配送管理项目三订单处理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,化学工业出版社,3,订单处理,知识目标,能描述订单处理各环节,能清晰阐述优先分配订单应遵循的原则,能叙述订单处理作业流程,1,【,导入案例,】,联华生鲜食品加工中心的订单管理,上海联华生鲜食品加工配送中心是我国国内目前设备最先进、规模最大变得生鲜食品加工配送中心，总投资,6000万元，建筑面积35000平方米，年生产能力20000吨，其中肉制品15000吨，生鲜盆菜、调理半成品3000吨，西式熟食品2000吨，产品结构分为15类约1200种生鲜食品；在生产加工的同时配送中心还从事水果、冷冻品以及南北货的配送任务。连锁经营的利润源重点在物流，物流系统的好坏的评判标准主要有两点：物流服务水平和物流成本。,生鲜商品按其秤重包装属性可分为：定量商品、秤重商品和散装商品；按物流类型分：储存型、中转型、加工型和直送型；按储存运输属性分：常温型；低温型和冷冻品；按商品的用途可分为：原料、辅料、半成品、产成品和通常商品。生鲜商品大部分需要冷藏，所以其物流流转周期必须很短，节约成本,;生鲜商品保值期很短,客户对其色泽等要求很高,所以在物流过程中需要快速流转.两个评判标准在生鲜陪送中心通俗的归结起来就是,“,快,”,和,“,准,”,，下面看联华生鲜陪送中心是如何做的。,2,1.,订单管理,门店的要货订单通过联华数据通讯平台，实时的传输到生鲜陪送中心，在订单上制定各种商品的数量和相应的到货日期。生鲜陪送中心接受到门店的要货数据后，立即到系统中生成要货订单，按不同的商品物流类型进行不同的处理：,（,1,）储存型的商品。系统计算当前的有效库存，比对门店的要货需求以及日均配货量和相应的供应商送货周期自动生成各储存型商品的建议补货订单，采购人员根据此订单在根据实际的情况作一些修改即可形成正式的供应商订单。,（,2,）中转型商品。此种商品没有库存，直进直出，系统根据门店的需求汇总，按到货日期直接生成供应商的订单。,（,3,）直送型商品。根据到货日期，分配各门店直送经营的供应商，直接生成供应商直送订单，并通过,EDI,系统直接发送到供应商。,（,4,）加工型商品。系统按日期汇总门店要货，根据各产成品或半成品的,BOM,表计算物料耗用，比对当前有效的库存，系统生成加工原料的建议订单，生产计划员根据实际需求做调整，发送采购部生成供应商原料订单。,各种不同的订单在生成完成或手工创建后，通过系统中的供应商服务系统自动发送给各供应商，时间间隔在,10,分钟内。,2.,订单处理系统的设计要点, 所需输入数据包括客户资料、商品规格资料、商品数量等。, 日期及订单号码、报表单号码（报表单号码由系统自动填写，但可修改）,。,3, 具备按客户名称、客户编号、商品名称、商品编号、订单号码、订货日期、出货日期等查询订单内容的功能。, 具备客户的多个出货地址记录，可根据不同交货地点开立发票。, 可查询客户信用、库存数量、产能分配及设备工具使用状况,、人力资源分配。, 具备单一订单或批次订单打印功能。, 报价系统具备由客户名称、客户编号、商品名称、商品编号、最近报价日期、最近订货数据等查询改客户的报价历史、订购出货状况和付款状况等资料，作为对客户进行购买力分析及信用评估的标准。, 可由销售主管或高层主管随时修改客户信用额度。, 具备相似产品、可替代产品资料，当库存不足无法出货时，可向顾客推荐替代品以争取销售机会。, 可查询未结订单资料，以利出货作业的跟催。,通过上面案例，我们可以看到货物的配送管理在整个物流过程中起着重要的作用。做好物流配送，可以有效的节约物流成本，提高物流配送效率。而在整个过程中，物流订单又是重中之重。,4,一、明确订单处理的流程与要素,（一）订单处理的概念,从接到客户订单开始到着手准备拣货之间的作业阶段，称之为订单处理。,订单处理是与客户直接沟通的作业阶段，对后续的拣选作业、调度和配送产生直接的影响，是其他各项作业的基础。,订单是配送中心开展配送业务的依据，配送中心接到客户订单以后需要对订单加以处理，据以安排分拣、补货、配货、送货等作业环节。,订单处理方式：人工处理和计算机处理。目前主要采用计算机处理方式。,任务一 订单接收,5,订单处理是企业的一个核心业务流程，包括订单准备、订单传递、订单登录、按订单供货、订单处理状态跟踪等活动。