全国秘书(二级)资格考试

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,全国秘书（二级）资格考试,主讲：温爱,商务活动,签字仪式,学习目标,案例引入,主要内容,本节小结,实践训练,学习目标,通过本节学习，你应能够：,1.,做好商务活动中签字仪式的准备工作,2.,熟悉签字仪式的程序,3.,做好签字仪式的服务工作,案例导入,江海学院与兴华化工集团的签字仪式在该校多功能厅隆重举行。本次仪式由兴华化工学校办公室何主任负责筹备，参加的领导有兴华化工集团总经理、人力资源部经理、办公室主任、兴华化工学校校长、副校长，江海学院参加的有院长、教学副院长、学院办公室主任、教务处处长及化工系主任，同时还邀请了当地的新闻媒体记者参加。签字仪式上，大家举杯庆祝，共同祝贺这次合作的成功。,案例导入,思考题,1.,此次签字仪式应准备哪些东西？,2.,草拟一份签字仪式的准备方案。,3.,布置模拟签字厅。,主要内容,一、相关知识,二、工作程序,（一）启动签字仪式的准备工作,（二）签字人员座次安排,（三）签字仪式的程序,在商务活动中，通过洽谈产生的正式文件一般都需要举行签字仪式正式签署方能生效。,签字仪式是表明会谈各方对文件约束力的认可，体现各方对会谈成果的重视，同时签字仪式还具有见证和宣传的作用。,签字仪式,（一）相关知识,1.,类型：双边签约仪式和多边签约仪式,2,对待合同文本的要求：,（,1,）正式签署合同之前，主方负责准备待签合同的正式文本，会同各方一起指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订。,（,2,）签署涉外商务合同,按照国际惯例，待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言。,（,3,）待签的合同文本,应以精美的白纸印刷而成，装订成册并以高档质料做封面。,（二）工作程序,1,启动签字仪式的准备工作,（,1,）选好签字地点，即签字厅,（,2,）确定签字日期,（,3,）,签字厅布置,（,4,）在签字桌上事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用文具,（,5,）与外商签署涉外合同时，还需在签字桌上插放有关各国的国旗，其位置与顺序应按照礼宾序列。,（,6,）准备好酒水和双方的签字文本、签字笔。,（,7,）选派两个助签人员和若干礼仪小姐。,（,8,）通知有关方面人员出席仪式。,2.,安排签字的座位,（,1,）签署双边性合同,1,）客方签字人签字桌右侧就座，主方同时就座于签字桌左侧,2,）双方各自的助签人，应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助,3,）其他随员，可按一次能过的顺序在己方签字人的正对面就座，也可按照职位的高低，依次自左至右（客方）或自右至左列成一行，站于己方签字人身后，一行站不完时，可按照以上顺序并尊照“前高后低”的惯例，排成数行,（,2,）签署多边性合同,1,）一般仅设一个签字椅,2,）依照事先同意的先后顺序依次上前,3,）助签人应随之一同行动，助签人站在签字人的左侧,4,）有关各方的随员，应按一定顺序，面对签字桌就座或站立,3.,签字仪式的程序,（,1,）请双方人员进入签字厅,（,2,）签字人员就座，客右主左,（,3,）其他领导按顺序在己方签字人就座后面站立排好,（,4,）助签人分别在己方主签人外侧协助翻文本，指明签字处，协助交换文本，签两次字后再交还文本各自保存。签完字后，双方签字人应握手互致贺词，并交换签字笔以示纪念。全场人员鼓掌以示祝贺,（,5,）礼仪小姐送上香槟或其他红酒，主客双方干杯互相祝贺。,（,6,）双方简短之辞（主先客后）后合影留念,本节小结,商务活动都是讲究程序的，签字仪式也不例外。秘书在参与签字仪式时，不仅要准备充分，还要清楚明了签字仪式的基本程序。,本节重点：熟练掌握签字仪式的基本程序，灵活掌握签字仪式现场的布置。,实践训练,请大家仔细观摩录像，分析录像中的签字仪式是否有欠妥之处？,签字仪式录像,现场请,8,位同学分别扮演签字人、秘书和,2,位随员（自主确定主客双方），模拟一场中美双方的签字仪式，其他同学仔细观察，寻找正确与不足。,查找关键点,1,迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；,2,客人应坐在右边；,3,签字厅应整洁干净；,4,签字桌应为长桌，桌布应为绿色；,5,事先应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；,6,桌上要摆放双方国旗；,7,入座座位，助签人应在主签人的后面；,8,其他随从人员的位置要注意；,9,合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；,10,共饮香槟酒互相庆祝；,11,到最后要照相留念，注意站的位置。