供应商现场审核技巧(PPT34页)ubz

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,供应商,审核注意事项及审核技巧,质量管理部：刘雨,2014-1-15,在培训前，需要了解一下什么是审核：,1,、定义：为获得审核证据对其进行客观的评价，以确保满足审核准则所进行的系统的、独立的并形成文件的过程；,2,、分类：,内部审核（内审）：也叫“第一方审核”，由组织内部自行组织或以组织名义进行的，评审组织自身管理体系的有效性、充分性、适宜性；,外部审核：,a,）顾客审核：也叫“第二方审核”,b,）外审：也叫“第三方审核”,结合审核：,TS,体系和,HSE,体系被一起审核时；,联合审核：当,2,个审核方共同审核同一受审核方时。,目录,一、审核前准备,二、首次会议,三、现场检查,四、提问技巧,五、审核过程的控制,六、末次会议,一、审核前准备,1,、审核前准备,目的,：明确审核目的,年度审核、新供方开发、验证反馈问题、供方质量问题的跟踪、供方能,力提升等；,范围：依据不同的审核目的确定审核范围及审核表,年度审核：体系或过程审核,验证反馈问题：过程或这某一流程,供方质量问题跟踪：过程或某一流程,新供方开发：体系审核,能力提升：体系或过程,编制审核计划，在审核前一周发送被审供应商进行确认,审核计划中包括：审核时间、目的、范围、参加人员、其他要求,二,、首次会议,1,首次会议,向供应商代表介绍审核组成员,确认审核的范围、目的、计划安排,在审核组和供应商代表之间建立正式的联络渠道（陪同人员）,促进供应商代表积极参与,由审核组长主持以上任务的完成，为审核顺利进行作基础,三,、现场,审核,3.1,现场,审核：,是根据,制定的,审核表按审核计划的日程安排，通过现场观察、查阅,文件,和,有关记录,、与供应商人员的交谈和提问，必要时经实际测定等调查方法，抽取一定的样本，查证发现问题和获取客观证据，以确定相关条款的符合性、判定最终审核结论。,审核的基本方法是抽样检查，但如何抽取样本，查证记录、发现问题和获取客观证据，则必须掌握审核的技巧和方法,。,审核的方式大致可以分为以下,4,种,：,3.1.1,按部门审核,是以部门为中心进行审核，根据审核的要求以受审核部门有,关的内容条款为主线进行审核。,这种方式的优点是审核效率高，但要求审核员对审核的条款,很清楚，同时充分了解受审部门的职责。,按部门审核策略,部门的职责、过程、绩效指标及完成情况；,未达到绩效指标本部门所采取的活动；,未完成指标的改善活动；,活动所涉及到的输入和输出,3.1.2,按,过程,审核,是以,过程,为中心进行审核，一个,过程,往往涉及多个部门，审,核时要覆盖涉及的部门，但应以主要的业务职能部门为主。,这种方式的优点是目标集中，易体现与审核的符合性，但要,求审核员注意掌控，主抓主要职能部门。,选择面谈的对象,选择合适的人,-,节省时间；,明确面谈的目的,-,找面谈对象；,找相对较为新的员工面谈,-,培训程度；,找老员工面谈,-,适应程度；,避免受陪审人员的引导来确定面谈对象。,3.1.3,顺向追踪,按照质量管理体系运作的先后顺序进行审核。,优点是可系统了解体系运行的整个过程，可观察查证接口协调,情况，要求审核员对体系的运行有整体的了解。,例：,从订单评审开始到产品的交付,；,从文件管理部门查到具体文件的有效性；,从不合格产生，查到纠正措施。,从文件内容查到实施情况,（可以事先准备好公司与供应商合作的具体订单信息）。,3.1.4,逆向追溯,按照质量体系运行的反方向进行审核，如从实施情况查到文件,从交付查到订单，从形成的结果到影响质量的因素。