二级access报表讲义

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,普通高等教育“十二五”规划教材,Visual FoxPro 程序设计,Microsoft,Visual FoxPro 程序设计,8.2 报表的创建与修改,2,8.3 报表输出,3,8.1 报表设计的基本概念,1,第8章,报表与标签设计,本章学习目标,熟悉用报表向导设计报表,掌握报表设计器、报表控件工具栏的使用,掌握报表的创建和修改，定义报表的数据源和数据布局。,熟悉报表的预览和打印。,了解标签设计的方法。,8.1 报表设计的基本概念,报表由两个基本部分组成：数据源和布局。数据源指定了报表中的数据来源，通常是数据库表、自由表、视图、查询或临时表；报表的布局用来定义报表的输出格式。报表文件不保存数据，输出报表时从数据源中提取数据，并按照布局定义的位置和格式输出数据。,8.1.1 报表的类型与设计,1报表的类型,创建报表实际上就是设计报表的页面大小、报表标题、页标题、列标题、分组标题以及数据的显示位置等输出格式，结果保存到报表文件，扩展名为.frx。,表8.1 报表类型,报表类型,说明,示例,列报表,每行一条记录。所有字段内容在同一行，字段名在页面上方，字段与其数据在同一列,学生成绩单、工资报表、库存清单、分组/总计报表,行报表,每个字段一行，字段与数据在同一行，字段名在数据左侧,列表,一对多报表,一条记录或一对多关系，包括父表的记录及相关子表的记录,发票、记录凭证,多栏报表,多栏式记录，每条记录的字段沿分栏的左边缘竖直放置,电话号码簿、名片,标签,多列记录，每个记录的字段沿左边缘竖直放置,邮件标签、航空旅行标签,2设计报表的步骤,在Visual FoxPro中报表设计的主要步骤如下：,确定数据源，选取要打印输出的字段。,确定报表的类型。,创建报表布局文件。,修改和设置布局文件。,预览和打印报表。,8.1.2 报表设计器,1打开“报表设计器”打开“报表设计器”可以使用菜单方式、命令方式。,（1）命令方式,格式：CREATE REPORT ,功能：打开报表设计器，创建一个指定名称的报 表，扩展名为.frx。,【例8.1】使用命令方式创建报表文件：学生简明信息.frx。,【操作步骤】在命令窗口输入命令：CREATE REPORT 学生简明信息,（2）菜单方式,使用菜单方式操作步骤：,单击“文件”菜单，选择“新建”，或单击工具栏“新建”按钮，打开“新建”对话框；,在“新建”对话框的“文件类型”栏中单击“报表”选项；,单击“新建文件”按钮，打开“报表设计器”。,2报表设计器的数据分区,报表设计器分为若干个数据分区，亦称为报表带区，用于放置各种报表控件，以显示报表标题、日期、数据、标志、页码等信息，可以包含文本、来自数据表字段的值、用户自定义函数以及图片、线条和框等。,默认情况下，“报表设计器”包含页标头、细节和页注脚三个基本带区，每一区域下方有一个向上的三角符号和名称。,表8.2 报表中各区域的作用与设置方法,区域名称,打印效果,作用,用法,标题,每报表打印一次,用于放置标题、日期、页码、公司标志等信息,从“报表”菜单中选择“标题/总结”带区,总结,每报表结束打印一次,用于放置报表总计等信息,页标头,每页打印一次,报表的表头部分，用于放置日期、页码、列标题等信息,默认可用,页注脚,每页结束打印一次,用于放置日期、页码、分类总计等信息,列标头,每列打印一次,用于放置标题、日期、页码、公司标志等信息,从“文件”菜单中选择“页面设置”，从中设置“列数1”,列注脚,每列结束打印一次,用于放置数据和说明性文本等信息,组标头,每组打印一次,用于放置标题、日期、页码、公司标志等信息,从“报表”菜单中选择“数据分组”,组注脚,每组结束打印一次,用于放置数据和说明性文本等信息,细节,每记录打印一次,用于放置分组字段信息,默认可用,8.1.3 报表的页面与布局,1报表页面,报表页面的主要内容是设置页边距，纸张大小和页面方向，其操作如下。