会展概论第三章 会议的组织

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第1页,*,第三章,会,会议,的,的组织,第一节,会,会议,的,的概念,、,、类型,和,和构成,要,要素,第二节,会,会议,的,的管理,第三节,会,会议,服,服务,第1页,第一节,会,会议,的,的概念,、,、类型,和,和构成,要,要素,一、会,议,议的概,念,念,二、会,议,议的主,要,要种类,三、会,议,议的要,素,素即会,议,议的组,成,成因素,第1页,一、会,议,议的概,念,念,俞华、,朱,朱立文,对,对会议,的,的定义,：,：会议,是,是指多,人,人有组,织,织、有,目,目的的,在,在一定,时,时空内,聚,聚集、,旨,旨在交,流,流信息,、,、商讨,事,事宜的,一,一种集,体,体活动,方,方式。,北京市,政,政府关,于,于会议,的,的定义,：,：会议,指,指三个,人,人或以,上,上参与,的,的、有,组,组织的,、,、有目,的,的一种,短,短时间,聚,聚集的,集,集体活,动,动方式,。,。,以上定,义,义体现,了,了会议,的,的四个,内,内涵特,征,征：,1、集,体,体性；2、组,织,织性,；,；3、,目,目的性,；,；,4、交,流,流信息,第1页,二、会议,的,的主要种,类,类,按照不同,的,的标准，,会,会议有不,同,同的分类,方,方法。,1、按照,会,会议举办,主,主体划分,，,，有公司,会,会议、协,会,会会议和,非,非营利性,机,机构会议,。,。,（1）公,司,司会议(companyOr cooperative meeting),为,为了企业,自,自身的发,展,展，应付,日,日趋激烈,的,的竞争，,计,计划和协,调,调企业的,发,发展目标,、,、策略及,各,各项指标,等,等，各类,公,公司每年,都,都要举行,各,各种会议,。,。,第1页,（2）协,会,会会议(associationmeeting),协会是由,具,具有共同,兴,兴趣和利,益,益的专业,人,人员或机,构,构组成，,通,通过它来,交,交流、协,商,商、研讨,或,或解决本,行,行业的最,新,新发展、,市,市场决策,以,以及存在,的,的问题。,（3）非,营,营利性机,构,构会议,包括政府,机,机构会议,、,、工会组,织,织和政治,团,团体会议,以,以及宗教,组,组织会议,。,。,第1页,2、按会,议,议的内容,划,划分，有,商,商务型会,议,议、度假,型,型会议、,展,展销会议,、,、文化交,流,流会议、,专,专业学术,会,会议、政,治,治性会议,、,、培训会,议,议等。,商务型会,议,议是指公,司,司和企业,因,因业务和,管,管理工作,需,需要而参,加,加的商务,会,会议。商,务,务型会议,一,一般在酒,店,店召开，,出,出席这类,会,会议的一,般,般是企业,的,的管理人,员,员和专业,技,技术人员,，,，与会者,素,素质较高,。,。,度假型会,议,议是指企,业,业以及事,业,业单位利,用,用周末或,假,假期组织,员,员工召开,的,的带有度,假,假休闲性,质,质的会议,。,。,第1页,展销会议,主,主要是由,参,参加商品,展,展销会、,交,交易会和,展,展览会的,各,各类与会,者,者召开的,会,会议。,文化交流,会,会议通常,是,是指这种,民,民间和政,府,府组织组,成,成的跨区,域,域性的文,化,化学习交,流,流活动，,这,这类会议,通,通常以考,察,察、交流,等,等形式出,现,现。,专业学术,会,会议通常,是,是指某一,领,领域具有,一,一定专业,技,技术的专,家,家学者参,加,加的会议,，,，如专题,研,研究会、,学,学术报告,会,会、专家,评,评审会等,。,。,第1页,政治性会,议,议是指国,际,际政治组,织,织、国家,和,和地方政,府,府为某一,政,政治议题,而,而召开的,各,各种会议,。,。会议可,根,根据其内,容,容采用大,会,会和分组,讨,讨论等形,式,式。