商务代表工作职责（PPT57页)

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,商务代表岗位职责,一、,四、了解我公司运作情况,树立客户经营我产品的信心，使商家主动向终端销售我公司产品.,五、明确在途及帐龄情况,清收沉积货款,保证货款及时回收.,六、收集及反馈产品相关信息.,七、在密切购销关系的情况下，加强客户管理，保证物流按公司规定价格、区域、终端流通,八、协助地区经理完成销售目标.,1,商务代表日常工作内容,一、面对面拜访,二、信息的收集及反馈,三、拜访业务经理，查取库存、流向、流量,四、返点费用的计算及兑付方法和技巧的运用,五、管理、理顺商业渠道顺利流通,六、组织幻灯演讲及学术推广,七、催收货款,八、协调终端与商家的联系，与商家业务员沟通,九、合同签定,十、确认在途,十一、做好工作记录，数据事实,十二、协调公司的活动,2,完成辖区的点面布局、进行商家筛选,如何进行点面布局,原则：,、保证人流、货流的统一,、根据人力配备结合市场资源在所辖区域的潜力,、人力资源的能力与市场难易度相结合,3,完成辖区的点面布局、进行商家筛选, 如何进行点面布局,方法：,、了解所辖区域的地理位置、交通、经济状况结合市场运作情况进行选点、推进,、在选定的点（地级市、县等）内进行商业客户资源资信考察及市场性质调研进行客户筛选、要有商业客户目录,、迅速与上级主管尤其是经理沟通此区域的商业情况，进行终端人力配备的策划,掌握竞品销量以估计我产品的潜力，了解竞品对手的人员数量及能力决定我方进攻策略,4,完成辖区的点面布局、进行商家筛选, 如何进行商家筛选,选择商业客户应遵循的原则：,、网络覆盖能力,有较强的终端辐射能力或与个别特殊客户有特殊关系或在招标等其它社会领域有一定价值的客户,2、销售能力,年销售额能达到15万元，月均销量1.3万元以上，且有较强的终端覆盖的商家。,3、资信状况,信誉好、回款能力强,4、行业地位,商业资产雄厚、稳定性好,5、发展潜力选虽是小客户但是现在呈上升趋势,由于回款信誉度等方面原因，我们有可能把其它终端嫁接过来，培养为年回款超过5万元的客户。不选看是大客户,但业绩差、信誉差的,6、合作态度能够相互尊重双方企业、遵守本公司规章制度的客户,5,完成辖区的点面布局、进行商家筛选,方法：,、收集所开发的地区所有的商业客户资料进行筛选,、着重考虑商家的性质，其它厂家在此商业的回款信誉及财务状况,、商业客户总经理状况、业务经理状况、商业运作状况、发展趋势、资信状况,、此商业与哪些医院有着较好的业务往来，对哪些药店有辐射或下控多可连锁药店,、是否S达标、是否可以比较方便地查出电脑流向,、该客户有多少从事销售的业务员及分布情况,7,、该客户的外部环境、曾经和正在发生的债务纠纷,6,保证选定的商家购进和库存我公司指定产品,需要掌握的知识：, 企业简介, 产品知识, 心态心理, 社交礼仪, 区域状况及发展方向, 可能给商家带来利益的分析, 客户的愿望及需求, 客户的状况及能力, 广告力度,7,保证选定的商家购进和库存我公司指定产品,需要拜访的对象：, 业务经理, 财务科, 库管, 电脑统计员, 销售经理,8,保证选定的商家购进和库存我公司指定产品,拜访频率：尽可能多的频率,内容和方法：, 找业务科长介绍公司状况、区域状况、产品状况, 我们在销售产品的情况下，也是给对方带来利益的，调整心态，不失礼节的情况下不卑不亢。, 运用探询与聆听的技巧进行沟通，了解客户需求、性格、兴趣、公司财务状况、销售人员状况、公司的辐射能力、重大医院名称及哪个业务员走哪家终端、辐射药店数连锁药店数及规模、同类产品销售状况,9,保证选定的商家购进和库存我公司指定产品, 本公司产品价格、扣率、政策、把握原则, 切记：只谈商业政策、其它政策不知道，属另外一支队伍运作, 本公司产品的发展形式及本地区发展方向及我公司具备的能力，包括人力情况、开发终端的能力、广告状况。