,优点是从结果查起针对性强，易发现问题。,例：,从几件计量检测设备查到计量检测设备的管理；,从几种原材料的标识查到进货检验及采购控制；,从设计输出查到设计输入。,3.2,现场,审核,要注意调查取证的方法，以便收集较多信息，获取可信的客观证据。,归纳为“问、听、看、记”：,A,问：要善于提问，以,审核,表为主线，抓住主题，适当延伸,B,听：要注意倾听，观察对方的态度、表情及反应，并适当引导,C,看：要仔细观察，注意现场环境、设备、产品和标记，查看有关文,件和记录，通过测量、讨论,等,手段获取客观真实信息,D,记：要作好记录，“口问手写”，对调查获取的信息、证据作好记,录，包括问题发生的时间、地点、人物、事实描述、凭证材料、涉及文,件记录等，以做判断的依据。,四,、,提问技巧,4.1,提问的目的：,解释你的需求，引导受审核方,-,讲明提问的原因,-,不要命令对方,例如：可以说,“,我可以看几份最近完成的设计评审记录吗？,不可以说：,把设计评审的记录给我看。,-,不采取投机取巧的方法获得信息,-,引导受审核方给你想要的信息,例如：可以说：,您是怎样处理不合格材料？,重复这句话如：,对那些不能满足要求的物料您是怎样处理的？,还可以说：,让我们从您发现分供方提供的是不可接收的产品开始吧。,4.2,提问注意事项,-,目的要明确，表达要准确,-,应考虑被问者的背景,-,注意被问者的神态表情，适时地表达好意，减轻对,方的思想压力,-,努力理解被问者的回答，不能讲有情绪的话。,4.3.1,开放型提问,得到广泛的回答为目的,例如：,为什么你仅做一次设计评审？,这些评审都是什么时候进行的？,怎样控制评审过程？,谁参加设计评审？,这些评审的记录保存在哪里？,4.3,提问的方式：,4.3.2,封闭型提问,得到肯定或否定的回答为目的,一般情况下不用,例如：,“,你们有一个不合格品控制程序吗？,”,答：,是的。,“,这个程序是经过批准的吗？,”,答：,是的。,“,这个程序包括软件吗？,”,答：,不包括。,确认理解时有用,例如：,那个唯一被记录的顾客投诉是顾客写信寄来的，对吗？,“,答：,是。,“,那件服务工程师直接受理的顾客口头投诉尚未根据顾客投诉程序进,行处理，对吗？,“,答：,对。,你们的顾客投诉程序没有将口头投诉与书面投诉区别开，对吗？,答：,是的，我也认为它规定得不清楚。,4.3.3,情绪性提问,（不建议使用）,对某一方法正在表现一种偏见不要使用,例如：,你不使用红色返工标签吗？,你必须使用一个记录索引表吗？,为什么不在这份文件上盖,非受控,章呢？,4.3.4,欺骗性提问,（不建议使用）,让人钻入给定答案的提问，如果进一步阐明则不会答错,不要使用,例如：,“,你们什么时候才不再放行不合格品？,”,不正确地,暗示他们有放行不合格品的习惯。,“,你们的程序里规定所有文件都需经理签字，那么为什,么这些国际标准上没有经理的签字呢？,“,不正确暗示程序,适用于外来文件。,“,我注意到在实验室墙上你们挂有一个时钟，它的校正标签,在哪里。,“,不正确暗示时钟是用于测试产品的测量设备。,4.3.5,引导性提问,（不建议使用）,包含假设的引导性提问不要使用,例如：,我想你在这些文件被发放前审查过它们？,“,我猜想你在管理评审会议之前发出过一份管理评,审的日程表？,“,我想所有的采购订单中都包含了要增加预选资格,的内容。,4.3.6,假设性问题,包含假设的提问,在审核的资料中没有证据显示活动处于受控状态时使用,例如：,“,如果设计评审的结果表明设计必须更改，那么,这种更改是怎样进行的？