内部会计控制规范——购货与付款课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,早上好！,早上好！,1,内部会计控制规范,采购与付款,内部会计控制规范采购与付款,2,一、购货与付款循环中的主要业务活动,在一个企业，如可能的话，应将各项职能活动指派给不同的部门或职员来完成。这样，每个部门或职员都可以独立检查一遍其他部门和职员工作的正确性。下面以采购商品为例，分别是阐述购货与付款循环中的主要经济活动及其适当的控制程序和相关的认定,。,一、购货与付款循环中的主要业务活动 在一个企业，如可能的话,3,（一）请购商品和劳务,仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单，其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请制单。但对资本支出和租赁合同，企业政策则通常要求作特别授权，只允许指定人员提出请购。请购单可由手工或计算机编制。由于企业内不少部门都可以填列请购单，不便事先编号。为加强控制，每张请购单必须经过对这类支出负预算责任的主管人员签字批准。,（一）请购商品和劳务 仓库负责对需要购买的已列入存货清单的,4,（二）编制订购单,采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源。,（二）编制订购单采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购,5,（三）验收商品,有效的订购单代表企业已授权验收部门按受供应商发运来的商品。,验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。,（三）验收商品 有效的订购单代表企业已授权验收部门按受,6,（四）储存已验收的商品存货,将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。,（四）储存已验收的商品存货 将已验收商品的保管与采购的其他,7,（五）编制付款凭单,记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。,（五）编制付款凭单 记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付,8,（六）确认与记录负债,正确确认已验收货物和已接受劳务的债务，要求准确、迅速地记录负债。该记录对企业会计报表反映和企业实际现金支出有重大影响。因此，必须特别注意，按正确的数额记载企业确实已发生的购货和接受劳务事项。,（六）确认与记录负债 正确确认已验收货物和已接受劳务的债务,9,（七）付款,通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。,（八）记录现金、银行存款支出,（七）付款 通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付,10,二、主要凭证和会计记录,购货与付款业务通常要经过请购订货验收付款这样的程序，处理购货与付款业务通常也需要使用很多凭证和会计记录。典型的购货与付款循环所涉及的主要凭据和会计记录有以下几种：,二、主要凭证和会计记录 购货与付款业务通常要经过请购订货,11,（一）请购单,请购单是由商品制造、资产使用等部门的有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。,（一）请购单 请购单是由商品制造、资产使用等部门的有关人员,12,（二）订购单,订购单是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。,（二）订购单 订购单是由采购部门填写，向另一企业购买订购单,13,（三）验收单,验收单是收到商品、资产时所编制的凭证，列示从供应商处收到的商品、资产的种类和数量等内容。,（三）验收单 验收单是收到商品、资产时所编制的凭证，列示从,14,（四）卖方发票,卖方发票是供应商开具的，交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证,。,（四）卖方发票 卖方发票是供应商开具的，交给买方以载明发运,15,（五）付款凭单,付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。,（五）付款凭单付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，载明,16,（六）转账凭证,转账凭证是指记录转账业务的记账凭证，它是根据有关转账业务（即不涉及现金、银行存款收付的各项业务）的原始凭证编制的。,（六）转账凭证 转账凭证是指记录转账业务的记账凭证，它是根,17,（七）付款凭证,付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，是指用来记录现金和银行存款支出业务的记账凭证。,（八）应付账款明细账,（九）现金日记账和银行存款日记账,（七）付款凭证付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，是,18,（十）卖方对账单,卖方对账单是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关业务的陈述，如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素，其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致。,（十）卖方对账单 卖方对账单是由供货方按月编制的，标明期初,19,三、购货与付款循环的性质,购货与付款循环包括为经营而获取商品和劳务所必须的决策和处理程序。这一循环一般由需要商品和劳务的被授权人员填制请购单开始，到为所获货物付款结束。下面我们以某一家生产有形产品并出售给第三者的小型制造企业为例，但其原理也同样适用于服务企业、政府单位或其他类型的组织。