机关会计档案管理课件

机 关 会 计 档 案 管 理 1 机 关 会 计 档 案 管 理联 系 电 话 ： 0551 2609790 机 关 会 计 档 案 管 理 2 执 行 标 准 、 规 范 性 文 件 会 计 档 案 管 理 办 法 1998年 8月 21日 财 政 部 国 家 档 案 局 安 徽 省 会 计 档 案 管 理 办 法 实 施 细 则 1999年 7月 28日 省 财 政 厅 省 档 案 局 会 计 档 案 案 卷 格 式 DA/T39 2008 机 关 会 计 档 案 管 理 3 一 、 会 计 档 案 的 管 理 原 则 二 、 会 计 档 案 归 档 范 围 三 、 会 计 档 案 的 整 理 立 卷 四 、 会 计 凭 证 封 面 格 式 及 其 著 录 要 求 五 、 会 计 档 案 盒 格 式 及 其 著 录 要 求 六 、 帐 簿 启 用 及 接 交 表 格 式 的 著 录 要 求 七 、 会 计 档 案 目 录 格 式 及 其 著 录 要 求 八 、 卷 内 目 录 格 式 及 其 著 录 要 求 九 、 卷 内 备 考 表 格 式 及 其 著 录 要 求 十 、 会 计 档 案 的 保 管 利 用 十 一 、 会 计 档 案 的 销 毁 机 关 会 计 档 案 管 理 4 一 、 会 计 档 案 的 管 理 原 则 各 级 政 府 财 政 部 门 和 档 案 行 政 管 理 部 门 共同 负 责 会 计 档 案 管 理 工 作 的 指 导 、 监 督 和检 查 。 各 单 位 必 须 建 立 健 全 会 计 档 案 的 立 卷 、 归档 、 保 管 、 查 阅 和 销 毁 等 制 度 ， 保 证 会 计档 案 妥 善 保 管 、 存 放 有 序 、 方 便 查 阅 ， 严防 毁 损 、 散 失 和 泄 密 。 会 计 档 案 由 会 计 机 构 负 责 整 理 、 归 档 ， 档案 机 构 应 当 按 规 定 时 间 接 受 。 机 关 会 计 档 案 管 理 5 会 计 档 案 管 理 工 作 流 程 制 订 工 作 管 理 制 度 分 类 确 定 归 档范 围 、 保 管 期 限 材 料 收 集 、 鉴定 分 类 、 整 理 立 卷 （ 装 订 、 盖 章 、编 号 、 填 写 各 项 、 装 盒 ） 编 制 保管 清 册 、 销 毁 清 册 、 移 交 清 册 档案 移 交 档 案 保 管 、 利 用 档 案鉴 定 、 销 毁 机 关 会 计 档 案 管 理 6 二 、 会 计 档 案 归 档 范 围 会 计 档 案 是 指 会 计 凭 证 、 会 计 帐 簿 和 财 务 报告 等 会 计 核 算 专 业 材 料 ， 是 记 录 和 反 映 单 位经 济 业 务 的 重 要 史 料 和 证 据 。 （ 一 ） 会 计 凭 证 类 ： 原 始 凭 证 ， 记 帐 凭 证 ，汇 总 凭 证 ， 其 他 会 计 凭 证 。 （ 二 ） 会 计 帐 簿 类 ： 总 帐 ， 明 细 帐 ， 日 记 帐 ，固 定 资 产 卡 片 ， 辅 助 帐 簿 ， 其 他 会 计 帐 簿 。 机 关 会 计 档 案 管 理 7 （ 三 ） 财 务 报 告 类 ： 月 度 、 季 度 、 年 度 财务 报 告 ， 包 括 会 计 报 表 、 附 表 、 附 注 及 文字 说 明 ， 其 他 财 务 报 告 。 （ 四 ） 其 他 类 ： 银 行 存 款 余 额 调 节 表 ， 银行 对 帐 单 ， 其 他 应 当 保 存 的 会 计 核 算 专 业资 料 ， 会 计 人 员 交 接 表 ， 会 计 档 案 移 交 清册 ， 会 计 档 案 保 管 清 册 ， 会 计 档 案 销 毁 清册 。 机 关 会 计 档 案 管 理 8 三 、 会 计 档 案 的 整 理 立 卷 各 单 位 每 年 形 成 的 会 计 档 案 ， 应 由 会 计 机构 按 归 档 要 求 ， 负 责 整 理 立 卷 ， 装 订 成 册 ，编 制 会 计 档 案 保 管 清 册 。 会 计 档 案 按 其 形 式 特 点 和 形 式 ， 采 用 名称 年 度 分 类 。 即 会 计 凭 证 、 会 计 帐 簿 、财 务 报 告 、 其 他 四 类 ， 分 别 按 年 度 分 开 。 会 计 档 案 案 卷 后 应 附 备 考 表 。 预 算 、 计 划 、 制 度 等 文 件 材 料 ， 应 执 行 文书 档 案 管 理 规 定 。 机 关 会 计 档 案 管 理 9 记 帐 凭 证 的 整 理 立 卷 记 帐 凭 证 连 同 所 附 原 始 凭 证 、 凭 证 汇 总 表 ，按 照 编 号 顺 序 ， 去 除 金 属 物 ， 选 取 适 当 厚 度（ 一 般 不 超 过 5厘 米 ） 为 一 册 ， 加 上 封 面 封 底 ，装 订 成 册 。 