,打开“报表设计器”后，在Visual FoxPro系统主菜单中执行“文件”菜单的“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，如图8-2所示。在此对话框中，进行页边距，纸张大小和页面方向设置。,在“列数”框设置报表的列数，宽度和间隙。,在“左页边距”框设置页面左边距的大小。,单击“打印设置”按钮，弹出“打印设置”对话框,用于设置打印机名、纸张大小和打印方向（纵向还是横向）。,2数据输出位置,“报表设计器”窗口中每个带区可以放置不同的内容，但报表中要用的数据以及各数据在报表的什么位置显示和打印，用户可以根据各带区的作用将数据放在报表的相应带区进行输出。,3报表布局的调整,调整报表布局指出的是对放置在各带区中的控件的位置和大小进行调整。, 位置调整。一种方法是拖拽选中需调整数据输出位置对象实现位置调整。另一种方法是使用如图8-3 所示的“布局”工具栏所提供的各种布局命令,实现报表布局的调整。,图8-3 布局工具栏, 大小调整。使用鼠标单击所选对象，通过拖动其缩放点来调整大小。,8.1.4 “报表设计器”工具栏和“报表控件”工具栏,1“报表设计器”工具栏,“数据分组”按钮。点击后，弹出“数据分组”对话框，从而可进行报表的数据分组设计。,“数据环境”按钮。点击后，弹出“数据环境”对话框，从而可设置报表的数据源。,“报表控件工具栏”按钮。用于显示或隐藏“报表控件”工具栏。,“调色板工具栏”按钮。用于显示或隐藏“调色板”工具栏。,“布局工具栏”按钮。用于显示或隐藏“布局”工具栏。,2“报表控件”工具栏,使用“报表控件”工具栏上的控件按钮，可以在报表的带区中设置控件。在带区中可以对控件进行拖动位置，改变大小等操作。双击带区中的控件，将弹出相应的属性窗口，可对控件的属性进行修改，比如更改它们的格式、大小、颜色、位置以及打印选项等。表列出了各控件按钮的功能。,表8.3 控件按钮的功能,控件,按钮图形,作 用,选定对象,移动或更改控件的大小。在创建了一个控件后，系统将自动选定该按钮，除非选中“按钮锁定”按钮,标签,创建一个标签控件，用于显示字符串,域控件,创建一个域控件，用于显示表字段、内容变量或其他表达式的内容,线条,创建一个线条控件，用于在设计报表时画直线,矩形,创建一个矩形控件，用于在报表上画矩形,圆角矩形,创建一个圆角矩形控件，用于在报表上画椭圆和圆角矩形,图片/ActiveX绑定控件,创建一个图片控件，用于显示图片或通用型字段的内容,按钮锁定,允许在添加多个同类的控件时，不需多次按此控件的按钮,8.1.5 报表的数据源,如果报表总是与一定的数据相联系，设计报表时就要确定报表的数据源。通常是把报表常用的数据源添加到报表的数据环境中。,【例8.2】将表“XS.DBF”添加到报表数据环境中。,操作步骤如下：,右击“报表设计器”，从快捷菜单中选择“数据环境”命令，弹出“数据环境设计器”。,在“数据环境”菜单中选择“添加”命令项（或在“数据环境设计器”对话框中右单击后，在快捷菜单中选择“添加”命令），弹出“打开”对话框。, 在“打开”对话框中，双击所需的数据表“XS.DBF”，将该表添加到“数据环境设计器”中，完成数据源的设置，如图8-6所示。,8.2 报表的创建与修改,2,8.3 报表输出,3,8.1 报表设计的基本概念,1,8.2 报表的创建与修改,创建报表有三种方法：快速报表、报表向导和报表设计器。,8.2.1 创建快速报表,快速报表用于快速创建简单的单表报表。下面以“XS.DBF”表为例介绍 “快速报表”的使用方法。,【例8.3】创建一张基于“XS.DBF”表的简单报表，名称为“学生简明信息.frx”。,操作步骤：,打开“报表设计器”后，执行“报表”菜单的“快速报表”命令，如图8-7所示，弹出“打开”对话框。