,三、购货与付款循环的性质 购货与付款循环包括为经营而获取商,20,典型制造企业购货和付款循环的职能和凭证的流程图如下：,处理订单,收货,确认负债,记录现金支出,根据请购单,编制订单,收商品,及装箱单,核对订单和,验收报告,收到卖方发票,送卖方,送卖方,现金支出,日记账,支票,订单,装箱单,卖方发票,验收报告,采购日记账,应付账款,试算表,采购业务文件,现金支出业务文件,应付账款主文件,登记采购,业务文件,检查凭证、,调整退货与,折让，登记,现金支出业,务文件,验收货物编制验收报告,登记应付账款主文件,典型制造企业购货和付款循环的职能和凭证的流程图如下：处理订,21,四、购货和付款循环流程图,下图是会计信息在购货与付款循环中各账户间的流动情况：,现,金,预付账款,物资采购,进货退回及折让,固定资产,进货折扣,应付账款,四、购货和付款循环流程图 下图是会计信息在购货与付款循,22,五、购货交易内部控制调查表,被审计单位名称：,注册会计师：,审计日期：,完成日期：,复核人：,五、购货交易内部控制调查表被审计单位名称：,23,续：,循环：购货与付款,交易类别：购货,问,题,回答,备注,是,否,不适用,一、,二、,请购商品或劳务,1,是否已建立请购的授权批准程序,2,每笔采购业务是否都必须具有经过批准的请购单,订购商品或劳务,1,每笔采购业务是否都必须具有经过批准的请购单,2,是否使用预先编号的订购单,续：循环：购货与付款 交易类别：购货问,24,续：,循环：购货与付款,交易类别：购货,问,题,回答,备注,是,否,不适用,验收商品,1,验收部门接收货物之前是否必须取得订购单,2,是否清点、检查货物，并与订购单相核对,3,验收单是否预先编号，并附有验收人员的签字,4,验收部门将商品送交仓库时，是否取得对方签章的收据,5送交验收部门的订购单副联是否已涂掉采购数量等栏目,续：循环：购货与付款 交易类别：购货问,25,续：,循环：购货与付款,交易类别：购货,问,题,回答,备注,是,否,不适用,存储已验收的商品,1,商品是否存放在安全的地点，并仅限经过批准的人接近,2,是否设有保安人员守卫仓库存货,记录负债,1,是否对有关记账凭证的分录进行独立检查，以确定账户分类的适当性和入账的及时性,2是否核对购货发票与相关的订购验收单等，审核其内容是否一致,续：循环：购货与付款 交易类别：购货问,26,六、初步评价采购交易的内部控制,职能,可能发生的错、漏报,必要的控制措施,符合性测试,订购商品或劳务,采购未经许可,各订凤购单须附有经过批准的请购单,检查订购单有无请购单为证,验收商品,1,验收单中的商品与所订购的商品不符,1,每批运送的商品都必须有订购单,1,检查验收单是否附有订购单,2,收到商品的项目、数量或质量可能不正确,2,验收人员清点、检查所收到的商品，并将其与订购单核对,2,观察验收人员验收,六、初步评价采购交易的内部控制 职能可能发生的错、漏报必要的,27,七、业务环节控制,（一）岗位分工控制,1,单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。,七、业务环节控制 （一）岗位分工控制,28,采购与付款业务不相容岗位至少包括：,（1）请购与审批；,（2）询价与确定供应商；,（3）采购合同的订立与审计；,（4）采购与验收；,（5）采购、验收与相关会计记录；,（6）付款审批与付款执行。,单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。,采购与付款业务不相容岗位至少包括：,29,2,单位应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。,单位应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。,2单位应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与,30,（二）授权批准控制,1,单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。,（二）授权批准控制 1单位应当对采购与付款业务建立严格的,31,续：,2,审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。,经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。,续：2审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，,32,3,单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。,4,严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。,3单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进,33,5,单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。,5单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程,34,（三）请购与审批控制,1,单位应当建立采购申请制度，依据购置物品或劳务等类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。,（三）请购与审批控制1单位应当建立采购申请制度，依据购置物,35,2,单位应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。,3,单位应当建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批。,2单位应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采,36,（四）采购与验收控制,1,单位应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等作出明确规定，确保采购过程的透明化。,2,单位应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。,（四）采购与验收控制 1单位应当建立采购与验收环节的管,37,单位应当制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。,3,单位应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。,单位应当制定例外紧急需求