订单处理是实现企业顾客服务目标最重要的影响因素。改善订单处理过程，缩短订单处理周期，提高订单满足率和供货的准确率，提供订单处理全程跟踪信息，可以大大提高顾客服务水平与顾客满意度，同时也能够降低库存水平，在提高顾客服务水平的同时降低物流总成本。,6,订单处理作业：,配送中心的活动起源于客户的咨询，经由订单的接收部门查询出货日的存货状况、装卸货能力、流通加工负荷、包装能力、配送负荷等来答复客户。当无法按订单和客户要求交货时，由业务部门加以协调。业务人员还要统计相应的订货数量，并予以调货、安排出货程序及数量，制定报表计算方式，预计客户订购最小批量、订货方式和订购截止日。,7,步骤,1,：接受订货,步骤,2,：订单确定,步骤,3,：设定订单号,步骤,4,：建立客户档案,步骤,5,：存货查询及依订单分配存货,步骤,6,：计算拣选标准时间,步骤,7,：依据订单排定出货时间及拣货顺序,步骤,8,：分配后存货不足的处理,步骤,9,：订单资料处理输出,（二）订单处理的流程,8,1,、接受定货,电子订货主要有三种方式：,（,1,）用订货簿或货架标签配合手持终端机及扫描器实现订货,（,2,）用,POS,系统实现自动订货,（,3,）订货应用系统,9,配送中心接受订货方式,传统订货方式,电子订货方式,厂商铺货、厂商巡货,订货簿或货架标签配合手持终端机及扫描器,电话口头、传真、邮寄订单,POS,订货,客户自行取货,订货应用系统,业务员跑单、接单,知识链接与拓展,讨论：传统订货方式和电子订货方式的优缺点,10,2,、订单内容的确认,这是对于订货资料项目的基本检查，即,检查品名、数量、送货日期等是否有遗,漏、笔误或不符公司要求的情形。,（,1,）货物品种、数量、日期的确认,（,2,）确认客户信用,（,3,）确认订单形态（,一般交易、现销式交易、间,接交易、合约式交易、寄库式交易,）,（,4,）确认订货价格,（,5,）确认加工包装,11,3,、设定订单号码,每一订单都要有其单独的订单号码，号码是由控制单位或成本单位来指定，除了便于计算成本外，可用于制造、配送等一切有关工作，且所有工作说明单及进度报告均应附此号码。,12,4,、建立客户档案,客户主档包含订单处理用到的及与物流作业相关的资料，,包括,：客户姓名、代号、等级型态、客户信用额度、客户销售付款及折扣率的条件、开发或负责此客户之业务员、客户配送区域、 客户点配送路径顺序、客户点适合的车辆型态、客户点下货特性、客户配送要求、过期订单处理指示等。,13,5,、存货查询及依订单分配存货,存货的分配模式可分为,单一订单分配,及,批次分配,二种。,单一订单分配多为线上即时分配，也就是在输入订单资料时，就将存货分配给该订单。,14,采用,批次分配,时，要注意订单的分批原则，即批次的划分方法。随著作业的不同，各物流中心的分批原则也可能不同，总括来说有下面几种方法：,按接单时序,、,按配送区域路径,、,按流通加工要求,、,按车辆要求,等划分。,15,补充：,如果配送商品要用特殊的配送车辆,(,如低温车、冷冻车、冷藏车,),或客户所在地、下货有特殊要求，这时可以,汇总合并,处理。,然而，如果以批次分配选定参与分配的订单后，若这些订单的,某商品总出货量大于可分配的库存量,，可依以下,四原则,来决定客户订购的优先性：,具有特殊优先权者先分配、根据订单交易量或交易金额来取舍，将对公司贡献度大的订单作优先处理、根据客户信用状况将信用较好的客户订单作优先处理。,16,6,、计算拣取的标准时间,首先，计算每一单元,(,一栈板、一纸箱、一件,),的拣取标准时间，且将它设定于电脑记录标准时间档，将此各别单元的拣取时间记录下来，则不论数量多少，都很容易推导出整个标准时间。,其次，有了单元的拣取标准时间后，即可依每品项订购数量,(,多少单元？,),再配合每品项的,寻找时间,，来计算出每品项拣取的标准时间。,最后，再根据每一订单或每批订单的订货品项及考虑一些,纸上作业的时间,，来将整张或整批订单的拣取标准时间算出。,17,7,、依订单排定出货时程及拣货顺序,前面由存货状况进行了存货的分配，但对于这些已分配存货之订单，应如何安排出货时间及拣货先后顺序，通常会再依,客户需求,、,拣取标准时间,及,内部工作负荷,来拟定。