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课 程 要 点第 一 讲 ： 时 间 管 理 的 概 念 与 误 区第 二 讲 ： 时 间 管 理 的 基 本 原 则第 三 讲 ： 时 间 管 理 的 方 法 与 技 巧 第 一 讲 ： 时 间 管 理 的 概 念 与 误 区一 、 时 间 管 理 的 概 念二 、 时 间 管 理 的 误 区什 么 是 时 间 我 们 的 哲 学 家 说 ： 时 间 是 物 质 运 动 的 顺序 性 和 持 续 性 ， 其 特 点 是一 维 性 ， 是 一 种 特 殊 的 资源 。 时间的四项独特性（ 1） 供 给 毫 无 弹 性（ 2） 无 法 积 蓄（ 3） 无 法 取 代（ 4） 无 法 失 而 复 得 小 案 例 分 享请 问 ： 你 怎 么 花 。 。 。如 果 银 行 每 天 早 晨 向 你 的 帐 号 拨 款 8、 64万 元 。 你 在 这 一 天 可 以 随 心 所 欲 ， 想 用 多少 就 用 多 少 ， 用 途 不 作 规 定 。 条 件 只 有 一个 ： 用 剩 的 钱 不 能 留 到 第 二 天 再 用 ， 也 不能 节 余 归 自 己 。 前 一 天 的 钱 你 用 光 也 好 ，分 文 不 花 也 好 ， 第 二 天 你 又 有 8、 64万 元 。 什 么 是 “ 时 间 管 理 ” ？ “时 间 管 理 ” 所 探 索 的 是 如 何 减 少时 间 浪 费 ， 以 便 有 效 地 完 成 既 定 目 标 。 由 于 时 间 所 具 备 的 四 个 独 特 性 ， 所以 时 间 管 理 的 对 象 不 是 “ 时 间 ” ， 它 是指 面 对 时 间 而 进 行 的 “ 自 管 理 者 的 管理 ” 。 案 例 分 析 ：一 个 活 到 72岁 的 美 国 人 对 时 间 的 花 法睡 觉 21年 排 队 6年工 作 14年 学 习 4年个 人 卫 生 7年 开 会 3年吃 饭 6年 找 东 西 1年旅 行 6年 其 它 3年你 有 何 感 受 ？ 一 、 时 间 管 理 的 概 念二 、 时 间 管 理 的 误 区第 一 讲 ： 时 间 管 理 的 概 念 与 误 区误 区 之 一 ： 工 作 缺 乏 计 划误 区 之 二 ： 组 织 工 作 不 当误 区 之 三 ： 时 间 控 制 不 够误 区 之 四 ： 整 理 整 顿 不 足误 区 之 五 ： 进 取 意 识 不 强 误 区 之 一 ： 工 作 缺 乏 计 划案 例 分 析 ： 查 尔 斯 史 瓦 在 半 世 纪 前 担 任 伯 利 恒 钢 铁 公 司 总 裁 期 间 ， 曾 经 向 管 理 顾 问李 爱 菲 提 出 这 样 一 个 不 寻 常 的 挑 战 ： “ 请 告 诉 我 如 何 能 在 办 公 时 间 内 做 妥 更多 的 事 ， 我 交 支 付 给 你 任 意 的 顾 问 费 。 ” 李 爱 菲 二 是 递 了 一 张 纸 给 他 ， 并 向他 说 “ 写 下 你 明 天 必 须 做 的 最 重 要 的 各 项 工 作 ， 先 从 最 重 要 的 那 一 项 工 作 做起 ， 并 持 续 的 做 下 去 ， 直 到 完 成 该 项 工 作 为 止 。 重 新 检 查 你 的 办 事 次 序 ， 然后 着 手 进 行 第 二 项 重 要 的 工 作 。 倘 若 任 何 一 项 着 手 进 行 的 工 作 花 掉 你 整 天 的时 间 ， 也 不 用 担 心 。 只 要 手 中 的 工 作 是 最 重 要 的 ， 则 坚 持 做 下 去 。 假 如 按 这种 方 法 你 无 法 完 成 全 部 的 重 要 工 作 ， 那 么 即 使 运 用 任 何 其 它 方 法 ， 你 也 同 样无 法 完 成 它 们 ， 机 时 且 倘 若 不 借 助 某 一 件 事 的 优 先 次 序 ， 你 可 能 甚 至 连 哪 一种 工 作 最 为 重 要 都 不 清 楚 。 