有效的时间管理培训

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,z,有效的时间管理,什么是时间！,时间无法积蓄,无法取代,无法失而复得,（一）时间的特性,一、关于时间,1,（二）时间的内生及外生陷阱,时间的内生陷阱,时间估计不切实际,同一时间內做太多的事,时间的外生陷阱,访客多,电话多,会议多,一、关于时间,2,（三）时间的成本,每个人的时间都是同等的，时间的价位却完全不同,你是在浪费时间还是在投资时间？,一、关于时间,3,不正常的状态,加班没有时间锻炼，身体经常处在一种透支的状态,工作没有计划，每天靠惯性进行日程安排,像无头苍蝇一样工作，没有方向感,每天列了一大堆的计划，晚上回顾的时候，却发现忙怕都,是一些非常琐碎的事情，重要的事情却没有干！,一、关于时间,4,时间浪费的原因和症状,办事拖拉,上班漫谈、聊天,电话干扰,不速之客打扰,主管事必亲躬,不敢拍板，等指示,不考虑轻重缓急,负责人员,“,迟到,”,同样的问题总是一而再、再,而三地出现,文山会海，会议冗长,经常加班加点,穷于应付突发事件上,交待不清，事情做错,完美主义办事,不考虑事情的复杂性,凭记忆办事,信息沟通不畅,找资料,一、关于时间,5,二、关于时间管理,时间管理就是自我管理,改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始,6,时间管理的益处,控制,减轻压力,节省时间,更加专注,提高工作效率,平衡,更快乐地工作，更智慧地工作,7,成功人士是时间管理的高手,关键不在于能活多久，而在于能活多好。,你在工作中投入了多少时间都不重要，,重要的是你在这段时间内都做了多少工作！,把事情很快地做完,叫做效率,把事情很快又很对地做完,叫做效能,8,三、时间管理的途径,（一）个人价值管理,（二）自我组织管理,（三）组织沟通管理,9,（一）个人价值管理,按照工作价值来确定优先顺序,1,、把每天要做事列一份清单。,2,、确定优先顺序，从最重要的事,情做起。,3,、每天都这么做。,人的精力就像桶的容量一样是有限的,10,三、时间管理的途径,测测你平时做事情的优先顺序,通常，什么样的事情是你优先选择做的？,喜欢做的事情,熟悉做的事情,时间花费少的事情,上级临时交代的事,紧急的事情,工作量大的事情,容易做的事情,排定时间的事情,资料齐全的事情,别人的事情,经过筹划的事情,有趣的事情,11,三、时间管理的途径,重要性,（高）,紧迫性,（高）,高度重要,低度紧迫,高度重要,高度紧迫,M2,M1,M4,低度重要,低度紧迫,M3,高度紧迫,低度重要,M4,优先原则：,M1,行动,M3,思想,M2,工作价值矩阵,急,轻,重,缓,12,三、时间管理的途径,重要性,（高）,紧迫性,（高）,防患未然,建立人际关系,发掘新机会,规划,危机,急迫的问题,有压力的计划,繁琐的工作,打扰信件、电话,有趣无意的活动,低度紧迫,不速之客,M2,M1,M4,M3,M4,优先原则：,M1,行动,M3,思想,M2,工作价值矩阵事物分类表,急,某些信件、报告、会议,必要而不重要的问题,受欢迎的活动,轻,缓,重,13,三、时间管理的途径,重要性,（高）,榜样，少有危机,成为业绩指标的长工,紧迫性,全无责任感，,工作不保救济为生,（高）,耕别人的田，荒自己的地,M2,业务队伍中的,M1,充满压力，筋疲力尽,M4,M3,M4,优先原则：,M1,行动,M3,思想,M2,工作价值矩阵的关注结果,急,重,岌岌可危，怪罪别人，,人际紧张,轻,缓,14,三、时间管理的途径,（高）,紧迫性,（高）,多投资,时间到,M2,尽量避免,扩大,M1,重,急,缓,尽量避免,M4,轻,尽量减少,M3,M4,配置原则：,M2,行动,M1,思想,M3,合理时间配置,重要性,注意陷阱,15,三、时间管理的途径,1.,舍得,2.,轻松一下,1.,勇于拒绝,2.,交待,1.,决胜于朝堂,之上,2.,授权,1.,兵贵神,速,2.,快刀斩乱,麻,均 衡,价值的均衡,急,重,轻,缓,16,三、时间管理的途径,通过对自身工作方式、方法的改变，达到时间管理的,目的。即时间上的四则运算：加、减、乘、除。,（二）自我组织管理,时间的加、减、乘、除四则运算：,找出隐藏时间,减少无谓的时间,提高工作效率,根除浪费时间习惯,17,三、时间管理的途径,加法,如何找出隐藏的时间？,（,1,）,善于利用等候和空档时间,（,2,）创造时间区。,（,3,）逆势操作,（,4,）背包原则,注意平时积累素材。,位移上的批量处理。,时间上的批量处理。,18,三、时间管理的途径,减法,时间经常浪费在反复思考，或者是下决心的过程中，,需要改变的是我们思考和行动的习惯。,五分钟思考法：,1,分钟,；决定目标及课题,2,分钟：思考的扩张及探求,2,分钟：整理思路，定下结论,19,三、时间管理的途径,乘法,时间管理中的乘法，就是怎样提高工作的成效。,物尽其所，物归原处。,建立有效的工作环境。,有效的文件处理。,20,三、时间管理的途径,除法,对付拖延的办法：当机立断,逐个击破、分解进行,调整思维方式。,不追求尽善尽美,21,三、时间管理的途径,（三）组织沟通管理,组织时间计划,组织时间沟通,组织时间融合,22,三、时间管理的途径,时间结构的暗示。