,18,8,、分配后存货不足的处理：,缺货订单的处理方式：,(1),重新调拨： 如果客户不允许过期交货，而公司也不愿失去此客户订单时，则有必要重新调拨分配订单。,(2),补送：,(a),如果客户允许不足额的订货等待,有货时,再予以补送，且公司政策也允许，则采用补送方式。,(b),如果客户允许不足额的订货或整张订单,留待下一次订单一配送,，则采用补送处理。,19,(3),删除不足额订单：,(a),如果客户允许不足额订单可等待有货时再予以补送，但公司政策并不希望分批出货，则只好删除订单上不足额的订单。,(b),如果客户不允许过期交货，且公司也无法重新调拨，则可考虑删除订单上不足额之订单。,20,(4),延迟交货：,(a),有时限延迟交货：客户允许一段时间的过期交货，且希望所有订单一配送。,(b),无时限延迟交货：不论需要等多久客户都允许过期交货，且希望所有订货一起送达，则等待所有订货到达再出货。 对于这种将整张订单延后配送，也将这些顺延的订单记录成档。,(5),取消订单 如果客户希望所有订单一起配送到达，且不允许过期交货，而公司也无法重新调拨时，则只有将整张订单取消。,21,9,、订单资料处理输出：,订单资料经由上述的处理后，即可开始打印一些出货单据，以展开后续的物流作业。,(1),拣货单,(,出库单,),拣货单的打印应考虑,商品储位,，依据储位前后相关顺序打印，以减少人员重复往返取货，同时,拣货数量、单位,也要详细确认标示。,22,(2),送货单,物品交货配送时，通常附上送货单据给客户清点签收。,因为送货单主要是给客户签收、确认出货资料，其正确性及明确性很重要。要确保送货单上的资料与实际送货资料相符，除了出货前的清点外，出货单据的打印时间及对于一些订单异动情形如缺货品项或缺货数量等也须打印注明。,23,(3),缺货资料,库存分配后，对于缺货的商品或缺货的订单资料，系统应提供查询或报表打印功能，以便人员处理。,(a),库存缺货商品,提供依商品别或供应商别查询的缺货商品资料，以提醒采购人员紧急采购。,(b),缺货订单 提供依客户别或外务员别查询的缺货订单资料，以便人员处理。,24,订单形式及处理方法,25,订单形式及处理方法,26,订单形式及处理方法,27,接受订货,排定出货时间及拣货顺序,删除订单上不足的订货或取消订单,设定订单号码,存货查询，依订单分配存货,计算捡取的标准时间,重新分,配存货,建立客户档案,订单资料处理输出,确认需求货品数量日期,确认客户信用,确认订单形式,确认订货价格,确认加工包装形式,存货是否足够,允许延期交货,是,否,延期交货或补送,是,重新调整,否,否,是,订单处理作业流程,28,订单处理的基本原则,要使客户产生信赖,尽量缩短订货周期,提供紧急订货,减少缺货现象,不忽视小客户,配装力求完整,提供对客户有力的包装,要随时提供订单处理的情况,29,订单处理流程的跟踪,档案资料名称,说明,1,预计销售资料及不合格资料,客户的订单资料进入订单处理系统经过确认核实后，将正确的订单资料记录为预计销售资料文件；而不合格的订单资料记录为不合格资料文件。,2,已分配未出库的销售资料及缺货资料、转录资料、补送资料,预计销售资料经过库存分配后，转为已分配未出库销售资料。而分配后缺货的物品资料记录为缺货资料文件；缺货的订单若要合并到下一张订单则记录为合并订单文件，若有库存时予以补送则记录为补送订单文件。,3,已拣货未出库销售资料,已分配未出库销售资料经过打印拣货单后转为已拣货未出库销售资料，如果拣货后发现缺货的物品资料记录为缺货资料文件；缺货的订单若要合并到下一张订单则记录为合并订单文件，若有库存时予以补送则记录为补送订单文件。,4,在途销售资料,已拣货未出库资料，出货配送后即转为在途销售资料。,5,销售资料,在途销售资料，经过回库确认修改后即转为销售资料，此为实际的销售资料，为应收账款系统的收款资料来源。,6,历史销售资料,经过结账后即为历史销售资料。