基本办公礼仪介绍课件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,基本办公礼仪,办公室礼仪,倾听礼仪,访问与被访问,请示汇报,拨打电话,接听电话,工作准则,1、准时上班、按时下班，保持环境整洁,5、请示上级，不得越级,2、穿着整洁，修饰得体,3、承担风险，不推诿扯皮,4、讲求效率，不干私事,6、对上司和同事、讲究礼貌,7、工作场合，男女平等,办公室礼仪,倾听的礼仪,1、集中注意力，真心诚意地倾听,2、要有耐心，不能随便打断别人讲话,3、偶尔的提问或提示可以澄清谈话内容,4、适时给予反馈,访问与被访问,遵守约会时间,见面礼仪,预约,准时到达,介绍,名片,座位,谈话,结束,握手,介绍,名片的交换,名片的放置,控制会谈时间,送行,坚定有力；不要太用力，不要握住不放,错误，不要立刻打断，介绍完后纠正,双手拇指与食指执名片两角，文字正面,面向对方，一边自我介绍，一边递名片,接名片用双手接，同时递名片自己的要,从对方名片下放递过去。,放在专用名片包；名片夹里；也,可以放在上衣口袋里。,接过名片看过后应放在上述地方,谈话寒暄几分钟；转入正题,送到接待区“感谢来访”,请示汇报礼仪,1、做好准备,2、根据领导工作选择恰当时间,3、严格遵时守约,4、语言得体,5、适时离去,临时请示汇报,预约请示汇报,请示前想好请示的内容；汇报前,拟好提纲；,选择好时间：不在领导忙的不可开交,或全神贯注的处理事情的时候打断领,导工作或思路；也不在领导出席会议,或约会时去打搅,早到，打乱领导安排；迟到浪费领导时间,催问问题语言委婉询问而不是责问,请求解决问题商量请求不能用要挟的语言,被否定意见保持谦虚冷静,领导谈性正浓耐心倾听、回答不可频频看表，不能打哈欠,领导结束谈话谈性再浓也要打住告辞请留步,拨打电话礼仪,时间适宜,内容合理,表现文明,适可而止,简明扼要,事先准备,语言文明,举止文明,态度文明,选择时间,通话长度,体谅对方,发,话,人,终,止,电,话,接听电话礼仪,程序要求,语调要求,持机稍候要求,代接电话要求,接听及时,应对谦和,主次分明,礼尚往来,尊重隐私,记忆准确,传达及时,注重方式,电话铃响以电话交,谈为中心,清晰而愉快的语调,商务礼仪,商务礼仪概念,个人形象,电话礼仪,手机礼仪,电脑礼仪,电梯礼仪,约会礼仪,商务礼仪的,概念,商务礼仪是人们在商务活动中要遵循的礼节。它是一种约定,俗成的、偏保守的规范，是个人内在修养的外在表现。,良好的商务礼仪能够：,展现个人良好的品格修养，展现公司良好的商业形象，,赢得对方的尊重；,有利于创造良好的商务沟通氛围，建立融洽的合作基础；,提高工作效率，避免失误；,避免因产生争议而失去生意；,保证商务活动的有效、高效。,商务礼仪,个人形象,商务便装,商务活动下较为随意的装束。,基本要求：,可不着西装上衣；,可不打领带，但衬衣第一个扣子应解开；,可穿质地好带领的,T,恤衫，不要透明，或上面有字；,可穿非运动类的便装皮鞋，不能穿运动鞋和步鞋；,最好不穿牛仔裤。,商务便装的着装时间,一般在星期五和周末；,但如果有正式活动或见客户，还要穿正式的服装。,商务便装,商务礼仪,个人形象,要,与人交流要时刻表示关注，始终保持微笑，肯定处微笑点头；,保持同他人,1,米的距离；,说话、交谈与对方视线应经常交流（每次,35,秒），其余时候应将视线保持在对方眼下方到嘴上方之间的任一位置，重要的时刻眼神尤其要与对方有交流。,语速适中；,手势明确、适度。指示物体时要并拢手指导引他人的目光；,站立时，挺胸、抬头、收腹，手自然下垂；行走时身体略微前倾、视线注视前方，步伐沉稳；,坐在办公桌前姿势应人人以精神饱满、积极的印象。