装 订 时 ， 以 上 边 和 左 边 整 齐 为 准 ， 右 边 和 下边 要 求 折 叠 整 齐 ， 用 棉 线 在 左 上 角 装 订 ， 并用 纸 包 封 装 订 角 ， 由 会 计 机 构 负 责 人 、 立 卷人 加 盖 骑 缝 章 。 一 册 为 一 卷 。 机 关 会 计 档 案 管 理 10 会 计 帐 簿 的 整 理 立 卷按 照 帐 簿 的 种 类 按 年 分 别 立 卷 ，一 本 为 一 卷 。 活 页 式 帐 簿 应 从 第 一 页 到 最 后一 页 顺 序 编 页 号 ， 年 终 结 帐 装订 成 册 。 机 关 会 计 档 案 管 理 11 帐 簿 封 面 应 写 明 以 总 分 类 帐 户 命 名 的 帐 簿名 称 ， 几 个 总 分 类 帐 户 合 订 为 一 本 的 ， 应分 别 写 明 几 个 帐 簿 名 称 ； 一 个 总 分 类 帐 户分 订 成 几 本 的 ， 除 写 明 帐 簿 名 称 外 ， 还 应标 明 本 帐 户 共 装 订 成 几 本 ， 该 本 是 第 几 本 。 帐 簿 扉 页 上 的 “ 帐 簿 启 用 表 ” 应 按 规 定 逐项 填 写 ， 并 加 盖 名 章 和 单 位 公 章 。 机 关 会 计 档 案 管 理 12 财 务 报 告 的 整 理 立 卷 月 度 、 季 度 、 年 度 财 务 报 告 应 分 别 装 订 立卷 ， 一 本 为 一 卷 。 决 算 审 核 意 见 书 、 审 计 报 告 等 应 分 别 附 在该 期 财 务 报 告 后 一 起 装 订 ， 卷 内 须 逐 页 顺序 编 写 页 码 。 财 务 报 告 案 卷 封 面 应 写 明 单 位 名 称 、 内 部机 构 名 称 、 报 表 名 称 、 所 属 年 度 、 卷 内 张数 、 保 管 期 限 、 档 号 ， 并 由 会 计 机 构 负 责人 、 立 卷 人 分 别 签 名 或 盖 章 。 机 关 会 计 档 案 管 理 13 其 他 类 会 计 档 案 的 整 理 立 卷 各 单 位 会 计 机 构 、 会 计 人 员 对 其 他 类 会 计档 案 要 认 真 收 集 、 审 查 、 核 对 ， 并 分 别 进行 整 理 立 卷 。 案 卷 封 面 应 写 明 单 位 名 称 、 材 料 名 称 、 所属 年 度 、 卷 内 张 数 、 保 管 期 限 、 档 号 ， 并由 会 计 机 构 负 责 人 、 立 卷 人 分 别 签 名 或 盖章 。 机 关 会 计 档 案 管 理 14 会 计 档 案 案 卷 的 排 列 与 编 号 会 计 档 案 案 卷 应 当 按 照 内 部 机 构 类 别 年 度 的 顺 序 进 行 排 列 ， 并 分 别 编 小 流 水 号 。 会 计 凭 证 类 ： 在 一 个 会 计 年 度 内 ， 按 行 政 、事 业 、 企 业 、 基 建 等 机 构 的 顺 序 排 列 ， 在 一个 机 构 内 按 1 12月 份 顺 序 排 列 。 会 计 帐 簿 类 ： 在 一 个 会 计 年 度 内 ， 按 行 政 、事 业 、 企 业 、 基 建 等 机 构 的 顺 序 排 列 ， 在 一个 机 构 内 ， 按 总 帐 、 现 金 日 记 帐 、 银 行 存 款日 记 帐 、 明 细 帐 、 辅 助 帐 的 顺 序 排 列 。 机 关 会 计 档 案 管 理 15 财 务 报 告 类 ： 在 一 个 会 计 年 度 内 ， 按 行 政 、事 业 、 企 业 、 基 建 等 机 构 的 顺 序 排 列 ， 在一 个 机 构 内 ， 按 年 报 、 季 报 、 月 报 的 顺 序排 列 。 其 他 类 ： 在 一 个 会 计 年 度 内 ， 按 行 政 、 事业 、 企 业 、 基 建 等 机 构 的 顺 序 排 列 ， 在 一个 机 构 内 ， 按 会 计 档 案 保 管 清 册 、 销 毁 清册 、 移 交 清 册 ， 会 计 人 员 交 接 表 、 银 行 存款 余 额 调 节 表 、 银 行 对 帐 单 、 其 他 应 保 存的 会 计 核 算 专 业 材 料 的 顺 序 排 列 。 机 关 会 计 档 案 管 理 16 四 、 会 计 凭 证 封 面 格 式 及 其 著 录 要 求 会 计 凭 证 封 面 外 形 尺 寸 封 面 尺 寸 规 格 采 用 245mm 130mm（ 长 宽 ） 或 245mm 150mm（ 长 宽 ） 。 封 底 尺 寸 同 封 面 尺 寸 。 会 计 凭 证 封 面 项 目 封 面 项 目 包 括 单 位 名 称 、 会 计 凭 证 名 称 、时 间 、 册 数 、 册 次 、 记 帐 凭 证 起 止 号 、 记 帐 凭证 数 、 附 件 数 、 会 计 凭 证 总 数 、 会 计 主 管 、 装订 人 、 装 订 时 间 、 备 注 。 