时间管理之计划与合理安排dpkl

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,时 间 管 理,TIME MANAGEMENT,计划与合理安排,年薪,每天价值,每小时价值,每分钟价值,2万,3万,4万,5万,6万,8万,10万,20万,60万,80,120,160,200,240,320,400,800,2400,10,15,20,25,30,40,50,100,300,0.17,0.25,0.33,0.42,0.50,0.67,0.83,1.67,5.00,时间价值分析,你的每分钟价值多少呢？,1-20,岁、,60-80,岁,忽略不计，余,40,年！,项目 每天耗时,40,年耗时 结余,睡眠,8,小时,13.3,年,26.7,年,一日三餐,2.5,小时,4.2,年,22.5,年,交通,1.5,小时,2.5,年,20,年,电话,1,小时,1.7,年,18.,3年,看电视、上网,3,小时,5,年,13.3,年,看报、聊天,3,小时,5,年,8.3,年,刷牙、洗脸、洗澡,1,小时,1.7,年,6.6,年,休假、闹情绪、身体不适,2,小时,3.3,年 3.3 年,我们只有,3,年的时间去创造价值,我们如何管理它？,平均,80,岁寿命,一寸光阴一寸金,基本认知：,时间管理的好处,充分了解：,时间杀手,认真掌握：,如何创造时间,学以致用：,时间管理的金科玉律,目录,一、时间管理使我们,做我们希望做的事,在工作中，更有效利用时间.,在有限的时间里做更多的工作.,平衡花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人.,成为时间的主宰，使生活感到轻松.,二、时间管理使我们,避免做我们不希望做的事,减少可能被浪费的时间.,避免忘记去做重要的事.,避免仓促上阵，失去主动.,避免因迟到而失信于人.,避免天天在时间的压力下度过人生.,有效时间管理的好处,三、时间管理不是去管理时间，而是自我管理,抛弃陋习,引进新的工作方式和生活习惯,制定目标,妥善计划及分配时间,权衡轻重、权力下放,自我约束、持之以恒,速度与效果并重,减少紧张与焦虑,有效时间管理的好处,时 间 杀 手,Time Killers,正在埋头遍写计划,电话响了,正在准备工作汇报,客户来了,会议开了一整天了,还没什么成果,沟通了无数次,越沟通越不清,工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度.,人手不足,工作不能妥善分配.,影响时间效率的因素,由于记忆欠佳,需要重新阅读同一材料.,由于随手乱放,不得不耗费时间四处寻找.,粗心大意,经常陷入空想和琐事不能自拔.,不能有效授权.刚给下属布置完工作,还是不放心.,办事拖拖拉拉,今天拖明天,明天拖后天.,工作抓不住重点,重要的不做,不重要的抓住不放.,不懂拒绝.碍于情面答应,却无法按时兑现.,多项重要工作须同时处理,时间出现冲突.,影响时间效率的因素,创 造 时 间,Making Time,创造时间第一招：,做 好 规 划,很多同事从来不做或是不重视做计划，因为：,过分强调知难行易,认为没有必要在行动之前多做思考.,不做计划也能获得实效.,计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心.,不了解做计划的好处.,不知如何做计划.,PLAN,计划,良好计划的好处,充分利用企业的有限资源,发挥最大的效能,预测问题,防范事端于未然.,事情推展前,做有效沟通,让其他部门了解我们需要的协助,也同时了解我们能为他们做些什么.,协助评估目标的可行性.,避免不必要的重复,减少无谓的浪费.,建立优先顺序,按部就班,不赶工、不加班.,如何做,如何分工,何时做,计划,涉及范围,投入多少资源,应变措施,怎样做好计划:,计划的基础与关键,目标,抓住重点,关注结果,考核的依据明确,激发工作主动性,统一目标,劲往一处使,在各自层面上工作,使能力迅速提升,职业发展快,定立目标的好处,计划锦囊,计划的基础和关注核心是目标.,目标要有主次之分和优先顺序.,目标设定最后期限,专人负责.,防火重于救火,预先评估问题,.,特别提示,计划无须事无巨细,凡事计划则不如无计划.,不需要大小事都周密计划,不必具体计划那些无关紧要的事.,只须周密计划好最紧要的20,其余的80事情只要有备忘就足够了!,创造时间第二招：,要 事 第 一,（确定优先顺序）,80/20,工 作 