召开居民会议课件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,11/7/2009,#,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,如何召开居民会议,空间社区居委会,空间社区,空间社区,居民会议的作用,居民会议的过程,主持居民会议技巧,召开居民会议的成功条件,召开居民会议的要诀,居民大会筹备工作清单,居民会议的流程,案例介绍,居民会议的作用,交流资料、分享及搜集意见,报告及交代工作进展,对重要事项进行讨论、行使决议,加深与会者的关系，促进团体合作的精神,学习解决问题的方法，提高民主参与的意识,空间社区,居民会议的过程,居民会议四步曲：,会议前,会议中,会议后,行动,空间社区,（一）会议前,1,、要知道为什么开会，开会的目的为何，是否真的需要召开会议？,2,、准备议程及开会所需资料文件，可预先或当场派发，或用大纸写好贴在白板或墙上。议程要有适当次序，大约分配每项议程所需时间，每个项目要清楚是讨论什么，先处理重要或容易达成共识的议程。,空间社区,3,、要清晰那些人需要参加这次会议，通知有关人等开会，确保主要人物或与议程有关的人士出席会议，需否事先要与特别人士商讨，是否需要与核心成员作会前准备，留意会议中可能出现的动力。,4,、场地的摆设要尽量令与会者感觉自然，没有局促感，预先安排场地所需用品，如桌、椅、笔、纸、白板等。,空间社区,5,、座位安排方面，主持人要看到各与会者面容，容易听到各人发言，坐在中心位置较理想，以便控制会议的进行，但主持人与参加者的座位安排要有平等地位的感觉，让大家均能看到对方。,6,、事先多了解与会者对议程的看法及不同意见，预计可能会发生的事情，例如争执、意见分歧、未能作出决议等。,7,、提早十分钟到达，检查用品及布置场地，若资源许可，可在会议前打电话给参加者，提醒他们出席。,空间社区,8,、与早到会员招呼、谈话，培养亲切气氛，令与会者觉得被留意，来开会不只是事工形，而是加深感情关系。未开会前不妨与全体与会者谈一些共同的话题，如天气、电视、时事，制造轻松、亲切气氛。,9,、开会尽量准时，若未到齐，可将重要事项稍延。,10,、简介开会目的、重点，让与会者留意主要讨论的事项。,空间社区,（二）会议中,1,、你是主持会议，不是演说，不要垄断发言。要尽量诱导与会者参与会议，鼓励适当发言、讨论。,2,、尽可能依照议程一项一项讨论，让与会者系统地跟随。时间分配要好好掌握，适当分配发言及讨论时间。,空间社区,3,、与会者的意见，主持人不要即时回应，应将意见抛给大组回应、讨论。协助与会者多沟通意见，多回应其他人意见。,4,、主持人要多做集中、归纳、摘要及总结工作，让与会者跟得上讨论。要有公正的态度，保持客观中立，仔细聆听各人的意见。不能强迫与会者接受自己的意见。,5,、讨论若成熟，协助与会者作出决议，但不要太快用投票表决，先要让与会者对问题有充足讨论，分析好决定的优劣处，尽量用共识方法，不要让参加者有输赢，有被孤立的感觉。,空间社区,6,、留意与会者的参与行为，要适当地应对：,若疲倦，需要休息吗？,若争执激烈，需要停止争论吗？,若没有兴趣，要转题目吗？,7,、开会要有集体气氛，不是一对一的讨论，将事项带出全组参与。,8,、时间不要拖得太长，要令会议有效及有效率。,空间社区,9,、说话的音量要令各人都听得到，速度不要太快；当与会者不集中时，需要提高声量去集中大家的注意力。说话要,“街坊化”，不要用艰深难明或学术的词汇，要令到与会者觉得自然，好像平常交谈一样。,10,、结束前，要作简单总结，令与会者知道这次会议有什么结果，觉得会议有效用。,空间社区,（三）会议后,1,、要与会者清楚知道会议的决定,2,、跟进要立即行动的工作,3,、通知未有出席者有关会议的重要内容及决定,4,、整理好会议纪录，尽快派给各人，以便跟进所需工作,空间社区,（四）行动,1,、要依照会议的决定，执行行动,2,、若有突变，考虑是否要召开紧急会议，做征询各人意见,3,、一切行动要在下次或期间向与会者交代,4,、若期间遇到与会者，可告知进展情况，让他,/,她们跟得上工作进展,空间社区,主持居民会议技巧,（一）基本技巧,1,、积极聆听,让与会者知道你正在留心听他,/,她讲或发表的意见。,留意说话中包含的意思，及表达的方法，留意有声及无声的讯息（身体语言）。,空间社区,2,、发问,/,邀请发言,是会议最常用的技巧，主要鼓励及协助与会者发表意见，带动讨论，让与会者有平等参与的机会。,方法,可用对全体的问题，例：,“不知道大家有什么意见吗？,”,应多用全体发问，以促进大家对问题的关注，让各人自由发言及提高参与程度。,空间社区,也可用特别邀请某人发言（指名发问），例：,“,王先生，你有何意见呢？”，“陈太太，可不可以讲下你的看法？”