各 项 目 具 体 位 置 、 尺寸 见 图 A1（ a） 、 图 A1（ b） 。 机 关 会 计 档 案 管 理 17 图 A1（ a） 会 计 凭 证 封 面 格 式 一 机 关 会 计 档 案 管 理 18图 A1（ b） 会 计 凭 证 封 面 格 式 二 机 关 会 计 档 案 管 理 19 封 面 项 目 的 填 写 方 法 单 位 名 称 ： 填 写 形 成 会 计 档 案 的 单 位 名 称 ，必 须 用 全 称 或 通 用 简 称 。 如 “ 中 国 共 产 党 中 央委 员 会 ” 简 称 为 “ 中 共 中 央 ” ； “ 中 华 人 民 共和 国 卫 生 部 ” 简 称 为 “ 卫 生 部 ” ； “ 云 南 省 人民 政 府 财 政 厅 ” 简 称 为 “ 云 南 省 财 政 厅 ” 。 不得 简 称 “ 本 部 ” 、 “ 本 委 ” 、 “ 本 省 财 政 厅 ”等 。 会 计 凭 证 名 称 ： 填 写 能 够 反 映 会 计 凭 证 用 途或 内 容 的 名 称 ， 如 ： “ 收 款 会 计 凭 证 ” 、 “ 付款 会 计 凭 证 ” 、 “ 转 帐 会 计 凭 证 ” 或 “ 基 建 会计 凭 证 ” 、 “ 工 会 会 计 凭 证 ” 、 “ 预 算 外 会 计凭 证 ” 等 。 机 关 会 计 档 案 管 理 20 起 止 时 间 ： 填 写 本 册 会 计 凭 证 的 起 止 年 月 日 。 册 数 ： 填 写 起 止 时 间 界 定 内 会 计 凭 证 的 册 数 。 册 次 ： 填 写 本 册 会 计 凭 证 的 序 号 。 记 帐 凭 证 起 止 号 ： 填 写 本 册 记 帐 凭 证 起 号 和 止号 。 记 帐 凭 证 数 ： 填 写 记 帐 凭 证 的 张 数 。 附 件 数 ： 填 写 本 册 会 计 凭 证 的 附 件 张 数 。 会 计 凭 证 总 数 ： 填 写 本 册 所 有 凭 证 的 合 计 张 数 。 机 关 会 计 档 案 管 理 21 会 计 主 管 ： 填 写 单 位 内 部 具 体 负 责 会 计工 作 的 中 层 领 导 人 员 。 装 订 人 ： 填 写 负 责 该 本 会 计 凭 证 装 订 的人 员 。 装 订 时 间 ： 填 写 该 本 会 计 凭 证 装 订 结 束的 时 间 。 备 注 ： 填 写 该 本 凭 证 需 要 说 明 的 事 项 。 制 成 材 料 质 量 记 帐 凭 证 封 面 和 封 底 宜 采 用 126克 以 上 牛皮 纸 制 作 。 机 关 会 计 档 案 管 理 22 会 计 凭 证 盒 格 式 及 其 项 目 填 写 会 计 凭 证 盒 外 形 尺 寸 会 计 凭 证 盒 的 外 形 尺 寸 采 用275mm 155mm（ 长 宽 ） ， 盒 脊 厚度 可 根 据 需 要 设 置 30mm、 40mm、60mm等 。 见 图 A2（ a） 机 关 会 计 档 案 管 理 23 机 关 会 计 档 案 管 理 24 会 计 凭 证 盒 项 目 及 填 写 方 法 会 计 凭 证 盒 正 面 项 目 会 计 凭 证 盒 正 面 项 目 包 括 单 位 名 称 、凭 证 名 称 、 时 间 、 册 数 、 册 次 、 记 帐 凭证 起 止 号 、 附 件 数 、 会 计 凭 证 总 数 、 起止 时 间 、 归 档 时 间 、 立 卷 人 、 保 管 期 限 、全 宗 号 、 目 录 号 、 案 卷 号 。 各 项 具 体 位置 、 尺 寸 见 图 A2（ b） 。 机 关 会 计 档 案 管 理 25 图 A2（ b） 会 计 档 案 凭 证 盒 正 面 格 式 机 关 会 计 档 案 管 理 26 正 面 项 目 的 填 写 方 法 单 位 名 称 、 凭 证 名 称 、 时 间 、 册 数 、 册次 、 记 帐 凭 证 起 止 号 、 附 件 数 、 会 计 凭 证总 数 、 起 止 时 间 根 据 记 帐 凭 证 封 面 的 有 关项 目 对 应 填 写 ， 填 写 方 法 与 记 帐 凭 证 封 面一 致 。 时 间 ： 填 写 本 盒 会 计 凭 证 所 属 年 月 。 归 档 时 间 ： 填 写 单 位 内 财 务 部 门 向 档 案部 门 移 交 会 计 档 案 的 年 月 日 。 立 卷 人 ： 填 写 整 理 本 盒 会 计 凭 证 的 人 员姓 名 。 保 管 期 限 ： 根 据 财 政 部 和 国 家 档 案 局1998年 颁 布 的 会 计 档 案 保 管 期 限 表 确定 填 写 该 案 卷 的 保 管 期 限 。 机 关 会 计 档 案 管 理 27 全 宗 号 ： 填 写 档 案 馆 给 立 档 单 位 编 制 的 代号 。 