,30,订单状况资料,（,1,）订单状态明细表,（,2,）未出货订单明细表,（,3,）缺货订单明细表,（,4,）未取款订单,（,5,）未结账订单等,商业信息,（,1,）物品销售量,（,2,）每种物品的市场销售情况,（,3,）客户等级,（,4,）每位客户的订货特点,（,5,）订单处理过程中的库存情况,（,6,）每种物品的库存情况,（,7,）配送中心的作业效率,图,2,9,订单资料的展开,31,（三）订单处理的要素,销售订单,订单准备,订单状况报告,订单传输,订单履行,订单录入,32,订单处理过程,33,1,、订单准备,(order Preparation),减少顾客订单准备的时间，降低顾客的搜寻成本，能够显著地增加企业产品的市场份额。如美国的一家医疗用品公司在,1970,年就给其主要客户,(,各大医院,),提供计算机终端设备及配套软件，医院利用公司提供的终端，可以查看公司配送中心的库存信息，直接向配送中心下订单。这种改善顾客订货准备的战略行动使得该公司在市场占有率和利润方面远远超越竞争者，因为竞争者不能与医院进行如此直接、快速，准确的信息沟通。,34,指搜集所需产品或服务的必要信息和正式提出购买要求的各项活动。包括：,决定合适的供应商,填制订单（很多,ERP,系统只要有需求一般是电脑产生）,确定库存的可得率（包括产品规格及数量等）,通报订单信息（订单可执行的程度等）,35,运用电子技术加快订单准备,商品条形码扫描系统,通过电脑直接给供应商下单,自动补货系统,36,2,、订单传输,(Order Transmittal),订单传递就是把订货信息从顾客传递到产品的供应商处。订货信息传输方式主要包括三种：手工传输，电话或传真传输，网络传输。,由于网络传输方式速度快，运行成本低，可靠性好，准确性高，逐渐成为最重要的订货信息传输方式。,37,订单处理的第二步，指订单请求从发出地点到订单录入地点的传输过程。传输方式：,人工方式：邮政、快递等，时间长、速度慢、成本低,电子方式：,E-mail,、传真，时间短、速度快,电子,+,人工方式,因订单传输方式会影响订单的处理进度，进而影响公司的业绩及成长，电子方式将逐步取代人工方式。,38,3,、订单录入,(Order Entry),订单录入是指将顾客订货信息转变为公司订单的过程。,信息技术的迅速发展大大提高了订单登录的效率。条形码扫描技术的广泛使用提高了订货信息输入的速度与准确性，并降低了处理成本。借助计算机数据库使库存可供水平和顾客信用的检查等活动实现自动化处理。与传统的手工处理相比，自动化的订单登录所需的时间减少了,60,以上。,39,指在订单实际履行前所进行的各项工作。包括：,核对订货信息及其准确性（客户订单，即销售单）；, 核查产品库存状况；, 准备补交货订单（采购单）或取消订单（采购单或客户订单）文件；, 审核客户信用；, 转录订单信息（将客户订单转成公司的销售订单）；, 开具账单,订单录入方式：,手工录入和借助电子工具录入,如何识别客户信用风险,40,订单录入的影响因素：,订单录入方式影响订单录入的时间,订单录入的批量影响订单录入的时间及履行,订单录入的时间影响订单的处理及履行,修改订单录入系统的目的：,减少销售（采购）人员的非销售（采购）工作, 合并订单以提高运输调度的效率, 改进存储点拣货与装运模式,41,4,、订单履行,(Order Fulfilling),也称按订单供货，包括货物的拣选、包装、运输安排、准备运单、发送运输。这些活动可以并行处理，以缩短商品配送时间。,该阶段是整个订单处理过程中最复杂的部分，包括商品的配送与大量的单据处理。确定供货的优先等级对订单处理周期时间有重要影响。许多企业没有正式的确定供货优先等级的标准，操作人员面对大量的订单处理工作，习惯性地优先处理简单的、品种单一、订货量少的订单，其结果往往造成对重要客户和重要订单供货的延迟。,42,与实物有关的活动。包括：,通过提取存货、生产或采购来获取所订购的货物,对货物进行包装,安排运输送货,准备货运单证,以上有些可以和订单录入同步进行，缩短处理时间。,43,订单履行的优先法则：,先收到先处理；,优先处理订货量小、相对简单的订单；,优先处理承诺交期最早的订单；,优先处理交期最近及紧急订单,；,使处理时间最短；,预定处理顺序。,44,依据标准：,是否对所有客户公平；,订单的重要性；,能够实现的订单处理的速度。,45,订单不完全履行的问题：分割订单,分割订单（,Split Order,）：利用备用货源部分履行订单，分批交货。,是,分割订单进行分批交货还是将订单压后处理？,决策者需权衡增加的订单处理成本、运输成本（分割订单）与维持期望的客户服务水平所带来的收益（准时交货）。