,10,保证选定的商家购进和库存我公司指定产品,保证合理库存的意义：, 保证终端货物的供应, 增加商业的压力，被迫加紧加大对该产品的销售, 当商家决定换其它产品而不准备经销我公司产品时，提供更多的缓冲时间，只有当我产品销售完时才会购进其它产品，而我们可以利用这段时间及时解决问题。,11,学习及掌握公司政策及协议并合理利用加速货款等回收,政策：,1、价格政策（统一供货价78扣）,2、月返点政策,3、年终返点政策,4、超期罚款政策,5、呆死帐处理政策,6、特殊扣率申请,7、串货处理政策,8、新品开发政策,9、控制发货政策,10、交接要求,11、回款清底原则,12,学习及掌握公司政策及协议并合理利用加速货款等回收,商家可能提出的问题和要求：,1、扣率高进不了医院,2、价格高利润小,3、医院回款时间长、本公司不能按时回款,4、我现有同名产品利润较高,5、公司资金紧张不能按时回款,6、前期货款属前任经理负责等种种借口（如公司改名或更换法人）,7、破损、运输短缺,8、前任商务返点不到位,13,学习及掌握公司政策及协议并合理利用加速货款等回收,方法：,1、价格高利润小,产品 知名度强，同时有广告优势，百姓认知度高，销量大，完全可以与商家算一笔帐，同时，经营我公司产品属名牌，也提高企业知名度。,2、扣率高、进不了医院,了解医院进产品的扣率，一定要全面了解，不要拿一个最低扣率的品种与我们比，要了解同类知名产品的扣率及高于我公司知名度的产品进医院扣率，没必要把自己看扁。另外，可以用月返点、年返点计算返点后的扣率（如北京的付亚东）。,14,学习及掌握公司政策及协议并合理利用加速货款等回收,3、医院回款时间长,公司财务款不是贴着标签的，有的货款可以半年、一年才回，有的货款可以现款。没必要按谁的货款先到，业务经理的权利就完全可以决定，只是一种借口，更何况我们产品卖的不错，及时回款你公司还可得到一定返利，也可以谈一下私交。,4、我公司现有利润较高的同名产品、销量不错,（参照1）,15,学习及掌握公司政策及协议并合理利用、加速货款等回收,5、公司资金紧张不能及时回款（包括还贷等）,主要是关系不到家造成，既然此公司存在，就不可能没有资金，只是哪几天的事，决不可能整月没款。一定要及时掌握财务状况，有时，财务有钱也告诉你没钱，这就要处理财务与相关人员的关系。,6、前期货款属前任经理、种种借口拒付货款（如公司改名或重换法人）,首先明确货款是否记在该企业帐上，如果不在交清欠办，如果在应和他谈：企业是连续的，我们合作是针对企业而不是人。也可找现法人 可以把早期货款滚成近期 使用交际方法清收,7、破损、运输短缺,取证、核销,16,了解我公司运作情况、树立客户经营我公司产品的信心、使客户主动向终端销售我公司产品,向客户介绍我公司四年来的发展状况，销售变化、区域扩展及我们队伍的能力，告诉客户在你这里我同样拥有这样的队伍。而且你们保证货流通畅，我们在终端宣传，这样你的销量会迅速得到提升，从中受益，你的货流到哪，我的终端就会很快到哪，扩大销量。同时与商业公司共商终端铺货及开发方案。,17,明确在途及帐龄情况、清收沉积货款、保证货款及时回收,明确所辖区域,明确每个区域几个商家,明确每个商家欠款明细，包括发货时间、数量、金额或扣率、回款时间,发货时要有合法合同、欠据或收条,制定本月回款、清收计划,合理库存的掌握、及时供货,制定拜访频率：,18,明确在途及帐龄情况、清收沉积货款、保证货款及时回收,制定拜访频率,：, 发货：根据库存及流量, 回款：依据商业公司回款规律,19,收集和反馈产品相关信息,收集信息内容：, 流向单：终端变化及流量变化, 了解库存变化规律, 了解竞品销量变化及流向, 了解国家及地方政策变化及动态, 了解客户对产品的信息,20,收集和反馈产品相关信息,方法：, 流向单：,通过业务经理介绍到微机室，打出电脑流向单，一定要定期亲自确认，流向单有商务代表签字，公司即为合法，出了问题由商务人员承担。流向单重点了解终端名称及数量的变化，各重点终端销量变化，及时报主管主任或经理或与分线主任直接沟通。,21,收集和反馈产品相关信息, 进入药库，了解库存或直接在电脑室查取库存，进入仓库针对库管了解库存效果可能会更好，可通过库管了解其它产品或其它相关信息。