办公室6S管理

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,6S管理,6S概论,什么是6S,?,什么是,“,5S,”,：,整理（,SEIRI,）、整顿（,SEITON,）、清扫（,SEISO,） 、,清洁（,SEIKETSU,） 、素养（,SHITSUKE,）,其它,“,S,”,：,安全,(Safety/,SECURITY,),、节约,(Save),、 习惯化,(Shiukanka),、服务,(Service),、坚持,(Shikoku),6S,的起源,5S,起源于日本，通过规范现场、现物，营造一目了然的工作环境，培养员工良好的工作习惯，,其最终目的是提升人的品质,：革除马虎之心，养成凡事认真的习惯（认认真真地对待工作中的每一件“小事”、每一个细节。），养成遵守规定的习惯，养成自觉维护环境整洁明了的良好习惯，养成文明礼貌的习惯。,日本式企业将5S运动作为管理工作的基础，推行各种品质的管理手法，第二次世界大战后，产品品质得以迅速地提升，奠定了经济大国的地位，而在丰田公司的倡导推行下，5S对于塑造企业的形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用，逐渐被各国的管理界所认识。,6S,在其基础上增加了安全（,Save,）一要素。,（,1,）定位不同。,国内许多企业管理者将整洁、清爽认为是卫生问题，与企业管理是两回事。既然是两回事，自然工作忙时可以放在一边。或者当有上级领导来检查工作时临时来一次全面的大扫除，做给别人看。而日本企业管理者认为,6S,是现场管理之基石,6S,做不好的企业不可能成为优秀的企业,，因此将坚持,6S,管理作为重要的经营原则。,中日企业现场管理之差距,（,2,）方法不同。,国内许多企业热衷于口号、标语、文件的宣传及短暂的活动（运动），似乎相信在厂区多树立一些诸如“员工十大守则”就能改变一个人，提升人的品质。这种没有结合日常工作的空洞口号、运动，对提升人的品质几乎没有任何帮助。,6S,明确具体做法，什么物品放在哪里、如何放置、数量多少合适、如何标识等等，简单有效，且融入到日常工作中。,6S,既是一种管理文化，同时也是现场科学管理的基础。每天都在一个“对”、“错”一目了然的环境中工作，使得每个人必须约束自己的行为，久而久之就能实实在在地提升人的品质。,中日企业现场管理之差距,整理,将必需物品与非必需品区分开，在岗位上,只放置必需物品,目的,腾出空间,防止误用,推行要领,1、全面检查,2、制定,“,要,”,与,“,不要,”,的判断基准,3、清除不需要物品,4、调查需要物品的使用频度，决定日常用量,5、制定废弃物处理办法,6、每日自我检查,含义,要与不要,制定“要”和“不要”的基准表，开会讨论和决议基准表，同时反省不要品产生的根源。,放置准则,整理的难点,整理就是清理废品，把必要物品和不必要的物品区分开来，,不要的物品彻底丢弃，而不是简单的收拾后又整齐地放置,废品。,6S,活动中的整理工作比较难，要克服一种舍不得丢弃而实际又用不成的吝惜观念。要有物品鉴别整理的能力首先要有丢弃的眼光和智慧。,整顿,要用的物品依规定位、定容、定量的,摆放整齐。明确标示。,目的,整齐、有标识,不浪费时间,推行要领,1、要落实前一步整理的工作,2、确定放置场所,3、确定放置方法,4、划线定位,5、做好标识,含义,整顿3要素,放置场所,物品的放置场所原则上要,100%,设定,物品的保管要定点、定容、定量,生产线附近只能放真正需要的物品,放置方法,易取,不超出所规定的范围,在放置方法上多下工夫,标识方法,放置场所和物品原则上一对一表示,现物的表示和放置场所的表示,某些表示方法全公司要统一,在表示方法上多下工夫,清扫,将岗位变得无垃圾、无灰尘，干净整洁，将设备,保养得锃亮完好，创造一个一尘不染的环境。,目的,保持良好的工作情绪,稳定品质,达到零故障、零损耗,推行要领,1、建立清扫责任区,2、执行例行扫除，清理脏污,3、调查污染源，予以杜绝,4、建立清扫基准，作为规范,含义,清洁,将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、,制度化,目的,成为惯例和制度；,是标准化的基础；,企业文化开始形成。,推行要领,1、落实前3工作,2、制定目视管理、颜色管理的基准,3、制定稽核办法,4、制定奖惩制度，加强执行,5、高阶主管经常带头巡查,含义,素养,人人依规定行事，并养成好习惯。,推行要领,1、持续推动前4S至习惯化,2、制定共同遵守的有关规则,3、相互纠正，共同进步,4、教育训练（新进人员加强）,5、推动精神提升活动,含义,目的,改变,“,人质,”,，养成工,作规范认真的习惯,安全,塑造每个人都能安心工作且健康愉快的工作环境。,推行要领,1、建立系统的安全管理系统,2、重视员工的培训教育,3、实施现场巡视，排除隐患,4、创造明快、有序、安全的作业环境,含义,目的,保证人身、财产安全，,减少损失,6S的关系,清洁,素,养,整顿,清扫,整理,推动,安 全,管理水平提升,6S,评判标准,6S水平,具体项目,本公司,其他企业,优秀,公司上下都散发着努力改进的气氛；,一进入企业，能感觉到大家都在亲自动手进行各种改善。,合格,过道和现场无乱摆放现象，非常整洁；,员工积极提出改进方法，其他岗位的员工也都效仿,某某电脑公司,小有,成绩,开始出现整洁的工作岗位；,所有物品的放置场所都已规定；,某某电子公司,继续,努力,物品常常找不到；,通道和作业区已经区分；,相似的物品被集中摆放，没有明确的区分。,某某复印机公司,开始,奋斗,一知道有客人来，急忙打扫；,进入企业，鞋子会粘上灰尘。