企 业 可 填 写 表 达 单 位 的 汉 语 拼 音 代 字 。 目 录 号 ： 填 写 全 宗 内 案 卷 所 属 目 录 的 编 号 ，在 同 一 个 全 宗 内 不 允 许 出 现 重 复 的 案 卷 目 录 号 ，企 业 或 参 照 工 业 企 业 档 案 分 类 试 行 规 则 编制 分 类 方 案 的 单 位 ， 可 填 写 类 别 特 征 代 码 。 案 卷 号 ： 目 录 内 案 卷 的 顺 序 编 号 ， 在 同 一个 案 卷 目 录 （ 或 分 类 体 系 的 最 低 一 级 类 目 ） 内不 允 许 出 现 重 复 的 案 卷 号 。 机 关 会 计 档 案 管 理 28 会 计 凭 证 盒 盒 脊 项 目 及 填 写 方法 会 计 凭 证 盒 盒 脊 项 目 包 括 全宗 号 、 目 录 号 、 案 卷 号 、 年 度 、月 份 、 册 数 、 册 次 、 保 管 期 限 ，其 排 列 格 式 尺 寸 见 图 A2（ c） 。 机 关 会 计 档 案 管 理 29 图 A2（ c） 会 计 档 案 凭 证 盒 脊 格 式 D = 30、 40、 60 单 位 统 一 ： mm 机 关 会 计 档 案 管 理 30 盒 脊 项 目 与 正 面 有 关 项 目 对 应填 写 制 成 材 料 质 量 会 计 凭 证 盒 宜 采 用 340克 以上 箱 板 纸 制 作 。 机 关 会 计 档 案 管 理 31 五 、 会 计 档 案 盒 格 式 及 其 著 录 要 求 会 计 档 案 盒 外 形 尺 寸 会 计 档 案 盒 的 外 形 尺 寸 采 用310mm 220mm或310mm 260mm（ 长 宽 ） ，盒 脊 厚 度 可 根 据 需 要 设 置 20mm、30mm、 40mm等 。 见 图 A3（ a） 机 关 会 计 档 案 管 理 32 机 关 会 计 档 案 管 理 33 会 计 档 案 盒 项 目 及 填 写 方 法 会 计 档 案 盒 正 面 项 目 包 括 全宗 名 称 、 案 卷 题 名 、 时 间 、 卷 数 、张 数 、 保 管 期 限 、 全 宗 号 、 目 录号 、 案 卷 号 、 盒 号 。 各 项 目 具 体位 置 、 尺 寸 见 图 A3（ b） 、 图 A3（ c） 。 机 关 会 计 档 案 管 理 34 图 A3(b)会 计 档 案 盒 正 面 格 式 机 关 会 计 档 案 管 理 35 图A3(c) 会计档案盒正面格式二 机 关 会 计 档 案 管 理 36 正 面 项 目 的 填 写 方 法 全 宗 名 称 ： 全 宗 名 称 相 当 于 立 档 单 位 的 名 称 ， 填 写时 和 会 计 凭 证 盒 正 面 上 的 “ 单 位 名 称 ” 要 求 一 致 。 案 卷 题 名 ： 由 整 理 会 计 凭 证 的 人 员 自 拟 。 案 卷 题 名应 准 确 概 括 本 盒 会 计 档 案 的 形 成 单 位 、 时 间 、 内 容 、类 别 ， 如 ： “ 曲 靖 市 财 政 局 二 00二 年 度 （ 或 上 半 年 、下 半 年 、 季 度 ） 财 务 报 告 ” 、 “ 曲 靖 市 财 政 局 二 00二年 基 金 管 理 总 帐 ” 、 “ 曲 靖 市 乡 镇 企 业 局 二 00二 年 行政 （ 或 事 业 、 或 工 会 ） 现 金 日 记 帐 ” 。 文 字 力 求 简 炼 、明 确 。 时 间 ： 填 写 形 成 本 盒 会 计 档 案 的 起 止 年 月 日 。 卷 数 、 张 数 ： 填 写 本 盒 内 会 计 档 案 的 卷 数 和 张 数 。 保 管 期 限 ： 按 照 会 计 档 案 保 管 期 限 表 填 写 该 盒会 计 档 案 的 保 管 期 限 。 机 关 会 计 档 案 管 理 37 全 宗 号 、 目 录 号 ： 填 写 方 法 与 会 计 凭 证 盒上 的 “ 全 宗 号 ” 、 “ 目 录 号 ” 的 要 求 相 同 。 案 卷 号 ： 填 写 本 盒 内 会 计 档 案 的 案 卷 号 或案 卷 起 止 号 ， 在 案 卷 起 号 和 止 号 之 间 用 “ 一 ”隔 开 。 盒 号 ： 盒 号 是 同 一 全 宗 、 同 一 目 录 内 按 照案 卷 顺 序 号 装 盒 的 编 号 。 会 计 档 案 盒 盒 脊 项 目 的 填 写 方 法 会 计 档 案 盒 盒 脊 项 目 包 括 年 度 、 全 宗 号 、目 录 号 、 案 卷 号 、 盒 号 、 保 管 期 限 。 其 排 列格 式 尺 寸 见 图 A3（ d） 。 机 关 会 计 档 案 管 理 38 图 A3(d) 会 计 档 案 盒 脊 格 式 机 关 会 计 档 案 管 理 39 年 度 填 写 本 盒 会 计 档 案 所 属 年度 ， 其 他 项 目 与 正 面 相 应 项 目 填写 一 致 。 