输入与编辑数据

Excel,的商务和办公应用,第,03,章 输入与编辑数据,在使用,Excel 2003,创建表格时，不仅要掌握它的基本操作，而且还要掌握输入与编辑数据的方法。本章将详细介绍在,Excel 2003,中输入数据的方法，同时还介绍使用,Excel 2003,自带的功能来提高输入效率的方法，帮助用户快速、准确地输入表格数据。,教学重点与难点,输入不同格式的数据,更改与删除数据,移动与复制数据,自动填充有规律的数据,查找与替换数据,检查拼写错误,3.1,输入数据,在工作表的单元格中输入数据是创建电子表格的开始。输入方法为：首先选定单元格，然后再直接或通过编辑栏向其中输入数据。在,Excel 2003,中，在单元格中可以输入的数据包括文本、数值与日期等。,3.1.1,输入文本,在,Excel 2003,中的文本通常是指字符或者任何数字和字符的组合。输入到单元格内的任何字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或者逻辑值，则,Excel 2003,一律将其视为文本。在,Excel 2003,中输入文本时，系统默认的对齐方式是单元格内靠左对齐。,3.1.2,输入数值,在,Excel,工作表中，数值型数据是最常见、最重要的数据类型。而且，,Excel 2003,强大的数据处理功能、数据库功能以及在企业财务、数学运算等方面的应用几乎都离不开数值型数据。在单元格中输入数值的方法与输入文本数据相同。,3.1.3,输入日期时间,在,Excel 2003,中，当在单元格中输入系统可识别的时间和日期数据时，单元格的格式就会自动转换为相应的“时间”或者“日期”格式，而不需要去设定该单元格为“时间”格式或者“日期”格式。输入的日期在单元格内采取右对齐的方式。如果不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视为文本，并在单元格中左对齐。,3.1.4,输入特殊符号,除了可以在工作表的单元格中插入数字、文本、日期等内容以外，还可以在单元格中插入特殊符号。实际上，特殊符号也是文本的一种，不同的是，它们中的大部分都不能直接使用键盘输入。,3.1.4,检查数据的有效性,在,Excel 2003,中，可以使用一种称为“数据有效性”的特性来控制单元格可接受数据的类型。使用这种特性就可以有效地减少和避免输入数据的错误。比如可以在某个时间单元格中设置“有效条件”为“时间”，那么该单元格只接受时间格式的输入，如果输入其他字符，则会显示错误信息。,3.2,删除和更改单元格数据,如果在单元格中输入数据时发生了错误，或者要改变单元格中的数据时，则需要对数据进行编辑，用户可以方便地删除单元格中的内容，用全新的数据替换原数据，或者对数据进行一些小的变动。,要删除单元格中的内容，可以先选中该单元格然后按,Del,键即可，要删除多个 单元格的内容，使用下面的方法选取这些单元格，然后按,Del,键。,在工作中，用户可能需要更改或替换以前在单元格中输入的数据，当单击单元格使其处于活动状态时，单元格中的数据会被自动选取，一旦开始输入，单元格中原来的内容就会被新输入的内容所取代,。,3.3,移动和复制单元格数据,在,Excel,中，不但可以复制整个单元格而且还可以复制单元格中的指定内容。例如，可以复制公式的计算结果而不复制公式，或者只复制公式。也可通过单击粘贴区域右下角的“粘贴选项”来变换单元格中要粘贴的部分。,3.4,自动填充,在制作表格时，尝尝要输入一些相同或有规律的数据。若手动依次输入这些数据，会占用很多时间。,Excel 2003,的数据自动填充功能便是专门针对这类数据，可以大大提高输入效率。,3.4.1,通过对话框填充数据,过“序列”对话框，只需在表格中输入一个数据便可以达到快速输入有规律数据的目的。在对话框中还可以设置自动填充数据的类型、步长以及终止值等填充相关属性。,3.4.2,通过对话框填充数据,在表格中选定一个单元格或单元格区域后，在右下脚会出现一个控制柄，当光标移动至其上时会变为 形状，拖动这个控制柄即可实现数据的快速填充。使用控制柄不仅可以填充相同数据，还可以填充有规律的数据。,3.5,查找和替换,如果需要在工作表中查找一些特定的字符串，那么查看每个单元格就太麻烦了，特别是在一份较大的工作表或工作簿中。,Excel 2003,提供的查找和替换功能可以方便地查找和替换需要的内容。,3.5.2,替换数据,在,Excel 2003,中，通过“查找和替换”对话框，不仅可以查找表格中的数据，还可以将查找的数据替换为新的数据，这样可以很大得提高工作效率。,3.6,拼写和错误检查,通过,Excel,中的“拼写检查”和“错误检查”命令可以将工作表中错误检查出来，以避免可能因为拼写等错误而造成的麻烦。在使用“拼写检查”和“错误检查”操作之前，如果选定了一个单元格，那么整个工作表都会进行“拼写检查”和“错误检查”工作。如果选定了一组单元格区域，那么只对该单元格区域进行拼写检查。,3.6.1,拼写检查,如果检查表格中是否有拼写错误，可以在菜单栏中选择“工具”“拼写检查”命令来实现。,Excel 2003,会自动对表格进行拼写检查当发现某个词语有拼写错误时，会自动打开“拼写检查”对话框，在对话框中可以选择对该拼写错误的处理方法。,3.6.2,错误检查,在输入表格中的数据时，偶尔会不小心出现一些错误，如输入不能识别的数据、或使用公式与函数时，此时可以通过在,Excel 2003,菜单栏中选择“工具”“错误检查”命令在表格中检查出这些错误。当发现某个单元格中的数据有错误时，会自动打开“错误检查”,对话框。,