,46,5,、订单状况报告,为了向顾客提供更好的服务，满足顾客希望了解订单处理状态信息的要求，需要对订单处理进行状态追踪，并与顾客交流订单处理状态信息。,订单跟踪随着信息技术，特别是互联网的迅速发展，已变得越来越重要。美国的,UPS,公司能够对每天运送的,1 300,万个邮包进行电子跟踪。例如，一个出差在外的销售员在某地等待其公司寄来的产品样品，他可以通过,UPS,安排的,3COM,网络系统输入,UPS,运单跟踪号码，即可知道样品目前的位置；当需要将样品送至另一地点时，可再次通过网络指引新的投递点。,47,订单处理的最后一环，不断地向客户报告订单处理或交货过程中各种状况，确保优质的客户服务。活动内容：,跟踪客户订单执行状况；, 报告订单处理的进度；, 报告订单交付的时间和数量；,报告发运状况等。,48,单据的演变,客户,采购单,业务,销售单,关务,出货通知单,业务,发票,库房,包装单,生产,入库单,库房,收货单,采购,采购单,计划,MRP,计划,生产工单,49,（四）影响订单处理时间的其它因素,订单处理的先后顺序（,Priority Processing,）：,按照优先原则进行,并行处理与顺序处理（,Parallel versus Sequential Processing,）：,处理订单的步骤多，有时候可以同时进行,订单履行的准确度（,Order-Filling Accuracy,）：,准确地处理订单能够免去纠错的程序,订单的批处理（,Order Batching,）：,批处理可以节省处理成本，但批量太大则会增加处理时间,合并运输（,Shipment Consolidation,）：,合并运输可以节省成本，但延长了订单处理时间,50,二、熟悉客户订货方式,订单处理系统主要包括两种作业，即客户询价、报价与订单的接受确认与输入。,（,1,）客户的询价与报价,企业经营的最终目的是对经济效益的追求。配送中心的客户在向配送中心下达订单之前，需要对配送成本进行相应的了解，向配送中心询价既是其获得配送成本信息的方式。通常，配送中心将客户的询价信息输入中心的自动报价系统，通过自动报价系统对客户的要求进行综合评价、分析，选择与客户进行合作的方案。自动报价系统的作业流程是：,51,a.,要求询价者输入以下数据：客户名称、询问商品的名称、商品的详细规格、商品等级等。,b.,自动报价系统根据这些数据调用产品明细数据库、客户交易此商品的历史数据库、此客户报价的历史数据库、客户数据库、厂商采购报价等，以取得此项商品的报价历史资料、数量折扣、客户以往交易记录及客户折扣、商品供应价等数据。,c.,配送中心按其所需经历与运送成本、保管成本等来计算销售价格。,52,d.,由报价单制作系统打印出报价单，经销售主管审核后即可送交客户。,e.,报价单经客户签回后即可成为正式订单。,（,2,）订单的接受、确认与输入,配送中心接受客户订货的方式主要有传统订货方式和电子订货方式两大类。,传统订货方式是指利用人工方法书写、输入和传送订单，其方法包括：,a.,补货。配送中心按客户的购货单直接将商品放在货架上。,53,b.,巡货配送。配送中心按巡货人员列出的需补充商品的订单为客户整理货架。,c.,口头电话。客户利用电话将需要的商品名称、数量告知配送中心，实施口头订货。,d.,传真订货。客户将缺货信息整理成文，利用传真机传给配送中心。,e.,邮寄订单。客户将订货单邮寄给配送中心。,f.,客户自行取货。客户自行到配送中心看货、补货。此种方式多为小型零售商应位置靠近配送中心而采用。,54,g.,业务员跑单接单。业务员到客户处推销产品，而后将订单带回或用电话将订单告知公司。,3.,电子订货方式,电子订货方式是指配送中心借助计算机信息处理系统，将订货信息转为电子信息籍由通讯网络传送订单的一种订货方式。其方法主要有：,（,1,）订货簿或货架标签配合手持终端机和扫描器。订货人员系带订货簿及手持中端机巡视货架，若发现商品缺货就用扫描器订货簿或货架上的商品条码标签，再输入订货数量，当所有的订货资料皆输入完毕后，利用数据机将订货信息传给总公司或配送中心。,55,（,2,）,POS,系统订货。客户若有,POS,收银机，则可在商品库存档设定安全存量。每当销售一笔商品时，电脑自动扣除该商品库存。