制 成 材 料 质 量 会 计 档 案 盒 宜 采 用 700克 以上 无 酸 纸 制 作 。 机 关 会 计 档 案 管 理 40 六 、 帐 簿 启 用 及 接 交 表 格 式 的 著 录 要 求 帐 簿 启 用 及 接 交 表 用 纸 尺 寸 及 质 量 要 求 用 纸 尺 寸 帐 簿 启 用 及 接 交 表 用 纸 幅 面 尺 寸 采 用 国际 标 准 A4型 （ 长 宽 为 297mm 210mm） 。非 国 际 标 准 纸 帐 薄 可 根 据 实 际 需 要 另 外 确定 用 纸 尺 寸 。 质 量 要 求 帐 簿 启 用 及 接 交 表 宜 采 用 70克 以 上 白色 书 写 纸 制 作 。 机 关 会 计 档 案 管 理 41 帐 簿 启 用 及 接 交 表 项 目 和 填 写 方 法 帐 簿 启 用 及 接 交 表 正 面 项 目 和 填 写方 法 帐 簿 启 用 及 接 交 表 正 面 项 目 包 括单 位 名 称 、 帐 簿 名 称 及 编 号 、 帐 簿页 数 、 帐 簿 起 止 日 期 、 经 管 人 员 、接 交 记 录 、 备 注 、 档 号 、 贴 印 花 税 。各 项 目 具 体 位 置 、 尺 寸 见 图 A4（ a） 。 机 关 会 计 档 案 管 理 42 图 A4(a) 帐 簿 启 用 及 接 交 表 正 面 格 式 机 关 会 计 档 案 管 理 43 正 面 项 目 的 填 写 方 法 单 位 名 称 ： 填 写 形 成 会 计 档 案 的 单 位 名 称 ， 并加 盖 公 章 ， 填 写 要 求 与 记 帐 凭 证 封 面 上 的 “ 单 位 名称 ” 相 同 。 帐 簿 名 称 及 编 号 ： 填 写 该 帐 簿 所 属 的 类 别 及 其排 列 顺 序 号 。 帐 簿 页 数 ： 填 写 该 帐 簿 中 有 内 容 记 载 的 帐 簿 页数 （ 空 白 帐 页 除 外 ） 。 帐 簿 起 止 时 期 ： 填 写 该 帐 簿 启 用 和 终 止 的 年 月日 。 经 管 人 员 ： 填 写 单 位 内 管 理 财 务 的 负 责 人 姓 名 、会 计 姓 名 、 复 核 姓 名 、 出 纳 姓 名 。 机 关 会 计 档 案 管 理 44 接 交 记 录 ： 该 帐 簿 在 使 用 过 程 中 人 员 发 生变 化 时 ， 由 接 管 和 交 出 双 方 分 别 签 名 ， 并 填写 接 交 日 期 ， 同 时 ， 经 管 人 员 要 填 写 职 别 并签 名 。 备 注 ： 填 写 该 帐 簿 中 需 要 特 别 说 明 的 情 况 。 印 花 税 ： 在 印 有 “ 贴 印 花 税 ” 的 空 格 处 贴上 印 花 税 票 。 档 号 ： 按 照 本 单 位 档 案 分 类 编 号 方 案 的 要求 填 写 该 帐 簿 的 编 号 。 帐 簿 启 用 及 接 交 表 背 面 项 目 和 填 写 方 法 机 关 会 计 档 案 管 理 45 背 面 项 目 帐 簿 启 用 及 接 交 表 背 面 项目 包 括 科 目 名 称 、 页 次 。 各 项目 具 体 位 置 尺 寸 见 A4（ b） 。非 国 际 标 准 纸 帐 薄 可 根 据 实 际需 要 另 外 确 定 用 纸 尺 寸 。 机 关 会 计 档 案 管 理 46 图 A4(b) 帐 簿 启 用 及 接 交 表 背 面 格 式 机 关 会 计 档 案 管 理 47 背 面 项 目 的 填 写 方 法 科 目 名 称 ： 根 据 该 帐 簿 设 置的 科 目 名 称 依 次 填 写 。 页 次 ： 在 编 写 该 帐 簿 页 码 总流 水 顺 序 号 的 基 础 上 ， 分 别 填 写各 个 科 目 在 该 帐 簿 中 的 页 码 位 置 。 机 关 会 计 档 案 管 理 48 七 、 会 计 档 案 目 录 格 式 及 其 著 录 要 求 会 计 档 案 目 录 用 纸 尺 寸 及 质 量 要 求 会 计 档 案 目 录 的 用 纸 尺 寸 采 用 国 际 标 准A4型 （ 长 宽 为 297mm 210mm） ， 纸 张 质 量宜 采 用 70克 以 上 白 色 书 写 纸 制 作 。 会 计 档 案 目 录 项 目 会 计 档 案 目 录 项 目 包 括 案 卷 号 、 类 别 、 题名 、 起 止 时 间 、 保 管 期 限 、 卷 内 张 数 、 备 注 。各 项 目 具 体 位 置 、 尺 寸 （ 见 图 A5） 。 机 关 会 计 档 案 管 理 49 图 A5会 计 档 案 目 录 格 式 机 关 会 计 档 案 管 理 50 项 目 的 填 写 方 法 案 卷 号 ： 根 据 整 理 会 计 档 案 时 会 计 凭 证 盒 或 会 计 档 案盒 上 的 对 应 项 目 填 写 。 