北京某公司采购管理制度

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,*,北京中电融创科技有限公司,采购管理办法,合同管理部：孙勇涛,2010年2月,总则,规范公司采购业务流程,提高公司采购业务各相关部门之间及公司对外联络各商务环节的规范性、有序性、高效性,适 用 范 围,生产材料采购:公司用于生产设备所需的生产原材料采购,留购设备采购：公司项目研发所需设备仪器仪表及物料采购,项目设备采购：完成销售合同所需第三方设备的采购（1000元以上）,项目工程物料的采购：技术支持部在工程安装及测试过程中所需第三方物料的采购,办公用品的采购职责在行政人事部，采购管理办法另行规定。,采购流程,查询库存,（需求部门、,物流管理）,需求部门放弃需求，,或做进一步说明,办领使用手续,（需求部门、物流部门,、,合同审批,（合同管理部组织）,采购申请表,采购预算,（需求部门）,是,否,合格,通过,入库、通知需求部门,商务、质检/技术,、,库房,）,未通过,通过,执行采购,商务,询价、确定供应商,（技术/商务）,物资需求,采购核准（总经理）,采购审核,/,主管领导,是,否,满足需求,不满足需求,货品验收,质检/技术,/,需求部门,技术、,商务谈判,1 采购申请,1.1生产材料采购,商务部依据库房提供的实际库存数量及公司制定的安全库存数量提交生产材料采购申请,由生产部、财务部及合同管理部/商务审核后，报总经理批准。,1.2留购设备采购,需求部门提交“留购设备采购申请表”，由部门经理、商务部、财务部审核后，报公司总经理批准。,1.3项目设备采购,1.3.1销售合同生效后，合同管理部/商务部负责跟踪合同的执行,并根据合同要求和工程进度计划，提交“项目设备采购申请表”，经销售部、技术支持部、财务部及主管副总审核后，报公司总经理批准，批准后执行采购。,1.4项目工程物料采购,1.4.1销售合同生效后，技术支持部根据合同要求制订工程实施计划和进度计划，并提交详细的工程物料采购清单，经销售部、技术支持部、财务部及主管副总审核后，报公司总经理批准，批准后执行采购。,附件一：*采购申请表,2、成本预算,2.1生产材料采购由合同管理部/商务部制定成本预算,2.2留购设备采购由需求部门制定成本预算,2.3项目设备采购由合同管理部/商务部制定成本预算,2.4项目工程物料采购由技术支持部制订成本预算,以上成本预算由合同管理部/商务部审核后,呈交主管副总、总经理批准后执行采购。,3、采购审批,3.1 生产原材料（BOM）由合同管理部/商务部根据实际需要，提交“生产材料采购申请表”，提供包括所需采购 设备的名称及数量，规格型号，技术规范，服务要求，交货时间及地点等相关信息；,3.2“留购设备采购申请表”，提供包括所需采购 设备的名称及数量，规格型号，技术规范，服务要求，交货时间及地点等相关信息；,3.3项目设备采购（包括项目工程物料）由技术支持部提交项目所需设备的名称及数量，规格型号，技术规范，服务要求，交货时间及地点等相关信息；,3.4以上采购申请经相关部门审核，并经总经理批准后执行采购。,3.5若在工程施工过程中需临时采购工程物料（价格在人民币1000元以下），则由技术支持部工程施工人员报技术支持部经理，并由其部门经理报副总经理后自行进行采购；（此类采购不需要签订书面的采购合同）。,4、供应商选择及供方控制,4.1留购设备由采购需求部门推荐至少2家以上的可供选择的供应商；,4.1生产材料由采购需求部门推荐至少2家以上的可供选择的供应商；,4.2项目设备采购由技术支持部负责推荐至少2家以上的可选择供应商，对设备进行技术选型和评审，确定合格供应商名单；,4.3,供方控制过程,4.3.1合同法律部负责向备选供应商询价，并对其报价、供货周期、售后服务、可提供支持、公司背景等情况进行供应商综合调研；（供应商调研）,4.3.2综合供方评价记录，相关部门确认签字；（供方评价记录）,4.3.3形成合格供方名录,4.3.4供应商比较,4.3.5采购供方确定,4.3.6供应商信息登记（新供方信息登记、老供方业绩评价）,5、技术/商务谈判,5.1留购设备