将 上 述 的 一 切 变 成 你 每 一 个 工 作 日 里 的 习 惯 。 当这 个 建 议 对 你 生 效 时 ， 把 它 提 供 给 你 的 部 属 采 用 。 ” 数 星 期 后 ， 史 瓦 寄 了 一 张 面 额 两 万 伍 仟 美 元 的 支 票 给 李 爱 菲 ， 并 附 言 她确 实 已 为 他 上 了 十 分 珍 贵 的 一 课 ， 伯 利 恒 最 后 来 之 所 以 能 够 跃 升 为 世 界 最 大的 独 立 钢 铁 制 造 者 ， 据 说 可 能 是 因 为 李 爱 菲 的 那 数 句 真 言 。 由 于 工 作 缺 乏 计 划 ， 将 导 致 如 下 恶 果 ：1、 目 标 不 明 确 2、 没 有 进 行 工 作 归 类 的 习 惯 3、 缺 乏 做 事 轻 重 缓 急 的 顺 序 4、 没 有 时 间 分 配 的 原 则 不 做 或 不 重 视 计 划 的 原 因 ：1、 因 过 分 强 调 “ 知 难 行 易 ” 而 认 为 没 有 必 要 在 行 动 之 前 多 做 思考 ；2、 不 做 计 划 也 能 获 得 实 效 ；3、 不 了 解 计 划 的 好 处 ；4、 计 划 与 事 实 之 间 极 难 趋 于 一 致 ， 故 对 计 划 丧 失 信 心 ；5、 不 知 如 何 做 计 划 。 误 区 之 二 ： 组 织 工 作 不 当组 织 工 作 不 当 的 主 要 体 现 在 以 下 几 个 方 面 ： 职 责 权 限 不 清 ， 工 作 内 容 重 复 “事 必 躬 亲 ， 亲 力 而 为 ” 沟 通 不 良 工 作 时 断 时 续解 决 问 题 的 方 法 ： 首 先 ， 学 会 如 何 接 受 工 作 ； 其 次 ， 学 会 利 用 资 源 。 误 区 之 三 ： 时 间 控 制 不 够小 测 试 ： “ 拖 延 商 数 测 验 ”评 分 标 准 ：每 一 个 “ 非 常 同 意 ” 评 4分 ， “ 略 表 同 意 ” 评 3分 ，“ 略 表 不 同 意 ” 评 2分 ， “ 极 不 同 意 ” 评 1分 。 总 分小 于 20分 ， 表 示 你 不 是 拖 延 者 ， 也 许 你 偶 尔 有 拖 延的 习 惯 。 总 分 在 21至 30分 之 间 ， 表 示 你 有 拖 延 的 毛病 ， 但 不 太 严 重 。 总 分 多 于 30分 ， 表 示 你 或 许 已 患上 严 重 拖 延 的 毛 病 。 我 们 通 常 在 时 间 控 制 容 易 陷 入 下 面的 陷 阱 1、 习 惯 拖 延 时 间 。2、 不 擅 处 理 不 速 之 客 的 打 扰 。3、 不 擅 处 理 无 端 电 话 的 打 扰 。4、 泛 滥 的 “ 会 议 病 ” 困 扰 。 误 区 之 四 ： 整 理 整 顿 不 足文 件 处 置 测 验请 快 速 解 答 以 下 十 个 问 题 。 如 你 无 法 即 刻 对 某 些 题 目 提 供 确 切 的 答 案 ， 则请 在 题 目 前 打 问 号 “ ？ ” 。1、 订 购 文 具 后 所 取 得 的 帐 单 。2、 收 到 一 本 管 理 杂 志 ， 其 中 可 能 具 有 值 得 阅 读 的 文 章 ， 但 目 前 你 无 暇 阅 读 。3、 来 自 上 司 的 会 议 通 知 （ 下 周 一 举 行 会 议 ） 。4、 某 大 学 企 管 系 学 生 寄 来 的 问 卷 。5、 部 属 交 来 （ 或 你 个 人 的 ） 一 份 用 于 准 备 下 一 个 月 业 务 报 告 的 有 关 资 料 。6、 一 封 需 要 尽 快 回 复 的 信 ， 但 你 必 须 先 打 数 次 电 话 才 能 回 复 。7、 一 位 你 经 常 接 触 的 人 告 知 新 地 址 及 新 电 话 号 码 的 E-mail. 8、 客 户 寄 来 的 一 封 投 诉 信 。9、 人 事 部 门 发 出 的 有 关 员 工 考 核 程 序 的 函 件 。