办公室业务培训讲座

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公室业务培训讲座,主讲人,罗求实：党办校办主任、副教授,讲授时间,2021年5月20日,一、办公室及其办公室工作,一办公室涵义,泛指办公的场所, 指各级政府部门及企事业单位下辖的主管某一专项工作的行政机构,指各类机关、团体企事业单位中协助领导处理本单位日常工作、为领导及整个组织提供辅助性或支持性工作的专门机构。,二办公室的地位, 中心地位,指挥中心：代表领导处理全局性问题，指挥、控制整个机关工作的中心,信息中心：各种信息的交汇点和集散地,窗口地位：是总进出口,枢纽地位 ：沟通上下，协调左右，联系各方,三办公室的作用,参谋作用：做好调查研究工作；对文稿提出拟办意见；对会议提出建议意见, 助手作用：协助领导承办各项事务；协助领导做好协调工作；协助领导做好各种决策的布置和催促检查工作,效劳作用：为领导效劳；为同级兄弟单位效劳；为下级单位和人民群众效劳,耳目作用：掌握信息、传递信息、反响信息,四办公室工作,根本任务,组织协调领导协调、具体事务协调,督办检查对上级、对本级、对下级,调查研究宏观、微观,会务工作 会前、会中、会后,安排领导活动出席会议、参观访问、调查研究、检查指导、外事工作,文书立卷与归档,信访接待接待日制度,机要通信机要件处理,公务接洽对上级、同级、下级,印信管理 印章、介绍信,情况综合工作情况、编写大事记载,信息处理信息聚集,起草文稿拟公文、写讲话稿、编简报,文书处理收文处理、发文处理、文书管理,交办的临时任务,办公室工作特点,服从性服从组织、领导、工作,效劳性效劳对象广、效劳内容多,时效性及时、不确定、迅速,综合性站在全局立场,广泛性繁多、杂乱,机要性要守口如瓶、保密,办公室工作的根本要求五个必须，六种意识),必须坚持指导思想,必须讲政治灵魂,必须围绕中心大局,必须保持良好作风,必须与时俱进、开拓创新,树立学习意识,树立开拓意识,树立效劳意识,树立效率意识,树立鼓励意识,树立清正意识,办公室工作方法,责权利统一法,驱动内因法思想教育、关心关爱,弹钢琴法协同作战、统筹全局、紧抓中心、兼顾一般,调查研究法,二、办公室主任及其工作,一办公室主任,是一种职务称呼，是指为本机关本单位领导工作效劳的综合办事机构和秘书工作机构的负责人和行政首长。,主要职责,承办职责：承办同级领导层集体或个人交办的事项；承办上级办公室部门交办事项；承办同级职能部门或下级单位转办的事项有主办、会办、转办、催办等方式,参谋职责：顺向参谋、逆向参谋、侧向参谋,管理职能：文书管理秘书科、机要室、文印室、收发室档案馆等信息管理发布信息、收集信息,协调职责：纵向协调、横向协调、内部协调,领导指挥职责：执行性指挥；应变性指挥,工作特点,政治性,辅助性,效劳性,综合性和全面性该管的要管，别人不管的也要管,机密性自己保密，催促别人要保密,工作原那么,实事求是原那么,看问题要客观全面；注重调查研究；理论联系实际；加强性格修养,效率原那么,准确；及时；社会经济效益；长远目标与当前任务结合,保密原那么看、知、听、理、传、说、记、带都要注意,工作礼仪,仪态礼仪,坐姿：,根本坐式；,双膝交叠式,双脚斜放式,脚掌交替斜放式,握姿,鼓掌,挥手辞别姿势,介绍礼仪,口头介绍：自我介绍；他人介绍；集体介绍,名片介绍：事先做好准备；重大社交活动要,带；陌生人不要太主动；接发时要用双手；,要有语言表示；要认真阅看；放到适宜地方。,着装礼仪,着装的TOP原那么,时间Time,目的Object场合Occasion,地点Place, 礼仪,打 礼仪：,做好准备内容要点、笔纸等,接通 语气、语言、时间,话毕,接 礼仪：及时接；礼貌,接；准确接记录who谁,来电、 whom找谁、,what来电内容、 why,来电原因 where地点,when时间；挂莫急,移动 礼仪：,放置到位公文包里、上衣口袋,遵守公德静音或震动状态、接听要离席,保证畅通,重视私密号码不要随意告诉陌生人,注意平安开车、加油站、坐飞机不能打 ,节省话费,三、办公室主任日常工作,一值班工作, 主要内容,根本要求,准确。