第十章-办毕公文的处置课件

*,*,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第十章 办毕公文的处置,第一节 办毕公文的去与留,办毕公文处置的目的是将真正有保存价值的公文留存下来，使之最大限度地满足人们的利用需要。,第十章 办毕公文的处置 第一节 办毕公文的去与留,1,一、办毕公文去与留的依据,在一个特定的机构中，判断一份公文去留主要取决于公文的保存价值。公文是否具有保存价值是通过公文的内容、形式、形成者、公文对本机关的凭证价值和对社会长远的参考价值等多方面因素决定的。,一、办毕公文去与留的依据,2,二、办毕公文的处置方法,按照有关公文处置的要求以及公文自身的保存价值，对一个机构的公文来说，通常可以采取四种不同的处置方法:整理归档、销毁、清退和暂存。,二、办毕公文的处置方法,3,（一）整理归档,公文整理，指文件人员将已经办理完毕、具有查考利用价值的公文材料，按照一定的原则和方法组成有机联系的组合体的过程。,（一）整理归档,4,（二）销毁,公文的销毁，是指经鉴定确认已不具备留存价值的公文材料，采取妥善的方法予以删除信息或毁灭记载公文信息的载体。,（二）销毁,5,（三）清退,公文的清退，指按照有关规定或要求，将办结公文退还原发文机关或指定机关。,（三）清退,6,（四）暂存,公文的暂存，指对既不应立卷归档或清退，又暂时不宜销毁的公文，暂时留存一定时间以备查用、再作处置。,（四）暂存,7,在OA环境下，归档文件整理立卷是指借助于计算机，通过人机合作将公文进行有序化整理的过程，旨在方便公文的保管和利用。,第二节 归档文件的整理方法,第二节 归档文件的整理方法,8,一、分类方法,（一）分年度,（二）分组织机构,（三）分问题,（四）分保管期限,一、分类方法,9,二、分类方案,在现行机关，应根据上述分类方法，结合本机关的主要职能、内部组织机构分布、文件形成的数量等情况，编制本单位的全部文件的分类方案。分类方案作为预先编制的立卷条目，是保持一个机关内文件整理立卷的连续性、稳定性和客观性的重要指南。,二、分类方案,10,三、整理程序,根据上述分类方法或分类方案，将整个机关文件或者立卷部门的文件划分到适宜数量的属类、小类，然后在分类层次的最低一层小类文件中找出这一小类文件在作者、内容、时间、地区、通讯者、文种等方面具有的共同特点，将具有共同特点的文件集合成案卷。,三、整理程序,11,（一）预立案卷,（二）登录卷内文件,（三）定卷与修改,（一）预立案卷,12,随着各类机构办公自动化程度的提高，如何改革文书立卷归档工作，以适应网络时代无纸化的办公要求，各地都在进行着各种形式的改革，主要目的是要适应文档一体化的需要，从根本上减轻整理人员的劳动强度，提高工作效率。,第三节 立卷改革,第三节 立卷改革,13,一、归档文件整理规则,（一）装订,（二）分类,（三）排列,（四）编号,（五）编目,（六）装盒,一、归档文件整理规则,14,二、计算机辅助立卷法,计算机辅助立卷，可以实行公文条目或全文式管理，并能自动生成归档文件目录、分类目录及专题目录等，更便于通过多种途经、多种方式对文件、档案进行全方位检索。,二、计算机辅助立卷法,15,三、登记、立卷、著录三位一体立卷法,“三位一体立卷法”是在对收文进行登记时，提前进行立卷和著录工作，并将三个环节合并成一个程序，实现登记、立卷、著录三个独立的环节同步进行，使过去公文登记、立卷、著录三项工作中繁琐、重复的环节和项目得以简化，减少工作量，提高工作效率。,三、登记、立卷、著录三位一体立卷法,16,【考考你】,1.办毕公文处置的主要方法。,2.文件分类方案的作用。,3.OA平台上归档文件整理的基本步骤。,4.如何理解归档文件整理规则的提出的要求?,【考考你】,17,5.归档文件整理规则尽管具有诸多优点，但随时归档，可能造成同一问题 的材料分散存在于不同位置，增加提供利用的调阅难度;以件为单位装订，加盖 档号章，有一定的工作量;以件为保管单位，增加了归档文件的单位数量，加大 了日常保管、管理难度，容易出现丢失、利用完毕放错位置等问题。你认为采用 什么方法可以解决上述问题?,5.归档文件整理规则尽管具有诸多优点，但随时归档，可能造成同,18,6.什么是“双套制”归档?,7.指出下列文件归卷、调整定卷工作的不当之处，并说明其规范做法。市文化局办公室文件人员小王具体负责全局各种办毕文件的收集整理工 作。平时，他总是及时收集文件，将办公室以及各个部门办毕收回的文件放入文 件柜中集中保管，年终整理时，再按照文件作者形成时间保管期限的分 类层次和方法，对这些文件进行统一的分类整理，然后分别装入档案盒，在办公 室保存一年后再行向该局综合档案室移交归档。,6.什么是“双套制”归档?,19,