浅谈时间管理cxkx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,讲演人：,judy,晨匀,浅谈时间管理,什么是时间管理,?,一、,时间,管理不是要把所有事情做完，而是更有效的,运用时间,。,时间,管理的目的除了要,决定,你,该,做些,什么,事情,之,外，另一,个,很重要的目的也是,决定什么,事情不,应该,做,.,二、,时间,管理不是完全的掌控，而是降低,变动,性,。,时间,管理最重要的功能是,透过,事先的,规划,，,作为一种,提醒,与,指引。,为什么要进行时间管理,?,成功和不成功的人一样，一天都只有,24,小时，但他们如何利用这所拥有的,24,小时,是完全不同,。,有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎么办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用啊，你怎么跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。”,你是否有时间管理不良的征兆,?,要别人提醒你或者有突发事件的时候，才知道要做什么，很少能预计要做什么而先行准备。,没有月份及年度的工作计划。,非要完成一件事后才做另一件事，无法同时进行多项工作,经常花很多时间等待前手完成工作后，再进行工作,心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！”你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们,每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，使工作无法进行或要花更多的代价才能完成，陷于恶性循环中。,你是否有时间管理不良的征兆,?,每天忙于杂事、琐事，而真正重要的工作没有时间去做。,常常因为沟通不良、情报错误而使工作重新再做。,因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事,由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找，当需要时，无法找到重要的文件,每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？,下班后总是觉得没有时间锻炼，甚至是随便散步也没空,时间浪费的主要因素,-,自我的,企图做的太多，同时有太多目标，,但,没有工作焦点,缺乏计划，计划或者不明确，或者,缺乏优先处理顺序,做事经常拖延，犹豫不决,缺乏进度控制,个性无法拒绝别人,无危机管理意识，需要救火的太多,做决定太仓促，经常变来变去，返工太多,常犯错，常犯一样的错,文件，档案管理差,缺乏自我约束能力，比如容易发火，争吵，太喜欢说话。,压力、紧张，疲劳,时间浪费的主要因素,-,环境的,电话打断,不速之客拜访，来访客人太多,无效率的会议，临时会议,过多的文件，繁琐的程序，机械工作太多,别人的打断干扰，同事的拖延，领导决定拖延,嘈杂的工作环境,信息不足,沟通有去无回,大家讲关系，不能就事论事,办公室士气低,要找人时找不到,找我帮忙的人太多,时间浪费分析,哪些是外在（别人、环境）造成的？,哪些是内在（你）造成的？,哪些外在因素是你可控制的？,哪些内在因素是你可消灭的？,时间管理三部曲,分析自己使用时间的方式和状况,关键,:,订立目标和计划,以行动配合计划,分析自己使用时间的方式和状况,一日之计在于晨,一周之计在于二、三、四,周一调整，周四期待，周六狂欢，周日睡大觉。,一年之计在于春,目的是,了解自己每天工作,时段,的特性,善用之,一天各个时段工作状态表,订立计划,-,为什么要订立计划,建立优先顺序，按部就班，有条不紊,避免记忆失控,预测问题，防范事端于未然,计划必须,是你自己的,计划必须,切合,实际,计划必须书面,形式列明,计划必须具体,而且可以衡量,计划必须,具有期限,计划之间必须,相互,协调,订立计划的原则,人生的瓶子,一位教授给学生做讲座，他把一个瓶子放在桌上。