时间管理的方法和技巧dopb

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单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,时间管理的方法和技巧,时间管理技巧,鲁讯不吃鱼;,陈景润挨批时也能作自己的事;,拿破仑不睡觉;,康德的行动规律可对钟;,我们为何忙乱?,自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现;,没有时间与家人多处一会儿;,没有时间多读书;,没有时间尝试新的事物;,没有业余爱好的时间。,总之,没有在有限的时间里做自己应该做的事情,每一天都忙却忙的不是地方。,8:30上司打电话让任经理去谈话,谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题,中间总经理接听电话、有客人来访等,使他们的谈话一直延续到10:00。,10:00准备布置下属工作,又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题,解释到10:20。,10:20找来下属布置招聘工作,中间不断有其他下属进来请示工作,任经理的思路和时间被分割和耽误,布置工作一直延续到11:00。,11:00对秘书报上来的文件等进行批示、处理;阅读文件、各类的报告、建议书等,到12:00,还有一部分没有过目。,12:00匆匆吃过饭,看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天,猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成,明天就要上交的,于是赶紧冲进办公室。,让我们来看看任经理的一天的活动:,14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜,由于对招聘主管的工作不放心,本应是下属的职责,任经理却又全包了下来,包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等,都由任经理自己确定,此项工作又占去时间2个小时。,16:00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告,一个下属又进来请示和审批,同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。,16:30召集下属开会,因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作,任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的,还拖延了时间,一直持续到17:00。,17:00 下属走后,任经理一看已经过了下班时间,已经没有时间来完成报告,只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中,看样子今晚上又得加班到午夜了。,我们仔细分析一下,任经理的时间为什么不够用?,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题,这本不属于任经理的事,有薪酬主管吗?,会议安排没有计划,会议拖延,主题不明确,对会议没有实行有效控制。,上司不定期的召见,使中层经理的时间具有很大的随意性。,喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风,下属的不断请示和汇报,使自己成为下属任务的执行者,大大浪费了自己的时间。,对下属工作不放心,替下属做工作,结果整天被埋在事务性的工作里。,凡事事必躬亲,有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。,缺乏一份详尽的计划,工作没有目标、没有程序,所以就没有自己主动的行动。,做事情没有轻重缓急和主次之分,经常本末倒置,终日埋头于无关重要的事务上。,只注意细节和小事,事事过问,事事关心,就像一个多事的婆婆,结果下属没有事情可做。,不知道中层经理是可以说“不”的,经常听命于上司的召唤,对下属的打扰也不加以控制,结果是时间浪费在一些无关紧要和与己无关的事务上。,对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完,对于棘手的问题拖延进行,只有通过加班来完成。,不舍得放权,不授权,下属轻松自在,自己却忙得要死 。,时间管理的障碍何在?,障碍一:“我的习惯就这样,不好改”,障碍二:“时间管理有什么用,计划赶不上变化”,障碍三:“时间掌握在别人手中”,障碍四:“时间管理太麻烦”,对自己工作时间的分析,自己时间,哪里去了?,8:30 部门例会,9:00 看资料、文件,9:15 接听和打回复几电话,9:30 下属来请示工作,9:45 与财务部经理讨论费用问题,10:20 替上司营销总监去开会,10:55 给外地办事处打电话,11:10与行政部经理聊天,11:30 替下属修改销售分析报告,12:00 吃午饭,13:00 接待一个客户,13:30 备向营销总监汇报的资料,肖经理的一天,14:30 下属来谈他工作中的困难和抱怨,14:50 与人事经理谈某下属的奖金问题,15:20 接顾客投诉电话、很恼火,15:30 打电话询问投诉之事、教训下属,15:50 老总找去谈事,16:20 下属又来请示工作,16:30 撰写招聘计划,17:00,下班时间到了,发现招聘计划中有好几个问题得去找人事经理协商,18:00 有一个下属还想反映 一下情况,请回忆记录自己昨天一天的活动,包括所想所作的事(从起床到晚安)。