某公司档案管理的基本要求

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,http:/,资料下载大全,http:/,资料下载大全,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*钢铁股份有限公司档案馆 2008.12.26,建设项目档案归档要求,1,项目档案归档总要求,1,2,3,4,完整性,准确性,及时性,系统性,归档总要求,能记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程，各种原件齐全。,能真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备。,分类科学，组卷合理、规范，便于利用。,按规定时间完成相关文件的编制、收集、整理、审复核、移交归档。,检测报告 复检报告,字迹,表单,实验报告,原件,黑色碳素墨水,2,文字材料的编制要求,文字应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，左边应留有装订线。,文件用黑色碳素墨水或蓝黑墨水书写，不用易褪色的书写材料（红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制,文字材料原则上应是原件，特殊情况下如果是复印件，应该复印清晰，并加盖“原件存放章”；“原件存放章”中至少应有原件存放处及复印人签名,技术核定单、技术交底纪要、业务联系单等应标注编号、日期,复检报告、检测报告等文件应注明项目名称及部位,试验报告不允许涂改；一般除试验部门签字盖章外，还需加盖试验室资质章,原件表格是铅印，内容用碳素墨水书写；或表格、内容用计算机打印,对施工单位自行采购的材料，若材料采购量太少，供货商难以提供材质证明书（合格证）原件的，须在复印件上加盖供货单位公章（红章）,签字盖章,验线报告、施工方案、地基验槽、隐蔽验收、试验报告、桩基偏差竣工图、桩竣工测量记录、事故分析报告。,凡易褪色的纸张，如复写纸、传真纸（热敏纸）等形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件,3,竣工图的编制要求,竣工图的编制要求,竣工图以设计终版图为基础进行编制,施工单位在编制竣工图前应对设计终版图进行认真核对，若发现设计终版图与实际施工情况不一致，应及时与设计管理处联系，设计管理处负责协调、督促设计单位修改并补发设计终版图,竣工图必须采用新蓝图，图样应清晰，无任何破损；竣工图的修改、注记应符合制图规范，做到图形清楚、字迹工整；修改、注记要用黑色碳素墨水,图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条,技术核定单、技术交底纪要、业务联系单等，修改时在涉及的每一条款中注明被修改图纸的图号,未在设计终版图上反映的变更，由施工单位修改到位（即所有变更依据上的内容均应修改在相关的图纸上）；另外在修改依据中的每一条、款上应注明被修改图纸的图号,钢结构的二次设计图必须编制竣工图，并提交电子版;电子版必须符合梅钢公司技术资料电子文件交付要求,设备制造图的处理：凡制造、安装过程中对设备本身进行过改动的，改动单位必须将改动情况如实反映在有关的设备图,竣工图的编制要求,桩位偏差图须标明桩号、位移或偏差、实测标高，同时在该图中注明图例；有断桩、截桩和补桩的情况等都要体现；桩位偏差图须有设计单位、打桩单位、施工单位、监理单位及建设单位同时签字、盖章确认。相应的结构竣工图只要标出断桩、截桩、补桩及相应的桩号情况，盖上“竣工图章”即可,若一套图纸由几家施工单位施工，只需编制一套竣工图。若一张图纸有两个（含两个）以上施工单位参与施工，则应由各施工单位在同一张图纸上分别加盖“竣工图章”,4,竣工图的修改方法,叉改、杠改法：少量文字和数字的修改。,圈改法：较多图形的修改。,无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。,有关施工技术要求或材料明细表等文字更改的，应在更改处进行杠改；当更改内容较多时，可采用注记说明；新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。