由需求部门负责确认设备清单和技术规范条款；,5.1生产材料由生产部负责确认设备清单和技术规范条款；,5.2项目设备采购由技术支持部负责确认设备清单和技术规范及服务条款和规范；,5.3合同法律部负责确认采购价格和商务条款；,6、合同审批/签订,6.1合同法律部负责组织采购合同的审批流程；,6.2合同法律部根据合同审批的要求,组织生产部、技术支持部、财务部、技术开发部及相关部门进行评审,各部门经理需在合同审批表确认栏上写明意见及建议;合同终审栏由总经理签署终审意见,若需董事会批准,则需董事会领导签署意见;,6.3采购合同经批准后，合同法律部负责准备合同文本，由总经理签署采购合同。,7、,采购执行/货物验收收/出入库库,7.1合同同管理部/商务部负负责监督采采购订单的的执行全过过程；,7.2合同同管理部/商务部负负责协调供供应商设备备的交货、运输、保保险（清关关）等事项项；,7.3合同同管理部/商务部与与质检部/技术支持持部负责货货物的到货货验收工作作，主要为为货物的外外包装、数数量等的验验收；质检检部负责所所有生产原原材料的到到货入厂的的检验；,7.4技技术支持持部负责责在货物物抵达施施工目的的地的到到货验收收工作，包括外外包装、数量验验收，并并记录检检验结果果；,7.5技技术支持持部负责责组织客客户进行行设备的的开箱验验收，并并记录检检验结果果；,7.6技技术支持持部将货货物验收收的结果果反馈给给合同管管理部/商务部部；,7.7合合同管理理部/商商务部根根据技术术支持部部的反馈馈结果负负责货物物验收后后相应的的协调工工作；,7.8财财务部、合同管管理部/商务部部根据书书面的货货物验收收单或其其他书面面凭证办办理货物物的入库库手续；,7.9财财务部、合同管管理部/商务部部、技术术支持部部根据工工程施工工进度办办理货物物的出库库手续。,8、安装装/维修修/技术术服务,8.1技技术支持持部负责责设备的的安装施施工、维维修及技技术服务务工作；,8.2技技术支持持部将设设备安装装施工过过程中有有关产品品质量的的信息及及时反馈馈合同管管理部/商务部部；,8.3合合同管理理部/商商务部根根据技术术支持部部的反馈馈信息负负责与供供应商协协调残次次品的更更换,坏坏件的维维修，及及跟踪保保修。,9、付款款,9.1如如采购的的设备符符合质量量要求，在合同同规定的的付款期期限届满满前，合合同管理理部/商商务部按按合同规规定提提出付款款申请，报总经经理批准准；,9.2经经批准的的付款申申请转交交财务部部，由财财务部安安排支付付；,9.3合合同执行行完毕，由合同同管理部部/商务务部与财财务部共共同完成成项目采采购成本本的结算算。,10、合合同/协协议、相相关资料料的管理理及其其它,10.1设备采采购过程程中相关关档案资资料的整整理归档档工作由由合同管管理部/商务部部负责,各相关关部门将将,相关资料料原件交交合同法法律部保保存,各各部门视视实际需需要情况况可保留留复印件件一份。,11、其他,11.1原则上上设备采采购须选选择三家家以上供供应商进进行比较较并择优优确定，金额在在人民币币拾万元元以上的的设备采采购须通通过招标标进行，详见设设备采购购招标流流程。,11、供供应商管管理,公司对供供应商实实行分级级管理：,A级供应应商：价价格合理理、按期期供货、服务周周到及时时、质量量稳定可可靠、有有相当的的供应规规模和同同业声誉誉。与公公司有两两次以上上的成功功合作经经验。,B级供应应商：价价格合理理、按期期供货、服务周周到及时时、质量量稳定可可靠、有有一定的的供应规规模和同同业声誉誉。与公公司只有有一次成成功合作作经验。,C级供应应商：有有一定的的供应规规模和同同业声誉誉、本公公司所需需要的商商品目前前供应比比较顺畅畅且价格格合理。与公司司还没有有合作经经验或者者合作过过但并不不成功。,D级供应应商：有有供应商商资质、可以供供应公司司所需要要的商品品。作为为后备供供应商或或临时供供应商。,附则则,附则：本本管理办办法由北北京中电电融创科科技有限限公司制制定，本本办法的的解释权权在合同同管理部部/商务务部。,本管理办办法自,2007,年,7,月开始执执行。,演讲完毕毕，谢谢谢观看！,