行政部工作规划详解

*,1,深圳市,XXXX,有限公司,编制：,日 期：,March,24,2012,XXX,人力行政中心行政工作现状,及工作规划,2,目 录,一、行政部现状分析,二、行政部组织架构图,三、行政部职能组织架构图,四、行政部人员职责分工,五、工作规划思路,六、,2012,年工作规划,七、,2012,年第二季度工作计划,深圳市,XXXX,有限公司,3,行政部现状分析,一、行政部现状分析,1,、人员配置少，工作任务重。现只配置,3,人，经理,1,人，主任,1,人，前台文员,1,人，总经办行政秘书兼任一部分行政工作；,2,、团队凝聚力较强，责任心较强，但执行力较差。各部门提出需行政部门解决的事情响应不及时，各部门对人力行政中心的认可度较低。需通过实际工作重塑人力行政中心形象；,3,、职责分工明确，但工作效率有待进一步提高，工作缺乏计划性和规划性，没有分清工作的轻重缓急；,4,、行政后勤工作项目多，繁琐，重复性强，需重新理顺行政后勤事项；,5,、制度不健全，流程不明确，需重新修或优化订相关工作制度及流程，存在凭经验或以前习惯做事等情况。,4,行政部组织架构,行政经理,前台文员,行政秘书（兼）,行政主任,二、行政部组织架构,5,行政部职能架构,行政管理,文印、资质、档案管理,工作规划、计划,三、行政部职能架构图,法律事务管理,总务安保管理,企业文化建设,制度流程管理,会务外联管理,秘书服务,会议管理,活动管理,公共关系,企业资质、证书管理,图书管理,制度建设,流程优化,BI,行为识别,VI,视觉识别,发文公告,资产管理,物业、宿舍管理,IT,、信息管理,车辆管理,安保管理,职场环境、安全与秩序,办公、庶务用品管理,报刊、信函、快件收发,档案、资料管理,劳资、劳务合同纠纷,供应合同纠纷,MI,理念识别,印鉴管理,6,（一）行政经理：,岗位职责,：,1,、行政部工作统筹、规划与管理；,2,、各种制度与流程的制定与优化、推行、监督落实；,3,、制订季,/,月,/,周的工作规划与计划，并组织实施；,4,、部门行政管理、办公费用的预算、管控；,5,、本部门人员的工作安排与绩效考评；,6,、月、周行政例会安排，召集；,7,、企业文化建设、宣传、及部门活动；,8,、公司与下属公司或各部门间的协调、配合工作；,9,、公司相关的各种行政外联协调工作；,10,、部门通知，文件、报告等公文的拟写；,11,、职场安全，环境管理工作；,12,、处理各种突发事件；,四、行政部人员职责分工,行政部人员职责分工,7,（,二）行政主任：,岗位职责,：,1,、负责总务后勤工作的实施、管理；,2,、,IT,、办公设备、网络、网站的维修、维护；,3,、协助策划、组织各类会议、活动；,4,、督导固定资产及低值易耗品申购、调配、转移、报废、盘点；,5,、办公及相关劳保用品的申购及费用管控；,6,、各类证照、资质、奖项的申报、办理与年检；,7,、办公室的装修、安全、物业等方面管理；,8,、维护职场环境、秩序；,9,、员工宿舍的管理，定期或不定期检查宿舍使用情况，及相关租金、水、电费用的缴纳。,行政部人员职责分工,8,（三）行政秘书,岗位职责：,1,、公司各类公文、总结与计划的拟文、发文；,2,、负责总经办各类公文、文稿的撰写与归档管理；,3,、公司相关会务的组织、会议纪要的编写及对决议事项的催办、查办、督办落实；,4,、协助策划、组织各类活动；,5,、总经办的各类日常事务工作；,6,、公司领导交办的其他事宜。