,叉改和杠改,圈改,5,竣工图章的加盖,所有竣工图纸应由施工单位逐张加盖并签署“竣工图章”，使用不褪色红色印泥，盖在标题栏的上方或周围不压盖图形文字的地方；,技术负责人、监理人必须在审核后由本人签字，不得代签；,无监理的项目，监理栏可为空。,合用图纸竣工章的加盖：设备制造图、施工图,注意：竣工图章应该盖在图纸标题栏上方空白的地方，不得覆盖线条、文字,竣 工 图,施工单位,编制人,技术负责人,监理单位,总 监,审核人,编制日期,现场监理,20,20,20,20,80,15,7,7,7,7,7,50,单位：,mm,声像材料的编制要求,1,2,3,4,反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的情况。,工程照片按单位工程进行编制,分别建立文件夹;每一张照片必须有相应的文字说明,文字说明应包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等内容,重点建设工程项目或总投资在人民币一亿元（含一亿元）以上的项目，除编制工程照片档案外，还应编制专业级专题录像档案,6,声像材料的编制要求,工程录像片按项目、承包单位进行编制,一般为15分钟左右，要求图像清晰，解说词准确；规格为专业带；录像盒上应标有简要说明，包括工程名称、录制人、审核人等内容,7,整理与组卷要求,施工文件的组卷,竣工图的组卷,设备文件的组卷,监理文件的组卷,总原则:组卷应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用,原则：按项目、单位工程分专业组卷；桩基工程必须单独组卷。,卷内一般按开工报告、施工方案、技术交底、原材料及建筑材料试验报告、施工定位测量、隐蔽验收、试验调试记录、质量评定、竣工报告、实物交接验收单、交工验收证书等排列。,组卷时，附件必须随主件一起组卷，不得分离。,如施工组织设计（方案）报审表为主件，施工组织设计（方案）为它的附件；组卷时，施工组织设计（方案）报审表在前，施工组织设计（方案）在后。,施工文件的组卷,建筑等施工文件,1.1,1.1,建筑等施工文件,长期,1.1.1,开工报告及报批文件,长期,1.1.2,施工组织设计、方案及报批文件等 施工技术、安全措施文件,长期,1.1.3,工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要,长期,1.1.4,原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单及报审文件,长期,1.1.5,建筑材料试验报告、焊接试验报告、无损探伤报告等,长期,1.1.6,设计变更通知、工程联系单、技术核定单、材料代用审批单等,永久,1.1.7,施工定位测量、复核、竣工记录、地质勘探,永久,1.1.8,土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图 桩基工程记录,永久,1.1.9,地基验槽记录、隐蔽工程验收记录及报审表,永久,1.1.10,各类工程记录及测试、沉陷、位移、变形监测记录,永久,1.1.11,工程质量事故报告及处理记录,永久,1.1.12,工程质量检查、评定及报审文件,永久,1.1.13,竣工报告、实物交接验收单、交工验收证书,永久,1.1.14,声像材料及其他上述未列入的重要的施工文件,长期,设备及管线安装施工文件,1.2,1.2.1,开工报告及报批文件,长期,1.2.2,施工组织设计、方案及报审文件等,长期,1.2.3,工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要,长期,1.2.4,原材料、构件、设备等出厂证明、质量鉴定、复验单及报审文件,长期,1.2.5,建筑材料试验报告,长期,1.2.6,设计变更通知、工程联系单、技术核定单，材料、零部件、设备代用审批单等,永久,1.2.7,定位、标高等测量记录、基础复查及交接记录,长期,1.2.8,焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录,永久,1.2.9,隐蔽工程检查验收记录及报审表,永久,1.2.10,强度、密闭性试验报告,长期,1.2.11,设备、网络调试记录 