认真做好值班记录,严谨。端正态度，多动脑筋，细致周到,及时。及时处理、及时转交、及时汇报,主动。接待接访要热情主动,保密。,带班。坚持领导带班制度,应急。突发性事件处理,主要形式：,专职性值班。24小时,轮流性值班, 值班,专职性与一般性相结合,工作制度,岗位责任制度,值班记录制度,交接班制度,请示报告制度,平安保密制度,其他辅助性制度,二印章管理,特点,法定性。合法机构依法制发,权威性。是机关权威象征,效用性。,种类,正式印章,专用印章,套印章。专供印刷用,钢印加盖各种证件,手章,名章,截记“急件字样等,式样,9年国务院印发的?国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定?国发号 ,国家行政机关和企业事业单位、社会团体的印章为圆形，中央刊国徽或五角星。自左而右环行。,国务院的印章，直径厘米,省、部级和国务院办公厅、国务院各部委的印章，直径厘米,市、州、县级印章，直径厘米,企业事业单位、社会团体的印章，直径不得大于、厘米,乡镇人民政府的印章，直径厘米,印章所刊汉字，应当使用国务院公布的简化字，字体为宋体。,国务院钢印，直径厘米 ；其他单位钢印，直径不得大于厘米，不得小于厘米,刻制,本单位部门申请 上级单位批准 开具公函包括印章的名称、式样、规格 当地公安部门办理登记手续 到指定地点制作,启用,发启用印章通知,使用,查领导批了没有 查用印内容 查用印登记没有,查盖印是否正确 齐年盖月 查材料留存,没有,注意用印地点；不盖空白章；“代章,停用,到在指定地点封存或销毁,三介绍信管理,本卷须知：,注意审批程序,注意格式标准,严禁空白介绍信,严禁用信人自己填写,注意盖章,四公文管理,五协调工作,特点,保证性目标实现,非独立性涉及多个因素或对象,变通性原那么与灵活结合,要求,要有把握全局的综合素质,要有承担责任的勇气敢抓、敢管、敢负责,要有良好的工作作风眼勤、手勤、腿勤、嘴勤、脑勤,要有良好的心理 性格决定命运，心态改变命运。,要有良好的人际关系,要有多样的方法和技能,类型,政策协调,方案协调,事务协调,办文协调收文协调、发文协调,办会协调时间地点人员协调、议题协调、会议纪要协调、议定事项落实协调,公务协调领导活动去还是不去？哪个去？,关系协调,本卷须知,捕捉有利时机,控制好自己情绪,语言运用得当,心中有眼泪，眼中才会有彩虹。,你不能改变天气 但可以改变心情,你不能改变容貌 但可以选择表情,你不能支配他人 但可以控制自己,你不能件件成功 但可以事事尽心,六督查工作,特点,权威性,综合性,间接性,内容,方法会议、 、简报、专项、联合、直接、间接、普遍、抽样、跟踪,七会务工作,目前状况,条件较好,会风好转,频率太高,效率较低,不讲程序,如何改进,加大投入，改善条件。,分工负责，协同作战。,把关程序，提高效率。,降低频率，缩小规模。,严格纪律，转变会风。,八信息工作信息公开,九公关工作,十信访工作,制度建设,突出重点,讲求实效,渠道建设接待日活动、书记校长信箱等),十一调研与统计工作,十二保密与保卫工作,十三后勤工作,办公用品,车辆效劳,食宿效劳,十四校友会工作,十五档案管理,主要成绩,一领导重视,学校党政领导重视关心，校务会屡次讨论。学工处、宣传部、国资处、总公司等部门和通控、化学系等,系部的领导非常重视档案工作，宣传部、学工处的领导始终参与检查。,二档案人员的工作热情和责任心进一步加强,罗金兰、彭芬辉、赵安莎、刘小良等同志经常向档案馆咨询工作中尤其是档案信息化工作中碰到的问,题，主动要求档案馆来指导工作。