第三章_会议沟通

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,会,议,议,沟,沟,通,通,会,议,议,沟,沟,通,通,在,我,我,们,们,的,的,工,工,作,作,过,过,程,程,中,中,，,，,会,会,议,议,可,可,以,以,说,说,是,是,一,一,项,项,最,最,经,经,常,常,的,的,工,工,作,作,。,。,一,项,项,调,调,查,查,表,表,明,明,：,：,大,大,多,多,数,数,商,商,务,务,人,人,士,士,有,有,三,三,分,分,之,之,一,一,的,的,时,时,间,间,是,是,用,用,于,于,开,开,会,会,，,，,有,有,三,三,分,分,之,一,的,的,时,时,间,间,是,是,用,用,于,于,旅,旅,途,途,奔,奔,波,波,。,。,有,有,感,感,于,于,繁,繁,重,重,不,不,堪,堪,的,的,会,会,议,议,邀,邀,请,请,，,，,万,万,科,科,的,的,总,总,裁,裁,王,王,石,石,曾,曾,经,经,说,说,过,过,一,一,句,句,很,很,形,形,象,象,的,的,话,话,，,，,他,他,说,说,：,：,“,“,我,我,如,如,果,果,不,不,是,是,在,在,开,开,会,会,，,，,就,就,是,是,在,在,去,去,往,往,下,下,一,一,个,个,会,会,议,议,的,的,路,路,上,上,。,。,思,考,考,1,、,、,喜,喜,欢,欢,开,开,会,会,吗,吗,？,？,为,为,什,什,么,么,？,？,2,、,、,开,开,会,会,有,有,用,用,吗,吗,？,？,3,、,、,如,如,果,果,让,让,你,你,来,来,组,组,织,织,一,一,次,次,会,会,议,议,，,，,你,你,会,会,如,如,何,何,做,做,好,好,会,会,前,前,准,准,备,备,？,？,第,一,一,节,节,会,会,议,议,的,的,目,目,的,的,与,与,类,类,型,型,一,、,、,会,会,议,议,的,的,定,定,义,义,是,群,群,体,体,或,或,组,组,织,织,中,中,相,相,互,互,交,交,流,流,意,意,见,见,的,的,一,一,种,种,形,形,式,式,，,，,它,它,是,是,一,一,种,种,常,常,见,见,的,的,群,群,体,体,活,活,动,动,。,。,根据不,同,同的目,的,的和要,求,求，既,可,可以将,会,会议看,作,作是一,个,个集思,广,广益的,过,过程，,也,也可以,当,当作是,一,一种信,息,息传递,方,方式。,通,通过会,议,议，可,以,以将许,多,多人聚,集,集在一,起,起，就,某,某些问,题,题与员,工,工互相,交,交换思,想,想并提,出,出相应,的,的对策,。,。会议,也,也是向,上,上沟通,意,意见的,途,途径之,一,一，管,理,理者可,以,以借开,会,会的机,会,会听取,下,下属或,员,员工的,意,意见和,建,建议。,二、会,议,议的目,的,的,(一),交,交流信,息,息,(二),给,给予指,导,导,(三),解,解决问,题,题,(四),作,作出决,策,策,一个有,效,效的会,议,议，应,该,该能使,与,与会者,心,心情舒,畅,畅并积,极,极参与,，,，使大,家,家通过,有,有效的,方,方式得,以,以沟通,，,，从而,获,获得有,用,用的信,息,息或达,成,成一致,的,的合作,协,协议。,三、会,议,议的类,型,型,(一),谈,谈判,(二),通,通知,(三),解,解决问,题,题,(四),决,决策,(五),交,交流,第二节,会,会议的,组,组织,一、会,前,前准备,(一),明,明确会,议,议的必,要,要性,任何会,议,议在安,排,排的时,候,候,首,先,先要自,问,问一个,十,十分简,单,单的问,题,题,就,是,是“开这,次,次会议,真,真的有,必,必要吗?”,事实上,，,，有些,没,没有获,得,得实质,性,性结果,的,的会议,存,存在的,问,问题并,不,不在于,组,组织得,不,不好，,或,或者持,续,续时间,过,过长，,而,而在于,它,它们从,一,一开始,就,就压根,不,不该举,行,行。