,行为举止,商务礼仪,个人形象,不要,视线游移或面无表情；,大声笑闹或窃窃暗笑；,精神萎靡不振；,语速过快；,手势过于夸张；,用手指他人或做嘲弄、侮辱他人的手势；,坐姿懒散、翘脚或抖动；,走路时后仰或眼向下看，走路摇晃、跳动；,行为举止,商务礼仪,电话礼仪,接听电话流程,接电话,开头语,热情应答,需要接转电话,请对方留言,留言流程,转接流程,感谢对方来电、结束对话，等对方先挂机,商务礼仪,电话礼仪,转接电话流程,问对方是否愿意等待转接,并解释转接原因,对方接受转机,对方不愿意等候,请对方留言,转接，每,30,秒同对方交流一下,感谢对方等待,注：转接时应该帮助对方找到要找的人，,不能多人转接。,商务礼仪,电话礼仪,电话留言,请对方留言,写下留言,检验留言的准确性,商务礼仪,电话礼仪,接电话、问候,接听要及时，铃响三声要接听，先问好：,接外线电话要报公司名称，从他人处转来的电话应报,部门名称和自己的姓名；,如接电话稍迟一点，应该致歉，说声“让您久等了”。,转接,若对方要找的人正在接听他人的电话，应告诉对方，,并主动询问是否愿意转接；,接听电话礼仪,商务礼仪,电话礼仪,留言,若对方要找的人不在，应主动询问对方是否留言或转告；,电话机旁应备有纸、笔可供随时记录；,按,who,（,谁）、,when,（,什么时间）、,where,（,在哪儿）、,why,（,为什么）、,how(,怎么样）询问与记录；,记录后复述内容，切记准确、全面；尤其记下人名、,地名、日期与数字等等；,通话后,应轻放话筒，并应在对方挂断后再放话筒；,留言或转告要立即执行。将来电所托事项填写在“电话留言,便条”上。或以口头形式传达，或以便条形式传递。,接听电话礼仪,商务礼仪,电话礼仪,别轻易说出上司在场或有空，也不要轻易让上司接听电话，先弄清对方的身份和用意；,尽量不要使上司受无意义的电话打扰；但对于自己不了解的人或事情不能轻易表态，尤其是否定，应有不拒绝任何可能的机会的意识；,上司如果不在场，要有礼貌地请对方留言，不要简单的回绝对方；,上司如不接电话，应该设法圆场，不让对方感到难堪和不安；,通话时如果有他人进来，不得目中无人，应该点头致意。如果需要与同事讲话，应讲“请您稍等”，然后捂住话筒，小声交谈；,注：同一时刻应对同一对象进行沟通，转接时应说“对不起”。,接听电话技巧,商务礼仪,电话礼仪,拨打前,时间与时机的选择得当,谈话对象的选择准确，重要的内容应在打电话之前用笔写出。,接通后,对相识的人，简单问候即谈主题；,对不相识的人，先讲明自己的身份、目的再谈问题；,用“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”等礼貌用语。,拨打中,表达全面、简要扼要（规定交谈时间一般不超过,35,分钟）；,需谈论机密或敏感话题时，电话接通后要先问对方谈话是否方便；,交谈中如有事情需要处理，要礼貌告知对方，以免误解；未讲,清的事情，要再约时间并履行诺言；,情况处理,如所找对象不在，应委托他人简要说明原由，主动留言，留下,联系方式和自己姓名,记住委托人姓名，致谢。,商务礼仪,手机礼仪,重要会议（特别是会见客户时）应关闭手机、,BP,或改为震动方式；,尽量不要接听。如有必要接听手机电话，一定要离位。但有一点要注意，与客户谈话做此举动往往会引起客户的不满，尽管他并不表示出来；,不要借用客户的手机打电话；,在公共场合不要大声接打电话；,不要一边和别人说话，一边查看短信；,不要编辑或转发不健康的短信。