后勤效劳总公司、学报编辑部立卷准确，并能较熟练地利用档案管理,系统录入条目，通过网络移交。团委、宣传部、化学系、工会、审计处、美术系等单位部门档案工,作有了明显的提高。,三档案保管环境得到进一步的改善,学校库房面积和馆藏数量上大大增加，硬软件根本设施和效劳功能上都得到了较大的改善。各单位,部门档案保管环境有了不同程度改善，计财处、宣传部等部门已安排了专门档案库房，不少单位,部门也添置了局部档案柜和档案盒。,二、存在的问题,一局部单位部门的档案意识不强 档案移交工作滞后,少数单位分管档案工作领导职责不明，或在其位不谋其政。如中文系，政治与法律系至今未明确兼职档,案员。少数单位部门档案材料杂乱无章。一局部单位部门部门不愿或不及时向档案馆移交档案。,二档案管理水平参差不齐 档案工作实效不均衡,有些单位是档案工作年年检查、年年催促，仍然维持原状，毫无起色。除了后勤效劳总公司、学报编辑,部、计财处等极少数单位部门移交的档案能很快上架外，大多单位部门仅停留在简单地收集阶,段，学工、教学、行政方面的资料条块分割现象严重，根本谈不上整理标准。,如何当好办公室主任,认识自我，善待人生,“我们的外表布满别人涂上的颜色，我们常把这些认作自己。,辩证看待人生,A.人生如天平,投入与产出的天平,得与失的天平,放弃是一种智慧，缺陷是一种恩惠,B.辩证看待人生需要,逆向思维,得失天平原理告诉我们要有平常心,年青时，幸福是一件实物；成人了，幸福是一种状态。其实幸福是一种心灵的领悟。,“儿子喜欢汽水，他只尝甜味；父亲爱喝咖啡，这里亦苦亦甜；爷爷要喝白开水，因为它极淡极淡。女作家尤今,保持一颗平常心，每年做几件事：,一是每年去一次殡仪馆,二是每年要去看一次重病人,三是每年要发怒一回,四是每年要喝醉一次,五是每年要感动一次,六是每年要做一件帮助人的事,再过几十年，我们来相会，送到火葬场，,全部烧成灰，你一堆我一堆，谁也不认识,谁，全部送到农村做化肥。,改编版?再过二十年?：,?最后论?,正科副科，最后都一起唠嗑；,正处副处最后都归在一处；,正局副局最后都一样结局；,正部副部最后都一样散步；,总理副总理最后都一个道理；,主席副主席最后都只占一席。,权力歌：,“权是好，好在不言中，朝朝暮暮求者众，人来人往手不空，谢谢主人翁；权是惑，惑在迷离中，假作真时真亦假，觥筹交错酒当空，酒散曲已终；权是假，假在过眼中，年年岁岁花相似，红艳褪尽一场空，都付笑谈中；权是贵，贵在仕途中，生老病死转眼事，甘为清贫才轻松，来去一阵风。,注重学习,学习学习再学习,深入深入再深入,学习型处室建设,想人之所想，施人之所欲,孔子说：“以富贵而天下，何人不尊；以富贵而爱人，何人不亲。,看到了别人的需要，你就成功了一半；,满足了别人的需求，你就成功了全部。,一是按原那么、规矩办事,二是待人一视同仁,三是办事公开透明,四是不带成见，不感情用事,公正对人,中庸待人,宽容待人，和而不同,不偏不倚，公平正义,刚柔相济，恩威并施,宽容待人,容人所长,容人之短,容人之错,容人不满,真正的错误是害怕犯错误。,当遭受许多批评时，下级往往只记住开头的一些，其余 就不听了，因为他们忙于思索论据来反驳开头的批评。 英国行为科学家LW波特,牢骚是改变不合理现状的催化剂，只有在争辩中，才可能诞生最好的主意和最好的决定。无磨擦便无磨合，有争论才有高论。 美国密歇根大学社会研究院 ,不苛求他人；不吹毛求疵；不怀恨在心;不,打击报复,急事慢慢地说，大事想清楚再说，小事要幽默地说，没把握的事小心地说，做不到的事不要乱说，伤害人的事坚决不说，别人的事谨慎地说，自己的事可说可不说，现在的事做了再说，未来的事未来再说。,说话简洁；,不说空话、套话、假话；不说过头话；,注意说的态度、时机、内容、措词、声调和姿势。,管好自己的嘴,完善个性,坚持但不固执,自信但不自负,行善但不过善,果断但不专断,敢干但不蛮干,自强但不独斗,正直但不清高,谢 谢,