商务交际英语1第4章教学辅导

,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,主讲：,刘世伟,Liu Shiwei,前 程无 限,远 程教 育,English&Communication,for,Colleges,商务交际英语(1),English&Communication For Colleges,English&Communication,for College,商务交际英语(1),Chapter 4,Writing Memos and E-mail,第四章 备忘录和电子邮件的写作,教学目的,教学重点,Tutorial for Chapter 4,商务交际英语1第四章 辅导,教学内容,案例介绍,作业布置,作业答案,商务交际英语1,English&Communication,for Colleges,Purpose,上页,After learning this chapter,the learners are required to grasp the following four aspects:,Uses of Internal Documents,Formatting and Writing Effective Internal Documents,Abuses of Internal Documents,Writing Meeting Communication,商务交际英语1),English&Communication,for Colleges,Chapter Contents,上页,第四章的教学内容,Writing Memos and E-mail(备忘录和电子邮件的写作),主要内容包括：,1内部文件的使用；,2设计与书写有效的内部文件；,3内部文件的滥用，指出在哪些情况下不应当使用电子邮件或备忘录；4书写有关会议的交际文件。,商务交际英语1),English&Communication,for Colleges,Introduction for Case 4,上页,简要说明：,本章讲解了怎样写好符合商务标准的备忘录和电子邮件。主要学习内容：内部文件的使用；内部交流的有效载体；格式和有效写作；防止滥用备忘录和电子邮件；会议文件的写作。,本章案例 交流速度太快(Sending the Wrong Message),商务交际英语1),English&Communication,for Colleges,Introduction for Case 4,上页,商务交际英语1,English&Communication,for Colleges,参考译文：,Nancy DiMelio 作为Lloyd Engineering公司计算机辅助设计CAD部门的一位经理已经取得了持续上升的好口碑。她的四名计算机操作员使用的是昂贵的、到达最新水平的计算机软、硬件。公司里其它部门的人员对CAD部门使用的软、硬件很是好奇，但是由于Nancy部门的工作量，她必须限制她的职员，让他们不要花时间在说明或解释CAD上。,Introduction for Case 4,上页,最近，正当Nancy阅读她每天得到的40多份电子邮件时，她发现了来自她的高级雇员Lance Chow的报告。Lance 报告，来自“主机维护部的Connie Reyes“借了新的CAD软件拷贝。这一借用破坏了Lloyd Engineering公司严格的软件执照规章。,商务交际英语1,English&Communication,for Colleges,Introduction for Case 4,上页,Nancy给她的上司写了一份电子邮件。她写道：“Connie Reyes是一名对自己希望过高的CAD艺术家。Connie应该多关心她自己的工作，而不是要求借这价值970美元的软件而破坏公司的法规。Nancy同时还提到了Lance，认为他做了应该做的事，把这件事报告了自己。Nancy把这份电子邮件发给了她的上司，同时作为附件，发给了Lance。,商务交际英语1,English&Communication,for Colleges,Introduction for Case 4,上页,Nancy开场接到来自主机维护部的愤怒的电子邮件。他们对于Nancy批评自己的雇员之一，感到非常愤怒。Nancy的声誉由于主机维护部而受到了很大损害。后来，Lance困窘地来到Nancy的办公室，告诉Nancy他不小心把Nancy的电子邮件发给了Connie。Lance 抱歉了，Nancy为了使Lance安心，她说：“这个错误，也是我的。,商务交际英语1),English&Communication,for Colleges,Chapter Focus,上页,商务交际英语1,English&Communication,for Colleges,第四章的要点有：,内部文件是在组织内部使用的文件,备忘录和电子邮件是最常见的两种内部文件。现在，使用电子方式传送内部便函或备忘录变得越来越普遍了。,备忘录的功能有：,1提供记录；,2提出建议、要求或政策说明；,3告知；,4增进良好关系。,Chapter Focus,上页,备忘录有一定的格式。,抬头(Heading)通常包括四项。,收件人用To 引出；,发件人用From引出；,日期用Date引出；,题目用Subject引出，通常不用完整句，而用短语。,商务交际英语1),English&Communication,for Colleges,Chapter Focus,上页,备忘录的格式可以分为传统和简化两种，传统形式包括抬头，而简化形式那么把抬头省去。备忘录尽量不要超过一页。,备忘录和电子邮件的方案和组织有下面这四个步骤：,1确定目的；,2确定中心思想；,3确定支持信息；,4根据收信对象调整内容。