当库存低、于安全存量时，便自动生成订单，经确认后便通过通讯网络传给总公司或配送中心。,（,3,）订货应用系统。客户的计算机信息系统里若有订单处理系统，可将订货信息通过与配送中心约定的共同格式，在约定的时间里将订货信息传出。,电子订货方式不仅可大幅度的提高客户的服务水平，也能有效的缩减存货及相关的成本费用。但其运费较为昂贵，因此在选择订货方式时视具体情况而定。,56,订货的方式,57,订货的方式,58,订货的方式,59,配送中心接到客户的订单后，需对订单的内容进行确认并实施处理。,1.,确认需求品种、数量及日期，接受订单后就需要对货物的数量及日期进行确认。货物数量及日期的确认是对订货资料项目的基本检查，即检查品名、数量、送货日期等是否有遗漏、笔误或不符合公司要求的情形，尤其当送货时间有问题或出货时间已延迟时，更需要与客户再次确认和更正运送时间。,2.,确认客户信用。不论是何种订单，接受订单后都要查核客户的财务状况，以确定其是否有能力支付该订单的赃款。通常的做法是检查客户的应收账款是否已超过其信用额度。具体可采取以下两种途径来检查客户的信用额度：,三、确定订单相关内容,60,（,1,）输入客户代号或客户名称：当输入客户代号或名称资料后，系统即加以检核客户的信用状况，若客户应收款已超出其信用额度，系统加以警示，以便输入决定是否继续输入其订货资料还是拒绝其订单。,（,2,）输入订单项目资料：当输入客户订购项目资料后，客户此次的订购金额加上以前累计的应收账款超过信用额度，系统应将此订单资料锁定，以便主管审核，审核通过后，此订单资料才能进入下一个处理步骤。,61,3.,确认订单形态 在接受订货业务上，表现为具有多种订单的交易形态，所以物流中心应对不同的订单形态采取不同的交易及处理方式。,（,1,）一般交易订单：一般的交易订单就是接单后按正常的作业程序拣货、出货、发送、收款的订单。接到一般交易订单后，将资料输入订单处理系统，按正常的订单处理系统进行处理，资料处理完后进行拣货、出货、发货、收款等业务。,62,（,2,）现销式交易订单：现销式交易订单就是与客户当场交易，直接给货的交易订单。这种订单在输入资料前就已把货物交给了客户，故订单资料不再参与拣货、出货、发货等作业。,（,3,）间接交易订单：间接交易订单就是客户向配送中心订货，直接由供应商配送给客户的订单。接到间接交易订单后，可将客户的出货资料床给供应商由其代配。此交易方式需要注意的是，客户的送货单是自行制作或委托供应商制作的，应对出货资料加以核对确认。,63,（,4,）合约式交易订单：合约式交易订单就是与客户签订配送契约的交易订单。对待合约式交易订单，应该约定的送货期间，将配送资料输入系统处理以便出货配送；或一开始便输入合约内容的订货资料并设定各批次送货时间，以便在约定日期系统自动产生所需的订单资料。,（,5,）寄库式交易订单：寄库式交易订单是客户因促销、降价等市场因素现行订购一定数量的商品，往后视需要再要求出货的交易订单。,64,处理寄库式交易订单时，系统应检核客户是否确实有此项寄库商品。若有，则出此项商品，否则，应加以拒绝。,4.,确认订单价格。不同的客户、不同的订货量，可能有不同的价格，输入价格应加以检查。若输入的价格不符（输入错误或因业务员降价强拉单等），系统应加以锁定，以便主管审核。,5.,确认加工包装（是否需要特殊的包装、分装或贴标签等）。客户对于订购的商品，是否有特殊的包装、分装或贴标等要求，或是有关赠品的包装等资料都要详细确认记录。,65,6.,设定订单号码。每一订单都要有其单独的订单号码，号码由控制单位或称本单位指定，除了便于计算成本外，可以用于制造、配送等一切有关工作，且所有工作说明单及进度报告均应附此号码。,66,7.,计算拣取的标准时间,订单处理人员要事先掌握每一个订单或每批订单可能花费的拣取时间，以便有计划的安排出货过程，因此，要计算订单拣取的标准时间：,（,1,）计算拣取每一单元货物的标准时间，且将它设定与电脑记录标准时间档，将此个别单元的拣取时间记录下来，可以很容易地推导出整个标准时间。,67,（,2,）有了单元的拣取标准时间后，便可依每品项订购数量再配合每品项的寻找时间来计算出每品项拣取的标准时间。,（,3,） 根据每一订单或每批订单的订货品项及考虑一些纸上作业的时间，将整张或整批订单的拣取标准时间算出。