第一章Word高级应用课件

第一章第一章 Word高级应用高级应用教学要求：教学要求：掌握在掌握在掌握在掌握在WordWord中编辑制作实用文档的流程；中编辑制作实用文档的流程；中编辑制作实用文档的流程；中编辑制作实用文档的流程；掌握在掌握在掌握在掌握在WordWord中长文档的制作技术；中长文档的制作技术；中长文档的制作技术；中长文档的制作技术；掌握掌握掌握掌握WordWord中的邮件合并功能的使用方法；中的邮件合并功能的使用方法；中的邮件合并功能的使用方法；中的邮件合并功能的使用方法；教学内容：教学内容：实用文档制作；实用文档制作；实用文档制作；实用文档制作；WordWord长文档的制作方法与技巧；长文档的制作方法与技巧；长文档的制作方法与技巧；长文档的制作方法与技巧；邮件合并。邮件合并。邮件合并。邮件合并。1.1 实用文档制作实用文档制作1.1.1 制作实用文档的一般过程制作实用文档的一般过程文本录入文本录入文本录入文本录入文本编辑文本编辑文本编辑文本编辑格式排版格式排版格式排版格式排版文档修饰文档修饰文档修饰文档修饰图文处理图文处理图文处理图文处理文档保存及输出文档保存及输出文档保存及输出文档保存及输出制作好的招聘启事效果图制作好的招聘启事效果图作作品品欣欣赏赏作作品品欣欣赏赏1.1.2 “招聘启事招聘启事”文档的制作文档的制作n n在制作文档前，应考虑以下几个方面的问题：在制作文档前，应考虑以下几个方面的问题：标题文字要用比较醒目的文字效果。标题文字要用比较醒目的文字效果。标题文字要用比较醒目的文字效果。标题文字要用比较醒目的文字效果。正文字符、段落格式设置适当。正文字符、段落格式设置适当。正文字符、段落格式设置适当。正文字符、段落格式设置适当。内容列表最好使用项目符号以使其条目清晰。内容列表最好使用项目符号以使其条目清晰。内容列表最好使用项目符号以使其条目清晰。内容列表最好使用项目符号以使其条目清晰。在合适位置插入图片、艺术字等，以增加视觉效果。在合适位置插入图片、艺术字等，以增加视觉效果。在合适位置插入图片、艺术字等，以增加视觉效果。在合适位置插入图片、艺术字等，以增加视觉效果。根据实用文档制作的一般过程，操作步骤如下：根据实用文档制作的一般过程，操作步骤如下：根据实用文档制作的一般过程，操作步骤如下：根据实用文档制作的一般过程，操作步骤如下：步骤步骤步骤步骤 1 1 1 1 文本录入文本录入文本录入文本录入在输入过程中应注意：在输入过程中应注意：不要用空格键调整字间距及标题居中、段落首行缩进；不要用空格键调整字间距及标题居中、段落首行缩进；不要用回车键来调整段落间距，只有当一个段落结束不要用回车键来调整段落间距，只有当一个段落结束时才按回车键产生一个段落结束标记；时才按回车键产生一个段落结束标记；不要用连续按回车键的方法来进行分页；不要用连续按回车键的方法来进行分页；对于文中的一些非常特殊的字符，可选择对于文中的一些非常特殊的字符，可选择“插入插入”菜菜单的单的“符号符号”命令来输入。命令来输入。步骤步骤步骤步骤 2 2 2 2 文本编辑文本编辑文本编辑文本编辑 主要包括：校对文字，修改、插入、删除文字；主要包括：校对文字，修改、插入、删除文字；利用利用Word“Word“工具工具”菜单的菜单的“拼写和语法拼写和语法”命令来修改单词、命令来修改单词、短语、文字及语法错误。短语、文字及语法错误。步骤步骤步骤步骤 3 3 3 3 格式排版格式排版格式排版格式排版 对于选定的文本内容，可利用对于选定的文本内容，可利用“格式格式”工具栏或工具栏或“格格式式”菜单的菜单的“字体字体”命令，进行字体、字形、字号、效果、命令，进行字体、字形、字号、效果、颜色、间距等方面的字符格式设置；颜色、间距等方面的字符格式设置；步骤步骤步骤步骤 4 4 4 4 文档修饰文档修饰文档修饰文档修饰 根据实际问题的需要，还应利用根据实际问题的需要，还应利用WordWord提供的相应功能，提供的相应功能，对文字进行加边框、底纹、超链接等设置；对段落进行分对文字进行加边框、底纹、超链接等设置；对段落进行分页、分行、分栏、首字下沉、编号、项目符号等设置。页、分行、分栏、首字下沉、编号、项目符号等设置。