,行政部人员职责分工,9,（四）前台文员：,岗位职责：,1,、日常来访接待，接听、转接电话，传达各类信息；,2,、各部门办公文具的统计、申购、分发与管理及相关费用的统计报销；,3,、各类文件、信件、快件、报刊的收发、传达与管理；,4,、协助人力资源部做好各类人事考勤及,“,工作差错汇总,”,工作；,5,、每月各部门的通讯费用统计；,6,、及时供应公司饮水，做好饮水统计及相关费用报销工作；,7,、做好办公室、仓库、宿舍等物业管理费及水电费等相关费用的统计工作；,8,、根据,名片制作申请单,，联系名片制作事宜及费用报销；,9,、商贸公司与食品公司的的相关表单和,SAP,的打印；,10,、根据安排，做好每月相关费用票据粘贴工作；,11,、定期更新公司通讯录；,12,、监督做好办公室绿化、环境、安全工作。,行政部人员职责分工,10,工作规划思路,短期战略规划,一至二年内制订、优化行政管理制度、流程，建立较健全的行政体系，梳理、固化行政工作。,中长期规划,三到五年完成战略业务合作伙伴的转型，实现行政资源、法务资源、总务资源三大领域初建成型，提供与公司业务战略匹配的行政管理战略。,11,工作规划思路,根据公司当前的战略目标及走集团化管理模式，结合我司行政工作现状，转变行政工作角色及提高行政执行力当前最大工作。根据行政职能架构图，短期工作规划,应着重从健全制度及流程管理、组织体系规划、企业文化建设规划、行政后勤基础、法务风险控制五大方面规划，有序推进，逐步完善行政管理体系。,A,、健全行政管理制度、优化工作流程,1,、,固定资产管理制度,2,、,办公、庶务用品管理制度,3,、,车辆管理制度,4,、,印鉴使用管理制度,5,、,IT,管理规范,6,、,员工日常工作管理制度,7,、,前台管理制度,8,、,低值耐用品管理制度,9,、,接待管理制度,10,、,会议管理制度,11,、,档案管理制度,12,、,员工宿舍管理制度,13,、,差旅管制度,B,、构建部门组织体系,1,、理清行政部的职能及职责,2,、搭建本部门的组织架构,3,、明确岗位分工,4,、建立完善的管理业务流程,12,工作规划思路,C,、企业文化建设,1,、制定,VI,视觉识别系统，提升公司整体形象,2,、制定,MI,理念识别系统，确立公司目标、宗旨，提炼公司核心价值理念,3,、创建,BI,行为识别体系。规范员工工作行为，开展各种形式的公司员工活动。,D,、加强行政后勤基础管理，完善相关工作流程,1,、营造安静、洁净、安全的职场办公环境,2,、提高公司日常规章规制的执行力，强化员工纪律观念，基础管理工作规范化、固化。（今年工作重点）,3,、严格控制行政成本、做好节能措施,4,、加强公司物业、员工宿舍管理,5,、做好办公场所、仓库的安全保卫工作，制度相关应急方案,6,、规范物资、资产管理，提高其利用率,7,、规范档案、资料管理,8,、加强会务管理,13,工作规划思路,E,、建立法务风险控制体系,1,、制订,合同评审制度,，最大限度地减少法律风险,2,、建立法律顾问制度，及时解决各类法律纠纷,14,2012,年工作规划,2012,年的第一季度即将结束，公司蓝图已描绘，如何将蓝图变成现实，这是摆在我们面前最大的任务，我们在继续做好本职工作的同时，应根据公司的战略目标，遵从集团化管理制思路，行政部将在解决实际问题中，逐步建立起健全、规范的行政体系。现从如下几个方面进行规划：,15,2012,年总体工作规划,工作规划,具体工作内容,计划开展时间,组织架构,1,、梳理行政工作及细化,第二季度,2,、确定组织架构及优化,3,、明确职能分工及调整,制度、流程建设,1,、修订,固定资产管理制度,、,办公用品管理制度,、,宿舍管理制度,、,前台管理制度,、,IT,管理制度,员工日常工作管理制度,、,会议管理制度,及相关工作流程,第二、三、四季度,2,、搭建办公室,“,5S,”,体系（整理、整顿、清扫、清洁、素养）,第二、三季度,企业文化,1,、完成公司网站设计,第三季度,2,、完成公司,VI,视觉识别的初步设计，制作各部标识牌,第二、三季度,3,、协助鼎泰丰、食品公司、鼎佳商贸做好企业文化建设（文化墙、宣传标识等）,第二、三、四季度,4,、公司员工活动（体检、户外拓展、年会等）,第二、三、四季度,行政后勤管理,1,、营造健康、安全职场办公环境（清洁、绿化、安全）,第二季度,2,、解决配送部宿舍管理问题,第二季度,3,、加强资产管理工作，进行固定资产盘点,第二、三季度,4,、加强公司办公室、仓库、宿舍的安全管理工作,第二、三、四季度,16,第二季度行政工作计划,（,一）办公室办公区域重新调整，解决财务室空气流通问题。