, 通过与医药公司相关人员沟通及来医药公司洽谈业务的其它厂家销售人员，通过电脑室人员、库管及财务人员，在沟通中要随时注意竞品的相关信息。如新生产护肝片厂家销售人员是否来过，是否上终端队伍，已有同类产品的销量流向及终端情况，如发现及时报与主管经理，进行拦截等。,22,收集和反馈产品相关信息, 商业客户是对国家政策非常敏感的地方，希望敏感地了解到政策变化。, 可以通过商家反应，了解到产品质量及药检抽查情况等及时向公司汇报。,23,在密切购销关系的情况下 加强客户管理 保证物流按公司规定价格 区域 终端流通,目的：, 保证商业客户购进我公司产品、并保持良好库存, 建立战略伙伴关系、可抵抗同类品种的进入, 双方相互尊重、保证我公司的政策、制度到位, 保证货款的迅速回收, 建立良好的信息渠道, 利用商业客户的地方关系、构筑良好的工作外环境,24,在密切购销关系的情况下 加强客户管理 保证物流按公司规定价格 区域 终端流通,需要拜访的对象：,总经理, 业务经理, 财务科, 库管, 电脑统计员,销售经理,25,在密切购销关系的情况下 加强客户管理 保证物流按公司规定价格 区域 终端流通,内容和方法：, 总经理：节、假日偶尔拜访，以此人爱好不同采取不同方式，可以地方特产、共同爱好等（如：球票类)，不要过重交往，除非特殊情况。, 业务经理：每次必须拜访的人，以正规业务谈，暗夹私情，形成那种默契、理解。他与别人忙时，我们是他助理；与他谈工作时，坚持原则；工作之外我们是他的朋友，并且能够帮助他解决一定的问题，让他在谈工作时，即使提出反对我们的意见也很难。并且可协调总经理接受我公司的规定、制度，此人是交际的重点对象。,26,在密切购销关系的情况下 加强客户管理 保证物流按公司规定价格 区域 终端流通,内容和方法：, 财务部的出纳、仓库的保管、电脑室的微机员：主要是给予尊重，表示我们对她付出的尊重和感激，公司的小礼品偶尔想着她们既可。, 销售经理：这是真正的合作伙伴，他在终端会有很多优势，终端情况、他们的关系，我们可与之形成战略同盟。他负责通路，我做终端，共同创造各自的业绩，只谈业务、无需特殊交往。, 以上各位都可成为我们信息的来源者，而且是非常敏感的来源，注意与其沟通。且每个人都有一定的社会关系，在此区域有事需要帮忙时，均可找他们。,27,协助地区经理完成销售目标,与地区经理沟通本区域任务，结合地区状况，共同把任务分解到每个片区，由每个片区负责商务的人员进行客户分解、终端销量的预算，及对哪些重点终端采取什么样的策略进行重点进攻，并产生销量进度表，逐月与地区经理沟通本月进度是否与预算目标相符，以便及时调整已作终端工作方向。,28,商务代表的日常工作,面对面拜访,收集与反馈,拜访业务经理、库管、电脑室、财务人员、销售经理、流向、流量（已述）,返点费用的计算及兑付方法和技巧,要讲信誉 要有技巧, 已签署的返点协议一定要执行，而且一定要有协议,29,商务代表的日常工作, 不要因为公司返点未到而不敢面对客户，诚实面对争取对方理解, 保证返点尽快到达客户手中, 我公司的月返点一般都在隔一个月到达地区，此种情况要与经销商明谈，尽量不用备用金垫付。如果一定要在回款时垫付或在货款中扣除，一定要把对方收条连同货款一并寄回业务部，已保证货款金额收回入帐或及时将返点费用冲减，如能做到公司返点到地区后支付，这样与商业公司建立的关系更长久、更稳定。因为这里有夹杂着人情、理解等。处理好时，可能会与客户建立较深的关系，求人帮忙也是一种交际方式，表示对对方的信任和依赖。,30,商务代表的日常工作, 返点一定要如数、全额，严格按与之签定的协议执行，表示商务人员的可信任，同时也表明公司政策严肃不可侵犯，且不可口头答应，等返点回来，一部分装入自己腰包。, 返点方式最好选择帐面返点，这样出了问题说得清，但从交际力度或回款角度上看返点直接现金，而且给个人比较好，尤其是国有企业。,31,保证商业渠道顺利畅通,在每个城市并不是所有的商家我们都需要发生业务关系.此时,有两种方式,一种是尽可能地把终端都嫁接到我们选择的重点商家上.