,(二),确,确定会,议,议的议,题,题,会议议,题,题，简,单,单地说就是会,议,议所要,讨,讨论的,问,问题和,决,决策的,对,对象。任何会,议,议应该,有,有其明,确,确的议,题,题，一,般,般由主,管,管领导,提,提出，,由,由领导,集,集体讨,论,论决定,。,。,主要有,两,两类：,一是讨,论,论工作,中,中出现,的,的问题,。,。,二是分,析,析未来,工,工作中,可,可能会,发,发生的,问,问题。,安排会,议,议议题,应,应该注,意,意以下,几,几点：,1、议,题,题必须,紧,紧扣会,议,议目标,2、议,题,题数量,要,要适中,3、各,议,议题之,间,间最好,存,存在有,机,机的联,系,系，且,按,按逻辑,顺,顺序排,列,列,4、应,清,清楚地,指,指出各,议,议题所,需,需要讨,论,论的时,间,间,(三),拟,拟定会,议,议议程,议程来,源,源于拉,丁,丁语，,其,其字面,意,意思是“那些,必,必须要,做,做的事,务,务”。拟定会,议,议议程,就,就是按,会,会上要,讨,讨论的,问,问题,的,的重要,性,性和类,别,别依次,排,排序，,并,并限定,各,各项内,容,容商议,的,的时间,。,。,一般来,说,说，主,要,要的排,前,前面，,次,次要的,排,排后面,；,；迫切,性,性强，,需,需要立,即,即做结,论,论的，,应,应往前,排,排，时,间,间余地,大,大的，,往,往后排,；,；需要,与,与会者,高,高度集,中,中讨论,的,的问题,往,往前排,，,，大家,有,有极大,兴,兴趣、,往,往后排,。,。,会议议,程,程应包,括,括会议,时,时间、,地,地点、,议,议题及,参,参加对,象,象。,资料：,典,典型会,议,议议程,实,实例,M计算,机,机公司,一号项,目,目检查,会,会议,日期：2006年10月16日，,星,星期一,时间；,下,下午2,：,：20-3：45,地点：B大厦,第,第二会,议,议室,会议目,的,的：研,究,究一号,项,项目进,展,展情况,议程：,1、公,司,司第四,季,季度销,售,售情况,2、杜,民,民做关,于,于CPU进展,报,报告,3、陈,汉,汉做关,于,于CASE设,计,计进展,报,报告,4、李,强,强做关,于,于软件,进,进展报,告,告,附件：,1、软,件,件进展,报,报告，,第,第7号,2、CASE,设,设计进,展,展报告,，,，第2,号,号,3、关,于,于软件,问,问题的,短,短文,(四),准,准备会,议,议资料,为了帮,助,助理解,和,和日后,的,的参考,，,，会议,要,要事先,准,准备一,些,些相关,的,的资料,。,。,准备资,料,料时应,根,根据其,用,用途，,做,做到内,容,容准确,、,、简朴,、,、易懂,。,。对需,要,要一定,时,时间理,解,解的资,料,料，尽,可,可能在,会,会前发,，,，以保,证,证与会,人,人员有,充,充分的,时,时间来,研,研究。,分,分发的,资,资料中,，,，还要,规,规定用,后,后的处,理,理办法,，,，特别,是,是一些,保,保密资,料,料，应,特,特别规,定,定。,(五),确,确定与,会,会人员,确定与,会,会人员,，,，实质,上,上也就,是,是要确,定,定与会,人,人员的,结,结构和,规,规模。,在,在人员,结,结构上,，,，哪些,人,人应参,加,加会议,，,，取决,于,于会议,的,的性质,和,和目的,。,。包括,以,以下几,类,类人：,1、对,会,会议主,题,题有深,入,入研究,或,或对情,况,况较熟,悉,悉的人,2、对,会,会议目,标,标及成,果,果起关,键,键性作,用,用的人,3、有,权,权作出,决,决策的,人,人,在确定,与,与会人,员,员规模,上,上，要,本,本着精,简,简高效,的,的原则,，,，一般,企,企业控,制,制在10人以,内,内。事,实,实上，,与,与会者,越,越多，,能,能够充,分,分利用,个,个人才,智,智的可,能,能性就,越,越少，,主,主持人,也,也就越,难,难有效,的,的控制,会,会议的,进,进程。