类 别 ： 填 写 该 卷 会 计 档 案 所 属 的 类 别 ， 如 ： “ 会 计 凭证 类 ” 、 “ 会 计 帐 簿 类 ” 、 “ 财 务 报 告 类 ” 等 。 题 名 ： 题 名 即 案 卷 题 名 ， 填 写 要 求 与 会 计 档 案 盒 上的 “ 案 卷 题 名 ” 相 同 。 起 止 时 间 ： 填 写 该 卷 档 案 启 用 和 终 止 的 年 月 。 8位 数字 分 别 表 示 保 管 期 限 ： 根 据 整 理 会 计 档 案 时 确 定 的 会 计 凭 证 盒或 会 计 档 案 盒 上 的 保 管 期 限 填 写 。 卷 内 张 数 ： 指 会 计 凭 证 总 数 、 帐 页 总 数 或 财 务 报 告 的总 张 数 ， 根 据 该 卷 会 计 档 案 的 具 体 张 数 填 写 。 备 注 ： 填 写 记 帐 凭 证 起 止 号 或 其 他 需 要 说 明 的 事 项 。 机 关 会 计 档 案 管 理 51 八 、 卷 内 目 录 格 式 及 其 著 录 要 求 卷 内 目 录 纸 尺 寸 及 质 量 要 求 卷 内 目 录 用 纸 尺 寸 及 质 量 要求 与 会 计 档 案 目 录 相 同 。 卷 内 目 录 项 目 包 括 顺 序 号 、责 任 者 、 文 号 、 题 名 、 日 期 、 页号 、 备 注 、 各 项 目 具 体 位 置 、 尺寸 （ 见 图 A6） 。 机 关 会 计 档 案 管 理 52 图 A6卷 内 目 录 格 式 机 关 会 计 档 案 管 理 53 项 目 的 填 写 方 法 顺 序 号 ： 以 卷 内 文 件 材 料 排 列 先 后 顺 序 填 写 序号 ， 亦 即 件 号 。 责 任 者 ： 填 写 对 档 案 内 容 进 行 创 造 或 负 有 责 任的 团 体 和 个 人 ， 即 文 件 材 料 的 署 名 者 。 文 号 ： 填 写 文 件 制 发 机 关 的 发 文 字 号 。 题 名 ： 即 文 件 材 料 标 题 ， 一 般 应 照 实 抄 录 ， 没有 标 题 或 标 题 不 规 范 的 ， 可 自 拟 标 题 ， 外 加 “ ”号 。 日 期 ： 填 写 文 件 材 料 的 形 成 时 间 ， 以 8位 阿 拉 伯数 字 标 注 年 月 日 ， 如 20070619。 页 号 ： 填 写 卷 内 文 件 材 料 所 在 之 页 的 编 号 。 备 注 ： 在 需 要 说 明 情 况 的 文 件 材 料 栏 内 打 “ *”号 ，并 将 需 说 明 的 情 况 填 写 在 备 考 表 中 。 机 关 会 计 档 案 管 理 54 九 、 卷 内 备 考 表 格 式 及 其 著 录 要 求 卷 内 备 考 表 用 纸 尺 寸 及 质 量 要 求 卷 内 备 考 表 用 纸 尺 寸 及 质 量 要 求 与会 计 档 案 目 录 相 同 。 卷 内 备 考 表 项 目 卷 内 备 考 表 项 目 包 括 本 卷 情 况 说 明 、立 卷 人 、 检 查 人 、 立 卷 时 间 、 检 查 时 间 ，各 项 目 具 体 位 置 、 尺 寸 （ 见 图 A7） 。 机 关 会 计 档 案 管 理 55 图 A7卷 内 备 考 格 式 机 关 会 计 档 案 管 理 56 项 目 的 填 写 方 法 本 卷 情 况 说 明 ： 填 写 卷 内 文 件 材 料 （ 财务 报 告 类 和 其 他 类 ） 缺 损 、 修 改 补 充 、 移出 、 销 毁 等 情 况 。 案 卷 立 好 后 发 生 或 发 现的 问 题 由 有 关 的 管 理 人 员 填 写 并 签 名 ， 标注 时 间 。 立 卷 人 ： 由 负 责 立 卷 者 签 名 。 检 查 人 ： 由 案 卷 质 量 审 查 者 签 名 。 立 卷 时 间 ： 填 写 完 成 立 卷 工 作 的 年 月 日 。 检 查 时 间 ： 填 写 审 查 案 卷 质 量 的 年 月 日 。 机 关 会 计 档 案 管 理 57 十 、 会 计 档 案 的 保 管 利 用 当 年 形 成 的 会 计 档 案 在 会 计 年 度 终 了 后 ， 可 暂 时由 会 计 机 构 保 管 一 年 ， 期 满 后 ， 应 由 会 计 机 构 编制 移 交 清 册 ， 移 交 本 单 位 档 案 机 构 统 一 保 管 ； 未设 档 案 机 构 的 ， 应 在 会 计 机 构 内 部 指 定 专 人 保 管 。出 纳 人 员 不 得 兼 管 会 计 档 案 。 会 计 档 案 移 交 原 则 是 应 保 持 原 卷 册 封 装 。 个 别 需拆 封 重 整 的 ， 档 案 机 构 应 会 同 会 计 机 构 共 同 拆 封整 理 ， 以 分 清 责 任 。 