（根据新世界互动媒体的退租时间，尽快实施）,1,、根据新世界互动媒体退租的面积（需确定退租时间及面积），对办公室进行规划、装修，根据部门情况重新安排各部门办公区域，总监有独立的办公室或办公卡位；,2,、对办公室送风排风系统进行改造，解决财务室空气流通问题；,3,、改造已老化或已损毁的供电线路及照明；,4,、可考虑食品公司办公区相对独立，与鼎汇商贸分开办公。,根据,2012,年的工作规划，结合当前公司实际情况，第二季度的主要工作内容,有如下几方面：,17,第二季度行政工作计划,（二）对办公室进行清洁作业，提升公司绿化品位，更换植物品种，改善办公环境。,1,、找专业清洁公司进行清洁，含办公室的天花，地板、墙壁、地毯、办公桌、椅、沙发、各种办公设备等；,2,、在夏季来临前，对公司所有空调进行清洁,(5,月上旬）；,3,、绿化需根据时节的变化更换，价钱，品种可与绿化公司协商。,。,18,第二季度行政工作计划,（,三）设计公司,VI,系统，制作各中心、部门标识牌。,快消品在,VI,的设计方面最起码应该具备快消品的特质，有,“,快,”,的气质和属性，有影响购买的冲动，有时尚、快乐、动感、娱乐、积极、健康、活力的因素）,19,第二季度行政工作计划,（四）制定,固定资产管理制度,、,办公用品管理办法,宿舍管理规定,等制度及相关流程图，并以总部作为试点推行。,1,、对配送部宿舍住宿情况进行调查，与配送部商讨，完善,宿舍管理规定,并推行（,4,月完成）,2,、完善,固定资产管理制度,及,办公用品管理办法,，对各类办公物资、固定资产进行盘点（,5,6,月）。,20,第二季度行政工作计划,（五）员工活动,1,、,2012,年度组织全体员工进行体检；（,4,月,25,日）,2,、组织公司运动会（,4,月下旬）,3,、组织,2012,年度优秀员工省外旅游活动（,5,月中后旬）,4,、公司员工户外拓展或旅游活动,(6,月,15,日前）。,21,第二季度行政工作计划,（六）推行,“,5S,”,管理,.,在办公室和仓库开展,“,5S,”,管理（,5,月,30,日前进行宣传,）,。,1,、整理（,SEIRI,）,将工作场所的任何物品区分为有必要与没有必要的，除了有必要的留下来以外，其它的都清除掉。,2,、整顿（,SEITON,）,把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐，加以标示。,3,、清扫（,SEISO,）,将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽；检查污染源。,4,、清洁（,SEIKETSU,）,标准化和维持上面,3S,的成果。,5,、素养（,SHITSUKE,）,每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事。培养主动积极的精神。,22,第二季度行政工作计划,（七）加强与各中心、部门及各子公司间的联系，建立畅通的沟通渠道，为其提供强有力的后勤支持工作,（到各子公司调研人力行政状况）。,23,第二季度行政工作计划,（七）加强考勤工作管理，不定期抽查各中心、部门及各子公司的考勤情况，并采取相关措施。,