,商务交际英语1,English&Communication,for Colleges,Chapter Focus,上页,商务交际英语1,English&Communication,for Colleges,在包含有好消息或通常请求的备忘录中最好使用直接顺序，也就是先给出中心思想，然后再给出支持信息。,支持信息放在中心思想之前，这是间接顺序，常用在包含坏消息或企图说服收信人的备忘录中。它通常包括三个局部：,1中性开头；,2支持信息；,3中心思想坏消息。,中性开头不应当提出或暗示坏消息，但应介绍备忘录的题目。,Chapter Focus,上页,备忘录和电子邮件的写作要点：,1一封备忘录只写一件事情；,2标题要简明；,3备忘录主体的语言要简单、有效、连贯，独成一体，使收信人不看标题也能容易看懂；,4使用表格或其他视觉辅助手段；在较长的备忘录中使用小标题；,5列举时使用顺序号；,6写好后进展校对，改正所有错误。,商务交际英语1),English&Communication,for Colleges,Chapter Focus,上页,写作有效备忘录和电子邮件的本卷须知：,方案：已确定写作目的;已确定中心思想;已确定支持信息;已根据收信对象进展调整。,组织：使用了适宜的顺序直接或间接。,编辑：该备忘录只有一个中心思想；主题行简短、明了；备忘录主体独成一体；如果备忘录包含较多的数量信息，已使用了表格或视觉辅助手段；如果备忘录超过一页，已经使用了小标题；如果备忘录包含某过程的步骤或是一个清单，已使用了顺序号；已经进展校对，或是让一位同事帮助校对，改正拼写和其他错误。,商务交际英语1,English&Communication,for Colleges,Chapter Focus,上页,由于备忘录和电子邮件的使用方便，有时候导致它们被滥用。电子邮件的书写往往过于急促，考虑不够仔细，内容、选词造句、校对都比较马虎，有时甚至使用粗鲁的语言。为防止此类问题，书写电子邮件备忘录也要和平常写信一样仔细。,有关会议的交际文件包括会议通知、会议议程和会议记录。不是本章重点,商务交际英语1,English&Communication,for Colleges,LEISURE,Class Interval,Assignment for Chapter 4,上页,I.Answer the following questions,1.List three reasons why memos and e-mail messages are considered an efficient medium for communication.,2.What is an electronic mailbox,3.What are four common abuses of memos,4.Name four kinds of meetings.,商务交际英语1),English&Communication,for Colleges,Assignment for Chapter 4,上页,商务交际英语1,English&Communication,for Colleges,II.Translation,1.There are several advantages to sending e-mail memos:Messages can be sent to several people simultaneously.E-mail can be sent readily to anyone listed in your address book.Messages are sent in real time information is exchanged instantaneously.,Assignment for Chapter 4,上页,2.Ever though memos and e-mails are the most frequently used form of written business communication,people sometimes abuse them.Abuse occurs when these messages are(1)written too frequently,(2)written to gain attention,(3)written by a committee,and(4)rewritten for each level of management.,3.Meetings are an important method of exchanging information in any business setting.There are board meetings,conferences,training sessions,and staff meetings.A meeting may consist of a supervisor and one employee,a group of colleagues,or employees and their vendors or clients.,商务交际英语1,English&Communication,for Colleges,Assignment for Chapter 4,上页,III.Writing,According to the given facts,format a business envelope:,The sender:INTEGRATED COMPUTER TECHNOLOGY CO.LTD Rm 806,Ang Mo Kio Industrial Park 2,668987,Singapore Tel:(65)245 9876 Fax:(65)245 8907,The receiver:Mr.David Law,D2#05-06 Kentmore Park,89 Pasir Panjang Hill Road,0511,28,Singapore,商务