另一种是把部分商家也嫁接到我们选择的重点商家上.一方面鼓励我们选择的商家尽量低价供给或78扣平传给小商家,以量取胜.争取返点来弥补费用.一方面让这些有必要的小商家主动到我们选择的商家去拿货,以在价格上尽量低,但不能透漏78扣底价,要学会技巧与保密.,32,组织幻灯演讲与学术推广,有些大型商家有较多业务员或大型连锁药店,这些业务员和店员在与客户交往时,需要对我公司产品有一定的了解,尤其是我产品的优势,一定要让业务员或店员掌握.这就需要我们商务人员要提高自身素质.会幻灯演讲、会介绍企业、会讲产品，同时，很多商家也需要药厂给他们的业务员、店员进行培训，这也是提高企业知名度，加强客情关系，扩大产品销量的机会，同时也是提高商务人员素质的机会。,33,催 收 货 款,催收货款：功夫在回款时间之外，一切销售活动最后都集中在回款这一瞬间，货款是否能及时回收取决于： 产品销售走势 取决于我公司商务人员与客户的客情关系 取决于商务人员信誉的建立是否到位，政策协议是否执行 取决于客户提出的问题是否得体处理 取决于供货技巧等。,34,催 收 货 款,此外，我重点要谈一下供货技巧，如果在时间能够用的前提下运作客户，开始要少供、勤供，逐步建立对方的信心。商业每缺一次货；每向你要一次货；每与你签一次合的同时都是一种提示。随着时间的推移，逐步摸索出该商家流量规律及随着终端扩展及挖潜，要保证商家合理库存，应鼓励商家在一定库存时就要再进我们的产品，免得突然断货,给商家带来损失。,35,催 收 货 款,供货时一定要注意掌握公司到该公司的运货时间,尽量从公司直接发货给商业客户,逐步取消办事处供货的不规范方式。有的代表说：我拿着货去，才能保证客户给我款。凭着这种方式加速回款，可见我们商务操作的方式和心理素质、技能均需改善，对方收到货时，一定要得到对方确认。,36,合 同 鉴 定,供货前是一定要签署合同的，至于它的必要性在此不阐述，合同注意事项刘颖经理在明天下午会与大家共同探讨。但合同一样要尽量亲自签，即刻传至公司，当然还需要在了解商业库存的情况下进行拜访。我们有很多商务人员刚离开商业客户，第二天商业打电话要货，我们的商务会拿出种种借口，商业突然销量增加等。实属头脑没数，到商业公司一定要有固定的程序，一定要查库存。此尚属被动，如果做得好的，就能计划出哪些家该进货了？库存多少？从而安排拜访计划。合同原件一定要保存一份，一定要在一周内寄回公司。,37,发货管理制度,1、凭有效合同发货：商务代表提供有效合同，由商务主任、地区经理审批签字，办事处会计登记签字传真公司业务部。经业务部调拨员初审，业务部经理助理审核客户资信、风险、超期帐龄、可供数量，业务部经理复审签字方可发货。原始合同须在七日内邮到公司业务部，上笔原始合同未返回的，公司不予办理下笔发货业务。,38,发货管理制度,2、凭有效欠条发货：商务代表来不及签定合同的，可出具欠条，由商务主任、地区经理审批签字，办事处会计登记签字传真公司业务部。经业务部调拨员初审，业务部经理助理审核客户资信、风险、超期帐龄，可供数量，业务部经理复审签字，报主管副总批准，方可发货。补签的原始合同须在七日内邮到公司业务部，上笔原始合同未返回的，公司不予办理下笔发货业务。,39,发货管理制度,3、新开发的商业客户：商务代表填写商业客户资料卡，凭有效合同，由商务主任、地区经理审批签字，办事处会计登记签字传回公司业务部。由业务部经理助理审核新客户的资信状况，做出风险评估，核定供货额度，经业务部经理签字报主管副总批准方可发货。原始合同须在七日内邮到公司业务部，上笔原始合同未返回的，公司不予办理下笔发货业务。,40,发货管理制度,4、公司发往办事处货物：根据公司的销售政策，公司对配有直销人员的办事处按计划限量发货。办事处最高备货量为直销人员最高供货额。无周边直销的地区不允许设库备货。办事处备货由会计填写“办事处发货申请单”，地区经理签字，传真公司业务部，业务部按最高供货额度审核后发货。办事处备货管理依据公司下发的办事处货物管理责任制度执行。