,6S,常用工具,红牌作战,摄影作战,检查表,红牌作战,目的,：运用醒目的红色标志标明问题之所在，使大家都能一目了然地知道企业的缺点在那里。,实施的对象,：,工作场所中不要的东西；,需要改善的事、地、物；,有油污、不清洁的设备。,卫生死角。,实施要点,：,以冷眼观看事物。,有犹豫的时候，请贴上红牌。,挂牌的对象,可以是：设备、搬运车、踏板、工夹具、刀具、桌、椅、资料、模具、备品、材料、产品、空间等。,摄影作战,所谓摄影作战（或称为定点摄影法）指在同一地点、同一方向，将企业的死角、不安全之处、不符合,6S,原则之处使用同一部相机（或摄像机）拍摄下来，并在大家都看得到的地方公布展示，激起大家改善的意愿，并将改善的结果再次拍摄并公开展示，使大家了解改善的成果。,展示的内容和格式如表：,检查表,检查表的使用有两种：,一种是点检用，只记入好、不好的符号；,另一种是记录用，记录本评鉴的数据。,检查表使用的时机是在推行,6S,运动告一段落后才能实施。如此才能了解推行,6S,运动的成果，也会对,6S,运动产生信心；,定期更新检查表的项目：,检查表上的项目要随着,6S,运动执行过程、工作单位现况等而改变，不可以同一套用到底，否则看不到需要改善的项目变动的历程。,办公室,6S,运动,推行办公室6S运动的目的,把,6S,管理引用到办公室管理，能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良，最终目的：提高了工作效率；同时置身于优美的办公环境，也有一种美的感受。,推行办公室6S的建议,办公室个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。每个人均有责任做好个人责任区的,6S,工作；,员工每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、文具架和茶杯，其它无关物品不保留；,个人抽屉应经常整理，用不到的东西，应从抽屉里清理走，最下面一个抽屉用于存放私人物品；,推行办公室6S的建议,文件柜要定期整理，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上标签；若有变动，标签应及时更新；,对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁；,不能在办公室内随意张贴文件、通知、宣传品等，办公台上尽量不要张贴太多通讯录、名片、备忘条等，可建立个人的名片簿、备忘本等；,对有关资料、书籍、文件等应归类定置管理，并井然有序；,推行办公室6S的建议,及时清扫、清洗办公设备，保持办公室无垃圾、无脏污 ；,提倡禁烟，任何人不得在办公室内吸烟；,接听电话及接待来访客人时言行应大方得体；,注意仪表与形象，做到着装整齐，梳妆适宜，以饱满的精神投入工作。,办公室整理整顿,目的,减少活页夹、文件和单据的数量；,公司外部、其它部门的文件尽早做答送出；,扩大办公室的使用空间；,减少遗漏或送出的失误。,要点,共独区分,公私区分,柜架管理,资料归位,桌面状态,抽屉状态,张贴管理,事务管理,原则,资料,分类,受控文件和资料；,公用展示类文字资料；,个人文字资料。,受控文件应使其从编制审批、发放、更改到保管均要受控；,质量记录的标识、收集、编目、归档、保管等均应受控；,公用展示类文字资料置于公共场所并由专人管理；,个人文字资料个人管理；,所有文字资料都应有标识；,所有文字资料都要按方便取用的原则，按使用频度、重要性等分类放于,固定的位置；,规定文字资料的舍弃原则，及时销毁无用文字资料，提倡及时处置、不,堆积文件的良好习惯；,定期整理、整顿、检查。,资料,分类方式：,按客户分类。,按形式分类。,按一般文件分类。,按主题分类。,按标题分类。,文件夹编号,或必要时用斜线,1,2,3,4,5,6,照片,桌面,抽屉,一般的桌子有两个或以上的抽屉，东西经常随意杂乱地放入抽屉内。,在并排的抽屉内，也许可发现不仅有铅笔、圆珠笔、笔记本、橡皮擦、名片及剪刀，而且又有牙刷、糖果、香水、药品、钱币、装饰珠宝及其他物品。,这些东西先要依用途分类，在仅有两个抽屉的桌子时，可分为办公用品及私人用品，各占用一个抽屉。,再来要决定每一项物品的最大放置量。例如，我们决定抽屉内放置的最大量为两支铅笔、一支圆珠笔、一块橡皮擦、一本笔记本等。,借着将办公抽屉的东西削减至最低量，我们可以剔除将铅笔、纸张等必需的东西与私人物品混在一起的现象。这种过程能开发员工的自律能力、改进保存记录的能力以及强化工作的效率能力。,办公室,6S,活动表,区分,活动内容,五分钟,6S,活动,1,检查你的着装状况和清洁度,2,检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来，如橡皮擦、回形针、文件及其他,3,整理和彻底清洁桌面,4,检查存放文件的位置，将文件放,回,他们应该放置的地方,5,扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品,6,检查档案柜、书架及其他夹具等，将放得不恰当的物品改正过来,十分钟,6S,活动,1,实施五分钟,6S,活动的所有内容,2,用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备,3,固定可能脱落的标签,4,清洁地面,5,倾倒垃圾篓内的垃圾,6,检查电源开关、门窗、空调等是否已关上,6S,管理看起来容易，真正实行起来却十分困难，只要是能彻底实施,6S,管理的企业，不管导入任何一种的管理模式，都能实施得十分顺利，因为,6S,活动需要全体员工遵守整理、整顿、清扫的规定，而且每一个人都能自主管理，才能成功。,知易行难,谢 谢!,