金融行业业务电子文件和电子档案多元化管理的研究和探索课件

,12/8/2021,#,金融行业业务电子文件及电子档案 多元化管理的研究和探索,金融行业业务电子文件及电子档案 多元化管理的研究和探索,1,01,我国金融行业电子文件（档案）管理现状,01我国金融行业电子文件（档案）管理现状,2,我国金融行业电子文件（档案）管理现状,01,金融行业,指经营金融商品的特殊行业，一般包括银行业、证券业、保险业、信托业等。,银行业金融机构法人4607家,（截至,2019,年底，来自银保监会）,。,集团公司（控股公司）14家、再保险公司12家、财产险公司88家、人身险公司90家（截止2019年底，来自中国保险业协会）。,证券公司134家（截止2020年8月，来自中国证监会）。,信托公司68家（截止2020年6月，来自中国信托业协会）,。,金融行业是现代经济的核心。改革开放以来，我国金融业实现 了高速成长，在优化资源配置、支持经济改革、促进经济持续 发展和维护社会经济稳定方面发挥了重要作用。,我国金融行业电子文件（档案）管理现状01金融行业,3,我国金融行业电子文件（档案）管理现状,1.1,金融科技广泛运用，业务电子文件大量产生，电子文件（档案）管理压力大,随着信息技术的飞速发展和广泛应用，金融行业信息化进程不断推,进,。尤其是在人工智能、云计算,、,大数据等新兴技术的带动下，金融行业对科技发展表现出,极大的关,注。越来越多的金融机构把“金融”,与,“科技”相结合，将金融科技作为业务发展的重要突破口，纷纷从战略上不惜投入重金竭力拓展金融科技 应用场景，探索科技赋能金融之路。另外，新兴的金融分,析理论与新兴的信息处理技术的结,合,，也为金融 创新的发展提供了坚实的技术基础，推动了金融创新业务,的加快发,展。与此同时，电子文件海量产生，,为 业务电子文件（档案）管理工作提出了较大挑战。,我国金融行业电子文件（档案）管理现状1.1金融科技广泛运用，,4,我国金融行业电子文件（档案）管理现状,01,以金融科技在证券行业经纪业务的综合运用为例。证券公司通过运用移动互联网、,OCR,识别、人脸识别、流程机器人等 技术，实现了业务非现场方式办理。客户在移动终端上即可办理证券账户开户等业务，而不必像传统那样必须要到营业网点现 场办理。据不完全统计，目前非现场开户率已达,95%,。,3000000,2500000,2000000,1500000,1000000,500000,0,2015,年,2016,年,2017,年,2018,年,2019,年,资金档案数（卷）,非现场开户电子档案数（卷）,我国金融行业电子文件（档案）管理现状01以金融科技在证券行业,5,我国金融行业电子文件（档案）管理现状,01,1.2,初步建立了电子文件（档案）管理制度体系，但金融行业国家层面的标准规范相对较少,电子文件管理制度体系,党内法规及规范性文件1部,部门规章及规范性文件15部,国家标准18部,档案行业相关标准25部,金融行业,关于加强银行档案工作的意见（银监发200745号）,人身保险业务档案管理规范,（DA/T36-2007）,金融企业业务档案管理规定（国家档案局201,5,年5月5日）,证券业务档案管理规范（,DA/T79-2019,）,我国金融行业电子文件（档案）管理现状011.2初步建立了电子,6,我国金融行业电子文件（档案）管理现状,01,1.3,重管理类档案，轻业务档案，部分业务电子文件（档案）分散在业务部门管理,一直以来，不少金融企业档案部门只注重管理类档案的管理，业务档案由业务部门管理，没有实行档案的集中统一管理，档案丢失和利用档案办理假业务现象时有发生，库房安全存在隐患。,档案人员自身存在重文书的传统机关思维，不精通业务，不敢主动承担起业务档案管理的畏难情况等,公司整体档案意识不强，档案工作规划不科学不规范,业务部门的资源主体意识强烈,档案部门、人员岗位设置不合理，编制有限，专业人员不足,我国金融行业电子文件（档案）管理现状011.3重管理类档案，,7,我国金融行业电子文件（档案）管理现状,01,受限于一直以来强调的档案双套制管理的工作思路，对纸质档 案与电子档案认识上的错位，以及倾向于纸质文本的阅读习惯，,部分金融企业对电子档案单套制管理仍采取双套制的管理模式，管理成本较高。,1.4,重纸质档案，轻电子档案，部分电子文件（档案）仍双套制管理,我国金融行业电子文件（档案）管理现状01受限于一直以来强调的,8,02,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02XXXX金融业务电子文件（档案）管理实践,9,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02,XXXX,简介,XXXX,证券股份有限公司是在原,xx,证券和原,xx,证券合并的基础上发起设立的股份有限公司，是国内历史最悠久、综合实力最强的证券公司之一。,自,199,9,年组建成立以来，本公司在资本实力,、,盈利水平和主营业务等方面持续保持在行业前,列,，,并在长期发展过程中形成了较强的综合竞争力和品,牌影响力。,2008,年至,20,2,0,年，公司连续,13,年在证券,公司分类评价中被评,为,A类,A,A级,是目前证券公司,获 得的最高评级。,201,5,年6月26日，公司A股上市,201,7,年4月11日，公司,H,股上市,XXXX金融业务电子文件（档案）管理实践02XXXX简介,10,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02,“数字,XXXX,”战略,2017年，公司提出“数字,XXXX,”战略,，将金融科技视为公司战略发展支柱之首，建立”紧抓数字时代机遇，以信 息技术和金融科技为手段引领公司发展专项，以数据驱动综合金融服务升级”的总体建设思路，正式迈进数字化转型创新 之路。,在公司领导的支持下，档案管理中心紧跟公司转型发展 步伐，主动掌握业务电子文件（档案）激增情况，顺应电子 文件（档案）规范化管理需求，在集团层面立项启动企业数 字档案馆（室）建设项目，打造集团全系统档案信息资源集 中管理与共享利用平台，实现档案工作创新升级。,XXXX金融业务电子文件（档案）管理实践02“数字XXXX”,11,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02,2.1,非现场开户电子文件（档案）单套制管理,非现场开户系统是服务公司零售客户条线的重要业务系统，承担客户网上开户、见证、后续业务办理等功能，主要产 生客户本人身份证照片、客户本人公安系统证照照片、客户本人视频文件、开户协议、后续办理的业务协议等电子文件。