,确定与,会,会者,规模,会议目,的,的,参考与,会,会人数,决策制,定,定和关,键,键问题,解,解决,问题识,别,别或头,脑,脑风暴,研讨会,和,和培训,班,班,信息研,讨,讨会,正式报,告,告会,5,10,30,不限,15,（六）,安,安排会,议,议时间,时间安,排,排是成,功,功会议,的,的关键,所,所在。,安,安排会,议,议时间,包,包括，,何,何时开,会,会，开,多,多长时,间,间，何,时,时结束,，,，以及,如,如何按,时,时开始,。,。,时间安,排,排不当,，,，会使,会,会议在,很,很多方,面,面出错,，,，比如,：,：会议,太,太短，,一,一半议,题,题要留,在,在以后,讨,讨论；,会,会议太,长,长，人,们,们在多,出,出来的,时,时间里,无,无所事,事,事；时,间,间分配,不,不平衡,，,，在某,些,些议题,上,上花太,长,长时间,，,，却匆,匆,匆跳过,其,其他一,些,些议题,，,，等等,。,。,会议的,时,时间安,排,排必须,按,按照实,际,际情况,来,来计划,、,、组织,，,，以便,会,会议顺,利,利进行,。,。,1、何,时,时开会,最合适,的,的开会,时,时间是,所,所有必,要,要出席,的,的与会,者,者都能,出,出席的,时,时间。,2、开,多,多长时,间,间,会议的,起,起止时,间,间要根,据,据会议,的,的性质,加,加以规,定,定，不,宜,宜一概,而,而论。,根据大,脑,脑生理,学,学的理,论,论，要,召,召开一,个,个有效,率,率的会,议,议的最,佳,佳时限,，,，包括,中,中间休,息,息，是,三,三个小,时,时，不,休,休息两,个,个小时,。,。国外,有,有些公,司,司甚至,规,规定，,最,最长不,能,能超过1小时,，,，如果,期,期间解,决,决不了,，,，只能,认,认为议,题,题太大,，,，必须,开,开小组,会,会重新,研,研究。,3、何,时,时结束,就像有,开,开始时,间,间一样,，,，会议,也,也应该,有,有结束,时,时间。,但,但很多,会,会议都,没,没有具,体,体的结,束,束时间,，,，凭着,主,主持人,的,的主观,意,意愿，,或,或任由,会,会议自,然,然进行,，,，漫无,边,边际地,开,开下去,。,。,（1）,表,表现出,对,对人们,的,的礼貌,；,；,（2）,保,保证会,议,议按计,划,划进行,；,；,（3）,表,表现出,更,更多的,专,专业精,神,神。,4、如,何,何按时,开,开始,（1）,在,在会议,通,通知书,上,上注明,“,“请务必,准,准时出,席,席”的字,样,样；,（2）,会,会议召,集,集人要,以,以身作,则,则，让,“,“准时,”,”成为,企,企业文,化,化的一,部,部分；,（3）,在,在会议,记,记录上,写,写下迟,到,到者的,名,名字，,甚,甚至予,以,以公布,，,，规定,迟,迟到者,将,将受到,惩,惩罚。,（七）,选,选择会,议,议场所,在什么,地,地方开,会,会？如,何,何布置,会,会场？,是,是开好,会,会议的,重,重要选,择,择。,1、会,场,场的选,定,定,2、会,场,场的布,置,置,举行会,议,议，必,须,须根据,会,会议的,目,目标、,人,人数、,会,会场大,小,小等情,况,况进行,合,合理恰,当,当的布,置,置，具,体,体包括,两,两部分,：,：,一是座,位,位布置,二是与,会,会者座,序,序的安,排,排,会议座,位,位的布,置,置应适,合,合会议,的,的整个,风,风格和,气,气氛，,主,主要有,以,以下几,种,种方式,：,：,1、剧,场,场式,2、教,室,室式,3、圆,形,形会场,4、正,方,方形或,长,长方形,会,会场,5、“U”型,会,会场,（八,）,）补充,最,最新信,息,息,在正式,开,开会之,际,际，查,看,看一下,是,是否有,新,新的信,息,息，如,果,果有，,应,应在会,上,上向大,家,家简要,通,通报一,下,