如何写好一封好邮件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,二级,三级,四级,五级,2018年1月18日,#,如何写好邮件,博迪电子内部培训资料,什么情况需要写邮件,要写邮件的,5,种情况,慎写邮件的,5,种情况,1.,要留下官方的记录内容,1,，处于激烈的负面情绪时,2.,同时与多人交流,2,，沟通敏感话题时,3,.,需要对方做出回复前仔细思考此话题,3,，话题复杂，需要多方深入了解时,4.,需要将对方的信息转发给第三者,4,，需要保密的内容,写好邮件的,6,个要素,1.,邮件的主题,/,标题,好的标题是一封邮件的基础,不知道这封邮,件的重点，从而忽略掉不,看,.,（,经常有会有收件人说，我知道你发了邮件，但是我还没看）,。,不方便,日后查询,。时间一,久，看到这样的主题，完全不知道是干什么的，他会又来找你，要你再发一遍,。,邮,件不要使用无空白或无意义的主题,，商务人士通常邮件繁多，需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件，所以无意义的邮件通常不会打开。就算打开事后再查找时也很难被发现,；,邮件主题要简,短明确,，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂,；,如果主题,中有,关键词,想突出，可以添加适当的符号加以着重，例如,【】,；如果确实很紧急，在邮件开头注明,【,紧急,】,或,【Urgent】,；,千万不要把转,了,N,层的邮件发给别人,，显得非常业余,。,【,重点,】,关于客户名,+,项目名,+,邮件主题,+,日期,例如：,【,紧急,】,关于重庆采埃孚,DemoShow,方案的说明,20180,1,05,2.,称呼与称谓,开场一定要说“,XX,你好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称，例如“刘经理你好”，哪怕搞不清楚对方职位，叫声“,唐工你,好！”总是不会错的,。,结尾的时候不要偷懒，加几句祝福的话显得非常周到,。,切忌：要搞清楚对方职位和性别再叫，否则,慎用,3.,邮件正文,正文,首先要求简明扼要，多用,短句,。,内容一长可能没耐,心看完，也会容易遗漏里面的重要信息,；,行文通顺，,避免文字中出现歧义,，尽量通过图片,、表格、链接等形式加以说明，尽可能让信息通畅,；,语气尽量用论述,的，少谈及个人情感，而且尽量少用感叹号,。,尽量一,次性交待清楚，如果反复丢三落四，错字连篇，就会给人非常不专业的印象，想要在客户和老板那里得到尊重就更不太可能了,；,如果,有重要的信息，适当用红字或者大两号字提醒，但一封邮件里的重要提醒不可多于,3,处，如果一封邮件里有,10,个重点，那跟没有重点是一样的。,4.,夹带附件,首先如果有附,件的话，正文里一定要有提示，并且要对附件有一定的说,明；,附,件一定要有一个有意义的名字，我收到过大量的简历的名字就叫“简历”,，请把名字命为,“,XXX,应聘无锡博迪策划运营职位的简历”；,如果附件超过,5M,，甚至,20M,以上，邮件传递就会特别慢，建议把文件,放在网盘上；,附,件的数量,3,个以内为宜，如果超过请用压缩包传输，但不要用除了,RARZIP,以外的格式，否则解压又是个麻烦。,5.,发件人对外显示,6.1,邮件的回复,如果你收到了一封收件人为自己的邮件，那么意味着你有必要对此邮件进行回复。回复邮件也有一些要注意的,：,1.,及时,，对方肯定希望尽快得到你的回复，所以来不及正式回应或解决，在时间允许的情况下，可以先简单回复一下“邮件已收到，我会尽快回复你的。,”,2.,针对对方邮件里提到的问题进行回复，确保提到的问题都有对应的回复，这封邮件的使命才算完成，如果有未完成的可以说明以下，随后再补充,。,3.,请学会区分“回复”“回复所有”,6,.2.,发送,、抄送、密送的区分,1.,如果你看到你是邮件的收件人，就意味着你必须对邮件做出回应,；,2.,如果你是被抄送人，只需要了解无需回复，但是如果有想补充的信息也可以参与,；,3.,密送一般情况下,不使用。,案例说明,1.,正文第一句话,，请说明你的结论或者你发这封邮件的目的，再解释事情经过。,2.,大篇幅的图片尽量放在文件最后，不要夹在文字中间。,1.,一定要多用项目,符号,2.,大部分人发邮件都是眉毛胡子一把抓，和平时说话一样把所有内容全写在一起而不分开（哪怕有分段，但是还是看不清）。,能够用表格的信息一定要用表格，不能用表格的也要用项目符号,如果正文有图片，请务必在所有图片上做文字标注说明，哪怕你正文中也有说明。,因为每个人看邮件习惯第一时间看图片，如果图片上什么文字信息都没有，收件人会很迷惑，还需要在正文中查找，这样增加了收件人的阅读成本。,图片一定不放在正文中间,（除非图片比较小），一定要放在所有正文最后。因为图片会占用很大的面积，导致图片下面的的正文常常被忽略。,发附,件不是说你把附件贴上去，然后发出去就这么简单的,。,附件的文件名：也和主题一样重要！必须尽可能信息完整,。,正文里一定要把附件的的内容进行一个总结,。,反面教材,反面教材,没有称呼，没有指明邮件是发给谁的。,邮件内标题不清晰,没有结尾问候语,