,8.,依订单排定出货时间及拣货顺序,前面已经由存货状况进行了存货的分配，但对于这些已分配存货的订单，应如何安排出货时间及拣货先后顺序，通常会再依客户需求、拣取标准时间及内部工作负荷来拟定。,68,配货订单的传送方式多种多样，在接受订单时，配送中心需考虑每笔订单的订购数据及法律效率等问题。,若订单由报价单确认而来，则可由系统报价数据转化魏订购数据；若订单由计算机网络传送，则需根据电子数据交换标准格式将数据转化成内部订单文件格式。输入转换后的订单资料需由销售人员核查在客户指定出货日期能否如期出货，所有的核查可经访问库存指控数据库、拣货产调用数据库、包装产能调用数据库、运送设备产能调用数据库、人力资源调用数据库等查核其资源能力，数据确认即可转入待出货订单数据库中，并减少上述各数据库中的数量。,69,当销售部门无法如期配送时，可由销售人员跟客户协调是否分批交货或延迟交货，然后按协调结果修改订单数据文件。,销售人员还需检查客户付款状况及应收账款数是否超出公司所规定的信用额度，超出额度时则需由销售主管核对准后再输入订购数据。,当商品退回时，可按订单号码找出原始订单数据及配送数据，修改其内容并标示退货记号，以备退货数据处理。,70,一、明确影响订单有效性的因素,时间因素,。订单处理过程的时间耗用，在企业看来通常理解为订单处理周期，顾客则通常将之定义为订货提前期。改善的目标是在保证时间耗用的稳定性的前提下，努力减少时间耗费。,供货准确性因素,。要求按照顾客订单的内容提供准确品种、数量、质量的产品，并运送到正确的交货地点。当需要延期供货或分批送货时，应与顾客充分协调与沟通，取得顾客的同意。,成本因素,。包括库存设置的地点和数量、运输批量和运输路线的调控等。,信息因素,。通过完善的物流信息系统，向顾客以及企业内部的生产、销售、财务、及仓储运输等部门提供准确、完备、快速的信息服务。,任务二 订单有效性分析,71,二、建立客户档案,建立客户档案，将客户情况详细登录，以利于日后查询。,客户主档包含订单处理用到的及与物流作业相关的资料，,客户档案的内容应包括如下内容：,72,（,1,）客户名称、代号、登级等；,（,2,）客户的信用额度；,（,3,）客户销售付款级折扣率的条件；,（,4,）开发或负责该客户的业务员资料；,（,5,） 客户配送区域；,（,6,）客户收账地址；,（,7,）客户配送路径顺序；,（,8,）客户点适合的送货车辆形态；,（,9,）客户卸货特征；,（,10,） 客户配送要求；,（,11,） 延迟订单（过了订货时间的订单）的处理方式。,73,一、明确影响订单优先权的因素,任务三 订单优先权分析,74,二、优先分配订单应遵循的原则,具有特殊优先权者优先分配,订单交易量或交易金额大者优先分配,对公司贡献大的订单优先分配,客户信用状况较好的客户优先分配,按客户等级（重要性）来取舍,75,三、订单优先权的确定方法,76,四、库存查询与存货分配,1,、存货检查,确定存货查询及按订单分配存货的方式。,输入客户订货商品名称、代号时，系统就差对存货单的相关资料，看此商品是否缺货，如果缺货则提供商品资料或是此缺货商品已经采购但未入库信息这些便于接单人员与客户协调是否改订替代品或是允许延后出货等办法，以提高人员的接单率及接单处理效率。订货资料输入系统确认无误后，最主要的处理作业在于如何将大量的订货资料做最有效的汇总分配、调拨库存，以便后续的物流作业能有效的进行。,77,2,、存货分配,存货的分配模式可分为单一订单分配及批次分配两种。,（,1,）单一订单分配 此种情形多为线上及时分配，也就是说在输入订单资料时，就将存货分配给该订单。,78,（,2,）批次分配 累积汇总数笔订单资料输入后，再一次分配库存。物流中心因订单数量多、客户类型等级多，且多为每天固定配送次数，因此通常采用批次分配以确保库存能做最佳的分配。采用批次分配时，要注意订单的分批原则，即批次的划分方法。由于作业的不同，歌物流中心的分批原则也不同，总的说来，有以下几种方法：按接单顺序、按配送区域路径、按流通加工要求等划分。然而，以批次分配选定参与分配的订单后，若这些订单的某商品总出货量大于可分配的库存量，可依以下四原则来决定客户订购的优先性：具有特殊优先权者优先分配；根据订单交易量或交易金额来取舍；将对公司贡献度大的订单作优先处理；根据客户信用状款将信用好的客户订单作优先处理。