,“,如果客户打电话来修改合同并要求你立即执行，怎么办？,如果供应商没有随货发来装箱文件，怎么办？,4.3.7,系统性提问,一般跟踪审核时用,例如：,下一步怎么做啦？,.,“,好的，你发出了设计评审计划，哪么下一步,怎么做呢？,4.3.8,复合型提问,很,多问题集中在一起的提问,避免使用,例如：,哪些产品是返工的，检查的记录在哪里，对于哪些通过检验的产品又怎么办呢？,请解释一下这种资格的意义，并让我看一下这名员工的培训记录，他的工作职责范围及能力要求是什么。,4.3.9,应该怎么问,例如：,你有什么资格做这项工作？,应说：,做这一项工作的人需要什么样的资格？,“,做这个工作之前你进行了哪些培训？,应说：,你怎样学做这项工作的。,“,什么是质量方针？,应说：,质量方针怎样影响你的工作。,“,为什么这台设备没有校正呢？,应说：,这台设备用来做什么的？,4.4,审核技巧之记笔记,4.4.1.,要求,-,准确、清楚、全面、易懂、便于查询,4.4.2.,内容,表明符合的事实或可能是不符合的事实,有效运作或无效运作的观察,印象深刻的现象、产品、文件、运作、条件、态度等案例,4.4.3,细节的记录,产品标识 文件 设备 区域及位置,下述观点都是事实，但不一定都是不符合事项。有些是不,符合项，有些是观察项。,例如：,-,程序,QA005,规定了年度管理评审的间隔,-98,年,6,月和,99,年元月的管理评审记录没有给出纠正措施的建议和评审的结论,-99,年,6,月进行的审核中由质量部工程师审核质量部,-,与组织目标相应的质量目标没有形成文件,-5,个,PCB,组装车间的,3,个检查员的培训是观察别人的作法，他们还声明对,PCB,检查程序,QC 034,不了解,-,没有证据表明原材料仓库的货物收发和报废使用了无效的票据,-,没有证据表明对序列号为,CC93/001,和,CC93/002,的顾客投诉报告中关于,PS54783G,型电源不良现象已采取纠正措施防止其再发生,-,在质量手册中质量方针和程序之间存在着良好的关联关系。,五,、审核过程的控制,5.1,审核进度的控制：,通常情况下，在审核之前应按审核成员组成的具体情况进行,审核分工，作好大致时间计划，在审核过程中注意审核时间,的合理安排和控制。,分组审核的好处：,-,扩大观察视野,-,相互佐证,-,调整状态,-,时间提醒,-,专业互补,5.2,、审核,过程,的控制：,样本,量,策划的科学合理性。,审核的基本方法是抽样,：,a,）,要保证一定的数量；,b,）,要注意分层抽样；,c,）,要适度均衡；,d,),是独立抽样。,辨识关键过程，评定主要因素。特别是,过程,审核时，要针对供应商提,供产品类别辨别其,制造过程的,关键点及产品的关键参数的控制，明确审,核的重点。,重视控制结果。,由于,行业和产业的不同，质量管理体系,的,过程控制形,式也各不相同，审核应以控制效果为客观证据，重结果、轻形式，依据,客观来评价符合性。,5.3,审核结果的控制,以客观事实为基础，判断合格与否，道听途说不能作为证据。,不合格事实要得到供应商代表的确认，以体现审核的公正、客,观，有助于供应商采取纠正和预防措施，也有助于提供审核员的素,质，养成一丝不苟的科学态度和严谨的工作作风。,审核组内部相互沟通、统一意见，以准确判定过程的符合性。,六,、结束会议,现场审核的总结，确认审核发现的问题点,报告审核结果，宣布审核结论,提出纠正和预防措施要求和后续的整改回复,要求,由审核组长主持以上任务的完成，强化审核结果,培训结束,演讲完毕，谢谢观看！,