接着他拿来拳头大小的石块，把它们一块块放进去。当石块满到顶部时，他问：满了吗？学生们回答：满了！这时教授又拿出些碎石，把它倒入瓶子中，又问道：“满了吗？”学生们肯定的回答“满了”，这时教授又拿出一筒沙子，把它倒入瓶子中，沙子填满了石块和碎石的缝隙。他又问：满了吗？学生不语。教授又拿起一筒水，倒入瓶子，直到水浸到瓶口。他问：我做的说明了什么？,人生的瓶子,它告诉我们，如果你不先把大石块放进去，你就再也没机会把它们放进去了。生活中总有很多琐碎的事情分散你的精力，甚至阻碍你的成功，你能做的就是分清哪些事情是重要的石块，哪些是沙子,不论你的时间有多紧，如果你努力，总能做更多的事？,鲁迅曾经说过：时间象海绵里的水，只要肯挤，总是有的。,但是，不能乱挤！挤着，挤着，还没来得及让你享受生活，你就先垮,了！,我们把这只瓶子的最大容量，象征着在一段时间内，一个人的最大工作量。然后把石块，碎石，细沙，水分别放在四个象限里面,请排出优先顺序,石块,碎石,水,石块象征着重要、但不紧急的事务,碎石象征着既重要又紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务,细沙,1,2,3,4,重要但不紧急,既重要又紧急,既不重要也不紧急,分析平常工作中出现的问题,哪些需要改进,促进公关,提升技能,制定计划，比如每个业务员接到的正常计划，付款等等工作,碎石象征着既重要又紧急的事务，例如急件计划，比如供应商突然不按时到货但现场很急等等危机、急迫的问题、或时间限制的工作,有些不俗之客的到访,有些,会议要参加,有些,无谓的请托,有些,临时的邀约,有些电话，应酬,紧急但不重要,1,2,3,4,高效时间管理的秘密：,重要但不紧急,既重要又紧急,既不重要也不紧急,1.,兵貴速戰速決,2.,快刀斬亂麻,1.,捨得,2.,勇於拒絕,紧急但不重要,1,2,3,4,除了第四象限外，其他的做起来都不愉快,把你的重点放在处理第一，二象限的事情,第三，四象限的事情常常占据了我们很多时间，而且我们还引以为自豪，觉得很有成就感。其实，我们是以减少第一，二象限的事情为代价的,紧急的事情往往要优先做到处理完毕，否则就会让你无法做重要的事情,重要的事情往往要坚持做到一个阶段，否则就永远也做不完,重要但不紧急,既重要又紧急,既不重要也不紧急,1.,兵貴速戰速決,2.,快刀斬亂麻,1.,捨得,2.,勇於拒絕,紧急但不重要,1,2,3,4,所以，每天留出固定的时间去处理重要但不紧急的事情，是保持领先的方法。这样，就能掌握时间的主动权，保持工作的平衡，减少未来可能出现的危机,如果偏重处理石块会不会耽误了碎石呢？因为碎石毕竟来得紧急呀？而且也重要,大家再想一想，碎石是如何产生的，它是石块破碎而成的，真正善于处理石块一类事务的人，他的碎石会很少。偏重于碎石一类事务的人，他的碎石会源源不断，这就是人无远虑必有近忧。,有关时间管理的技巧，大约可以分为高、中、低三个层次。低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录，在忙碌中自行调配时间和精力。中层次的管理技巧强调行事历与日程表，反映时间管理已注意到规划的重要性。高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理，按轻重缓急进行优先解决。,总结,立即行动起来,改变你的习惯,养成快速节奏感的习惯,养,成做,备忘录,的,习惯,养成随时存盘的习惯,立即行动起来,写下的东西都是具有能量的,脑子里想想还没有用，一定要写出来,计划要用纸笔写下来才可能执行下去,想到好的方法，一定要用笔记下来,不做重复的事情，不犯重复的错误,把自己犯的错误记录下来，从错误中吸取教训,随身手带笔和纸，有想法就赶紧写下来,),立即行动起来,预测未来会发生什么，然后提前准备,多数情况下，实际做事用的时间，总是比想象的要多。