10、 提 醒 自 己 明 年 及 早 准 备 财 务 预 算 的 备 忘 录 。 假 如 你 在 以 上 10个 问 题 的 前 面 写 上 了两 个 或 两 个 以 上 的 “ ？ ” ， 则 表 示 你仍 欠 缺 一 套 完 整 的 文 件 处 置 系 统 。 你最 好 尽 快 设 计 这 样 的 一 套 系 统 （ 包 括你 的 纸 面 文 件 夹 和 电 脑 文 件 夹 ） 。 误 区 之 五 ： 进 取 意 识 不 强进 取 意 识 不 强 主 要 表 现 在 以 下 几 个 方 面 ： 个 人 的 消 极 态 度 做 事 拖 拉 ， 找 借 口 不 干 工 作 唏 嘘 不 已 ， 做 白 日 梦 工 作 中 闲 聊 送大家一句话：昨 天 是 一 张 已 被 注 销 的 支 票 ，明 天 是 一 张 尚 未 到 期 的 本 票 ，今 天 则 是 随 时 可 以 运 用 的 现 金 。请 善 用 它 ！ 第 二 讲 ： 时 间 管 理 的 基 本 原 则时 间 管 理 的 六 项 基 本 原 则 ：1、 明 确 目 标 2、 有 计 划 有 组 织 地 进 行 工 作 3、 分 清 工 作 的 轻 重 缓 急 4、 合 理 地 分 配 时 间 5、 与 别 人 的 时 间 取 得 协 作 6、 制 定 规 则 、 遵 守 纪 律 原 则 之 一 ： 明 确 目 标v目 标 刺 激 我 们 奋 勇 向 上v如 何 制 订 目 标 （ SMART的 工 作 目 标 ）具 体 的 （ specific）可 衡 量 的 （ measurable）可 达 到 的 （ attainable）相 关 的 （ relevant）基 于 时 间 的 （ time-based） 原 则 之 二 ： 有 计 划 、 有 组 织 地 进 行 工 作 所 谓 有 计 划 、 有 组 织 地 进 行 工 作 ，就 是 把 目 标 正 确 地 分 解 成 工 作 计 划 ， 通过 采 取 适 当 的 步 骤 和 方 法 ， 最 终 达 成 有效 的 结 果 。 制 定 计 划 的 步 骤 ：1、 确 立 目 标2、 探 寻 完 成 目 标 的 各 种 途 径3、 选 定 最 佳 的 完 成 方 式4、 将 最 佳 途 径 转 化 成 月 /周 /日 的 工 作 事 项5、 编 排 月 /周 /日 的 工 作 次 序 并 加 以 执 行6、 定 期 检 查 目 标 的 现 实 性 以 及 完 成 目 标 的 最 佳 途 径 的 可 行 性 有 了 计 划 ， 就 必 须 有 行 动 。行 动 是 一 件 了 不 起 的 事 ！ 原 则 之 三 ： 分 清 工 作 的 轻 重 缓 急小 测 试 ： 请 看 下 面 的 行 事 次 序 ， 看 看 你 自 己 平 时 喜 好 那 种 方 式 ？1、 先 做 喜 欢 做 的 事 ， 然 后 再 做 不 喜 欢 做 的 事 。2、 先 做 熟 悉 的 事 ， 然 后 再 做 不 熟 悉 的 事 。3、 先 做 容 易 的 事 ， 再 做 难 做 的 事 。4、 先 做 只 需 花 费 少 量 时 间 就 可 做 好 的 事 ， 再 做 需 花 费 大 量 时 间 的 事 。5、 先 处 理 资 料 齐 全 的 事 ， 然 后 再 处 理 资 料 不 全 的 事 。6、 先 做 已 排 定 时 间 的 事 ， 然 后 再 做 未 排 定 时 间 的 事 。7、 先 做 别 人 的 事 ， 然 后 再 做 自 己 的 事 。 8、 先 做 有 趣 的 事 ， 再 做 枯 燥 的 事 。9、 先 做 自 己 尊 敬 的 人 或 与 自 己 关 系 密 切 的 利 害 关 系 的 人 所 拜 托 的 事 。10、 先 做 已 发 生 的 事 ， 再 做 未 发 生 的 事 。 处 理 事 情 优 先 次 序 的 判 断 依 据 是 事 情的 “ 重 要 程 度 ” 。“ 重 要 程 度 ” ： 即 指 实 现 目 标 的 贡 献 大小 。 