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,按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,為什麼要召開會議？,一個被提出的意見，有了不同的看法；一個未落實的構想，有待進一步規劃。在如此的狀況之下，為有效整合各方意見，讓進一步的規劃更加具體可行,召開會議，聽取各方意見和構想，整合及協調不同的看法，以尋求共識，凝聚力量，奠定成功的基礎。,為什麼要召開會議？一個被提出的意見，有了不同的看法；一個未,為什麼要學習會議文書？,學習會議文書，可以認識召開會議所必備的形式要件，更可以掌握會議進行之倫理與節奏，,甚而進一層體會達成會議效能的基本要素及關鍵方法，更能累積職場需求中，不可或缺的實務經驗。,為什麼要學習會議文書？學習會議文書，可以認識召開會議所必備,會議與會議文書概說,集合兩人以上的團體，共同商議解決之道，這就是人類早期素樸的會議形式,隨著文明和文化的進展，慢慢地，運籌帷幄的外交談判方式，取代了流血衝突的戰爭型態，利害衝突的雙方抉擇適當的代表，彼此共識約定，嚴選適當的時間地點，走上談判桌聚會論議，折衝禦侮利害攻防，各取所需,會議與會議文書概說 集合兩人以上的團體，共同商議解決之道，這,會議表決,民主法治社會，為能迅速形成共識，避免因意見的堅持延宕事務的推展，以有效發揮會議的功能，對長時間意見相左，懸而未決的議題，採取各類型的表決方式；並逐漸形成表決結果未能一致時，少數意見必須服從多數意見的共識。,同時，為使相對意見長時間出現勢均力敵的狀況不會發生，主辦單位多會將參與會議的成員人數預設為奇數人數。,會議表決民主法治社會，為能迅速形成共識，避免因意見的堅持延宕,會議文書的意義,凡研究事理而為之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循有一定規則者，則謂之會議,民權初步第一節,三人以上，循一定之規則，集思廣益，研究事理，尋求多數意見，達成決議，解決問題，以收群策群力之效者，謂之會議,內政部訂定的會議規範,會議文書的意義凡研究事理而為之解決，一人謂之獨思，二人謂之對,會議的特點,必須由三人以上組織而成。,會議的執行效力，建構於依循一定法源依據的議事規則之上。,會議的運作機制，在於針對某些議題集思廣益，深入事理充分討論，形成共識並達成決議。,會議的整體效能，則是解決各種紛擾的問題，凝聚團體內部的向心力，以收群策群力之效。,會議的特點 必須由三人以上組織而成。,會議與會議文書的種類,1.,會議召開前的規劃準備；,2.,會議進行中的程序步驟；,3.,會議結束後的集結整理，,三階段一脈承接，環環相扣而彼此照應,會議與會議文書的種類 1.會議召開前的規劃準備；,一、開會通知單,召集參與會議的相關成員，同時預示並提醒與會相關成員有關，會議召開的時間、地點，以及會議的相關資訊；,個別通知類型,，在撰寫形式方面有：書函式、公函式、表格式、信箋式、條列式等五種；,公告通知類型,，在撰寫形式方面則有：表格式、網路式、張貼式三種，三種撰寫形式均可用於登載報紙或網頁，也可張貼於公布欄或以電子郵件傳送,一、開會通知單 召集參與會議的相關成員，同時預示並提醒與會相,二、委託書,委託書也是會議召開前規劃準備階段的應用文書，其特性與功能在於提供參與會議的相關成員，因故無法出席會議之時，得以委託其他有資格出席同一會議的相關成員，行使其職權的書面證明,二、委託書委託書也是會議召開前規劃準備階段的應用文書，其特性,三、會議議程表,其特性與功能一方面在會議召開前，可預示並提供與會相關成員有關會議內涵的相關資訊；,另一方面則是在會議進行中，有助於引導會議程序步驟的推演。,會議議程表的型式有書面寄送與張貼公告兩類,三、會議議程表其特性與功能一方面在會議召開前，可預示並提供與,四、簽到簿,簽到簿是會議得以進行其程序步驟的首要會議文書，除提供參與會議的相關成員於到會時的簽名註記外，,更記錄參與會議的相關成員到會出席狀況,。