会 计 档 案 按 类 别 分 柜 存 放 ， 并 编 制 系 统 完 整 的 案卷 目 录 等 ， 以 便 查 找 和 利 用 。 机 关 会 计 档 案 管 理 58 各 单 位 保 存 的 会 计 档 案 不 得 借 出 。 应 建 立健 全 会 计 档 案 查 阅 审 批 、 复 制 登 记 制 度 。 采 用 电 子 计 算 机 进 行 会 计 核 算 的 单 位 ， 应保 存 打 印 的 纸 质 会 计 档 案 。 单 位 间 交 接 会 计 档 案 ， 交 接 双 方 应 办 理 会计 档 案 交 接 手 续 ， 并 在 移 交 清 册 上 签 名 或盖 章 。 会 计 档 案 保 管 期 限 分 永 久 和 定 期 两 类 ， 定期 分 3年 、 5年 、 10年 、 15年 、 25年 。 该 期限 为 最 低 保 管 期 限 。 机 关 会 计 档 案 管 理 59 会 计 档 案 移 交 清 单 格 式 会 计 档 案 移 交 清 单 用 纸 尺 寸 及 质 量 要 求 与 会 计 档 案 目 录 相 同 。 会 计 档 案 移 交 清 单 项 目 会 计 档 案 移 交 清 单 项 目 包 括 年 度 、种 类 及 数 量 、 移 交 部 门 及 移 交 人 、 接 收部 门 及 接 收 人 、 监 交 人 、 移 交 时 间 、 备注 。 各 项 具 体 位 置 、 尺 寸 （ 见 图 A8） 。 机 关 会 计 档 案 管 理 60 图 A8会 计 档 案 移 交 清 单 格 式 机 关 会 计 档 案 管 理 61 项 目 填 写 方 法 年 度 ： 填 写 需 要 移 交 的 会 计 档 案 所属 年 度 ， 用 4位 阿 拉 伯 数 字 填 写 。 移 交 部 门 及 移 交 人 ： 由 单 位 内 财 务部 门 及 其 管 理 人 员 填 写 并 盖 章 签 字 。 接 收 部 门 及 接 收 人 ： 由 单 位 内 档 案部 门 或 接 收 会 计 档 案 的 有 关 部 门 及 其 管理 人 员 填 写 并 盖 章 签 字 。 机 关 会 计 档 案 管 理 62 监 交 人 ： 由 监 督 办 理 接 交 档案 手 续 的 人 员 签 名 。 移 交 时 间 ： 填 写 办 理 会 计 档案 移 交 手 续 的 年 月 日 。 备 注 ： 填 写 移 交 范 围 的 会 计档 案 中 需 标 明 的 情 况 。 机 关 会 计 档 案 管 理 63 十 一 、 会 计 档 案 的 销 毁 由 本 单 位 档 案 机 构 会 同 会 计 机 构 提 出销 毁 意 见 ， 编 制 销 毁 清 册 ， 列 明 销 毁会 计 档 案 的 名 称 、 档 号 、 册 数 、 起 迄年 度 、 应 保 管 期 限 、 已 保 管 期 限 、 销毁 时 间 等 内 容 。 单 位 负 责 人 在 会 计 档 案 销 毁 清 册 上 签署 意 见 。 机 关 会 计 档 案 管 理 64 销 毁 会 计 档 案 时 ， 应 当 由 档 案 机 构 和 会计 机 构 共 同 派 员 监 销 。 并 应 核 对 会 计 档案 销 毁 清 册 ， 签 字 盖 章 ， 报 告 单 位 负 责人 。 保 管 期 满 但 未 结 清 的 债 权 债 务 原 始 凭 证和 涉 及 其 他 未 了 事 项 的 原 始 凭 证 ， 不 得销 毁 。 机 关 会 计 档 案 管 理 65 附 ： 会 计 档 案 保 管 期 限 （ 企 业 和 其 他 组 织 ） 1序 号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注一 会 计 凭 证 类1 原 始 凭 证 15年2 记 帐 凭 证 15年3 汇 总 凭 证 15年二 会 计 帐 簿 类4 总 帐 15年 包 括 日 记 总 帐5 日 记 帐 15年 现 金 和 银 行 存 款 日 记 帐 保 25年6 明 细 帐 15年7 辅 助 帐 簿 15年 8 固 定 资 产 明细 帐 、 卡 片 机 关 会 计 档 案 管 理 66 会 计 档 案 保 管 期 限 （ 企 业 和 其 他 组 织 ） 2序号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注三 财 务 报 告 类 包 括 各 级 主 管 部 门 汇总 财 务 报 告9 月 、 季 度 财 务 报 告 3年 包 括 文 字 分 析10 年 度 财 务 报 告 （ 决 算 ） 永 久 包 括 文 字 分 析 、 审 计报 告四 其 他 类11 银 行 存 款 余 额 调 节 表 5年12 银 行 对 帐 单 5年13 会 计 档 案 移 交 清 册 15年 包 括 会 计 人 员 交 接 表14 会 计 档 