,培训会议,是,是指通过,一,一个会期,（,（一周或,更,更长的时,间,间）对某,些,些专业人,员,员进行的,有,有关业务,知,知识方面,的,的技能训,练,练或新概,念,念、新知,识,识方面的,理,理论培训,，,，培训可,采,采用讨论,、,、讨论（,演,演讲）、,演,演示等形,式,式。,第1页,3、按会,议,议的组织,形,形式划分,，,，有年会,、,、代表会,议,议、论坛,、,、专题学,术,术讨论会,、,、讨论会,、,、座谈等,。,。,年会是指,同,同一公司,、,、社团、,财,财团、政,党,党等立法,、,、社会、,经,经济团体,等,等所举办,的,的资讯及,政,政策商讨,会,会议，其,目,目的在于,使,使与会者,建,建立共识,并,并形成决,策,策。年会,议,议题可以,涉,涉及政治,、,、贸易、,科,科学或技,术,术等领域,。,。,第1页,论坛是指,为,为了对共,同,同有兴趣,的,的某一或,某,某些主题,而,而举办的,进,进行公开,讨,讨论的研,讨,讨会。与,会,会者的身,份,份均要事,先,先被认可,，,，论坛的,特,特点是反,复,复深入的,讨,讨论，一,般,般由小组,组,组长或者,演,演讲者来,主,主持，并,有,有不少听,众,众参与其,中,中，各种,各,各样的问,题,题分别由,小,小组组长,和,和听众提,出,出讨论,。,。,专题学术,讨,讨论会与,论,论坛相类,似,似，通常,由,由某一领,域,域的专家,集,集会，就,某,某一特定,主,主题请专,家,家发表观,点,点，共同,就,就问题加,以,以讨论并,做,做出建议,。,。专题学,术,术讨论会,一,一般参与,人,人数较多,，,，期间在23天,左,左右，进,行,行方式较,为,为正式。,第1页,讨论会是,由,由几个人,进,进行密集,讨,讨论的集,会,会，一般,要,要求各小,组,组参加全,体,体会议，,就,就专项问,题,题或任务,进,进行讨论,。,。参加者,旨,旨在交流,知,知识、技,能,能以及对,问,问题的见,解,解。讨论,会,会的特点,是,是面对面,的,的活动，,使,使所有与,会,会者充分,参,参与进来,。,。,座谈会一,般,般由一位,主,主持人来,主,主持，由,一,一小群专,家,家为座谈,小,小组成员,，,，针对专,门,门课题提,出,出其观点,再,再进行座,谈,谈。有时,仅,仅限于小,组,组成员自,行,行讨论，,有,有时也开,放,放和与会,者,者相互讨,论,论。,第1页,4、按照,会,会议的规,模,模即参加,会,会议人数,的,的多少，,可,可分为小,型,型会议、,中,中型会议,、,、大型会,议,议及特大,型,型会议。,判断会议,类,类型的参,考,考标准是,：,：,小型会议,：,：出席人,数,数少则几,人,人，多则,十,十几人，,但,但不超过100人,。,。,中型会议,：,：出席人,数,数在1001000之间,。,。,大型会议,：,：出席人,数,数在100010000,之,之间。,特大型会,议,议：人数,在,在10000以上,，,，如节日,聚,聚会、庆,祝,祝大会等,。,。,第1页,5、按照,与,与会代表,是,是来自国,内,内还是国,外,外，可以,分,分为国内,会,会议和国,际,际会议,可以将会,议,议分为四,个,个层次，,即,即国际会,议,议和国内,。,。国际,会,会议是来,自,自不同国,家,家的人们,所,所参加的,会,会议。国,际,际会议的,界,界定尚无,统,统一的标,准,准。根据ICCA,规,规定，国,际,际会议的,标,标准是：,至,至少有20的外,国,国与会者,，,，与会人,员,员总数不,得,得少于50名。,相对于国,际,际会议，,国,国内会议,的,的定义就,容,容易多了,。,。凡来自,国,国外的与,会,会者人数,占,占出席会,议,议总人数,的,的比例达,不,不到国际,会,会议标准,的,的会议均,称,称作国内,会,会议。,第1页,三、会议,的,的要素即,会,会议的组,成,成因素,会议的构,成,成要素包,括,括主办者,、,、与会者,、,、会议时,间,间、会议,场,场所和会,议,议方式及,会,会议的主,题,题。