及合格证,长期,1.2.12,系统调试、试验记录,长期,1.2.13,管线清洗、试压、通水、通气等记录,短期,1.2.14,管线标高、位置、坡度等测量记录,长期,1.2.15,工程质量事故报告及处理记录,永久,1.2.16,施工安装记录、安装质量检查、评定及报审表,永久,1.2.17,竣工报告、实物交接验收单、交工验收证书,永久,1.2.18,声像材料及其他上述未列入的重要的施工文件,长期,电气、仪表安装施工文件,1.3,1.3.1,开工报告及报审文件,长期,1.3.2,施工组织设计、方案及报审文件等,长期,1.3.3,工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要,长期,1.3.4,原材料、构件、设备等出厂合格证、质量鉴定、复验单及报审文件等,长期,1.3.5,建筑材料试验报告,长期,1.3.6,设计变更通知、工程联系单、技术核定单，材料、零部件、设备代用审批单等,永久,1.3.7,隐蔽工程验收记录及报审表,永久,1.3.8,系统调试、整定记录及合格证,长期,1.3.9,绝缘、接地电阻等性能测试、核校记录,长期,1.3.10,操作、联动试验,长期,1.3.11,电气装置交接记录,长期,1.3.12,工程质量事故报告及处理记录,永久,1.3.13,施工安装记录、工程质量检查、评定及报审表,长期,1.3.14,竣工报告、实物交接验收单、交工验收证书,永久,1.3.15,声像材料及其他上述未列入的重要的施工文件,长期,三电软件项目施工文件,1.4,1.4.1,基本设计,长期,1.4.2,详细设计,长期,1.4.3,软件设计单位形成的软件功能需求书,长期,1.4.4,计算机程序（电子版）、源程序（电子版）,长期,1.4.5,操作说明书、维护说明书,长期,1.4.6,调试记录（签字版）,长期,1.4.7,上线切换方案,长期,1.4.8,软件项目功能验收考核材料,长期,1.4.9,软件项目功能评估、验收意见表,长期,1.4.10,其他资料,长期,竣工图按设计图号组卷；卷内按图纸目录顺序排列。,若没有图纸目录，卷内图纸一般按图号由小到大的顺序排列；如果是设备图，则按总装图、部件图、零件图顺序排列。,同一图号多版次的图纸，只需保留最终有效图纸。,竣工图,2,2.1,工厂设计图,永久,2.2,国内外设备安装图,永久,2.3,钢结构制作图,永久,竣工图的组卷,随机文件：按项目、合同或单体设备组卷；若资料少，可以按项目的机组、专业组卷；卷内一般按装箱单、开箱检验记录、合格证及检验报告、说明书、随机图纸等顺序排列；成套的开箱图纸，一套图纸单独组成一卷；若一个合同涉及多个设备，则按设备排列或组卷。,总承包项目：生产技术准备、试生产文件中的设备调试记录等按合同或合同中的设备、机组、生产线分专业组卷。,设备文件的组卷,国内设备文件,4,4.1,国内设备文件,4.1.1,设备、材料采购、招投标文件、合同,长期,4.1.2,设备装箱单、合格证、检验记录、说明书、装箱图纸等随机文件,长期,4.1.3,设备制造竣工图（含电子文件）,永久,4.1.4,设备验收记录及索赔文件,长期,4.1.5,起重设备、锅炉、压力管道、压力容器等特种设备验证资料,长期,4.2,涉外设备文件,4.2.1,询价、报价、招投标文件,长期,4.2.2,合同及其附件,永久,4.2.3,谈判协议、议定书,永久,4.2.4,谈判记录、确认书、纪要、备忘录、谈判过程中外商提交的材料、出国考察及收集来的有关材料,长期,4.2.5,国外各设计阶段文件及设计联络文件，有关技术问题来往函电，各设计阶段审查议定书,长期,4.2.6,外商提供的设备设计文件（含电子文件）,长期,4.2.7,总代表会议记录，在现场议定的备忘录、委托书、确认书等，现场问题联络单，安装、试运转完毕证明书、考核验收证书,长期,4.2.8,国外设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件等,长期,4.2.9,设备装箱单、合格证、检验记录、说明书、装箱图纸等随机文件,长期,监理文件以一个项目为单位，按监理程序组卷。卷内一般按监理合同；监理规划、监理排大纲、监理细则；监理纪要；监理年、季、月报；监理日记；监理通知；监理质量、进度、资金文件；监理评估报告；监理总结等列。,进度、资金按项目、承包单位、时间组卷，该部分资料由施工单位组卷归档。,监理表格文件一律向梅钢归档2份原件。,归档