信息处理思维

19,信 息 处 理,一、概述,二、信息收集,三、信息整理,四、信息传递,五、信息的利用和储存,六、信息的保密,一、概 述,1,、基本概念,数据：指未经加工过的，未经分析的事实。,信息：只有经过分析和处理的数据。,信息系统：采集数据并将其转换成可用的信息。,无组织的数据,被组织成为,信息,然后按相关性和意义,进行筛选使之成为,能够被利用,的信息,2,、信息系统的组成,信源、信道、信宿,信 源,信 道,信 宿,反馈,反馈,3,、秘书工作的基本要求,信息的特点：客观性、传递性、实效性、共享性、,开发性、保密性,秘书信息处理的原则：,快,准,密,适用,信 息 特 征,来源,外部,范围,宽广,综合的水平,综合,时间范围,未来,基层管理,中层管理,高层,管理,内部,狭小,详细,历史信息,二、信息的收集,信息的收集是信息收集者为满足使用者的需要，根,据一定目的通过不同的方式收集获取信息的过程。,信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基础。,1,、秘书收集信息的特点,秘书收集的信息资料带有全局性、综合性,秘书要为突发性任务做好信息资料准备,秘书收集的信息有较长时间的使用价值,2,、信息收集的方式,传统式收集,开拓式收集,(,在传统式收集的基础上，组织健全的信息网络，从中获取信息，如,Notes,、,MRPII,等,),3,、收集信息的主要方法,阅读法,调查法,交换法,三、信息的整理,信息的整理是对收集到的原始信息在数量上加以浓,缩，在品质上加以提高，在形式上给予表现，使之便于,传递、利用和贮存。,信息整理是整个信息处理工作的核心。,信息整理的方法,筛选,加工,编写,信息表述的主要方法：,文字描述法,数据一览表,图表法,发文机关文件,_,发,_,号,_,关于,_,工作的,_,收文机关,., ,四、信息的传递,把整理好的信息通过各种传播途径提供给使用者，,它是信息工作的衔接手段。,链型,Y,型,轮型,环型,全通道型,单通道传递,多通道传递,信息传递的方式,口头传递,书面传递,电讯传递,网络传递,信息传递工作要根据信息的具体情况选择不同的途,径迅速准确地进行,。,在必要情况下考虑成本。,五、信息的利用和储存,1,、信息的利用,信息工作的全部意义在于充分利用信息。,充分利用信息对秘书来说是为上司决策提供适用的信息。,2,、信息的储存,信息的储存是把已利用过的和尚未利用的、有继续,使用价值的信息存放起来以供以后使用。,信息储存不是一个孤立的环节，它始终贯穿于信息处,理工作的全过程。,对反馈回来的信息，也应根据其价值的大小选择储存。,信息储存的方法,分类； 记录； 建立检索系统,待处理,公司文件,部门内部事务,电话号码,常用表格,信息的维护,（,1,）信息的保管要确保安全可靠,（,2,）定期检查信息的完整性,（,3,）剔除已失效的信息,（,4,）重要信息双重备份,六、信息处理的保密工作,保密工作是信息处理过程的一项重要原则与任务,保密渗透在信息处理的各项活动范围内,保密的防范措施,(1),加强对保密知识的学习与了解,(2),不断提高自我保密意识,(3),自觉遵守保密制度,(4),不断提高保密工作技能,这是秘密！,