四 象 限 图 中 的 时 间 管 理 “ 急 事 ” 与 “ 要 事 ” 的关 系 ： 第 一 象 限 第 二 象 限第 三 象 限第 四 象 限 重 要 又 急迫 的 事重 要 但 急迫 的 事紧 急 但 不重 要 事不 紧 急 也不 重 要 事 分 组 讨 论 ：你 是 否 “ 知 道 ” 在 哪 些 方 面 如 果 持 续有 优 异 表 现 ， 对 个 人 生 活 或 工 作 会 有积 极 影 响 ？ 这 些 方 面 包 括 有 ：1、 改 善 人 际 关 系2、 改 善 事 先 准 备 工 作3、 更 周 详 地 规 划 与 组 织4、 善 待 自 己5、 抓 住 机 会6、 充 实 自 我7、 增 进 能 力 急 迫 性 指 数 测 验0到 25分 属 于 低 度 急 迫 性 心 态 ；26到 45分 属 于 强 烈 急 迫 性 心 态 ；46分 以 上 严 重 急 迫 性 心 态 。 原 则 之 四 ： 合 理 地 安 排 时 间巴 列 特 定 律 （ 也 称 80/20原 理 ） ：总 结 果 的 80%是 由 总 消 耗 时 间 中 的 20%所 形 成 的 。 原 则 之 五 ： 与 别 人 的 时 间 取 得 协 作1、 尊 重 对 方 的 时 间 安 排 ；2、 提 前 做 好 计 划 。 原 则 之 六 ： 制 定 规 则 、 遵 守 纪 律 制 定 规 则 、 遵 守 纪 律 的 核 心 主 要 体 现 在以 下 三 个 方 面 ：1、 在 进 行 工 作 的 时 候 ， 一 定 要 念 念 不 忘 这 个 工 作应 于 何 时 截 止 。2、 即 使 外 部 没 有 规 定 截 止 的 日 期 ， 自 己 也 要 树 立一 个 何 时 完 成 的 目 标 。3、 由 于 不 得 已 原 因 而 不 能 按 期 完 成 时 ， 一 定 要 提前 和 相 关 部 门 取 得 联 系 ， 将 影 响 缩 小 在 最 小 范围 内 。 第 三 讲 ： 时 间 管 理 的 方 法 与 技 巧一 、 分 析 自 己 使 用 时 间 的 方 式 和 状 况二 、 做 好 工 作 计 划三 、 缩 短 别 人 干 扰 的 时 间四 、 省 时 之 道 一 、 分 析 自 己 使 用 时 间 的 方 式 和 状 况表 一 ： 时 间 使 用 清 单 表表 二 ： 一 星 期 日 志 与 简 略 分 析 表表 三 ： 一 星 期 时 间 总 结 表 表 一 ： 时 间 使 用 清 单 表 一 、 公 务 活 动 类 二 、 个 人 活 动 类 三 、 家 庭 活 动 四 、 休 闲 活 动 1、 上 下 班 1、 整 理 仪 容 1、 煮 饭 1、 听 广 播 与 音 乐 2、 开 会 2、 饮 食 2、 洗 烫 衣 服 2、 看 电 视 3、 打 电 话 3、 睡 觉 3、 打 扫 房 屋 3、 休 闲 阅 读 4、 阅 读 文 件 、 整 理 通 信 4、 杂 务 与 家 事 4、 嗜 好 5、 帮 助 下 属 5、 其 他 的 逛 街 活 动 5、 观 看 比 赛 6、 接 待 宾 客 6、 看 孩 子 6、 运 动 7、 向 上 级 汇 报 7、 家 庭 外 出 7、 旅 游 8、 公 务 出 差 8、 家 庭 沟 通 8、 聚 会 社 交 9、 拜 访 客 户 9、 缴 款 9、 其 他 休 闲 活 动 10、 其 他 工 作 上 的 活 动 10、 其 他 家 庭 活 动 10、 其 他 活 动 小 计 小 计 小 计 小 计 项 目 活 动 表 二 ： 一 星 期 日 志 与 简 略 分 析 表 星 期具 体 花 费 时 间 项 目 活 动1、 上 下 班 2、 开 会3、 打 电 话 4、 阅 读 文 件 、 整 理 通 信5、 帮 助 下 属 6、 接 待 宾 客7、 向 上 级 汇 报 8、 公 务 出 差9、 拜 访 客 户 10、 其 他 工 作 上 的 活 动11、 整 理 