,其特性與功能在於有效統計到會人數，更在於,確立會議的合法性,，是否達到能夠開始並進行實質會議議程的標準。,四、簽到簿簽到簿是會議得以進行其程序步驟的首要會議文書，除提,五、提案單,針對臨時動議之需要而設計的會議文書。其特性與功能在於提供參與會議的相關成員，具體說明動議內涵與原由，可列舉可行辦法和措施，以避免動議內容流於泛說空洞。,五、提案單針對臨時動議之需要而設計的會議文書。其特性與功能在,六、選票單,在於提供參與會議的相關成員，表達個人選擇意志，同時做為共同意思表示的最後判準依據，以利於最後選舉結果的論斷。,選票單的型式有,無記名,與,記名,兩類，為能明晰且準確地呈現選擇意志記錄的功效，選票單在撰寫形式方面目前均採取表格形式,六、選票單在於提供參與會議的相關成員，表達個人選擇意志，同時,七、會議紀錄,會議紀錄是會議結束後的集結整理階段，針對會議議程進行之過程、報告事項與討論提案之內容、選舉和決議之結果，以及最後共識之狀況，加以詳實紀錄的會議文書，,其特性與功能在於詳細集結整理議事內涵，忠實記錄各項商議、討論、選擇之結果，提供未來執行工作之依據,七、會議紀錄會議紀錄是會議結束後的集結整理階段，針對會議議程,會議的程序與注意事項,會議程序有：會議召開前的規劃準備、會議進行中的程序步驟、會議結束後的集結整理等三階段,會議的程序與注意事項會議程序有：會議召開前的規劃準備、會議進,一、會議召開前的規劃準備階段,(,一,),確立會議的主題,任何必要的召集論議中心主旨的議題必須具體而明確，且必須樹立於會議相關的法律規範之下，否則就會喪失其正當性，使會議的召集失去意義。,(,二,),注意會議通知的精準性,會議主題的內容說明必須精確扼要，會議議程的程序步驟，也要按照議會的標準程序安排設計，更重要的是會議召開的時間地點，必須清晰而正確的載明。,(,三,),掌握會議通知的時效性,更重要的是掌握其時效性，寄發通知時間，同時必須注意收件人距離遠近及交通往返時間,(,四,),會場安置要合於情理並有明確指標,會議召開的時間地點選擇，必須考慮是否合乎會議相關議題的討論與機密需求，同時也要能夠滿足參與會議相關成員的實際需要及方便，避免造成不必要的困擾與麻煩,一、會議召開前的規劃準備階段(一)確立會議的主題,二、依會議進行中的程序步驟階段,(,一,),精確統計出席人數,一般會議規範皆有開會人數的規定，除特殊規定外，多以出席人數超過應到人數之半數，始得開會。因此，精確統計出席人數是決定開會與否的關鍵。,(,二,),議事運作合乎社會倫理,會議的主旨與目標本在於協調同異以解決紛爭。因此，會議主席人選的推選是否合適恰當？能否在議事運作過程中，維持中立而不偏頗的立場？參與會議相關成員座位排設安放的順序是否合宜？,(,三,),維持議事運作的秩序,議事程序步驟進行過程，必須按照會議議程進展，同時遵守議事規則並相互尊重禮讓，否則均會影響議事運作的功能。其中關於書面提案部分，除特別規定外，必須要有與附議人數相同之附署人數；動議則必須要有一人以上之附議始得成立，主席對動議得自為附議。,二、依會議進行中的程序步驟階段(一)精確統計出席人數,三、會議結束後的集結整理階段,(,一,),紀錄程序必須與議程一致,由於會議紀錄乃依照會議進行之程序步驟書寫而成，而會議進行之程序步驟必須遵守會議議程之規範，因此，整個會議紀錄在程序上，必須與議程一致。,(,二,),紀錄內涵要簡明扼要,紀錄者本於忠實書寫之原則，自不可隨意增減，然對於議會現場無關議題內容的談笑過程，自可以避而不記，以把握主旨重點，力求內涵之簡明扼要。,(,三,),紀錄結果必須忠誠詳實,紀錄者必須本於忠誠於事的態度，不可扭曲本意誤導事實，更不可顛倒是非無中生有，必須詳細而據實的紀錄結果，以昭公,信。,(,四,),紀錄內容要確實檢核,會議紀錄要發送之前，會議紀錄人與會議召集人必須先確實檢核，以確認其與會議進行與決議之過程吻合，無任何偏差之情事記載。