,在“打开”对话框选择要使用的“XS.DBF”表（数据源）后，单击【确定】按钮，显示出如图8-8所示的“快速报表”对话框。,为报表设置字段布局方式是列布局还是行布局，系统默认为列布局（横向）。,设置字段标题等复选框。对话框中包含三个复选框：“标题”、“添加别名”和“将表添加到数据环境中”。,“标题”是指显示在一个控件（字段）左边或上边的文本，选中时，将为输出的字段名加一个标题。系统默认字段的标题与字段名相同且以黑体字显示。,“添加别名”复选框指定是否为字段添加别名。,“将表添加到数据环境中”复选框指定是否将表添加到报表的环境中，报表的数据环境是指在修改报表时需要打开的全部表、视图和关系。,在“快速报表”对话框中单击“字段”按钮，弹出如图8-9所示的“字段选择器”对话框；,在“所有字段”列表框中双击需要输出的字段：学号、姓名、性别、出生日期、籍贯、民族、专业、班级，将其添加到“选定字段”列表中，单击“确定”按钮，返回“快速报表”对话框。,再单击“确定”按钮，返回“报表设计器”，并保存、完成快速报表创建，如图8-10所示。,单击“常用”工具栏中“打印预览”按钮或单击鼠标右键并在弹出的快捷菜单中选择“预览”，显示所创建报表的输出效果。,8.2.2 使用报表向导,通过以下四种途径启动“报表向导”。,执行“文件”菜单中的“新建”命令，在弹出的“新建”对话框中选定“报表”选项，再单击“向导”按钮。,单击“常用”工具栏中的“报表”按钮。,在“工具”菜单中，执行“向导”子菜单中的“报表”命令。,打开“项目管理器”，在文档选项卡中选取“报表”，单击“新建”按钮，在弹出的“新建报表”对话框中单击“报表向导”按钮。,【例8.4】使用报表向导创建一个报表，将“XS.DBF”中各记录的部分字段数据打印出来。,单击常用工具栏的“新建”按钮，弹出“新建”对话框。图8-12 “向导选取”对话框,在“新建”对话框中选中“报表”选项，再单击 “报表向导”按钮，弹出如图8-12所示的“向导选取”对话框。,选取向导。,选取表和字段。,设置数据分组。,单击按钮，在弹出如图8-15所示的“步骤3-选择报表样式”对话框中选取一种报表的样式。,定义报表布局。,设置排序关键字。,单击按钮，弹出“完成”对话框。,在此对话框中可以设置报表的标题、保存方式、打印处理等。本例中，在“报表标题”文本框中填入“学生信息表”，其他选项如图8-18所示。,8.2.3 使用报表设计器,在Visual FoxPro中，可以使用“报表设计器”来进行设计和修改报表。利用“报表设计器”创建报表主要步骤如下：,打开报表设计器。,确定报表的数据来源是表还是视图、查询。,使用报表控件设计个性化报表。,预览或打印报表。,1设计简单报表,【例8.5】利用“报表设计器”创建“学生信息”报表。,操作步骤如下：,单击“常用”工具栏中“新建”按钮，弹出“新建”对话框。,在“新建”对话框中选择“报表”选项，再单击“新建文件”按钮，打开“报表设计器”。,右击“报表设计器”，在快捷菜单中选择“数据环境”，打开“数据环境设计器”窗口,如图8-20所示。,图8-20 数据环境快捷菜单图8-21 “标题/总结”对话框,右击“数据环境设计器”窗口，在快捷菜单中选择“添加”，利用弹出的“打开”对话框将表“XS.DBF”添加到数据环境。单击“数据环境设计器”窗口的“关闭”按钮，返回“报表设计器”。,单击“报表”菜单，选择“快速报表”生成学生信息快速报表。,为生成的报表添加所要的带区。如“标题”带区，方法是：单击“报表”菜单，选择“标题/总结”命令项，在弹出的“标题/总结”对话框中选中“标题带区”复选项，如图8-21所示。,利用“报表控件”工具栏修改生成的报表，如插入域控件、标签、线条、矩形、园角矩形、图片/ActiveX绑定控件等。,例如利用“标签”工具按钮，添加标题内容：学生信息表；利用“画线”工具添加表格横线、竖线；设置字体、字形、字号。