仪 容 12、 饮 食13、 睡 觉 14、 煮 饭15、 洗 烫 衣 服 16、 打 扫 房 屋17、 杂 务 与 家 事 18、 其 他 的 逛 街 活 动19、 看 孩 子 20、 家 庭 外 出21、 家 庭 沟 通 22、 缴 款23、 其 他 家 庭 活 动 24、 听 广 播 与 音 乐25、 看 电 视 26、 休 闲 阅 读27、 嗜 好 28、 观 看 比 赛29、 运 动 30、 旅 游31、 聚 会 社 交 32、 其 他 休 闲 活 动33、 其 他 活 动 周 六 周 日 时 间 小 计周 一 周 二 周 三 周 四 周 五 表 三 ： 一 星 期 时 间 总 结 表 项 目 活 动 每 星 期 估 计 花 费 的 时 间（ 小 时 ） 每 星 期 实 际 花 费 的 时 间（ 小 时 ） 上 两 项 时 间 的 差 额（ 小 时 ） 占 每 星 期 的 总 时 间 的百分 之比 （% ） 一 、 公 务 活 动 类 二 、 个 人 活 动 类 三 、 家 庭 活 动 四 、 休 闲 活 动 五 、 其 它 活 动 自 检 题1、 我 如 何 浪 费 我 的 时 间 ？ 未 来 有 何 好 途 径 预 防 或 减 低 时 间的 浪 费 ？2、 我 如 何 浪 费 别 人 的 时 间 ？ 我 浪 费 了 谁 的 时 间 ？ 我 应 如 何预 防 不 使 其 发 生 ？3、 哪 些 活 动 我 现 在 可 以 减 少 、 不 予 考 虑 或 交 给 别 人 做 ？4、 别 人 浪 费 我 的 时 间 ？ 未 来 有 没 有 方 法 减 少 或 排 除 其 发 生 ？是 什 么 方 法 ？5、 我 做 的 哪 些 事 既 重 要 又 紧 急 ？6、 我 做 的 哪 些 事 对 我 的 目 标 很 重 要 ？7、 我 是 否 花 费 时 间 追 求 那 些 对 我 很 重 要 的 事 ？ 如 果 没 有 ，原 因 何 在 ？ 如 果 有 ， 是 哪 些 事 ？ 二 、 做 好 工 作 计 划1、 计 划 的 基 础 概 念 ：分类标准计划类型按 广 度 分 战 略 性 计 划 、 作 业 性 计 划按 时 间 框 架 分 短 期 计 划 、 长 期 计 划按 明 确 性 分 具 体 性 计 划 、 指 导 性 计 划 2、 注 意 事 项（ 1） 事 先 的 了 解（ 2） 遵 循 5W2H原 则（ 3） 设 置 控 制 点 所 在 部 门 的 业 务 定 位所 在 岗 位 的 业 务 定 位上 级 主 管 的 业 务 目 标上 级 主 管 对 你 的 期 望 和 要 求与 其 它 相 关 岗 位 的 业 务 接 口 关 系WhyWhatWhenWhereWho How toHow much 3、 利 用 计 划 工 具（ 1） 计 划 管 理 之 一 ： WBS（ 2） 计 划 管 理 之 二 ： PERT定 义 ： WBS（ 工 作 任 务 分 解 ） 是 创 造 出 产 品 所必 须 进 行 的 全 部 活 动 的 清 单 。定 义 ： PERT（ 网 络 计 划 评 审 技 术 ） 是 以 网 络 图的 形 式 制 定 计 划 ， 求 得 计 划 的 最 优 方 案 ，并 据 以 组 织 和 控 制 开 发 进 程 ， 达 到 预 定目 标 的 一 种 科 学 管 理 方 法 。 三 、 缩 短 别 人 干 扰 的 时 间1、 打 电 话 的 艺 术v 事 先 的 约 定 与 准 备v 保 持 简 短 而 明 确 的 开 场 白v 控 制 电 话 时 间 、 保 持 通 话 主 题v 过 滤 电 话 2、 当 你 被 打 断 时v 来 自 上 司 的 打 断v 来 自 同 事 的 打 断v 来 自 同 事 的 打 扰 四 、 省 时 之 道科 学 省 时 之 道 ：1、 等 待 的 时 候 做 什 么2、 逆 势 操 作3、 追 求 互 赖 模 式 THE END祝大家都有一个有意义、充满欢乐的人生！