,41,发货管理制度,5、特殊情况发货：, 因特殊情况商业客户需超规定发货的，商务代表填写“超限额发货申请单”，由商务主任、地区经理审批签字，办事处会计登记签字传真公司业务部，经业务部经理助理核实客户在途帐龄、做出风险评估，业务部经理复审签字，报主管副总批准方可发货。 因特殊情况办事处需超额备货的，由地区经理写出书面申请报副总经理审批，总经理批准方可备货。,42,每月一定要与商业公司对一次帐，确认商家在途，并与业务部核对，具体办法业务部刘颖经理会向大家介绍。,43,做好工作记录、数据、事实,内容：,时间、行程路线、商家名称、工作目的、运作计划、实际运作方式、收集到的信息、对方的要求、你的态度、做出的承诺、下次去拜访应准备的资料、信息、费用、礼品等，签定合同、发票的给付、回款金额、在途的确认等做好记录，并及时与主管领导沟通，并制定下步工作计划与主管领导探讨。,44,商务代表月工作计划,制定依据:,1、每月应汇总在途明细、帐龄、预计各商家库存预警日期。,2、每月商务主任应参加一次主任办公会，沟通终端线下月推进计划、上量计划。,3、哪个商家何时发货？发多少？何时回款？回多少？何时开发票？,4、流向单的汇总日期,5、即时事件处理,45,商务代表月工作计划,制定原则：,1、目标管理原则：, 保证商业库存, 保证通路畅通, 保证及时回款, 保证流向单及时准确, 保证每月确认在途及帐龄, 保证返点到位,46,商务代表月工作计划,制定原则,：,2、时间管理原则：, 重要的事优先, 分出时间段跑一个区域，并合理调整商业公司的供货额、库存预警日期，尽量一致，以确保发货、回款、流向、确认在途的工作内容，在一个区域尽量安排相近的日期。,47,商务代表月工作计划,制定原则,：,3、行程路线原则：, 先远后近, 一个区域结束进入下一个区域, 区域内同样采取先远后近，按行驶路线走访客户，节省时间。,48,商务代表工作流程,1、每晚认真做好当日工作记录,2、拿出月工作计划，把次日要拜访的医药公司、要处理的事情记录下来。,3、拿出工作记录，看一下上次拜访这些客户遗留问题及预采取的方式，结合本月计划及保障计划，准备次日工作内容，装好拜访包。,4、制定次日工作计划，并设定好时间、路线，按工作计划表填写。,5、走进商业公司后按计划内容逐次落实，形成规律性做法或养成习惯。,49,商务代表工作流程,6、明确商业公司的组织架构，根据实现目的不同与相关人员接触。,总经理,业务经理,财务经理,销售经理,仓库,电脑室,采购部,出纳,会计,处方,OTC,调拨,周边,50,商务代表工作流程,7、收到汇款、签定合同必须在指定时间内汇出。,8、终端发生重大变化时，应及时向地区经理直接汇报,9、完成日工作总结、次日工作计划、工作记录体会。,10、向公司传递发货合同、确认回款是否到帐，要求开发票，并做好资料发票保管。,51,商务人员月工作计划,52,商务人员日工作计划,53,商务人员日工作总结,54,商务主任的岗位职责,一、与地区经理、终端分线主任沟通，共同拿出地区战略方案，协助商务完成点面布局、商家选择,二、与重点商业客户的总经理、业务经理保持良好的客情关系,三、组织商务代表反复学习公司销售政策、并教会他们如何运用政策,四、组织商务代表学习企业文化、学习产品知识及终端销售常识,五、协助商务代表共同制定月工作计划、完成目标、保障手段,55,商务主任的岗位职责,六、督促商务代表月工作进度情况、保证全月任务按计划完成,七、随时检查商务代表工作中存在的问题、及时进行调整,八、定期与代表沟通、调整商务代表心态、让他们有迎接挑战的信心和意念、感受企业文化,九、定期与商业客户沟通以检查商务代表工作是否到位,十、参加分线月例会、并定期把重要信息汇报地区经理、必要时可直接与分线主任沟通,十一、协助地区经理完成销售目标,56,商务主任日常工作内容,一、反复审视点面布局、商家选择（包括开拓商家或嫁接减少商家）,二、协同拜访,三、指导培训,四、确认在途,五、进度跟踪、催促代表完成业务工作（发货、回款、商家改造等）,六、思想沟通,七、解决商务代表工作中的疑难问题,八、信息的收集与反馈,九、协调公司各项活动,57,