法,一、列出一天内所有的工作,二、对工作进行价值分类,80/20原则的运用,价值80%的工作,价值20%的工作,事项一,事项二,事项三,事项四,事项五,事项六,三、时间和精力分配,价值80%的工作分配,价值20%的工作分配,事项一：需2小时集中精力,事项二：需1小时不受干扰,事项三：需2小时高效时间,事项四：可往后推,事项五：没时间就不做,事项六：,80/20原则的运用,第二象限,紧急/重要,第一象限,不紧急/重要,第三象限,紧急/不重要,第四象限,不紧急/不重要,重要,紧急,不急,不重要,第二象限工作法,创造时间第三招：,组 织 得 当,备忘录和宣传品放在电脑上,重要联系人名单贴在电脑上,电话被纸张淹没了,废纸溢出未清理,废纸撒落在地上,阅读文件塞入文档中被遗忘了,文件数量在膨胀，却未随时更新,文件柜中充斥着无关的资料,只打开正在使用的文件,发函文件经常清理,只保留当前的来函文件,文件都是最新的,最频繁使用的文档极易拿到,电话伸手可及,常用文档靠近办公桌,无用的东西及时清除,剔、合、排、简,剔剔除,why?,为何做？不做可以吗？,what?,做什么？不这样做可以吗？,where?,在那里做？一定要在这个部门做吗？,when?,何时做？换个时间可以吗？,how?,如何做？变通办法做可以吗？,合合并,流程内的各项手续，哪些可以合并,排重排,剩下的部分按顺序重排,简简化,是否最简?能否再简化,以达到最好的效果.,创造时间第四招：,与 人 共 事,有效地沟通,做好沟通前的准备,确认对方的需求,正确阐述自己的观点,恰当处理对方的异议,达成一致协议,双方共同实施,养成善用时间的良好习惯,1.做事有计划明白自己将要做什么.,2.真正把时间看得很宝贵时间是财富.,3.懂得处理事情的轻重缓急懂得做先做的事.,4.凡事不能拖拉今天能做的事今天做,并让您的下属也知道您的习惯.,5.重点的事重点对待懂得关门做事.,6.要为下属形成一些习惯和程序让他们知道什么时候该做什么和不做的后果,根本不需要您的催促.,7.懂得分工授权实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务,花很多时间处理小事情是非常不明智的.,8.不要贪大求全和拘泥形式做事情看效果,而不一定看是否所有的程序都走到.,9.不要去处理重复出现的事情这样的事应该总结一下,看看能不能程序化,或者把引起这种事情的原因杜绝掉.,10.善于利用零星时间一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候,利用这些时间来整理思路或看书等.,11.有的事情可以一心几用如边看电视边整理内务.,12.学会说不无谓的应酬可能浪费您大量的时间.,13.学会利用工具利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作,利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间.,创造时间第五招：,与 拖 延 决 战,拖延,时间的最大杀手！,与拖延决战,拖延,一种恶习！,净是处理无关紧要的事,而非必须优先解决的问题.,你必须着手一篇重要的报告,你却在整理桌上的东西.,不替一位大客户准备简报,却打电话给一个小客户.,延误了和孩子共度的时光,等到他们快长大成人为时已晚.,什么是拖延？,如何改善拖延的习惯？,工作计划,贯彻完成,定期检讨,化整为零,创造时间第六招：,开发时间领域,提高阅读能力,加强决策能力,使用工具,训练下属提高工作效率,授权,定时运动,适时正确地摄取营养,保持健康,增广见闻,拓宽视野,早起晚睡,根据个人的节律安排时间,时间管理,金科玉律,设立有挑战但可实现的目标,设定所有工作的完成期限,建立固定的日常工作模式,在精力最充沛时做最用脑力的工作,不要推迟你不喜欢但重要的事情,不重要的事迟一点做,分析你在时间管理方面的障碍,确立你不希望被打扰的时间,一次只做一件事,如果你开始做一件事，尽可能做完它,时间管理金科玉律,做好电话沟通的计划,在工作效率低时做几次小休的安排,用固定的时间,/会议与下属讨论日常事宜,有选择，要学会拒绝,在同一地方收集你所有的想法,定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法,如不能确定你会做什么就避免带作业回家,弄清问题才去做,把事情做得足够好，避免过份的完美主义,养成记笔记组织思路的习惯,时间管理金科玉律,注重结果，,而不是注重忙忙碌碌。,Concentrate on results,not on being busy,马 上 行 动！,学 以 致 用,