要做充分筹划准备工作,秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下五个步骤（见图,4-3,）。,图,4-3,会前准备工作的步骤,明确要点,准备议题,安排会议议程,通知开会,会场准备,第四章 秘书 “办会”的工作,明确要点,秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。,准备议题,围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。,1,2,第四章 秘书 “办会”的工作,质量高的工作会议，,应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则。,秘书应该做好两方面准备。,准备,参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备,秘书要为议题的最后议决准备好必要的材料，也就是秘书要为会上讨论的问题准备好充分的材料,要求秘书在可能的情况下，例会前将有关材料发到与会人员手中,第四章 秘书 “办会”的工作,安排会议议程,因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。,科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则。,3,事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容,放在会前,放在后面,放在会期两头,一些例会上宣布周知的内容,有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”,第四章 秘书 “办会”的工作,在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。秘书也要科学安排工作会议的时间。,工作会议的时间,上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过,100,分钟，中间安排一次短暂休息,第四章 秘书 “办会”的工作,通知开会,会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和书面通知。,4,会议通知方式,口头通知,电话通知,书面通知,适用于小型例会，三五个人的碰头会,一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告,便条式或卡片式的会议通知卡,张贴式即黑板启事栏的会议通知,秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则,第四章 秘书 “办会”的工作,一般通知标题可以省略为“通知”。下面是三个例子：,例文,1,通知,五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。,总经理办公室,月,日,第四章 秘书 “办会”的工作,例文,2,教学观摩会通知,时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半,地址：三楼阶梯教室,主讲：音乐系赵鸣教授,内容：严肃音乐的增长和发展,参加者：各系负责教学的主任、助理。,校教科研所,月,日,第四章 秘书 “办会”的工作,例文,3,各部门科长会议通知,年,月,日,事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问,题，特召开会议，请准时出席。,受文者：各部门各科长,时间：五月三十日（星期二）下午,1,：,30,3,：,30,。,地点：第一会议室,总经理办公室主任,第四章 秘书 “办会”的工作,会场准备,会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。,5,会场准备有以下要求：,要求,秘书会务工作的第四个原则就是会场宁略小而勿失于大,会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的,会场布置要与会议主题、性质一致,事先制作一块挂在会议室外的牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰,在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素,第四章 秘书 “办会”的工作,第四章 秘书 “办会”的工作,（二）秘书在会中的组织和服务工作,工作例会中组织和服务工作相对简单易行，且工作量小，所以常设一位秘书。,签到和检查会场,与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人。还要提示和保证与会者就座于适当的位置，以便会议按时召开，并将会议出勤情况如实记录。,1,第四章 秘书 “办会”的工作,集中精力，做好会议记录,会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的 秘书，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。