,2018年，公司完成了电子档案管理系统与非现场开户系统的接口对接，采用加密、,XML,封装、文件头检测等多种技,术手段，确保电子文件（档案）的真实性、完整性、可用性和安全性的“四性”要求，实现了非现场开户电子文件的在线 归档和管理。,真实性,完整性,可用性,安全性,XXXX金融业务电子文件（档案）管理实践022.1 非现场开,12,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02,2.1,非现场开户电子文件（档案）单套制管理,02,03,04,电子档案 法律效力,签署的协议,开户协议、业务协议等,视频,见证视频、全程录像,证件照片,身份证照片、公安部身份证,个人头像,01,XXXX金融业务电子文件（档案）管理实践022.1 非现场开,13,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02,2.2,证券交易数据单套制管理,证券交易数据是指记录客户证券交易行为的数据，包括交易时间、交易价格、资金、证券、下单手机号、网上交易IP与MAC地址、券商编 码等。,由证券公司、证券交易所、中登公司分别在交易系统及档案系统留存,是监督、规范客户交易行为的重要依据,()*+TU,XXXX金融业务电子文件（档案）管理实践022.2 证券交易,14,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02,2.2,证券交易数据单套制管理,证券公司对交易数据实行单套制管理。,对于交易数据的法律效力，除证券公司通过严谨的业务办理 流程及必要的技术手段进行维护外，证券交易所、中登公司作为,权威可信的具有政府信用背书的第三方服务机构，且与证券公司,无直接利益关系，其对证券交易数据的留存认证，也能保障交易 数据的法律凭证效力。司法举证时，当事人存在不认可证券公司 所提供的交易数据真实性、完整性的可能，认为其不具有认证效 力。这种情况下，证券交易所、中登公司这些具有政府信用背书 的第三方机构提供的交易数据更宜被司法采信认证。,XXXX金融业务电子文件（档案）管理实践022.2 证券交易,15,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02,2.3,证券清算会计凭证电子文件单套制管理,2015,年,12,月,会计档案管理办法（财政部,国家档案局,第,79,号令）,第八条,同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：,（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；,（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；,（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子 会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；,（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；,（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；,（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。,第九条,满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电 子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。,XXXX金融业务电子文件（档案）管理实践022.3 证券清算,16,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02,2.3,证券清算会计凭证电子文件单套制管理,2019年，公司档案部门会同计划财务部、营运中心启动会计档 案电子化工作，设计开发符合会计档案管理办法的会计电子文件,归档管理系统，实现了原生性电子会计材料的电子化归档、管理与保 存（包括证券清算凭证），结束了公司会计档案“双套制”管理历史。,2020年，会计电子文件单套制管理在集团全系统全面推广。,XXXX金融业务电子文件（档案）管理实践022.3 证券清算,17,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02,2.3,证券清算会计凭证电子文件单套制管理,会计凭证,会计账簿,会计报表,169,.,8万件,45万件,5453,.,6万件,会计档案单套制管理模式的推行，达到了“提质、增效、降本”的目的。经初步估算，每年可节省打印及保管费用,300-400万元。并且，财务人员工作效率也得到了显著提升，实现了较好的管理效益。,其他单据,227,.,3万件,XXXX金融业务电子文件（档案）管理实践022.3 证券清算,18,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02,2.4,建成全国金融行业首家企业数字档案室,企业数,字,档案,室,组,织,机,制,基,础,设,施,应,用,系,统,数,字,资,源,制,度,体,系,成立领导小组与实施小组，,高位推动，分工明确，全 程管控，确保项目按时保质完成。,借助公司,A,级高标机房资源，加大服务器、存储等,硬 件设备和软件投入。,以企业数字档案,馆,（室）建设指南,数字档案,室 建设评价办法等为蓝本，严格对标。,集中统一，全门类、多载体。纸质档案,1306,万卷，数,字,化率,90%,。,OA,、,非现场开户及会计电子档案单套管理,。,新增及修订,20,个规章制度、,7,个操作规范，确保档案,收,集、存储、管理、共享、备份等环节标准化要求全覆盖。,XXXX金融业务电子文件（档案）管理实践022.4 建成全国,19,XXXX,金融业务电子文件（档案）管理实践,02,2.4,建成全国金融行业首家企业数字档案室,数字档案室引入”签名比对“技术，通过提取客户档案中的