时间管理与个人成效(dpgh

*,*,时间管理与个人成效,一、课程导入,二、时间是什么,三、什么是时间管理,四、时间管理的重要性,五、如何做好时间管理,六、个人成效,1,时间是什么,在你的生命中，你怎样诠释时间？,2,人生的每一刹那都是唯一的,时间对盼望的人来说“实在太短”；,时间对恐惧的人来说“实在太长”；,时间对痛苦的人来说“实在太慢”；,时间对快乐的人来说“实在太快”；,时间对有爱心的人来说是永恒。,朝菌朝生暮死；寒蝉春生复死；,海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年,时间是什么,3,天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。,旧约圣经之传道书,我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。,4,“不能管理时间，便什么都不能管理”,（美）杜拉克,“管理”时间是不对的，,“时间管理”就是“自我”管理,什么是时间管理,时间管理就是管理时间？,5,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.,1 你通常工作很长时间吗？,2 你通常把工作带回家吗？,3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？,4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？,5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？,6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？,7 你经常在做重要工作时被打断吗？,8 你经常占用用餐时间工作吗？,9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？,10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？,11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？,12,你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？,13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？,14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？,15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？,16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,6,总结你的时间掌控,1216,“yes”,救命,！你在时间管理上需改进,812,“yes”,48,“yes”,04,“yes”,当心！,你需要重新审视你的时间行动指南,可以,！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！,坚持并保留你的方法,7,案例：老王的故事,延 误,原 因,1、没有以第一时间把报告做好,拖延，没有界定缓急先后,2、打算做报告的当天,下属生病，代出席会议,上司紧急命令,一些电话,突发事件,紧急事件,被打扰,3、,下班回家,交通堵塞,4、看电视,不能自我约束,5、放弃工作,不能自我约束,6、赖床,不能自我约束,7、没有带一些文件回家,善忘,8、上班,交通堵塞,8,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸,项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡,1小时 1.7年 6.6,休假、白日梦,闹情绪、身体不适,2小时 3.3年,3.3,9,大石头,小沙子,水,杯,子,理,论,10,课 程 目 标,知道什么是重要的,做计划,实践,重要、计划、实践,11,时间的秩序,时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向,面包的比喻,错误：3成时间缅怀过去、3成时间梦想将来、,3成时间应付目前的一切,正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考,1成时间计划未来,12,时间管理学的演变,记事便条,做一些计划、规划,分出优先顺序,挖掘人的资源、重视人,13,I,+,重要性,MI,MII,MIII,MIV,U,+,紧迫性,I,+,U,+,I,+,U,I,U,+,I,U,工具：区分时间的重要性和紧迫性,重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。,紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。,紧迫的事情不一定是重要的事情。,14,紧急,重要,不重要,防患未然,改进产能,建立人际关系,发掘新机会,规划、休闲,繁琐的工作,某些信件,某些电话,浪费时间之事,有趣的活动,重要与紧要之区别,从容人,无用人,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,压力人,不速之客,某些电话,某些信件与报告,某些会议,必要而不重要的事,受欢迎的活动,无聊人,不紧急,15,紧急,重要,不重要,偏重第一类事务，结果,压力,精疲力竭,危机处理,忙于收拾残局,不紧急,16,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果,有远见，有理想,平衡,纪律,自制,少有危机,17,偏重第三类事务，结果,短视近利,危机处理,被视为巧言令色,轻视目标与计划,缺乏自制力，怪罪他人,人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,18,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果,全无责任感,工作不保,依赖他人或社会机构维生,19,D,iarize,（定出做的时间）,变为,Do it latter（呆会做）,4D原则,D,o it now！,（马上就做）,D,ont do it。