20060904时间管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,时间管理技能培训,做一名出色的经理人,组织好自己,角色认知,时,间,管,理,自我认知,组织好部属,目标管理,绩效,管理,人员,管理,团队,管理,计划,管理,在职辅导,解决问题,授权,绩效评估,激励,沟通,员工,职业,生涯,规划,建立有,效的工,作网络,我们的问题在哪里,透过现象看本质,部分经理们的三个字特征,时间管理失序,做事缺乏计划性,做事分不清主次,不善于说“不”,无法恰当处理外部的打扰,“,茫”,“,忙”,“,盲”,浪费时间的大敌,工作目标不明确,你的角色,你要达到什么目的,工作没有计划性,工作千头万绪,眉毛胡子一把抓,被动工作和生活,跟着感觉走,容易受打扰,关于时间浪费的调查,“人们一般每,8,分钟会受到,1,次打扰，每小时大约,7,次，,即每天,5060,次。平均每次打扰大约是,5,分钟，总共每天,大约,4,小时，也就是,50%,。其中约,3,小时的打扰是没有意义,或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至,少需要,3,分钟，每天就是,2.5,小时。”,根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的,时间损失约为,5.5,小时，按,8,小时工作制算，这占了工作时,间的,68.7%,。,时间管理理论,如何分辨,轻重缓急,是时间管理的精髓所在。,第一步 将各项工作按其价值的大小一分为二，,1,、,2,象限为重要；,3,、,4,象限为不重要。,第二步 根据各项工作的完工期限，远近分为,1,、,4,为急迫的；,2,、,3,为不急迫的。,重要,重要，不急 重要，紧急,不紧急,紧急,不重要，不急 不重要，急,不重要,每个人的时间都是有价值的,例：工作时间举例,（,以每年有效工作日,261,天计）,（,每天有效工作,8,小时计）,例：时间价值举例,（,以全年,365,天计）,（,每天每小时的价值）,时间,管理事务分类表,紧急,不紧急,重要,I,危机,急迫的问题,有限期压力的计划,II,防患未然 改进产能,建立人际关系 发掘新机会,规划长期目标,不重要,III,不速之客 某些信件与报告,某些电话 某些会议,IV,繁琐的工作 浪费时间之事,某些信件 某些电话,时间,管理事务分类表,I.,结果：,压力,精疲力竭,危机处理,忙于收拾残局,II.,III.,IV.,时间,管理事务分类表,I.,II.,III.,结果：,短视近利,危机处理,被视为巧言令色,轻视目标与计划,缺乏自制力，怪罪他人,人际关系浮泛，甚至破裂,IV.,时间,管理事务分类表,I.,II.,III. IV.,结果： 全无责任感,依赖他人为生,时间,管理事务分类表,II.,结果,:,有远见，有理想,平衡,自制,少有危机,I.,第一象限,:,抓紧做,;,返回第二象限,第二象限,:,重点做,;,按计划有步骤做,;,为明天准备,第三象限,:,不花时间,;,少花时间,;,授权部下做,第四象限,:,不做,案例：一个销售经理的工作任务,与市场部经理讨论促销会策略,1.5H,与供应商讨论定价,3H,下午三点与法律顾问商讨索赔案处理,1H,中实公司的合作意向书今天发出,2H,天际公司的货未到问题需要处理,30,分钟,?,上级要求上报三个月的业绩报表,1H,周五业务会提前,1H,阅读内部刊物,1H,人事部明天要上报新员工试工期表现,打电话给,12,客户,30,分钟,聆听电话留言,10,分钟,完成文件归档,1H,案例分析,一个销售经理的工作任务,重要,讨论促销会策略,1.5H,商讨索赔案处理,1H,与供应商讨论定价,3H,天际公司的货未到问题,30,分钟,?,中实公司的合作意向书,2H,上级要求上报三个月的业绩报表,1H,周五业务会提前,1H,不急 急,阅读内部刊物,1H,人事部明天要上报新员工试工期表现,打电话给,12,客户,30,分钟 结果报告,聆听电话留言,10,分钟,完成文件归档,1H,不重要,1,、提高你的时间管理技能,做个时间管理的高手,学会从事务型工作中解脱,有效地计划与安排自己的时间,60,有计划的工作,20,没有预期的行事,20,突发的行事,找到节约时间的措施,整批使用时间,应付意外事件,时间管理的基本策略,2,、团队时间管理的原则,时间进度表制定原则,实际花费的时间总比预计的长,突发性事件应付原则,为突发事件预留处理时间,日常性事务维护原则,做好基础工作,案例：华为的时间管理,韵律原则,“,韵律原则”包括两个方面的内容：,一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如手机短信），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；,二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。,3,、应该记住的实用方法,准备之一：长期准备,养成存放思想档案和作记录的习惯,3,、应该记住的实用方法,准备之二：临时准备,明天的工作今晚进行优先级排序,将相关的工作列在一起,把工作计划放到随时可见的地方,每天早晨花两分钟阅读计划,3,、应该记住的实用方法,把最困难的事放在效率最高的时候,利用零碎时间处理例行性事务,午餐或下班前开会效率最高,/,避免上午开会,每晚沉思片刻,/,回顾与总结,3,、应该记住的实用方法,与外部产生联系时的应变能力,站着接待一向健谈的来访者,从不主动闲聊,/,尽量回避来闲聊者,管理电话：主动拨号,/,与被动接听,如遇琐事缠身能快速摆脱,抓大放小,/,充分授权,有效运用工作日程管理表,将每天工作内容列入此表,分析每项工作的性质，排出优先次序,拟定处理对策,怎样处理并减少工作中的“,盲目,”现象,怎样处理并减少工作中的“救火”现象,（一）,方法一 科学全面做计划,将易出现的问题在计划阶段做出预见，分析原因，制定对策,严格信息管理，尽量采取预防措施，防患于未然,方法二 严格计划控制过程,明确计划控制点（尤其是关键控制点）设立控制检查人,检查计划进展情况，健全各类检查信息反馈表,预测可能发生的问题，做好必要的应急计划。,怎样处理并减少工作中的“救火”现象,（二）,方法三 对已出现的“救火”问题,及时处理，不要拖延,及时总结，将例外问题转入例内管理,如何对付影响工作的打扰者,先打断他的话；,站起来；,把握好时间；,把握好谈话内容；,态度要友善。,要做到：,对待他人，,时间上要苛刻，态度上要和气,管理者授权的两个障碍,管理者要学会如何,授权，必须先要克服两个障碍：,要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做,克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控,应用工具：,进度报告,进度报告,项目名称,报 告 人,报告时间,项目计划进度：,目前实际进度：,未完成进度：,拟采取方案：,备注：,时 间 管 理 的 具 体 方 法 （一）,1,、此事花多少时间,取决于该项工作的重要性,该项工作何时完工取决于该项工作急迫性,2,、管理今天的时间运用,4,象限管理法,管理明天的时间集中在第二象限,总结昨天的时间总结经验，吸取教训，改进措施,3,、运用时间管理表记录你的时间,计算你的时间,平衡你的时间,分配你的时间,记录自己的时间管理自己的时间集中自己的时间,记录自己的时间：二步三问,第一步：记录时间耗用的实际情形,第二步：将非生产性与浪费时间的活动找出来,一问：这件事如果不做，有何后果？,二问：哪一项可以另请他人办理而一样做得好？,三问：是不是自己在浪费别人的时间,