步骤步骤步骤步骤 5 5 5 5 图文处理图文处理图文处理图文处理 为了美化文档，在相应位置可插入文本框、图片、艺为了美化文档，在相应位置可插入文本框、图片、艺术字、公式、多媒体对象以及绘制的图形，对相关的对象术字、公式、多媒体对象以及绘制的图形，对相关的对象还可以进行文字、线条、填充颜色、环绕方式、叠放顺序、还可以进行文字、线条、填充颜色、环绕方式、叠放顺序、旋转、阴影、三维效果等方面设置。旋转、阴影、三维效果等方面设置。步骤步骤步骤步骤 6 6 6 6 文档保存及输出文档保存及输出文档保存及输出文档保存及输出 保存；打印预览；另存为保存；打印预览；另存为xmlxml文件，进行网络发布。文件，进行网络发布。关于招聘女子国旗班队员的启事 起草单位：党委办公室 发布时间：2007-10-08 各位同学：为了加强爱国主义教育，展示我校学生良好的精神面貌，推进文明校园建设，学校计划在大一、大二学生中招聘30名女大学生，成立“西南大学学生女子国旗班”。国旗班是由党委学工部（学生处）直接领导，以升旗、降旗、护旗、爱旗为主要职责的荣誉班集体。现将招聘有关事项通知如下：一、报名条件 1年级性别：限大一、大二中的女性本科学生；2身体要求：168公分以上；身体健康，五官端正，体态匀称，举止大方，军事素质好。3.思想政治素质：热爱国旗，热爱祖国,乐于奉献,关心集体,品行端正，有高度的纪律性和责任感。4学习勤奋，成绩优良。二、报名时间：2007年10月9日10月12日下午5点前 三、报名地点：各园区办公室 四、咨询电话：68252522 68251396 欢迎你的加入，国旗班会因你而精彩，国旗班会因你而走向辉煌。西南大学党委学工部 二七年十月八日示例：将该启事制作成一个生动活泼的招聘公告示例：将该启事制作成一个生动活泼的招聘公告招聘公告招聘公告主要知识点n页面设置：文件-页面设置n背景设置：格式-背景-填充效果（水印）n文字特效：格式-文字-文字效果n项目列表：格式-项目符号和编号-自定义-图片n艺术字：设置艺术字格式-浮于文字上方n插入图片：图片边框1.2 Word长文档的制作方法与技巧长文档的制作方法与技巧1.2.1 长文档制作的准备工作长文档制作的准备工作n n使用Word制作长文档的一般过程一般过程如下：构思文档内容，准备所需的各种素材。构思文档内容，准备所需的各种素材。草拟文档大纲，设置各级标题的文本内容及编号样式。草拟文档大纲，设置各级标题的文本内容及编号样式。在各级标题下添加具体正文内容、图形、表格、注释在各级标题下添加具体正文内容、图形、表格、注释等内容。等内容。统一设置文档格式，设置页面、插入目录、编制页码、统一设置文档格式，设置页面、插入目录、编制页码、设置页眉页脚、文档输出等。设置页眉页脚、文档输出等。n n使用Word制作长文档的基本原则基本原则如下：oo文档应符合相应的格式规范。文档应符合相应的格式规范。oo各级标题文字要醒目，同级标题格式要一致。各级标题文字要醒目，同级标题格式要一致。oo页眉、页脚的设置要体现其排版风格，如书稿的页页眉、页脚的设置要体现其排版风格，如书稿的页眉奇偶页不同等。眉奇偶页不同等。oo注释内容、参考文献应用脚注、尾注来设置。注释内容、参考文献应用脚注、尾注来设置。oo特殊的长文档应制作目录及封面。特殊的长文档应制作目录及封面。oo正文中的插图、表格等应大小、位置合适，且要有正文中的插图、表格等应大小、位置合适，且要有编号文字说明。编号文字说明。1.2.2 制作的长文档标题结构制作的长文档标题结构【实例1-2】制作图1-2所示某书稿的标题结构。具体操作步骤如下：步骤步骤 1 1 新建一空白文档，在页面视图中录入书稿的各级标题。步骤步骤 2 2 全选，格式-项目符号和编号-自定义步骤步骤 3 3 利用 调整标题级别及顺序结构。步骤步骤 4 4 将该文档进行存盘。n以上操作在大纲视图和页面视图中均可n例1.2.4 插图编号和交叉引用n在文档中插入一张图片n右键单击图片，选择“题注”命令，单击“新建标签”按钮，输入“图”字，确定返回；n为了自动编号，可以单击“自动插入题注”，选“Microsoft word图片”复选框，再选择“使用标签”为“图”，确定返回；n在正文中引用时，选择“插入”-“引用”-“交叉引用”，在“引用类型”中选择“图”，在“引用内容”中选择“只有标签和编号”，再选择相应题注即可。