,时间管理的原则,80/20原则,目标ABC原则,优先顺序原则,计划原则,习惯原则,20%的工作占整个工作80%的价值,集中的精力要做20%的工作,投入20%精力做另外80%的工作,80/20原则,A=必须做的,B=应该做的,C=不值得做,目标ABC原则,优先顺序原则,第一类是工作的紧急程度是不同的。,对于紧急的工作要先做,对于不太 的工作后做。,紧急,不紧急,紧急处理客户投诉,意外事故的紧急排除,客户拜访,确定明天的广告,接待质检人员,工作总结,修改工作流程,处理同事的一些误解,辅导下属工作,安排下一步工作,与同级部门间的协调,销售政策的修改,例:某销售经理某天工作紧急程度划分,第二类是工作可以按照重要程度来划分,对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做,对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。,例:销售部经理的某一天工作的重要程度划分,重要工作,不重要工作,销售费用预算计划,部门招聘计划制定,重要客户拜访,工作报告总结,下达指示,一些文件和资料的查询,文件归档,应付无关人员,领用物品,差旅费报销,第四象限,不紧急,不重要,第三象限,紧 急,不重要,第二象限,不紧急,重 要,第一象限,紧急 重要,重要 不重要,紧急 不紧急,四象限分析法,四象限法解析,忙碌琐碎的事,处理文件等函件,电话,浪费性时间,逃避性活动,造成干扰的访问、电话,信件、报告,某些会议,许多迫在眉睫的急事,符合别人期望的事,准备工作,预防措施、价值观的澄清,计划,人际关系的建立,真正的再创造能力,增进自己的能力,重要,紧急状况,迫切问题,限期完成的会议或工作,紧急 不紧急,重要 不重要,请对你自己昨天一天的活动进行四象限法分析,并选一人上台演示后进行分析。,计划性原则,必须事先对工作做出计划,必须按照计划去执行、去实施,必须留出处理不可预计事务的时间,习惯性原则,你要知道什么是好的时间管理习惯?,对于职业管理人来说坏习惯是可以并且是必须要改变的。,好的习惯是可以养成并且是必须要形成的。,良好的习惯可以在有意中形成,。,工作效率低、办事拖拉,时间观念差,工作时磨磨蹭噌,工作时眉毛胡子一把抓,经常找不到主次,经常被电话、不速之客干扰,上班时间不紧凑,晚上加班干,什么事情都愿意管,认为自己很忙才好,没有目标、没有计划、人云亦云,零碎时间都被随意打发掉,不会利用零碎时间,没有时间安排表,由别人来安排,不会休息、不会娱乐、没有空闲,你是否有这样的一些习惯,每天要花10分钟作计划,要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划,每周都将你的工作排出优先顺序,能在高效的时间里做完你的重要工作,有明确的生活和工作目标,必须养成习惯,时间管理的改进途径,方法之一:有计划地工作,建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序一套计划体系。,在刚开始时作计划。,严于律己,经常激励和要求别人监督和检查。,把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分,制订自己的优先工作次序。,每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等。,方法之二:减少无序行动,时刻对自己的工作和任务进行反思,整理和形成一套有效的、有条理的思维方式。,工作和任务肯定有轻重和缓急之分,与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序。,方法之三:避免贪大求全,不要追求尽善尽美,只追求达到目标,完成职责。,成就感是建立在要实现的目标上的,不能脱离你的目标。,让上司认可是在完成你的职责内的工作基础上的,能干是在对你分内事项的处理中体现出来的。对别人的请求和要求,不属自己的分内之事要敢于说“不” 。,方法之四:避免拖延,严格要求自己,规定任务完成的期限。,排除工作过程中的干扰,保持优先次序的稳定性。,不要只做熟悉的事务性工作。,与同事、上司、下属探讨改进工作方法,辨清各自的职责,不推诿和相互扯皮。,方法之五:学会说“不”,有时不需要任何借口,只要你的拒绝对你来说是合理的。,实行公平交易,给自己找出拒绝的理由。,计划好自己的工作计划和优先次序,以便有理由拒绝别人。,对上司要有合理的、确切的解释和说明,因为上司不好违忤。,明确不自己是救世主,不充能人。,
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