ISO文件控制与管理课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,#,文件控制与管理培训,2012,年,2,月,各位同,事,事：大,家,家好！,欢 迎,参,参,加,加,文件控,制,制与管,理,理培训课程,课程介,绍,绍,课程目,标,标,了解对文件,控,控制和,管,管理的,要,要求,如何建,立,立公司,的,的文件,管,管理制,度,度,文件控,制,制与管,理,理的运,作,作,课程安,排,排（见培,训,训计划,）,）,组织研讨,学习,行,行动,感,感,受,受,分,分享,文,件,件,信息及,其,其承载,媒,媒体,信,息,息：有,意,意义的,资,资料,规范：,阐,阐明要,求,求的文,件,件,程序文,件,件,程序：为进行,某,某项活,动,动或过,程,程所规,定,定的途,径,径,记录：,阐,阐明所,取,取得结,果,果或提,供,供所完,成,成活动,的,的证据,的,的文件,19001中阐明文件的,作,作用：文件能,够,够沟通,意,意图,、,、统一,行,行动。a)重复性,和,和可追,溯,溯性；b）提供客观证,据,据；c）评价质量管,理,理体系,的,的有效,性,性和持,续,续的适,宜,宜性；d）文件的形成,本,本身不,是,是目的,，,，它应,是,是一项,增,增值的,活,活动。,目,的,的,通过对与公司经,营,营活动有关文,件,件的编制、,评,评审、,发,发放（,包,包括外,来,来文件,）,）、标识、,使,使用、,保,保管、,更,更改、,归,归档、,作,作废实,施,施控制,，,，确保,在,在各相,关,关部门,使,使用文,件,件为有,效,效版本,。,。,范围,适用于,所,所有与公司,经,经营活,动,动有关文件（,任,任何媒,体,体形式,）,）外来,文,文件（,包,包括:来自行业管,理,理部门指导文,件,件、专,业,业技术文,件,件、国家法,律,律法规、电脑,软,软件等）。,文件管,理,理员的,职,职责1、确保文,件,件发布,前,前得到,批,批准，,且,且是充,分,分与适,宜,宜的；2、确保文,件,件的更,改,改和现,行,行修订,状,状态得,到,到识别,；,；3、确保在,使,使用处,可,可获得,适,适用文,件,件的有,关,关版本,；,；4、确保文,件,件保持,清,清晰、,易,易于识,别,别；5、确保外,来,来文件,得,得到识,别,别，并,控,控制其,分,分发；6、防止作,废,废文件,的,的非预,期,期使用,，,，对作,废,废的保,留,留文件,进,进行标,识,识。,定义,归口控,制,制部门,（,（人）,1、行政,人,人力部,王,王琛负责质量文件的,发,发布、,发,发放、,存,存档等总归口控制。,2、各部门经理助,理,理或文,员,员负责本部门,的,的相关,文,文件的,编,编制和,使,使用保,管,管。,3、各部,门,门负责,人,人为本,部,部门质,量,量工作,第,第一责,任,任人，,负,负有指,导,导、督,促,促、配,合,合等职,责,责。,概,念,念,管理标,准,准-对公司,标,标准化,领,领域中,需,需协调,统,统一的,管,管理事,项,项所制,定,定规范,性,性文件,。,。,一个人,不,不需要,标,标准,标准=正确的,过,过程+正确的,结,结果,标 准,是,是一种,特,特殊的,文,文件,包括：,范,范围、,引,引用标,准,准（文,件,件）、,定,定义、,职,职责、,管,管理内,容,容、记,录,录,管理标,准,准科学,性,性、适,用,用性要,求,求,组织到,墙,墙；,职责到,底,底；,流程到,边,边；,控制到,点,点,让不参,与,与标准,编,编,写的人,员,员都能,看,看懂,标准，,清,清楚如,何,何执行,文件控,制,制和管,理,理的要,求,求,1、文件,的,的结构,层,层次、,文,文件的,分,分类2、文件,的,的编写,、,、文件,的,的审核,与,与批准,要,要求3、文件,与,与记录,的,的标识,、,、文件,与,与记录,的,的编号4、文件,与,与记录,的,的检索,要,要求、,记,记录的,保,保存期,限,限规定5、文件,的,的分发,与,与回收,管,管理要,求,求6、文件,的,的版本,控,控制与,变,变更管,理,理要求7、外来,文,文件的,管,管理要,求,求8、作废,文,文件的,管,管理要,求,求等,受控文,件,件和非,受,受控文,件,件的定义：,受控文,件,件：受控,文,文件是,“,“非受,控,控文件,”,”的对,称,称。