,商务礼仪,电脑礼仪,要定时清洁，保护显示屏；,不要借助公司电脑处理个人私事；,不要利用公司网络来传播不健康的信息，也不要用来打游戏、聊天等；,在公司上网，要查找与工作有关的信息；,收发电子邮件时：,1,）要有标题，开头称谓和结尾祝福语；,2,）不要,CC,或,BC,给不相关的人；,3,）内容简明扼要，注意保守商业机密；,4,）切忌全文要大写的英文字母；,商务礼仪,电梯礼仪,乘坐电梯不要同时按上下行按钮；,乘电梯应先下后上，不能堵在门口，应让出通道；,先上的人员应主动按住按钮，以防电梯夹人；,上电梯人员应自觉面对电梯门靠边站立；,出入电梯应以方便为主，如有可能可要注意通常的礼仪，如女士优先、老人优先；,乘坐滚梯时应站在滚梯的右边。,商务礼仪,约会礼仪,会面流程,会面,问 候,介 绍,交换名片,商务礼仪,约会礼仪,问候礼仪,问候：热情大方，注视对方眼睛。,握手：有力适度，手掌不能有汗、幅度适度。,不提倡双手握手；不要握住不放，不,要刻意用力，也不要软滑无力，女士,如想握手应出手干脆、大方。,会面,商务礼仪,约会礼仪,介绍礼仪,主方主持介绍：有序原则,由职务低的人（或熟悉对方的人）来主持介绍；,被介绍方如需要介绍的人多于两人时应由从职务高者到,职务低者介绍；,作为第三方介绍另两个人相互认识应将职务低者介绍给,职务高者、年轻者介绍给年长者介绍给职务高者，年轻,者介绍给年长者，公司内人员介绍给公司外人员，男士,介绍给女士。,会面,商务礼仪,约会礼仪,交换名片流程,会面,取名片,递名片,看名片,放名片,收名片,商务礼仪,约会礼仪,交换名片礼仪,取名片：名片应事先准备好，放在易取的地方，不要现从包、名片夹里取。,递名片：应站立、双手递送，名片上端对着递名片者，让自已的名字冲着对方如果是中英文双面，应将对方熟悉的语言那面向上。,看名片：拿到对方的名片，应认真阅读对方的姓名，职务、机构，再注视一下对方，以示尊重，也能将名片与人联系起来，更快的认识对方；如果是外国人，还可请教其名字的发音。,放名片：如同时收到多个名片，应将名片依次叠放在桌上，名片顶端冲着相应的人，字冲着自己。,收名片：如没有桌子，可将名片收起，应将其放在上衣兜里。,会面,商务礼仪,约会礼仪,接待来访流程,接待来访,预 约,准 备,接 待,有约来访,突然来访,告 辞,商务礼仪,约会礼仪,接待来访礼仪,预约：一定先确定时间、地点及接待人员、应给全,联系方式，如,:,电话、手机、寻呼机号码等。,准备：准备会议室，通知内部与会人员，准备会议,文件等，避免延误接待。,接待来访,商务礼仪,约会礼仪,接待来访礼仪,接待,突然来访：除确有急事或有必要外，一般应礼貌的告知对方,工余时间再来或再约定时间；,有约来访：主方接待人员引导客人到接待区入座，主方应请,客人坐在远离门口或面对门口的一端；如主方使,用屏幕、白板做演示，应使客户面对屏幕；一定,要准备饮用水或饮料，饮用水随时给客户蓄满；,如果是饮料应先争得客户的同意再给他添加。,告辞,会谈结束后，专人引导客人离，并将客人送到公司门口，感谢,客户的来访，告辞。,接待来访,商务礼仪,约会礼仪,拜访流程,联系拜访,确认拜访,准 备,赴 约,结束拜访,商务礼仪,约会礼仪,拜访礼仪,联系拜访：确定访问目的，约定时间、地点，告知对方到访人员的姓名和身份；,确认拜访：提前一天确认访问，若有变化，应尽早通知对方；,准备：出行前再次检查所需的名片、公司材料、会谈文件等资料；应检查是否携带笔、本等记录用品。,商务礼仪,约会礼仪,拜访礼仪,赴约：准时赴约，最好留出几分钟时间检查衣着、发型；如有可能，见客户前应进洗手间检查整理衣服、发型；重要约会应提前,5,分钟到达：,结束拜访：致谢；重要会面应在结束以后写一封感谢函或会议纪要，或两者兼有（特别是重要的销售会面）。,