,三、會議結束後的集結整理階段(一)紀錄程序必須與議程一致,凡有會議必有程序，無論是處於那種階段，都有其因應的各項工作，也皆有其相關的注意事項，順應會議議程的程序，以忠誠負責的態度從事，過程中把握合法正當性的原則，運用適當的會議文書加以輔助。並於事件進行之前後加以詳實的記錄與檢核，則是會議程序與注意事項的最高指導原則。,凡有會議必有程序，無論是處於那種階段，都有其因應的各項工作，,會議文書的撰寫與原則,會議文書是因應會議執行功能之需求而產生，基於需求的多元性，會議文書的種類和形式也有多元之變化，相對來說，會議文書的類型及撰寫形式也呈現多元之現象。但雖如此，各類型會議文書以及撰寫形式仍然有其撰寫之原則。,會議文書的撰寫與原則會議文書是因應會議執行功能之需求而產生，,開會通告,標題,須注明會議名稱、召開次數,正文,必須包括開會日期、時間、地點；可同時包括議程。如有文件同時發送，應註明發文日期。,開會通告標題,委託書,委託書,議程,議程通常跟會議通知一同發出，一般都用條列方式書寫，把某次會議將要討論的事項列出來即可,議程常見的項目有：,會議名稱及次數、開會日期、時間、地點、通過上次會議記錄；前議事項、報告事項、討論事項、其他事項、發文者簽署、發文日期等幾項,議程議程通常跟會議通知一同發出，一般都用條列方式書寫，把某次,會議程序,也可以稱為議事日程，簡稱議程，,用來列明某次會議將要討論的事項和程序，以便參加者可以事先閱覽有關的文件，作好開會準備。,會議程序也可以稱為議事日程，簡稱議程，,會議程序,_,實例,學年度 第,學期 網球社系際盃籌備會議,會議日期：年月日,會議時間：時,會議地點：地方,會議記錄：,會議程序：,一、會議開始 二、主席致詞 三、討論事項,1.,比賽日期訂於月日,2.,比賽場地於,3.,發報名表到各系學會，且將報名表繳至網球社信箱,4.,宣傳方式以電視牆及張貼海報為主,5.,報名截止日至月日,6.,預計月日開領隊會議,7.,宣傳海報由負責,8.,比賽採三點決勝制,四、臨時動議,五、會議結束,會議程序_實例學年度 第學期 網球社系際盃籌,開會程序,_,實例,開會程序_實例,簽到簿,簽到簿,提案六部分,標題,案由,說明提案所涉及的內容或事項,理由,解釋提出動議的理由,辦法,就提案所牽涉問題，提出具體建議或解決辦法,主席及記錄,簽核日期,提案六部分標題,提案,提案,會議記錄,會議的組織情況,會議記錄的主體,會議記錄會議的組織情況,會議的組織情況,會議的名稱,召開次數,召開日期、時間、地點,主席、秘書和其他出席者姓名,如果出席者以特定身分參加會議，應在名字後面用括號注明其身分和所屬團體,會議的組織情況會議的名稱,會議記錄主體,會議上個人發言的內容、會議的討論過程和議決的事項，有時候還會包括選舉的結果等,會議記錄主體會議上個人發言的內容、會議的討論過程和議決的事項,會議記錄,主體五部分,通過上一次會議記錄,跟進事項,通常是根據記錄，檢查上次會議跟進事項和前議事項,報告事項,討論事項,其他事項,會議記錄主體五部分通過上一次會議記錄,注意事項,當會議牽涉到政策措施的制訂、行動的確立、工作的指派等，需要記錄清楚。,會議記錄具有一定制約功能。,會議紀要,在詳細會議記錄的基礎上，刪去會議的其他枝節，整理出其中最重要的部分。,注意事項當會議牽涉到政策措施的制訂、行動的確立、工作的指派等,格式辨正,語文中學,98,年度,中國文化學會會議紀錄,日期：二零零五年五月六日,時間：上午十時正,地點：地理室,主席：陳破天,記錄者：區思雅,出席者：江軍、蕭一統、黃恩鳴,列席者：白天德老師,缺席者：倫欣欣,沒有注明會次,格式辨正語文中學98年度沒有注明會次,格式辨正,1,通過上次會議紀錄,由江軍動議，蕭一統和議，一致通過上,次會議紀錄。,2,討論事項,2.1,討論參觀文物館的日期和時間,決議：定於五月三十日舉行，中午,十二時出發，下午四時回程。,2.2,報告事項：海報設計比賽事宜,主席報告海報設計比賽已完滿結束,，同學反應熱烈，設計的海報都極,具創意。,報告事項不應包括
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