文件控制培训人力资源课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,文 件 控 制 培 训,主办单位：系统办,日期：2006年07月06日,目 录,一、文控基础知识,二、人力资源部文控现状,三、公司体系文控要求,四、人力资源文控实施建议方案,一、文控基础知识,文件的定义,文件：信息及其承载媒体,媒体：纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照 片、或标准样品、或它们的组合。,记录：是一种特殊类型的文件。阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录可以是书面的，也可以贮存在任何媒体上。,文件的作用,沟通意图、统一行动,执行标准,审核依据,改进基础,易于追溯,客观证据,文件控制的目的,确保文件在发布前得到评审、批准。保证需要使用文件的场所都能得到相应文件的有效版本，防止失效和/或作废文件的非预期使用，带来不必要损失和麻烦。,a）,文件发布前得到批准，以确保文件是充分的；,（编、审、批及文件会签）,b）必要时对文件进行评审、更新并再次批准；,（文件定期评审）,c）,确保文件的更改和现行修订状态得到识别；,（版本控制）,d）确保在使用处可获得适用文件的有关版本；,（文件分发策划、受控）,ISO9001标准4.2.3条款要求,e）,确保文件保持清晰、易于识别；,（文件5S管理）,f）,确保外来文件得到识别，并控制其分发；,g）防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而,保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。,（旧版文件的回收及文件作废）,ISO9001标准4.2.3条款要求,应建立并保持质量记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。质量记录应保持,清晰、易于识别和检索,。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。,ISO9001标准4.2.4条款要求,二、人力资源部文控现状,人力资源部文控现状,未规定文件的审批权限(会签范围)；,未规定文件发放回收流程，且未形成记录 ；,未规定文件的发放范围/发放方式；,文件未进行分类标识和摆放；,未规定作废文件的处理和储存方法；,部门内有既定的文件、表格编号规则，但未形成书面文件并予以公布；,未对文件、表格格式进行书面规定；,未规定表单的印刷、使用流程，无法确保各部门使用的为有效、最新的版本；,未书面规定记录的贮存方式、保存期限和处理方式。,三、公司体系文控要求,三、公司体系文控要求,1 文件控制程序,2 质量记录控制程序,3 体系文件编码规则,4 体系文件格式设计指南,5 技术文件编码规则,6 技术文件格式设计指南,1 文件控制程序,公司体系文件层次,体系文件审批权限和分发范围,公司体系文件控制流程,公司体系文件层次,手册,程序文件,支持性文件,（如作业,指导书、管理规定等）,记录/表格,一级文件,二级文件,三级文件,四级文件,公司体系文件审批权限和分发范围,文件名称,编写,会签,审核,批准,分发范围,管理手册（一级）,系统办,否,管理者代表,总经理,公司内网发布，书面文件发放各部门,程序文件（二级）,责任部门部长,相关接口部门,相关部门主管副总/总监,管理者代表,公司内网发布，如部门需要可申请书面文件,三级,技术文件,责任部门,无,责任部门主管/部长,副总/部长,编制部门在文件会签申请表上注明，如对分发部门和份数有疑问的，需在内网上通知所有部门，有需要的部门可申请。,管理规定,责任部门,相关接口部门,责任部门部长,副总/部长,外来文件,否,否,否,管理者代表/相关部长,按需求发放,公司体系文件控制流程,制订文件,文件登录,交DCC分发管理,相关部门签收,文件使用,继续使用,文件会审,审批,DCC确认,作废/变更会签,发放 回收,YES,NO,NO,NO,NO,同意,变更,作废,同意作废,YES,文件会签申请表,文件登记表,文件签收回收登记表,文件借阅登记表,文件补发申请表,质量记录控制程序,公司对空白表单的控制要求,公司质量记录控制流程,公司对空白表单的控制要求,依据体系文件编码规则对空白表单进行标识编码；,公司所有体系受控空白表单之样板（背面盖“受控章”）由系统办进行统一编目管理；,公司所有空白表单样板都需经系统办审核批准后才能印刷；,空白表单样板的更改：使用部门填写文件会签申请表交至系统办，系统办负责审批印刷，且通知相关部门对旧版表单作废处理，发放新版空白表格。,公司质量记录控制流程,记录填写,审 批,汇总整理,标 识,分类存档,周期整理,列出失效记录单单,销毁审批,记录销毁,NO,YES,NO,YES,失效记录清单,内部工作联络单,文件登记表,体系文件编码规则,手册：QMS-01；EMS-01,程序文件：COP+标准条款号+流水号，,如COP4201,三阶文件,(不含技术文件),：,WI-制订部门-流水号/版次,外来文件,技术文件编码规则,作业指导书：WI-制订部门-流水号/版次/类型,检验规范： II-制订部门-流水号/版次,工艺标准：P1-制订部门-流水号/版次/类型,物料清单：P2-制订部门-流水号/版次/类型,对照表：P3-制订部门-流水号/版次/类型,图纸：P1-制订部门-零件类别-流水号/版次,体系/技术文件格式设计指南,手册、程序、三阶文件需使用封面；,手册和程序还需使用“文件修订履历”；,体系文件正文由公司名称、标题栏、正文组成。