,凡是能,够,够产生,多,多个修,改,改状态,或,或多个,版,版本的,文,文件都,是,是受控,文,文件。,也,也就是,说,说凡是,存,存在修,改,改和换,版,版的文,件,件就是,受,受控文,件,件。受,控,控文件,主,主要是,控,控制使,用,用文件,的,的唯一,有,有效版,本,本。一,般,般来说,这,这些文,件,件是长,期,期使用,并,并始终,处,处于修,改,改和换,版,版状态,的,的文件,，,，如：公司经,营,营方针,目,目标、程序,文,文件、,各,各种规,章,章制度,等,等。,非受控,文,文件：,非受控,文,文件是,“,“受控,文,文件”,的,的对称,。,。,凡是不,存,存在修,改,改和换,版,版的文,件,件都是,非,非受控,文,文件。,这,这些文,件,件一般,情,情况下,都,都是一,次,次性使,用,用，而,且,且使用,的,的时间,较,较短，,并,并在使,用,用过程,中,中不用,修,修改和,换,换版。,如,如：审,核,核计划、停电,通,通知等。,文件控,制,制,两个批,准,准,文件发,布,布前得,到,到批准,，,，以确,保,保文件,是,是充分,与,与适宜,的,的；必要时,对,对文件,进,进行评,审,审与更,新,新，并再次批准；,四个确,保,保确保文,件,件的更,改,改和现,行,行修订状态得,到,到识别；确保在,使,使用处,可,可获得有效版,本,本的适用,文,文件；确保文,件,件保持清晰、,易,易于识,别,别；确保外来文,件,件得到识,别,别，并,控,控制其,分,分发；,一个防,止,止,防止作,废,废文件,的,的非预期,使,使用，若因,任,任何原,因,因而保,留,留作废,文,文件时,，,，对这,些,些文件,进,进行适,当,当的标,识,识。,天津滨,海,海旺辉,工,工程咨,询,询有限,公,公司,体现文,件,件控制,程,程序,文件编,号,号：QP4,.,.2-01编制：,版本：G审核：,分发号,：,：批准：,有效版,本,本,文件编,号,号,样例,文件发,布,布,前得到,批,批准,更改单号,修订状态,生效日期,09-14,D,2009.7.22,11-15,E,2011.11.18,文件修,改,改状态,纪,纪录,状态得,到,到识别,样例,文件的,编,编制与,批,批准,公司制,订,订的管,理,理性、,技,技术性,文,文件由相关部,门,门编写。,文件发,布,布前由,编,编写部,门,门填写文,件,件审批,单,单，经部门,经,经理审,核,核后，报总经理,批,批准后实施。,对于,国,国家法,律,律法规,、,、行业,管,管理部,门,门指导,文,文件等,作为外,来,来文件,进,进行管,理,理。（外来文,件,件审批,，,，并识,别,别其适,用,用性）,文件的,发,发布和,使,使用,文件由人力行,政,政部统一发,放,放，发,放,放时应,标,标明唯,一,一的分,发,发号。,原稿纸版文,件,件保存在人力行,政,政部，公司各,部,部门以,电,电子格,式,式,下发。文件,发,发放到,相,相关部,门,门时应,填,填写“文件发,放,放、回,收,收登记,表”，由,接,接收人,签,签收并,登,登记。,外来文,件,件由各部门,相,相关责,任,任人负责接,收,收后统一,上,上传人力,行,行,政部进行文件识,别,别，登记,“,“外来文,件,件清单”，经,总,总经理,审,审,批后，,转,转入相关部,门,门执行；,各部门质量人,员,员应将公司发放的,文,文件和,资,资料，,及,及时登,记,记入,“有效文,件,件清单”，以,掌,掌握有,效,效版本,使,使用，人力资,源,源部负责,登记整,个,个公司,的,的“有效文,件,件清单”，对,文,文件每,年,年至少,清,清查一,次，并,注,注明其,有,有效状,态,态。