案 移 交 清 册 永 久 15 会 计 档 案 销 毁 清 册 永 久 机 关 会 计 档 案 管 理 67 财 政 总 预 算 、 行 政 单 位 、 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 期 限 1序号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注财 政 总 预 算 行 政 单 位事 业 单 位 税 收 会计一 会 计 凭 证1 国 家 金 库 编 送 的 各 种报 表 及 缴 库 退 库 凭 证 10年 10年2 各 收 入 机 关 编 送 的 报表 10年3 行 政 单 位 和 事 业 单 位的 各 种 会 计 凭 证 15年 包 括 原 始 凭 证 、记 帐 凭 证 和 传 票 汇 总 表4 各 种 完 税 凭 证 和 缴 、退 库 凭 证 15年 缴 款 书 存 根 联 在销 号 后 保 管 2年 机 关 会 计 档 案 管 理 68 财 政 总 预 算 、 行 政 单 位 、 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 期 限 2序号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注财 政总 预 算 行 政 单位 事 业单 位 税 收会 计5 财 政 总 预 算 拨 款 凭证 及 其 他 会 计 凭 证 15年 包 括 拨 款 凭 证 和其 他 会 计 凭 证6 农 业 税 结 算 凭 证 15年二 会 计 帐 簿 类7 总 帐 15年 15年 15年 8 日 记 帐 15年 15年 现 金 、 银 行 存 款日 记 帐 保 管 25年 机 关 会 计 档 案 管 理 69 财 政 总 预 算 、 行 政 单 位 、 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 期 限 3序号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注财 政总 预算 行 政 单 位事 业 单 位 税 收会 计9 税 收 日 记 帐 （ 总 帐 ） 和税 收 票 证 分 类 出 纳 帐 25年10 明 细 分 类 、 分 户 帐 或 登记 簿 15年 15年 15年11 行 政 单 位 事 业 单 位 固 定资 产 明 细 帐 、 卡 片 固 定 资 产 报 废 清理 后 保 管 5年三 包 括 文 字 分 析 、审 计 报 告 12 财 政 总 预 算 永 久13 行 政 单 位 和 事 业 单 位 决算 10年 永 久 机 关 会 计 档 案 管 理 70 财 政 总 预 算 、 行 政 单 位 、 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 期 限 4序号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注财 政总 预 算 行 政 单 位事 业 单 位 税 收会 计14 税 收 年 报 （ 决 算 ） 10年 永 久15 国 家 金 库 年 报 （ 决算 ） 10年16 基 本 建 设 拨 、 贷 款年 报 （ 决 算 ） 10年17 财 政 总 预 算 会 计 旬报 3年 所 属 单 位 报 送 的保 管 2年 18 财 政 总 预 算 会 计 月 、季 度 报 表 5年 所 属 单 位 报 送 的保 管 2年19 行 政 单 位 和 事 业 单位 月 、 季 度 报 表 5年 所 属 单 位 报 送 的保 管 2年 机 关 会 计 档 案 管 理 71 财 政 总 预 算 、 行 政 单 位 、 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 期 限 5注 ： 税 务 机 关 的 税 务 经 费 会 计 档 案 保 管 期 限 ， 按 行 政 单 位 会 计 档 案 保 管 期 限 规 定 办 理序号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注财 政总 预 算 行 政 单 位事 业 单 位 税 收会 计20 税 收 会 计 报 表 （ 包括 票 证 报 表 ） 10年 电 报 保 管 1年 ， 所属 税 务 机 关 报 送 的保 管 3年四 其 他 类21 会 计 档 案 移 交 清 册 15年 15年 15年 包 括 会 计 人 员 交 接表 22 会 计 档 案 保 管 清 册 永 久 永 久 永 久23 会 计 档 案 销 毁 清 册 永 久 永 久 永 久 机 关 会 计 档 案 管 理 72谢 谢 大 家 ！