,79,补充：,如果配送商品要用特殊的配送车辆,(,如低温车、冷冻车、冷藏车,),或客户所在地、下货有特殊要求，这时可以,汇总合并,处理。,然而，如果以批次分配选定参与分配的订单后，若这些订单的,某商品总出货量大于可分配的库存量,，可依以下,四原则,来决定客户订购的优先性：,具有特殊优先权者先分配、根据订单交易量或交易金额来取舍，将对公司贡献度大的订单作优先处理、根据客户信用状况将信用较好的客户订单作优先处理。,80,批次分配的策略,路径优先,先满足一条配送路径上的所有订单,具特殊优先权者先分配,补货订单、延迟交货订单、紧急订单、已承诺订单给予优先分配,依客户等级来取舍,依客户等级来取舍将客户重要性程度高的作优先分配,依订单交易量或交易金额来取舍,依订单交易量或交易金额来取舍，将对公司贡献度大的订单作优先处理。,依客户信用状况,依客户信用状况将信用较好的客户订单作优先处理,混合策略,结合以上几种策略,81,客户要求,具体情况,DC,处理,客户不允许延期交货,如果能重新分配，将其它允许缺货或延期交货客户的货分配给该客户,需争得客户同意,如不能重新分配，取消缺货产品或整个订单,客户允许,缺货取消,删除订单上的缺货商品或不足的部分,客户允许缺货补送,要求有货时即补送,将缺货资料记录形成文件,允许与下一次订单合并配送,允许推迟交货，但要求所有订购的产品配齐后一次配送,将顺延订单形成文件,五、缺货处理方法,库存分配方式和顺序确定后，需要生成相关信息，包括拣货单或出库单、送货单或缺货资料等。,82,分配后存货不足的处理,若出现存货数量无法满足客户需求，客户又不愿以替代品替代时，则应按照客户意愿与公司政策来决定对应方式。其处理方式大致有如下几种：,83,缺货订单的处理,处理方式,说明,重新调拨,若客户不允许过期交货，而公司也不愿失去此客户订单时，则有必要重新调拨分配订单,补送,若客户允许不足额的订货等待有货时再予以补送，且公司政策也允许，则采行“补送”方式。,若客户允许不足额的订货或整张订单留待下一次订单一起配送，则亦采行“补送”处理。,但需注意，对这些待补送的缺货品项需先记录成档。,删除不足额订单,若客户允许不足额订单可等待有货时再予以补送，但公司政策并不希望分批出货，则只好删除订单上不足额的订单。,若客户不允许过期交货，且公司也无法重新调拨，则可考虑删除订单上不足额的订单。,延迟交货,有时限延迟交货：客户允许一段时间的过期交货，且希望所有订单一起配送。,无时限延迟交货：不论须等多久客户皆允许过期交货，且希望所有订货一起送达，则等待所有订货到达再出货。对于此种将整张订单延后配送，亦需将这些顺延的订单记录成档。,取消订单,若客户希望所有订单一次配达，且不允许过期交货，而公司也无法重新调拨时，则只有将整张订单取消,84,异常订单处理方法,异常订单,处理方法,1,客户取消订单,客户取消订单常常会造成许多损失，因此在业务处理上需要与客户就此问题进行协商。,若目前订单处于已分配未出库状态，则应从已分配未出库销售资料里找出此订单，将其删除，并恢复相关品项的库存资料,(,库存量,/,出库量,),；若此订单处于已拣货状态，则应从已拣货未出库销售资料里找出此笔订单，将其删除，并恢复相关品项的库存资料,(,库存量,/,出库量,),，且将已拣取的物品按拣货的相反顺序放回拣货区。,2,客户增订,如果客户在出货前临时打电话来增加订购某物品，那么作业人员要先查询客户的订单目前处于何种状态，是否还未出货，是否还有时间再去拣货。,若接受增订，则应追加此笔增订资料；若客户订单处于已分配状态，则应修改已分配未出库销售资料文件里的这笔订单资料，并更改物品库存档案资料,(,库存量,/,出库量,),。,3,拣货时发生缺货,拣货时发现仓库缺货，则应从已拣货未出库销售资料里找出这笔缺货订单资料，加以修改。若此时出货单据已打印，就必须重新打印。,4,配送前发生缺货,当配送前装车清点时才发现缺货，则应从已拣货未出库销售资料里找出此笔缺货订单资料，加以修改。若此时出货单据已打印，就必须重新打印。,5,送货时客户拒收,/,短缺,配送人员送货时，若客户对送货品项、数目有异议予以拒收，或是发生少送或多送，则回库时应从在途销售资料里找出此客户的订单资料加以修改，以反映实际出货资料。,85,