,养成超前判断，超前行动的习惯,很多时候我们明明知道未来会发生什么，可是我们过于相信车到山前必有路，是的，但可能是一条你不想走也不好走的路,),立即行动起来,随时建立索引,你的活动索引（工作计划、备忘录等）,你的资料索引（电子目录，文件夹，邮件分类等）,你的联系索引（供应商联系方式，技术员联系方式等等）,把一切活动和信息都结构化，系列化，标准化,),立即行动起来,把事情至少做到,80%,才结束,至少要把事情做到一个无法倒退的点，下次再做才不至于从头再来,有时候把事情做到80%可以放一放，一鼓作气全部做完可能会降低你响应其它突发事件的能力，进而耽误整个工作,),立即行动起来,避免拖延,为什么我们会拖延？,不知道为什么要做,不知道,从何入手,不,喜欢去处理,个人情绪及健康问题,缺乏奖励,找借口性,没有迫切性,过分忧虑,改善拖延的方法,自我暗示：这个事情处理完后我就轻松了。,设立目标,，设立完成期限,找个朋友监督自己,不要惧怕权威,自我奖励,不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情,立即行动起来,主动拖延,当我们疲倦，沮丧或者愤怒的时候，如果工作需要敏锐的反应和清晰的思考，中断工作比勉强自己继续进行的效果要好的多。,如果我们没有足够的能力或者信息来完成某项工作，最好把它暂时搁置起来，以等待条件成熟。,当我们有更重要的事情处理，应该暂缓手头的工作，按轻重缓急的次序来安排,如果你准备采取某个行动以应付危机，却感觉很糟，那么最好自己也暂停下来，给自己更多的时间进一步收集信息，从多方面加以考虑，说不定会柳暗花明，发现一条新路。,一件事情束手无策的时候，可以放置一段时间不管,时间的长短视事情性质不同而定，但不能放置太久，不要以我正在主动拖延为借口，逃避真正需要马上执行的事情，区别在于要设立最后完成期限,立即行动起来,改善工作环境,目前我们办公室的工作环境包括三大区域：桌面,抽屉,周围环境,桌面：办公文具放在容易拿的地方，各就各位。保持桌面整洁，清理不必要的东西，暂时不用处理的文件放进抽屉,抽屉：分门别类，将你要用的文件或物品放在容易找到的地方,利用文件夹来将不同的文件归档,除了资料不足外，否者每种文件原则上只处理一次，,或回复,归档,传递,或扔掉,不要为了使桌面干净而将文件往抽屉里面随便一扔,周围环境：充分发挥纸篓的功能，保持周围环境清爽舒适,立即行动起来,勇敢说不,拒绝太慢反而会造成抱怨太多。,害怕冒犯某人,想好借口。,要给对方的清晰的解释。,给对方另外的选择和建议。,你有拒绝的理由，但不必每次都要有理由。,立即行动起来,如何应付不速之客,经常会接到陌生供应商的电话,比如在麻涌送货,想顺便拜访你一下。,如有可能,引荐给另一位合适的人,如果你必须会见某人，放下你的工作之前要记下你中断的地方。干扰结束后迅速回到原处,立即行动起来,其他,善于处理电话：,要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间,善于处理突发状况,善于处理情绪低潮法则,善用零散的时间,避免完美主义,建立一套方法和技巧减少打扰,对不可控制的时间先行控制，并订定处理原则,经常清理你的邮件和通讯录,学会错峰利用你的时间,例如：早上,8,：,00,到,9,：,00,这段时间，很多供应商还没有上班，一般是电话最少的时候，这个时候可用来整理付款单据，思考一下今天如何与某个供应商谈判，想一下,你目前的工作分为几块？每一块是不是还可以找到节省时间的方法？,没有通用的时间管理方法，就像买衣服一样，我们得根据自己特点选择合适的样式和尺码，有时还得量身定做，不同的人需要采用不同的时间管理方法。有的人喜欢列出详细的清单，把时间精确的划分为一小块一小块，严格的按日程表行动。有的人则相反，喜欢把握整体，形象的思考问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时间管理方法只会使他感到不舒服，对于后一种人而言，他们只愿意把事情简单的排序，然后设定最后期限，而不愿意把他们分割成小块，填入时间表。,无论你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法。,谢谢大家,！,