内控制度培训----合同

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,内控制度培训-合同,1,合同内控目的,为加强对公司各部门的合同管理，避免和减少因合同管理不当造成的经济损失，降低法律风险，根据兴业公司兴投经字（2012）07号文件有关规定，制定本管理制度。,2,合同内控范围,是指兴业物业管理公司或太原达人物业管理公司与外部的市场交易方订立的合同（包括协议、契约以及具有合同法律性质的意向书、备忘录、承诺函、会议纪要等）。,劳动合同管理不适用本制度。,注意：兴业公司内部单位之间合同也不适用。,3,职责权限,综合管理部：,负责公司合同的归口管理，对合同实施统一规范管理；,负责对合同对方的主体资格和安全环保审核备案；,负责合同的编号、登记、分发和台账管理；,负责公司公章、合同章的管理。,质量部：,负责到兴业公司办理合同审批、签字、盖章等手续；,参与公司对外投资、合作、技改投资等重大经济合同会审；,4,财务科：,参与公司对外投资、合作、技改投资等重大经济合同会审；,负责审核相关经济条款；,监督合同的执行情况。,各部门（管理处）：,负责承办与本部门相关的对外合同业务；,负责审查合同对方的主体资格，开展尽职调查；,按照兴业公司的合同样本起草、会签、修改、制作合同；,负责组织履行合同，处理合同争议及相关事项；,5,合同控制流程,各部门起草合同,进行会签审核,打印合同报质量部,经济运行部备案盖章,综合部编号建台账,各部门建分台账,6,一、合同审核控制,公司实行合同会签审核制度，由各起草部门负责。,1,、属于兴业物业日常经济合同按照附表一,日常经济合同会签审核表（兴业物业）,执行；,2,、属于太原达人物业日常经济合同按照附表二,日常经济合同会签审核表（达人物业）,执行；,3,、重大经济合同按照附表三,重大合同会签审核表,执行。,*,重大经济合同是指列入兴业公司技改技措、大修理项目和进行招投标的合同。,7,各部门审核要点,起草部门：,1、对合同内容、金额、时间、权利义务、违约责任进行明确。,2、合同生效的条款及解决争议的办法。,3、设置终止解除合同的条件。,4、为避免产生争议，应当设置保护性条款。,5、对对方的主体合法性、履约能力、签约人合法性进行调查。,主体合法性：查看营业执照副本原件（营业范围、年检情况）和相关资质证原件，并要求提交复印件一份综合部备案。,履约能力：了解对方工程业绩、企业规模、技术力量等。,签约人合法性：是否是法定代表人，授权代表必须有授权委托书。,8,各部门审核要点,综合管理部：对方主体资格和安全环保进行审核备案（主体资格包括营业执照年检和相关资质文件等，安全环保按兴业公司要求执行）。,主体资格：营业执照副本（有年检章）、税务登记证、本行业资质证件（如建筑业资质、电梯维保业资质）,安全环保：安全生产许可证、特殊工种证件、有环保要求的证件财务科：对合同中的结算金额、结算方式、涉税条款等相关内容进行审核。,质量部：重点对相关技术条款和合同格式进行审核。,其它相关部门：重点对合同内容、履行时间、权利义务、违约条款进行审核。,备注：各审核部门要在会审表上签署“同意”或“不同意”确定性意见。“不同意”的需明确修改内容，并由审核人签字。,合同审核期限一般不超过五个工作日。,9,合同审核的说明,1、各部门对于发包的合同（尤其工程类、设备类）项目必须对对方的主体资格进行和相关资质进行严格审核，并提交复印件给综合管理部门。,2、各部门对于承包的合同（比如物业服务合同）一般不用提交主体资格复印件给综合管理部门。如对方是民营企业则应提交相应资质证件。,10,二、合同订立控制,起草部门将审核修改后的合同按以下流程执行：,1,、兴业物业日常经济合同：对方签字盖章 起草部门负责人签字 公司经理签字 将会签表和合同报质量部 到经济运行部备案盖章 返回综合管理部登记 分发相关部门,2、,达人物业日常经济合同：对方签字盖章 起草部门负责人签字 公司经理签字 将会签表和合同报综合管理部盖章登记 分发相关部门,11,二、合同订立控制,重大经济合同：,对方签字盖章 起草部门负责人签字 公司经理签字 将会签表和合同报质量部 到兴业财务部审核 兴业经济运行部备案盖章 （达人物业在综合管理部盖章） 返回综合管理部登记 分发相关部门,12,合同订立注意事项,1、签章：,合同对方是企业法人，加盖单位合同专用章，法定代表人和授权代表签字。,合同对方是自然人，本人签字并按手印。,合同超过一页，加盖合同骑缝章。,2、签约时间：,合同落款标准具体签订时间。,13,合同台账管理,综合管理部：,对每份合同进行编号、登记。建议对兴业物业和达人物业分开建立台账。,建议编号格式为：2012-xywy01（兴业物业）,2012drwy01（达人物业）,各部门：,建立本部门分台账，格式为：,14,