,各部门,质,质量人,员,员应对质量文件资料妥,善,善保管和使用，严防,丢失误删。,必要时,对,对文件,评,评审与,更,更新,文件在,实,实施中,如,如需要,修,修改或,更,更新，,必,必须进,行,行评审,，,，由原制订,部,部门负责更,改,改，原审批,部,部门负责审,批,批。若,由,由其它部,门,门审批,时,时，须获,得,得原审,批,批部门,的,的有关背,景,景资料。,文件更,改,改时，,由,由申请,部,部门填,写,写“文件更,改,改申请,单,单”，表,明,明更改,的,的内容,。,。,文件的,更,更改经,审,审批后,，,，同原文件,发,发放范,围,围一致发,放,放，同,时,时收回,原,原文件,并,并做好,收,收、发,记,记录，,填,填写“文件发,放,放、回,收,收登记,表,表”。,确保文,件,件的更,改,改和现,行,行修订,状,状态得,到,到识别,。,。,防止作,废,废、失,效,效文件,的,的非预,期,期使用,作废文,件,件由人力行,政,政部及时回,收,收并做,好,好记录,，,，确保,防,防止误,用,用。文,件,件进行,作,作废处,理,理时，,填,填写“文件销,毁,毁记录,单,单”，经总经理批准后,予,予以销,毁,毁，并,做,做好登,记,记。,如因法,规,规或积,累,累知识,需,需保留,的,的作废,文,文件，,由,由部门,负,负责人,上,上报人力行,政,政部，标明“作废,留,留存”,，,，并,分,分开保,存,存。,文件的,借,借阅,本公司相关人员可向人力行,政,政部借阅管,理,理性或,技,技术性,文,文件和,资,资料。涉及公,司,司机密文件不,得,得外借,，,，顾客借阅文件，,须,须经总经理批准。,借阅文,件,件须填,写,写“文件借,阅,阅、复,制,制登记表”。,23,编制,审批,首版,文件,发放,签收,使用,更改,评审,审批,N,版,发布,作废,回收,文件控制流程,分发号,N,版,文件,作废,无效,文件,有效文,件,件清单,文件审,批,批表,24,外来文,件,件控制,流,流程,收集,识别,确认,发放,签收,使用,获取新,版本,确认,旧版,回收,适用的,外来文,件,外来文,件,件清单,外来文,件新版,本,作废,（无效,）,）,版本,文件的,分,分类,管理性,文,文件：,管理制度、,管,管理规定、工作流,程,程、各种记录。,技术性,文,文件：,各部门,工,工作流,程,程、作业指,导,导书、,操,操作规,定,定、技术标准。,外来文,件,件：,指国际标,准,准、国,家,家标准、行业标准等,从,从外部,获,获取的,文,文件、资料。,文件的,编,编号,管理性,文,文件：GL/,-,技术性,文,文件：JS/,-,-,-,-文件编,制,制部门(“GS”-,-,-表示公司,“XS”表示,销,销售部,，,，“FW”表示,服,服务部,“PJ”表示,配,配件部),-,-,-表示该,部,部门文,件,件的顺,序,序号。,例：整车销,售,售管理,规,规定GL/XS-01,外来文,件,件沿用,原,原编号（如：）。,其它文,件,件由各,职,职能部,门,门自行,编,编号，,报,报人力行,政,政部备案。,新文件,发,发行：,A）经相,关,关人员,审,审核,B）交文,控,控受控,发,发行,C）电子,文,文档发,送,送给文,控,控,D）登录,部,部门文,件,件清单,受控文,件,件的修,改,改：,A）文件,更,更改申,请,请单；,B）各相,关,关人员,审,审核；,C）文件,分,分发回,收,收记录,；,；,D）作废,文,文件的,处,处理。,业务部,门,门：,.管理规定,企业传,播,播指导,方,方针,新客户,的,的客户,联,联系流,程,程,顾客抱,怨,怨（投,诉,诉）处,理,理工作,流,流程,举,例,例,人力资,源,源,：,各级人,员,员岗位职,能,能描述、绩效,体,体系,员工内、外部培,训,训