n实例演示1.2.5 制作目录n为录入好的文章设置各级标题nCtrl+Enter可插入一个分页符n插入-引用-“索引和目录”综合实例n科技论文的排版n毕业论文的排版1 1）科技论文）科技论文）科技论文）科技论文书写格式要求：书写格式要求：书写格式要求：书写格式要求：&论文要求主题明确、数据可靠、逻辑严密、文字精炼，论文要求主题明确、数据可靠、逻辑严密、文字精炼，其内容包括中英文题名、作者姓名、作者单位、摘要、关其内容包括中英文题名、作者姓名、作者单位、摘要、关键词（不多于键词（不多于5 5个）、参考文献。个）、参考文献。&另请在稿件首页脚注处给出第一作者简介（包括姓名、另请在稿件首页脚注处给出第一作者简介（包括姓名、出生年、性别、籍贯、职称，最后学位或在读学历）及基出生年、性别、籍贯、职称，最后学位或在读学历）及基金项目名称与批准号等信息。金项目名称与批准号等信息。&页码采用页码采用A4A4纸型纵向排列，页边距上、下为纸型纵向排列，页边距上、下为3cm3cm，左，左右均为右均为2.5cm2.5cm。文字大小规定如下：摘要、作者简介、图。文字大小规定如下：摘要、作者简介、图名、表名及内容、参考文献均为小五号字，正文中除标题名、表名及内容、参考文献均为小五号字，正文中除标题外均为五号字。中文均采用宋体，西文采用外均为五号字。中文均采用宋体，西文采用Times New Times New RomanRoman字体。字体。&正文（含图、表）中的物理量和计量单位必须符合国正文（含图、表）中的物理量和计量单位必须符合国家标准和国际标准。家标准和国际标准。&文中各级标题采用阿拉伯数字分三级编序，且一律左文中各级标题采用阿拉伯数字分三级编序，且一律左顶格排版。一级标题形如顶格排版。一级标题形如1 1，2 2，3 3，排序；二级标题形排序；二级标题形如如1.1,1.2,1.1,1.2,排序；三级标题形如排序；三级标题形如1.1.1,1.1.2,1.1.1,1.1.2,排序。排序。&文中图、表应有自明性，且随文出现。图中文字、符文中图、表应有自明性，且随文出现。图中文字、符号或坐标图中的标目、标值须写清。标目应使用符合国家号或坐标图中的标目、标值须写清。标目应使用符合国家标准的物理量和单位符号。标准的物理量和单位符号。示例主要知识点n分栏设置n脚注设置（工具-选项-兼容性-按WORD6.x/95/97的方式排放脚注）n作者名字及单位n参考文献的规范及标注（上标）n图表的规范n英文名称的写法2 2）毕业论文）毕业论文）毕业论文）毕业论文西南大学本科毕业论文（设计）规范化要求西南大学本科毕业论文（设计）规范化要求西南大学本科毕业论文（设计）规范化要求西南大学本科毕业论文（设计）规范化要求1 1、书写格式要求。毕业论文（设计）一律采用、书写格式要求。毕业论文（设计）一律采用A4A4纸打印。纸打印。论文排版符合下列次序：论文排版符合下列次序：（1 1）标题；标题；（2 2）作者姓名、单位；作者姓名、单位；（3 3）内容提要（中文摘要在内容提要（中文摘要在300300字以内，中文在前，外文字以内，中文在前，外文摘要以摘要以250250个实词为宜，外文在后，关键词个实词为宜，外文在后，关键词3535个）；个）；（3 3）引言；）引言；（4 4）正文；）正文；（5 5）结论；）结论；（6 6）主要参考文献与附录；）主要参考文献与附录；（7 7）致谢。）致谢。西南大学本科毕业论文（设计）排版规范详解西南大学本科毕业论文（设计）排版规范详解西南大学本科毕业论文（设计）排版规范详解西南大学本科毕业论文（设计）排版规范详解 标题标题标题标题 (居中、黑体、三号居中、黑体、三号)（空（空1 1行）行）姓名姓名姓名姓名(居中、小四号居中、小四号)西南大学西南大学XXXX学院，重庆学院，重庆 400715(400715(宋体、居中、五号宋体、居中、五号)（空（空1 1行）行）摘要摘要摘要摘要：(仿宋、五号仿宋、五号)关键词关键词关键词关键词：（宋体，五号）：（宋体，五号）（空（空1 1行）行）XXXXXXXXXXXXXX（英文题目：四号加粗居中（英文题目：四号加粗居中 ，Times New RomanTimes New Roman）（空（空1 1行）行）NameName(五号五号)学院名学院名,Southwest University,Chongqing 400715,China(,Southwest University,Chongqing 400715,China(小五小五)（空（空1 1行）行）AbstractAbstract:(:(五号五号)Key wordKey word:(:(五号五号)（空（空1 1行）行）（正文正文正文正文，中文一律采用宋体小四号字，标题加粗，行间距，中文一律采用宋体小四号字，标题加粗，行间距1.51.5倍倍)（空（空2 2行）行）参考文献参考文献参考文献参考文献（小四号宋体加粗）：（小四号宋体加粗）：（文献顶格，连续编号，宋体，五号，单倍行距。