,通常指名发问是需要某特定人士的意见，或协助特别的成员抒发意见；此方法也可用来阻止滔滔不绝的言论，使全体有均等发言的机会。,空间社区,3,、集中,将参与者的注意力集中在某一讨论项目或曾经发表的意见上。,将会议的讨论带回需要的议程上，避免离题及出现太多枝叶或无关重要的讨论。,例：,“,刚才大家都讲了很多意见，不过有些可以留待以后再讲，不如我们主要讲讲如果宣传这次旅行的事情，好不好？”,空间社区,4,、简化,/,摘要,将某人讲一大串的意见简化为几点重要意见，讨论至一段时间或当讨论完结时，将意见摘要地归纳出来。,让其他与会者清楚知道讨论及意见的重点。,例：,“,刚才何先生讲的意见可以归纳为三大点”,空间社区,5,、综合,把有关联的意见或讨论串连及综合起来，减低意见分歧，找出共同点，丰富对方意见，使大家对讨论更有系统及更清晰。,例：,“何先生和张先生的意见分别不是很大，将两位的意见加起来看的话,”,空间社区,6,、总结,将之前提及讨论的意见、观点或决定，再清楚复述一次，让与会者清晰讨论的最后决定及观点。,例：,“,我总结一下刚才讨论的意见，主要有三项。”,空间社区,（二）居民参与会议的特征及应对方法,1,、迟到早退，会议开始了一段时间，居民才陆续出现,应对方法：,会议的前段时间先处理不太重要的报告事项。,将要讨论的重要议程放在会议中段或在最多人出席的时间。,空间社区,2,、居民不愿意坐近会议，喜欢坐在后排或角落,应对方法：,用诚恳的口吻主动邀请他,/,她坐近。,运用小组鼓励或压力邀请他,/,她,让他,/,她们明白坐近会议才能让大家看到对方及容易听到各人的讲话。,空间社区,3,、沉默不作声，听多于讲,应对方法：,多作邀请发言。,多用目光接触及手势邀请发言。,找一些对方感兴趣或不难回答的问题，邀请他,/,她发言，若对方提完意见，不要忘记赞赏鼓励他,/,她。,空间社区,4,、意见分歧，容易出现不同意见，经常随意插嘴,应对方法：,要多归纳、摘要及综合技巧。,尽量将纷纭意见归纳或综合为几点，然后提示与会者集中逐项讨论。,空间社区,4,、情绪激动、火爆,应对方法：,若与会者情绪激动是反映其对问题的关心，主持人需要表达明白及认同其感受，然后提示冷静及心平气和地讨论的需要性。,若与会者不自觉地经常表达激烈情绪，而阻碍了其他人的参与，可用情绪反映技巧，让他,/,她察觉留意。,空间社区,召开居民会议的成功条件,1,、周详的计划,2,、足够的准备,3,、充足的宣传发动,4,、注重群众的参与,5,、鼓励群众发言，激发关注情绪,6,、运用大会气氛多给予赞赏及激励,空间社区,召开居民会议的要诀,1,、要有清楚目的,2,、认真计划会议的进行,3,、邀请有关,/,有需要的人士参加,4,、事前向有关人士简介会议情况,5,、你是主持会议，不是垄断会议，不要只听到你发言的声音,空间社区,6,、让所有人都有机会发言，参与讨论，大家要有互相沟通，彼此回应,7,、让参加者身心舒畅，觉得值得参加会议,8,、保证会议能带来行动,9,、切忌会而不议，议而不决，决而不行，行而不负责,空间社区,居民大会筹备工作清单,大会目的,日期、时间、地点,主办团体,大会名称,大会程序,大会发言人，邀请出席嘉宾,宣传发动方法,所需资料,开会场地,物资准备,安排台下带头发言，分配居民发言,工作分配,主持,台下统筹,大会纪录,制作宣传品,派发传单，悬挂横额，张贴海报,上楼用扩音器宣传,事前布置场地,维持秩序，制造气氛,控制音响,会议签到,会议纪录,照相、录像,空间社区,居民会议的流程,第一步,各抒己见,第二步,内容分类,第三步,充分讨论,确定重点,形成决议,第四步,落实执行,确定检查方案,空间社区,案例介绍,空间社区,案例介绍,空间社区,空间社区,案例介绍,空间社区,案例介绍,会议点评：,一、这是一个富有成效的参与式会议，会议内容充实，各利益相关方参与积极、讨论热烈、责任明晰，会议结果可操作。,二、事实也证明，在会后的项目实施过程中，与会者能够持续发挥他们的作用和能力。,谢 谢,内容总结,如何召开居民会议。加深与会者的关系，促进团体合作的精神。学习解决问题的方法，提高民主参与的意识。2、准备议程及开会所需资料文件，可预先或当场派发，或用大纸写好贴在白板或墙上。10、简介开会目的、重点，让与会者留意主要讨论的事项。时间分配要好好掌握，适当分配发言及讨论时间。协助与会者多沟通意见，多回应其他人意见。4、主持人要多做集中、归纳、摘要及总结工作，让与会者跟得上讨论。7、开会要有集体气氛，不是一对一的讨论，将事项带出全组参与。当与会者不集中时，需要提高声量去集中大家的注意力。4、整理好会议纪录，尽快派给各人，以便跟进所需工作。4、若期间遇到与会者，可告知进展情况，让他/她们跟得上工作进展。”应多用全体发问，以促进大家对问题的关注，让各人自由发言及提高参与程度。也可用特别邀请某人发言（指名发问），例：“王先生，你有何意见呢。通常指名发问是需要某特定人士的意见，或协助特别的成员抒发意见。4、情绪激动、火爆,