办事处管理规范培训教材AAAA

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办事处管理培训教程,目录,1、办事处根本构架,2、办事处各岗位工作标准,3、办事处根底设施,4、办事处人员外乡化管理,5、办事处员工管理标准,6、办事处日报表管理,7、办事处周报表管理,8、办事处考勤管理,9、办事处库房管理,目录,10、办事处资产管理,11、办事处工具管理,12、办事处低值管理,13、办事处运作日常费用报帐管理,14、办事处工程工程报帐管理,15、办事处自揽新业务开发管理,16、办事处费用和利润核算,17、办事处维修及售后的要求,18、办事处平安和卫生管理,办事处根本构架,分公司或主管部门,*办事处,办事处主管,资料员 库管员 施工主管 预算员,必备岗位 必备岗位 可由办事处主管兼职 视业务开发配备,办事处构架说明,1、公司各办事处分别隶属于各分公司或总公司的相应部门。例如：南京办、福州办等隶属于上海分公司；长沙办、成都办等隶属于武汉分公司；沈阳办、青岛办等隶属于店铺工程管理部。其它类推。,2、各办事处运作前期的根本岗位为：办事处主管、资料员、库管员。这三个根本岗位必须配备相应人员。施工主管和预算员可根据工作量进行配备。非MOTO-V2办事处是否配备库管员,需根据情况确定，有的还不具备条件.,办事处主管岗位职责,贯彻执行公司的方针目标和各项规章制度，贯彻执行一体化管理体系要求及相关文件；,负责办事处的正常运作，合理安排各个岗位人员的各项工作，并负责监督落实和考核；负责办事处的各项管理工作的跟进和实施；,负责办事处根底设施建设和人员外乡化进程；,努力完成公司交给的各项任务，按照工程管理部的各项要求组织施工。,负责办事处新业务开发，努力完成公司交给的任务指标。,组织办事处各项会议，及时检讨各项工作情况。,主动与相关部门沟通及协调；,准确及时的向主管部门或分公司进行工作汇报。,办事处资料员岗位职责,负责办事处行政工作及日常事务管理；,负责办事处各种相关工作报表；,负责办事处所做工程的资料收集、档案整理；,负责日常资料的传递，对外文件的收发，为客户查找、提供相关资料；,负责办事处收入、费用、目标完成情况等数据统计工作；协助办事处主管进行核算；,办事处办公用品、固定资产的日常控制和管理；,办事处各种会议的记录工作；,负责每月办事处行政人员、工人的出勤情况的考核记录工作 下一步要含工资表等,协助办事处主管及施工人员做好帐目报销工作。,负责监督并催促办事处各项工作的实施，有权越级汇报；,完成办事处主管或公司主管交待的其它工作；,办事处库管员岗位职责,库管员在业务上归属公司主管会计管理，在行政上归属办事处主管进行管理。,负责办事处库房存货的保管，办理存货入库、出库、实物盘点，登记帐簿；设置“存货数量明细帐,存货入库时，库管员根据存货单位提供的“装车单、“调拨单清点核实验收,并保存单据、登记帐簿。,存货出库时，库管员根据“方案单、“领料单办理出库，填写出库手续，保存出库单据并登记帐簿。,及时将发生的存货入库、出库手续转主管会计，办理入、出库单，进行核实、记帐，做到帐目登记及时、清晰，日清月结，帐实相符；,对库存物资的名称、规格、品牌、供给商等进行标识，合理摆放，科学管理；,及时向办事处主管和资料员汇报沟通库房管理工作；,完成办事处主管交代的其它工作。例如运输配货等,办事处施工主管岗位说明,1、办事处施工主管在办事处前期可由办事处主管兼职负责。业务量到一定程度时，再配备施工主管建议开展当地的施工主管。,2、办事处施工主管主要任务是协助办事处主管负责施工工程的管理工作。,3、办事处施工主管要严格按照总公司各工程管理部的各项标准和要求开展相关工作。,办事处预算员岗位说明,1、办事处运作前期不配备预算员岗位，在办事处自揽工程业务量到达一定程度时，再配备预算员。,2、办事处承揽工程工作前期需要预算员支持工作时，可以委托主管部门预算员或与总公司工程执行部联系。