个人时间与组织时间的冲突。,对于无谓的打扰，暗示无法应酬。,在拒绝别人的时候，附以理由并提供其他途径。,对事不对人。,懂得说,“,不”,23,三、时间管理的途径,避免多重沟通,确认沟通到位，不使双方做无用功,管理电话，善用电话进行沟通。,善用结束谈话的技巧。,组织问题尽量集中沟通。,善于沟通,24,三、时间管理的途径,会议沟通,不参加没有准备的会议,重视会议质量,使会议有成效：,制定清晰会议目标,尽量减少与会人数。邀请可提出建设性建议的人员。,选择适当的开会时间。,提前准备议程，使与会者提前预知会议主题。,避免长时间的会议。,25,三、时间管理的途径,小结,（一）个人价值管理,（二）自我组织管理,（三）组织沟通管理,那我们应该用什,么方法来实现这,三个途径？,26,三、时间管理的途径,四、如何做好时间管理,时间管理的方法,赢取时间的技巧,27,时间管理方法（一）,美国的管理学家唐纳德,伯纳姆提出：当你处理任何工作时,必须自问：,能不能取消它？,能不能与别的工作合并？,能不能用简便的东西代替它？,28,四、如何做好时间管理,时间管理方法（二）,1.,记录自己的时间，认清时间耗在什么地方,2.,管理自己的时间，减少非生产性工作,3.,集中零星时间，成为连续性的时间段。,29,四、如何做好时间管理,时间管理方法（三）,ABC,分类法,1,、将自己工作按轻重缓急分为：,A,（紧急、重要）、,B,（次要）、,C,（一 般）三类；,2.,安排各项工作优先顺序，粗略估计各项,工作时间和占,用百分比,3.,在工作中记载实际耗用时间；,4.,每日计划时间安排与耗用时间对,比，分析时间运用效,率。,5,重新调整自己的时间安排，更有效地工作。,30,四、如何做好时间管理,时间管理方法（四）,80%,时间,20%,时间,帕雷托二八法则,在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重,要的因子占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子,即能控制全局。,把精力专注于那,20%,重要的能获得最大回报事情上，达到,事半功倍的效果。,20%,成效,80%,成效,琐碎的,多数事物,重要的,少数事物,31,目标金字塔,长远目标,年目标,季目标,月计划,周计划,日计划,目,标,分,解,大有大目标,小有小计划,32,四、如何做好时间管理,赢取时间的技巧,1,、一日之计在昨天下班前，一周之计在于周日，一月之计在于月底。,“预则立、不预则废”,2.,早十五分钟或半个小时开始工作，计划全天工作。,3.,工作前，先准备好相关资料，把所有需要的资料、报告放在,桌上，避免为寻找遗忘东西浪费时间。,4.,储备各种与工作相关的知识，增进处事能力，减少时间浪费。,5.,把最困难的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事，应在,精神较差的时候处理。,6,、整理重要会议、讨论或谈话内容，养成将构想、概念、票据及资料,，存放在档案里的习惯,33,四、如何做好时间管理,7,、训练速读：速读可增快,2,3,倍阅读速度，那么行事效率该有多高？,8,、别让闲聊浪费你的时间：愿意和朋友同事谈天，但应在下班以后。,9,、利用空闲时间：顺手找些例行公事的工作来做。,10.,整理好文件：避免浪费时间去找东西,11.,果断摆脱琐事：让秘书或助手分担琐事，专心一致地处理较特殊或,富创造性的工作。,12.,管制你的电话：在拿起电话前，先准备好纸、笔、姓名、号码及,预定话题、资料等。,13.,可以早上做完的事,決不拖到下午完成，可以一天做完的事,決不分,成兩天完成,赢取时间的技巧,34,14.,该做的事都放在桌上，以免遗漏。,15.,每天至少完成一件事情,特別是在工作情绪低潮時。,16.,选择在午餐或下班前开会，决定会很快。,17.,站着接待健谈的人来访者，他很快就道出来意了。,18.,将相关的工作列在一起,19.,休息片刻，来杯咖啡、茶、冷,钦，甚至只要在窗前伸个懒腰，就,足够使你精神抖擞了。,20.,沉思：思索一下可寻求出各种增进工作方法及,满意的灵感，受益匪浅。,赢取时间的技巧,35,自我工作检核,1.,是否完成了我所有优先安排的事情；,2.,是否达到或超过了日目标；,3.,是否为说服他人花费了计划花费的时间；,4.,是否联系了联系单上的每一个潜在客户；,5.,用于寻找潜在客户的时间,6.,未能按计划行事的原因,7.,是否能够避免？如何避免？,8.,当天最有效率的事情,9.,当天效率最低的事情,10.,在与我有切身利益上花费的时间是多少，我能投入更,多吗？,11.,今天对我和我的公司来说都富有成效吗？,36,自我工作检核,12,所做的全部重要的文书工作,13,今天有多少活动使我更接近我的目标；,14,是否为我的家庭安排了时间；,15,是否有与我的家人在一起的黄金时间；,16,我能否通过,改进与家人在一起的时间质量；,17,是否为我自己身心健康花费了时间；,18,如果能再有今天，我会改变,19,今天我对完成,真的感觉很好；,20,发出适当的感谢信；,21.,谁或者什么浪费我的时间最多。,37,