例如，标题字体设为楷体。修改后的报表如图8-22所示。,单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，预览报表。,保存“学生信息表”报表，完成报表创建。,2设计单级分组报表,一个报表允许设置一个或多个数据分组，组的分隔由分组表达式确定。这个表达式通常是一个字段或多个字段组成,对报表进行数据分组时，报表将自动包含组标头和组注脚带区。,【例8.6】依据表，利用“报表设计器”创建按“院系代号”分组的“各学院学生信息”报表并统计各学院的学生人数。,分析：报表布局实际并不对数据进行排序，如果报表的数据源是表，记录的物理顺序可能不适合于分组，因此创建分组报表，必须对数据表按分组关键索引或排序，并指定为主控索引；或者使用视图或查询作为数据源，以实现合理分组显示记录。指定主控索引可以在命令窗口，也可以在报表的数据环境设计器中进行。,操作步骤如下：,图8-24 排序属性,依照节方法，对按“院系代号”建立索引，索引名为“院系代号”。,单击“常用”工具栏中“新建”按钮，弹出“新建”对话框。,在“新建”对话框中选择“报表”选项，再单击“新建文件”按钮，打开“报表设计器”。,右击“报表设计器”，在快捷菜单中选择“数据环境”，打开“数据环境设计器”窗口，将表“XS.DBF”添加到数据环境。,指定“院系代号”为主控索引：右击“数据环境设计器”选择快捷菜单中的“属性”，打开“属性”窗口在“属性”窗口的对象下拉框中选择“Cursor1”选定“Order”属性输入索引名或在索引列表中选择一个索引“院系代号”，如图8-24所示。单击“数据环境设计器”窗口的“关闭”按钮，返回“报表设计器”。,单击“报表”菜单，选择“标题/总结”命令项，为生成的报表添加“标题/总结”带区。,右击“报表设计器”，选择快捷菜单中的“数据分组”，弹出“数据分组”对话框，在“组属性”框中选中“每页都打印组标头”复选项；单击“表达式生成器”按钮，弹出如图8-25所示的“表达式生成器”对话框，在“字段”列表中双击“院系代号”字段，单击“确定”按钮，返回“数据分组”对话框，如图8-26所示。单击“确定”按钮，返回“报表设计器”窗口。,亦可直接在“分组表达式”框中输入：院系代号。,利用“标签”工具按钮，添加标题内容：各学院学生信息表，添加表头栏目名称；利用“画线”工具添加表格横线、竖线；设置字体、字形、字号。,利用“域控件”按钮，在“细节”带区插入需要的字段；在“组标头”带区插入分组字段“院系代号”；在“组注脚”带区插入计算各学院的人数，方法是：单击如图8-27所示“报表表达式”对话框右侧的“计算”按钮，在如图8-28所示的“计算”对话框中选中“计数”选项；设计后的报表如图8-29所示。,保存报表文件，命名为：各学院学生信息，完成报表创建操作。,3多级分组报表,操作如下：,设置分组。依照【例8.6】操作方法设置数据分组。,更改分组次序。在定义好报表的多级分组后，若要更改组的次序，可选择“报表”菜单中的“数据分组”菜单项，在弹出的“数据分组”对话框中，选中想要改变位置的分组表达式，拖动该分组表达式左边的【上下箭头】按钮至新位置。,重复组标头。如果一个组不得不跨页打印的话，可以在该组延续信息的上部显示组标头。如果报表有多级分组，后续页的标头将取自最后一组，因此应把打印的组标头中的所有控件放置在最后一组的标头带区内。,设置在下一页的重复组标头的操作为,：,在“数据分组”对话框的“分组表达式”框中选定希望重复的组，然后在“组属性”框中选中“每页都打印组标头”。,如果要删除组带区，可以选择“报表”菜单中的“数据分组”菜单项，在弹出的“数据分组”对话框中选中想要删除的分组表达式，单击“删除”按钮，再单击“确定”按钮。,4多栏报表,多栏报表是将一个页面分成多栏的报表。如果打印内容较少，为了少占用页面，可以设计成多栏报表。