,2,服务性工作,小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好以下工作。,3,第四章 秘书 “办会”的工作,随时接听打进来的电话，根据需要进行处理,接待随时找人,为各位倒水,适时挂图、分送材料、放投影、录音录像,适当为领导提供提纲等必要文字材料,要求,第四章 秘书 “办会”的工作,协助会议按议程进行并形成会议结果,秘书在会议中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等。,4,第四章 秘书 “办会”的工作,（三）秘书在会后的善后和落实工作,秘书在会后的善后和落实工作有以下四部分组成,归档,秘书在会后的善后和落实工作的四个部,分,及时清理会议室，使一切复原，以便其他会议正常进行,及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办,整理,第四章 秘书 “办会”的工作,整理,：及时整理有关会议材料、如纪要、简报、决议或决定，其中包括要领导审阅签字的，要领导签发送有关宣传部门的，以及要在机关内信息简报上交流的内容。,归档,：一切会议材料，要及时按规定格式整理好，做好归卷工作，以备存档。,第四章 秘书 “办会”的工作,会场宁略小而勿失于大,科学地统筹安排会议议程,做好会议服务工作,事先准备议题,做好会议缺席部门或人员的落实工作,秘书在通知开会时采用口头和书面并用,另外通过对工作例会程序的介绍，例会的原则可,归纳为以下六条：,第四章 秘书 “办会”的工作,第二节 会见会谈中的事务工作,一、安排会见工作,会见,接见或召见,晋见,谒见或觐见,卑者、小者和身份、级别、地位低者会见尊者、长者和身份、级别、地位高者,在君主制国家,在外交上,尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者,第四章 秘书 “办会”的工作,会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性的，与会谈相比，礼仪性更强些。,会见的种类,礼节性的会见,实质性的会见,时间较短，话题较宽泛，气氛也较轻松活泼,涉及双边的政治、经济、军事、文化以及其他内容中的一方面或多方面交换意见，因而时间较长，话题较集中，气氛紧张,第四章 秘书 “办会”的工作,在为领导安排会见时，秘书人员必须做的具体工作有以下几方面：,（一）客人提出会见要求,会见如果是由客人提出，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下尽早给对方回复，以便约定会见时间。如因故不能会见，应向对方婉言解释。,如果我方作为主人主动提出会见要求，即会见邀请，秘书人员需要安排好以下事务工作。,第四章 秘书 “办会”的工作,（二）主人（我方）提出会见要求,序号,事务工作,注意事项,1,确定主方参加人员,确定参加会见的领导，然后指定陪同人员。参加人不宜过多，只要求有关人员参加,2,确定会见时间及地点,应充分考虑双方各自的时间安排以及方便程度，一般可安排在客人抵达的第二天或宴请之前。地点一般可选在客人所住宾馆的会议室，也可选择主人所在地的会客室,3,准备资料,准备会见材料，帮助领导拟定会见谈话的话题及内容,4,安排座次,会见应选择桌椅、沙发，摆放在适当的位置，安排宾主对称而坐。座位的安排习惯上按国际上通行的右为上，,5,约妥会见时间,主人主动将会见人姓名、会见目的、以及具体安排告知对方，并要求回复。得到肯定回复后，约妥会见时间,第四章 秘书 “办会”的工作,序号,事务工作,注意事项,6,安排具体会见事务,布置会见场所，准备会见时的饮料，安排会见人员食宿、交通车辆和具体事宜。如要发布新闻，要事先约定新闻单位,7,会见迎接,会见时，主人提前半小时到达，通常由秘书人员在大楼门口迎接，主人在会客室迎接；对重要客人，主人应到门口迎接,8,引见介绍,秘书人员引见时，常以手势示意，且让客人走在前面。宾主初次见面须作介绍，秘书介绍的内容包括身份、姓名、单位，客人落座后，秘书人员要及时端上茶水或其他饮料,9,会见拍照,会见时如需摄影，一般要在主客会面握手时或主客就座寒暄前拍摄。仪式隆重的会见，摄影是在主客进入会客厅前，由秘书人员引到特定的地方拍摄,10,会见结束,秘书人员应微笑着把客人送到大门口，为表示尊重对方，可送到小轿车前握别，挥手且送客人远去后退回,11,整理会见纪要,秘书人员及时地整理出会见纪要，总结会见成果,第四章 秘书 “办会”的工作,其中在安排座次中，常见的安排法有如下三种。,主宾 主人,客,人,主,人,译员,办,公,室,客 主,主,人,客,人,第四章 秘书 “办会”的工作,第四章 秘书 “办会”的工作,二、安排会谈工作,会谈，指双方共同商谈，是双方或多方就某些重大问题，如贸易项目，政治、经济、文化等领域的重大问题的磋商或谈判。会谈一般均为实质性的，双方或多方都是以实现自身的一定利益为目的，希图与对方达成某种共识,因而会谈往往时间较长，可能出现波折，有时同一问题的会谈会分多次进行。,秘书人员安排领导的会谈工作，与安排领导的会见工作基本相同，所以此处主要介绍会谈桌的选择和座次的安排。会谈一般都在桌面上进行，选择专设的会谈桌进行会谈。常见的会谈桌及座次安排有以下几种情况。,第四章 秘书 “办会”的工作,（一）适合于双边的会谈桌安排,适