,办事处根底设施建设,1、库房,根椐办事处情况租赁适当面积的库房承担MOTO-V2工程的办事处可根据家俱周转量确定，其它办事处根据实际情况向主管部门请示批准后确定，要保证库房位置交通兴旺，出入方便，平安设施到位，价格合理。建议在城市的二环路外并且公交车兴旺的地方,2、办公室及住宿,根据办事处不同情况，办公室及住宿可与库房在一起，从而方便管理。办公室和住宿如不方便和库房在一起或不具备条件，可选租二室一厅或三室一厅住房。客厅可做为办公室，一间为管理人员住宿使用，另一间做为客房客房要求见下页。同时要求办公室和库房的距离要很近，以方便管理。同时最好交通方便，但价格要合理。办公室和住宿状况要报主管部门审批。,3、其它办公设施,其它办公设施如电脑、打印机、机等，根据办事处工作情况由主管部门批准后根据资产管理流程进行申请。,办事处客房要求,1、各办事处要求设置客房一间，主要为公司或分公司培训人员、检查人员以及临时到办事处工作的其它人员使用。,2、客房要执行住宿登记制度，详细记录住宿时间和住宿人员。资料员做好统计工作。,3、客房不能随意安排非公司人员及其它外来人员。必要时必须请示主管领导后才能入住。,4、客房的卫生要求见办事处卫生管理要求。,办事处人员外乡化问题,、为有效的降低差旅本钱，以及为了更好的做好网络化的效劳，人员外乡化是我们办事处的主要工作目标。,2、各办事处主管要在当地务色适宜的施工班组假设干。将人工费标准和根本的合作事宜进行沟通并报主管部门。在有适宜的工程工程时可让当地班组进行参与，并对各班组的施工能力、质量情况和人力资源进行评价和摸底，进行屡次磨合后可选定两三个班组做为我们的外乡化班组。在以后的工作中，不适宜的班组可以进行淘汰，同时我们可以进一步选择适宜的班组进行优化。以便更好的积累办事处的施工能力。,办事处员工管理标准,1、防盗,、保密,、接见新闻媒体,、公共财物,、健康与平安,、禁烟,、仪容仪表,、禁止招揽生意,、禁止接受礼品和利益,、利益冲突,其它见附件：,办事处日报表管理,办事处日报表包括三个表：,1、开店信息日报表MOTO-V2专用)，其它办事处按工程工程进度日报表进行汇报。,2、家道具使用情况日报表。请将家俱出库情况及进在报表中调整。使报表准确及时。,3、办事处工作日报，包含日常工作汇报，资产和借款汇报，财务要求的家俱日报等。工作日报中各项需填定完整，日报表已调整格式内容，请注意借款局部，请将2007年借款与2006年借款分开，先将2006年度的款项结清，不再累加。另外2007年度的借款请每个季度做为一个结算阶段进行结帐。,参见附件：,办事处周报表管理,1、各办事处每周五必须召开工作周会，并于周六上午将周会报表报到主管部门。办事处主管负责召集会议。资料员要提前按格式准备好资料，并负责监督落实周会的召开。,2、MOTO-V2办事处的周报表可参见附件。格式内容已调整，请各办事处参考附件表格修改各自的报表格式。,3、周报表附件：,办事处考勤管理,、办事处考勤是指办事处管理人员的考勤。如办事处主管、资料员、库管员。考勤按每月21日到下月20日做为一个核算月份，由资料员负责办事处员工考勤，并由办事处主管签字审核后报主管部门。,办事处工人待工考勤报主管分公司，办事处待工考勤2007年2月起计入办事处费用。由分公司进行控制。这样也可以促进人员外乡化的进程.,、办事处考勤请与工地考勤分开，办事处考勤表报给主管分公司或主管部门。工地考勤计入相应的工地,工地考勤表报给相应的工程执行部。,办事处库房管理,、办事处库房必须有专人管理。,、库房必须建立出入库帐目。,、库房必须定期盘点，保证帐物相符。,附件：,办事处资产管理,1、办事处资产分为固定资产和低值资产。,2、固定资产和低值资产的分类请注意。,3、资产分类和配置流程详见附件,附件：,办事处工具管理,一、班组使用的小型手开工具和小型电开工具由班组配备，公司按相关文件规定给予相应的补贴。目前各工地的小型工具根本按此方式进行管理。办事处按此文件执行。