,商务活动,典礼仪式,学习目标,案例引入,主要内容,本节小结,实践训练,学习目标,通过本节学习，你应能够：,1.,学会开业庆典的筹备工作；,2.,熟练掌握各种开业庆典的程序；,3.,掌握剪裁仪式的程序。,案例导入,请大家仔细观察录像，分析录像中典礼仪式的不当之处。,录像资料,典礼仪式,（一）相关知识,典礼仪式是为庆祝、纪念某一重大事件而举行的一种公共关系专题活动。,举行典礼活动的目的在于联络公众、广交朋友、增进友谊、扩大影响,常见的典礼活动类型,（,1,）开幕典礼。为第一次与公众见面的、具有纪念意义的事件而静的庆祝活动。如开业典礼、新建工程奠基典礼等,（,2,）周年纪念,（,3,）其他纪念,案例：假设你是国美电器马甸桥店的店长，你店准备在,10,月,29,日开业，为扩大影响，公司决定搞一次开业庆典，你作为承办人应从何入手？,（二）工作程序,一、准备工作,二、庆典活动的仪式程序,准备工作,（一）确定活动主题：突出,（二）做好舆论宣传：,广告,、邀请记者,（三）做好来宾邀请,1,拟定邀请名单：上级领导、社会名流、新闻记者、同行人士、社区代表、员工代表。,2,及时发出邀请：提前,1,周发请柬，活动前,3,天电话核实。,给有名望的人士或主要领导的请柬应专人送达，以示诚意和尊重。,（四）,做好场地布置工作,你想如何布置此次庆典现场？,（五）做好接待服务工作,（六）确定主持人和致辞人,（七）拟定庆典活动议程,（八）安排剪彩事宜,1,剪彩者的确定,2,助剪者的挑选,3,剪彩用品的准备：红色缎带、新剪刀、托盘、红地毯,（九）做好音响准备,（十）做好礼品馈赠工作,馈赠礼品三大特性：一、宣传性；二、荣誉性；三、独特性,本节小结,对一个商务组织来讲，值得庆祝和纪念的重大事件、日子是很多的。在这些特殊的日子，举行一定规模的隆重而又热烈的典礼活动，对宣传组织、提高组织的知名度具有十分重要的作用。,本节重点：熟练掌握典礼仪式的程序。,二、商务庆典活动的仪式程序,（一）迎宾及签到，接待人员在会场门口接待来宾，请来宾签到后，引导来宾就位,（二）典礼开始：主持人宣布开业典礼正式开始，全体起立，奏乐，宣读重要来宾名单,（三）致贺词：由上级领导和来宾代表致贺词,（四）致答词：由本单位负责人致答词,（五）揭幕或剪彩,由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表揭去盖在牌匾上的红布，宣布企业正式成立，全体人员鼓掌祝贺,礼仪小姐登场,剪彩者就位,正式剪彩,退场,（六）配套节目,（七）参观，如有必要，可引导来宾参观，介绍本单位的主要设施、特色商品及经营策略等,（八）迎接首批顾客,实践训练,今年是学校建校,50,周年，学校领导经过研究，决定举办,50,周年校庆活动，并确定了“以成功人为荣，做成功者”的活动宗旨。学校对内增强全体师生员工对学校的自豪感和荣誉感，对外显示学校的实力和发展前景。学校早在一年前就成立了校庆筹备委员会，下设秘书组、新闻组、接待组、信息组、联络组，每组的组长都由学校的中层以上干部担任，筹委会给予他们充分的权力和空间，自主设置校庆项目及相关事宜，重大项目须由校庆筹备委员会讨论审核。,实训题,1,、编制一份校庆活动庆典仪式的程序。,2,、模拟演示庆典仪式的大会场景。,3,、重要领导和来宾名单的单位、职务、姓名可由学生自己拟定。,4,、校庆活动庆典仪式的程序应结合情景内容，但不包括庆祝晚会、学术报告会、学校战 略研讨会等内容。完成后，由全班学生集体讨论。,5,、庆典仪式场景模拟由全班学生完成。,谢谢！本次课程结束,签字厅布置,1,）庄重、整洁、清净,2,）室内应铺满地毯，正规的签字卓应为长桌，其上最好铺设深绿色的台呢布,3,）签字卓应横放于室内，其后可摆放适量的座椅,4,）签字人就坐时应面对正门,5,）签字桌后一般要挂与签字内容有关的横标,广告,1,广告范围：报纸、电台、电视台广泛发布广告，或者在告示栏中张贴开业告示，引起公众的注意,2,内容：开业典礼举行的日期、起点、企业的经营范围及特色、开业的优惠政策等,3,时间：开业前的,35,天发布,场地布置,1,地点：正门之外的广场或正门之内的大厅,2,通常不布置主席台或座椅，铺设红地毯，并在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩带等，此外，还应在醒目处摆放来宾赠送的花篮、牌匾,3,安排接待处，放置来宾的签到簿、本单位宣传材料，茶饮等,