,（一）会,议,议的主题,会议的主,题,题是会议,的,的核心。,会,会议的主,题,题是会议,要,要讨论的,主,主要内容,，,，是会议,要,要商议或,是,是解决的,问,问题。围,绕,绕会议的,主,主题可选,择,择一个或,若,若干个议,题,题展开讨,论,论。如2009,年,年4月17日19日博鳌,论,论坛主题,是,是“经济,危,危机与亚,洲,洲：挑战,和,和展望”,。,。,第1页,（二）会,议,议的主办,者,者,会议的主,办,办者是会,议,议活动的,组,组织者。,会,会议的主,办,办者具有,决,决定会议,的,的主题、,参,参加者、,时,时间、地,点,点、形式,以,以及选定,承,承办者的,权,权利，并,承,承担会议,的,的法律责,任,任。承办,者,者是指被,指,指定来负,责,责会议组,织,织工作的,某,某个人或,某,某个组织,。,。,（三）与,会,会者,参加会议,的,的人通常,被,被称为与,会,会者、参,会,会者等，,从,从某种意,义,义上来说,，,，与会者,是,是会议中,最,最有力量,的,的人物。,当,当一个单,位,位决定要,组,组织一场,会,会议的时,候,候，它的,目,目标（事,实,实上是它,的,的期望）,是,是使与会,者,者认为参,加,加这次会,议,议是值得,的,的，毫无,疑,疑问，如,果,果没有出,席,席者参会,的,的话，那,也,也就没有,了,了会议,第1页,（四）会,议,议的时间,会议的时,间,间是指在,何,何时召开,多,多长时间,的,的会议。,会议时间,的,的选定应,考,考虑到多,数,数与会者,的,的方便性,及,及主题,的时效性,。,。,（五）会,议,议的地点,会议的地,点,点指会议,举,举办的区,位,位及具体,的,的场所，,不,不同的,会议对其,举,举办的区,位,位与场所,有,有不同的,要,要求，选,择,择的依,据主要是,会,会议的背,景,景、主题,及,及会议场,所,所的软硬,件,件设施,等条件。,第1页,第二节,会,会议的管,理,理,一、会议,前,前的策划,管,管理,（一）成,立,立策划工,作,作小组,成立策划,工,工作小组,是,是会议组,织,织工作的,第,第一步，,策,策划工作,小,小组通常,由,由会议的,主,主办者或,是,是主办者,与,与承办者,的,的成员共,同,同组成。,策,策划工作,小,小组应尽,量,量选择具,有,有会议组,织,织经验及,专,专业知识,的,的人员。,（二）形,成,成策划方,案,案,策划方案,应,应包括的,主,主要内容,有,有：会议,宗,宗旨、会,议,议名称、,会,会议主题,、,、会议参,加,加者、会,议,议规模与,层,层次、会,议,议时间、,会,会议地点,、,、会议议,程,程、会议,宣,宣传推广,计,计划、会,议,议预算、,会,会议工作,进,进程表等,。,。,第1页,1、会议,宗,宗旨,所谓会议,宗,宗旨就是,指,指举办某,一,一特定会,议,议的目的,，,，会议的,主,主办者应,以,以准确和,简,简明的语,言,言加以阐,明,明。,博鳌亚洲,论,论坛宗旨,：,：立足亚,洲,洲，深化,亚,亚洲各国,间,间的经济,交,交流、协,调,调与合作;同时又,面,面向世界,，,，增强亚,洲,洲与世界,其,其它地区,的,的对话与,经,经济联系,；,；为政府,、,、企业及,专,专家学者,等,等提供一,个,个共商经,济,济与社会,等,等诸多方,面,面问题的,高,高层对话,平,平台；,通,通过论坛,与,与政界、,商,商界及学,术,术界建立,的,的工作网,络,络为会员,与,与会员之,间,间、会员,与,与非会员,之,之间日益,扩,扩大的经,济,济合作提,供,供服务。,APEC,宗,宗旨是“,相,相互依存,、,、共同利,益,益，坚持,开,开放性多,边,边贸易体,制,制和减少,区,区域间贸,易,易壁垒”,第1页,2、会议,的,的名称,会议的名,称,称应力求,简,简短、易,读,读、易记,并,并易引起,关,关注。,会议可以,得,得