,二、大型电开工具如电焊机、切割机、气泵等的配置方法方案按第一条中的补贴方法执行，目前标准出台前请施工主管注意控制租赁时间，以节约费用，店铺执行部需确定补贴标准。,三、脚手架等大件工具可采用现场租赁的形式进行运作。租赁费用与主管部门或工程执行部方案人员沟通后按实际报销。请注意租赁时的进出场时间要合理安排，从而节约费用。,办事处低值管理,1、MOTO-V2工程按附件标准进行补贴，不再报销。有特殊情况的按特殊情况执行，比方兰州直接分包给当地的班组，分包费已包含此项,不进行补贴。)其它有特殊情况时，必须书面请示。,附件:,2、MOTO-GM及LM和JSW工程按公司相关规定进行补贴。详见店铺工程费用报销控制标准,办事处运作日常费用报帐管理,1、自2007年2月1日起，各办事处费用报销改为到主管分公司报销。报销格式及类别要求与以前相同。请注意区分办事处费用和工程工程费用工程工程费用到相应的执行部进行报帐，办事处费用到主管分公司报帐。如有不明确处，可提前联系。,2、办事处费用在报帐时的分类，如房租类，水电类，办公用品等，和以前的要求相同，按照发票和白条分别分类报帐。,3、办事处费用每月报销一次，每个月必须将上月的费用报销完毕，禁止累积，特殊情况书面申请延期。,办事处运作日常费用与工程工程费用的区分,1、办事处运作日常费用和工程工程费用必须合理区分。,2、办事处运作日常费用包括房租、水电费、办公用品及办公费、固定 费及办事处员工 费、办事处人员工资主管、资料员、库管员、工人待工费用等。办事处之间经总公司方案人员调拔成品的运输费用直接到总公司报帐。,3、工程工程费用包括直接用于工程施工的材料费、人工费、运输费、差旅费施工人员从家中到办事处的差旅费用不能直接计入V2工程的本钱，应计入办事处费用等。,4、办事处费用与工程费用不能明确分类时，可请示总公司财务部或公司主管部门。,办事处工程工程报帐管理,1、各办事处承做总公司安排的工程工程到相应的工程执行部进行报帐。报帐要求可参考附件：,2、办事处自已承揽的工程工程在主管部门或分公司备案，完工后到主管部门或主管分公司报帐。报帐要求可参见公司相关要求和标准。办事处自已承揽的工程工程必须到主管分公司或主管部门备案。备案资料包括工程预算，本钱分析，工程合同等。,3、公司安排的工程工程必须在一个月内报销还款完毕，特殊情况下书面请示延期在连续施工两个工程时，先将报工报帐的邮件发回公司，初步审核无误后再寄回票据，如果无故延期，将做为一次违规在主管部门记录。,办事处自揽业务要求,1、工程预算：要求做预算表，并到主管部门审核。如果是或工程且数额较大时，要到相应的执行部进行审核防止给公司的整体报价造成影响,2、本钱分析：要求做本钱分析，毛利达标。,3、合同管理：要求必须签订工程承包合同。,4、收款要求：收款必须打入主管部门指订帐号。,具体见附件：,办事处费用和利润核算,1、办事处一方面要完成总公司和分公司安排的相关任务，同时还要有开发任务。,2、分公司或主管部门与办事处签订管理协议。约定开发任务指标，约定办事处的费用控制指标。约定考核和奖励机制等。,3、办事处管理协议文本见附件:,售后效劳部关于维修的原那么,1、各办事处安排维修工程，必须有相应的工程执行部的安排才能进行维修办事处自已承揽的收费维修工程除外。,2、口岸或者区域直接报修的工程，建议他们直接通过800-911-1118免费 到公司的售后效劳部报修。售后效劳部接到报修后会与工程执行部沟通是否保修期内，由工程执行部确定是否收费维修，并通知办事处维修后办事处再进行处理。涉及平安和重大隐患的工程可直接与执行部 沟通后马上进行维修。,3、关于售后维修的相关规定见附件:,附件：,办事处平安管理,1、办公室宿舍和库房平安,办公室和库房的平安一定要有保证，窗户要有防盗栏杆，门锁要有双保险。并随时做好办公室和库房的值班和平安管理工作。办事处主管对办事处的平安管理负全面责任.,2、办公人员平安,人员上下班要注意平安，防止被盗被抢、碰撞和争执。,3