引用格式按照西（文献顶格，连续编号，宋体，五号，单倍行距。引用格式按照西师学报要求，请注意标点符号）师学报要求，请注意标点符号）致谢致谢致谢致谢（小四号宋体加粗）：（小四号宋体加粗）：说明说明说明说明：若有图表，图表的标题应有中英文对照，字体为宋体，五号，居中，若有图表，图表的标题应有中英文对照，字体为宋体，五号，居中，表格采用三线表；表格采用三线表；A4A4纸打印，页边距上下左右均为纸打印，页边距上下左右均为2.52.5厘米；厘米；示例：给毕业论文按学校要求排版，并制作目录。示例：给毕业论文按学校要求排版，并制作目录。示例：给毕业论文按学校要求排版，并制作目录。示例：给毕业论文按学校要求排版，并制作目录。示例主要知识点n分节符（分页符）的使用n页眉和页脚的使用n图、表的规范化（位置、中英文）n标题的设置（章、1.1 1.1.1）n目录设置n致谢1.3.1 邮件合并的概念邮件合并的概念“邮件合并邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说，就是在邮件文档（即主文档）的固定内容中，合并与发送信 息相关的一组通信资料（数据源，如数据源，如Excel 表、表、Access数据表数据表等等），批量生成需要的邮件文档，从而大大提高工作效率。1.3 邮件合并邮件合并1.3.2 邮件合并的特性邮件合并的特性 使用Word的“邮件合并”命令通常应具备两个特性：o需要制作的文档涉及的数据量比较大。o文档内容分为固定不变部分固定不变部分固定不变部分固定不变部分和变化部分变化部分变化部分变化部分，如信封上的寄信人地址、邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址、邮 编等就属于变化的内容。其变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表含有标题行的数据记录表含有标题行的数据记录表含有标题行的数据记录表来表示。什么是含有标题行的数据记录表呢？什么是含有标题行的数据记录表呢？即符合数据库关系类的数据表：由字段列字段列和记录行记录行构成。字段列字段列规定该列存储的信息类别；每条记记录行录行存储着一个对象的相关信息。实例1：创建批量信函n制作主文档（内容和信封）n准备数据源（可为Word,Excel,Access，这里为Excel文档）n将数据源合并到主文档工具栏-邮件合并实例2 创建工资条n制作工资条样本（主文档）n准备数据源（这里为Access）n在主文档中找开数据源，插入相应的域；n在记录下后“插入word域”-“下一记录”n复制记录至整页n合并文档实例3：信息校对nWORD作为数据源本 章 实 验n 本实验可参考下面的效果图来完成。本实验可参考下面的效果图来完成。n实验2：论文编排与制作1.实验目的熟练掌握论文的编排与制作方法。2.实验要求熟练掌握长文档的制作方法。能正确使用样式、大纲视图和文档结构图。能自动生成文档目录。掌握论文的基本结构和编辑操作。3.实验内容不进行任何格式设置，录入论文的标题、摘要、关键词和正文等内容。给论文添加页码，并给论文的章节建立多级符号标题，标题样式为第1章、1.1、1.1.1。为论文的插图设置自动编号，并在正文中对插图的编号进行交叉引用。生成论文的目录，并给论文的目录和正文设置不同的页眉、页脚。n实验3：使用Word和Excel批量打印信封1.实验目的熟练掌握邮件合并的操作方法。2.实验要求 能为邮件合并创建主文档和数据源。能将数据源合并到主文档中。3.实验内容 在Word中创建主文档，其类型为“信封”，并制作完成。在Excel中生成数据源，包括收信人姓名、地址、邮编等基本信息。在主文档中插入合并域，合并数据源，并观察合并后的效果。