格式详见附录。,技术文件一般由公司名称、标题审批栏、正文组成。格式详见附录。,四、人力资源文控实施建议方案,四、人力资源文控实施建议方案,1 制定和执行文控制度/规定,制定和公布 “行政文件管控制度” (暂定名)、“行政文件格式设计和编号规则” (暂定名) ，且予以执行。,2 指定一名人员管理文件,3 定期/不定期的组织文控稽查,“行政文件管控制度” 需具备内容,1 行政文件的分类：,可分为公司级制度、公司级规定/规则/规范/指南、公司级计划；公司级通知/通告/函件/决定；部门级规定/规则/规范/指南、部门级计划；部门级通知/通告/函件/决定；表单几大类；,2 行政文件的编号和格式：,按“行政文件格式设计和编号规则”执行；,3 行政文件的审批权限(会签范围)：,公司级制度、计划可由副部级人员编制，各部门会签；,公司级规定/规则/规范/指南可由主管级人员编制，主导部门会签；,部门级规定/规则/规范/指南、计划可由相关人员编制，无须会签；,以上三项均遵循逐级审核，隔级批准的原则；,通知/通告/函件/决定由职能归口部门拟定，遵循逐级审核，隔级批准的原则，必要时，可由总裁办批准，加盖公司印章；,4 行政文件的发放范围和方式,公司级制度、计划在内网上公布，发放至各部门；,公司级规定/规则/规范/指南在内网上公布， 如部门需要书面文件，可填写“文件会签申请表”申请；,部门级规定/规则/规范/指南、计划在部门内予以公布；,通知/通告/函件/决定以内邮发放，必要时，予以书面发放和张贴公布；,5 行政文件的编号、格式的确认和登录(指定人员)；,指定人员需了解文件编号、格式要求；,需建立“行政文件清单”，详细记录文件名称、编号、版次、发布时间、发放范围(如作废，应予以标识)；,需建立“表单清单” ，详细记录表单名称、编号、版次(如作废，应予以标识)；,书面文档应归档保存；,电子档(内网)应及时予以更新；,6 行政文件的发放和签收；,需书面发放的文件应使用“文件发放回收记录表”；,如需补发，须由申请部门填写“文件补发申请表”，提交原文件编制部门批准后发放。,7 行政文件使用、贮存和摆放；,文件的5S管理；,8 行政文件的变更和作废；,以“文件会签申请表”提出变更、作废申请，经批准后实施。,9 作废文件的管理,需保留的已作废文件原版应予以隔离；,无必要保留的作废文件原版和副本由归口部门统一销毁。如需回收利用，应划“”后使用其背面。,10 行政表单的印刷和使用,由编制表单部门统一申请印刷，其它部门领用；,如表单换版，应及时通知使用部门作废，且发放新的表单；,电子档(内网)上的表单应及时更新；,记录的填写规范化要求。,11 行政记录的保存期限和作废处理,如员工考勤、请假、工资、安全、奖罚、劳动争议等日常人事管理记录，一般保存两年；,特别指定的保存期限按要求执行；,视情况每季度对超过保存期限的记录，列出“失效记录清单”，交部门负责人审批后销毁或作其它处理。,“行政文件格式设计和编号规则”可参照体系、技术文件格式设计和编号规则制定,效果很全面，持之以恒是关键。,10月-24,10月-24,Tuesday, October 1, 2024,自觉遵守饭堂纪律，养成饮食卫生习惯。,18:03:31,18:03:31,18:03,10/1/2024 6:03:32 PM,防止违章动火六大禁令。,10月-24,18:03:32,18:03,Oct-24,01-Oct-24,没有措施的管理是空谈，没有计划的工作是空洞。,18:03:32,18:03:32,18:03,Tuesday, October 1, 2024,防事故年年平安福满门讲安全人人健康乐万家。,10月-24,10月-24,18:03:32,18:03:32,October 1, 2024,推动全员品质活动，提高全员工作十七。,2024年10月1日,6:03 下午,10月-24,10月-24,用心呵护,塑造金牌品质。,01 十月 2024,6:03:32 下午,18:03:32,10月-24,安全不仅关系自己，安全连同国家集体。,十月 24,6:03 下午,10月-24,18:03,October 1, 2024,人人齐努力，创造好品质。,2024/10/1 18:03:32,18:03:32,01 October 2024,以安全第一为荣，以忽视安全为耻。,6:03:32 下午,6:03 下午,18:03:32,10月-24,遵章是幸福的保障，违纪是灾祸的开端。,10月-24,10月-24,18:03,18:03:32,18:03:32,Oct-24,不接受不合格品，不制造不合格品，不交付不合格品。,2024/10/1 18:03:32,Tuesday, October 1, 2024,生产再忙安全不忘，人命关天安全优先。,10月-24,2024/10/1 18:03:32,10月-24,谢谢大家！,