基于信息资源的电子文件管理(理论讲解篇)

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,基于信息资源的电子文件管理,理论讲解篇,“古无纸，故用简，非主于敬也。今诸用简者，皆以黄纸代之。,3,主要内容,电子文件与信息资源,电子文件管理的特点与原则,电子文件管理的重点与难点,电子文件管理模式的选择,电子文件管理流程的构建与管理方法,配套建设,管理技术,4,电子文件与信息资源,电子文件是,原始性的记录信息,真实的凭证性信息,显性的知识信息,美国情报学专家伊恩,戈登指出，企业所需信息资源的,80%,来自于企业内部，其中绝大部分又主要来自于文件。,独特的、不可替代的一种信息资源,数量激增,电子文件的真实性,7,电子合同,电子文件的产生,传统的：电子公文，数码照片，多媒体文件,独特的（应用领域）：电子邮件，博客与微博，QQ，手机终端。,文件管理的社会化,NARA,11,电子文件管理的特点与原则,什么是电子文件？,电子文件,=,电子,+,文件,电子文件的类型：文本文件、数据库文件、程序文件、图形文件、图像文件、视频文件、声音文件（多媒体文件、超级文本文件）,电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。,12,为什么要管理电子文件？,正,需求,反,风险,13,正：电子文件管理的“应需而生”,电子文件自身的特点,管理电子文件的各种需求,14,纸质文件是稳定的（,stable,）、永久的（,permanent,）、静态的（,static,）、消极的（,inactive,）、固定的（,fixed,）、严格的（,rigid,）,电子文件是不稳定的（,unstable,）、非永久的（,impermanent,）、动态的（,dynamic,）、积极的（,active,）、交互式的（,interactive,）、流动的（,fluid,）、可变的（,transformable,）,15,电子文件的,“,七大,”,特点,信息的非人工识读性,系统依赖性,信息与特定载体之间的可分离性,信息的易变性,信息存储的高密度性,多种信息媒体的集成性,信息的可操作性,一些纸质文档管理办法在电子环境中面临困境！,格式多样化,示例：软件之间的不兼容,18,现状,多种信息系统,不同信息组织结构,格式多样,元数据差异,非结构化数据,异构软硬件体系,“原件”,电子文件的真实性虎照门,管理电子文件的各种需求,新观念,风险管理,成本管理,资产管理,集成管理,新管理原则,统一管理,全程管理,规范标准,便于利用,安全保密,存储“神话”,云存储,中国首台千万亿次超级计算机“天河一号” ，共享存储总容量为。按国内数字图书馆应用软件的图片格式为例计算，如果平均每册书大小约的话，“天河一号”的存储量相当于个国家图书馆（藏书量为万册）之和，能够为全国每人储存一张大小接近的照片。,23,反：电子文件管理不当导致的风险,重要电子文件的流失,电子文件的真实性得不到广泛认可,电子文件的安全性无法保障,电子文件的利用不畅,24,重要电子文件的流失,收集不到,收集不全,收集不实,25,电子文件的真实性得不到广泛认可,电子真实性的法律认可,电子档案长期可用性的维护,26,电子文件的利用不畅,对电子文件命名没有规范，导致重名、检索困难。,对电子文件格式未做规定，导致难以交换。,对数据迁移缺乏规则，无法保证电子文件的长期可读。,缺乏相应的权限控制措施，导致电子文件内容失密。,27,电子文件管理风险的自我评估,形成阶段,保存阶段,不真实,不完整,不准确,不安全,不真实,不完整,不可用,业务,系统设计,制度,组织,人员,环境,反思：电子文件管理方法体系存在重大缺陷,跟从业务而非支撑业务,自下而上而非自上而下,分段交叉而非全程统一,简单粗放而非细致规范,29,电子文件管理的原则,全程管理原则,前端控制原则,质量控制原则,制度保障原则,集成管理原则,真实性,完整性,可用性,安全性,30,谢谢！,谢谢观看,/,欢迎下载,BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAITH,内容总结,基于信息资源的电子文件管理 理论讲解篇。基于信息资源的电子文件管理 理论讲解篇。“古无纸，故用简，非主于敬也。电子文件管理流程的构建与管理方法。美国情报学专家伊恩戈登指出，企业所需信息资源的80%来自于企业内部，其中绝大部分又主要来自于文件。独特的、不可替代的一种信息资源。传统的：电子公文，数码照片，多媒体文件。独特的（应用领域）：电子邮件，博客与微博，QQ，手机终端。电子文件=电子+文件。电子文件的类型：文本文件、数据库文件、程序文件、图形文件、图像文件、视频文件、声音文件（多媒体文件、超级文本文件）。电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。反风险。电子文件的真实性虎照门,