,（别去做了）,重 要,紧 迫,D,elegate,授权别人去做,20,高,MI,MIII,MII,MIV,大,第一重点,第二重点,第三重点,非重点,客户规划、重点优先工具：,低,小,市场吸引力,成功可能性,21,时间自然法则总结,Parkingsons Law,帕金森原则,时间象一根弹筋：设立期限,Paretos Principle,帕雷托原则,80%的结果来源20%的努力,Concentration Enigmas,注意力之谜,注意力需要及时恢复,Internal Energy Levels,内在能量水平,有效地利用你的生物钟,Efficacy Efficiency,效能与效率,做正确之事，做好它,22,我的生物钟,不能控制它，就去合理利用它,6:00-8:00,14:00-16:00,8:00-12:00,16:00-20:00,20:00-睡觉,23,订定每日工作计划,详细地计划今天下午或是明天早上的工作。,工作计划,-,-,为每天的2-3件,事项留出完整的,时间,24,避免分散注意力,你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最,后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将,有助于在短时间内达到要的成果。,25,办事处与总公司的协作,某办事处已成立了两年，现有10位销售人员，负责销售工作。该办事处业绩一般，但面对竞争激烈的市场局面，总公司为了要全面推广工作站产品，最近派了小李过去以便能打开工作站市场。,小李除了工作站之外，对其它产品如服务器、多媒体电脑等更是熟悉。办事处经理王先生因此经常要求小李帮忙兼卖其他产品。半年后小李始终无法打开工作站市场，他诉说王经理常常要求他去完成其它产品的销售任务，所以实在没法抽出充分的时间去开发工作站市场。,思考题：,1、假设小李继续兼卖其他产品的话，那会造成什么后果？,2、王经理其实应该怎么做？,案例学习,26,销售和管理的重要不同点,Critical difference between selling and managing,27,时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线,时间管理的基本单位是事件,时间管理的关键在掌握事件,事件经由选择,选择以价值为基础,28,顺习惯做事会有越来越多的抱怨,Proactive（制变）,Reactive（应变）,思考一下再去做,知道什么是重要的，并按重要的原则去选择,二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好,29,确定优先顺序,基本任务,如果不去做，就无法有效发挥你的,作用的任务。,你应当完成的任务,一般指应最先完成的任务。,你喜欢做的任务,在事先安排时间时，通常从,不会去做的事。,不甚重要的任务,容易而有趣，通常首先会去做。,30,优先管理的核心,1、Make a list of things to do today,把每天要做的事情列一份清单,2、Set priority and work on the most important,确定优先次序，从最重要的开始做,3、Do it every day!,每天这么做！,每日计划：,Plan the next d,b,you l,the office.,在你,办公室,前，计划,天的工作。,31,To-Do List待处理事项,Delegate to,授权,A/B,To-Do 事项,Time 需,Required 时,Delegation 授权跟进,Ref,参见,Name,姓名,Return 返还,Time 时间,Ref,参见,Notes 备注,32,Clear the Desk,清理桌面,1、Create 3 files,建三个文件档案,2、Organize all items according to the 4Ds,根据4D原则整理好所有东西,3、Work through“Do”pile,把“立即做”档案里的工作一件件处理完,Time Activate,给活动定下时间,Use Holding Files,使用活页文件,4、Clear the desk each day.,每日清理桌面,33,A.M.P.M.,6,7,8,9,10,11,12,Daily Expenses 每日支出,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,Appointments日程,34,Monthly Plan,月度计划,Month,Year,年,月,Projects/Goals本月项目/目标,A/B Business,工 作 开始日,Personal,个人生活,35,意识,潜意识,内存,硬盘,36,产品说明书,了解产品,印刷,售后服务,图片,题纲,初稿,规格,注意事项,维修点,打印,美工,公司简介,拍照,大脑图,37,个人成效,effective,efficient,明确于结果：快、好,高效,A,nice,manager A,good,manager An,effective,manager,脾气好,工作愉快、有结果,一个有成效的经理人,38,S,pecific 具体的,M,easurable 可衡量的,A,chievable 可实现的,R,elevant 与价值相关的,T,ractable 可跟进的,SMART,目标,39,What I am here for?,对我的岗位来说，最重要的职责是什么？,Make a list.,分清主动工作和被动工作内容。,主动性（建设性）工作：,帮助达到目标的工作,被动性工作：,日常琐碎的事情,40,放弃喜欢做的事,放弃怕失去控制的心理,授权,把任务交给人，培训他们并通知相关人员,随时准备提供建议并进行解答,组织下属,41,Productivity Challenges,对生产率的挑战,1、Shifting priorities/crisis management,优先顺序不明确/危机管理,2、Telephone interruptions,电话打扰,3、Lack of Priorities/objectives,缺乏优先/目标,4、Attempting too much,贪多嚼不烂,5、Drop-in visitors,不速之客,6、Ineffective delegation,无效授权,7、Cluttered desk/losing things,桌面杂乱无章/找不到东西,8、Lack of self-discipline/procrastination,缺乏自律/拖延,9、Inability to say“No”,不会说“不”,10、Meetings,会议,42,学习分配工作,学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合,作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。,43,今日事今日毕,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。,应付拖延的招数：,订定完成期限,建立回馈制度,安排人监督你,