,【例8.7】以“学生信息管理”数据库中“KC.DBF”和“CJ.DBF”为数据源，设计一个多栏报表，名为：学生成绩.FRX。,操作步骤如下：,在命令窗口输入如下命令：MODIFY REPORT学生成绩，打开“报表设计器”。,单击“文件”菜单，执行“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中，将列数设为3，打印顺序设为“自左向右”，再单击“确定”按钮，返回“报表设计器”。,右击“报表设计器”，在快捷菜单中选择“数据环境”，打开“数据环境设计器”窗口。,右击“数据环境设计器”窗口，在快捷菜单中选择“添加”，利用弹出的“打开”对话框将表“KC.DBF”和“CJ.DBF”添加到数据环境。单击“数据环境设计器”窗口的“关闭”按钮，返回“报表设计器”。,利用“报表控件”工具栏插入域控件、标签、线条等控件。添加“页标头”：学生成绩册；添加表格横线、竖线；在“细节”带区插入标签：学号、课程名、成绩；插入字段：学号、课程名、成绩；设置字体、字形、字号。设计的报表如图8-30所示。,8.2 报表的创建与修改,2,8.3 报表输出,3,8.1 报表设计的基本概念,1,8.3 报表输出,报表输出可以使用系统菜单操作或命令方式进行预览和打印。,8.3.1 报表的预览,1菜单方式,菜单方式预览报表操作如下：,单击“文件”菜单，选择“打开”菜单项。,在弹出的“打开”对话框中输入报表的文件名，将报表文件打开。,单击工具栏中“打印预览”按钮，或者选择文件菜单中的“打印预览”菜单项。,预览报表时会弹出如图8-32所示的“打印预览”工具栏，利用其中的按钮，可对报表进行缩放、向前向后顺序浏览、至首页、至尾页、至某一页等。,2命令方式,格式：,REPORT FORM 范围 FOR PREVIEW,功能：,预览给定名称的报表文件，显示数据源中指定范围内符合条件的数据。缺省范围和条件默认为输出所有数据。,如：,预览显示报表“学生成绩.FRX”,在命令窗口中输入命令“REPORT FORM 学生成绩 PREVIEW”,8.3.2 报表的打印,命令方式,格式：,REPORT FORM 范围 FOR 条件表达式 TO PRINTER,功能：,输出报表通过打印机打印。,如：,打印报表“学生信息.FRX”命令为“REPORT FORM 学生信息 TO PRINTER”,8.4 标签设计,标签是一种特殊的报表，其设计与报表类似，区别在于：标签的打印将根据纸张的设计横向和纵向重复打印，例如名片的设计用标签就非常方便,标签保存后系统会产生两个文件：标签定义文件：扩展名为 .LBX，标签备注文件：扩展名为 .LBT。,【例8.7】创建标签“学生卡.LBX”，包含字段：学号、姓名、性别、出生日期、班级及照片。,在命令窗口输入命令：MODIFY LABEL 学生卡,打开“标签设计器”。,选择“显示/数据环境”菜单项，将学生表“”添加到标签设计器的数据环境中，然后在“数据环境设计器”对话框中的“数据库表字段”列表框中，将字段：学号、姓名、性别、出生日期、班级拖放到标签设计器的细节区中，将照片字段拖到细节中并调整到适当大小。,在“细节”带区添加5个标签控件：学号、姓名、性别、出生日期、班级，分别对应“细节”带区域控件：学号、姓名、性别、出生日期、班级。,单击标签工具“矩形”控件按钮，添加一个矩形作为边框。,设置字体和字体大小。,单击“文件”菜单，选择“页面设置”命令项，在页面设置对话框中设置列数为3。,设计好的标签如图8-33所示,本章小结,本章主要介绍了如何创建报表和标签，报表常用用于在打印文档时显示特定的数据。,报表的数据源可以是数据库表、自由表、临时表、查询或视图。,报表分为行报表、列报表、一对多报表和多栏报表。,创建报表的三种方式：快速报表、报表设计器和报表向导。,常用报表控件的使用方法。,Microsoft,本章完,