病案信息的组织管理-课件

病案信息的组织管理 PPT课件第二章 病案信息的组织管理1病案科室的设置病案科室的设置2病案委员会的组织和任务病案委员会的组织和任务3病案科的人员配置病案科的人员配置4病案科室管理病案科室管理2第一节 病案科室的设置1机构设置与领导机制机构设置与领导机制3物质资源的保障与工作环境及条件物质资源的保障与工作环境及条件4科室领导及员工的素质科室领导及员工的素质2病案科室的职责与功能病案科室的职责与功能3卫生部卫生部1982年在年在全国医院工作条例全国医院工作条例、医院工作医院工作制度制度与卫生部与卫生部医院工作人员职责医院工作人员职责中规定：医院必须建中规定：医院必须建立病案室，负责全院病案（门诊、住院）的收集、整理和保立病案室，负责全院病案（门诊、住院）的收集、整理和保管工作。管工作。1989 年在年在综合医院分级管理标准（试行草案）综合医院分级管理标准（试行草案）中进一步规定：一级医院设病案统计室，隶属于医务科；二中进一步规定：一级医院设病案统计室，隶属于医务科；二级医院设信息科（含病案室、统计室、图书室），为职能科级医院设信息科（含病案室、统计室、图书室），为职能科室；三级医院设病案室（科），为独立的医技科室。室；三级医院设病案室（科），为独立的医技科室。2002年在年在医疗事故处理条例医疗事故处理条例中规定：医疗机构应中规定：医疗机构应当按照国务院卫生行政部门的规定要求，书写并妥善保管病当按照国务院卫生行政部门的规定要求，书写并妥善保管病历资料。历资料。2013年在年在医疗机构病历管理规定医疗机构病历管理规定 中重新强调：中重新强调：医疗机构应建立健全病历管理制度，设置病案管理部门或者医疗机构应建立健全病历管理制度，设置病案管理部门或者配备专（兼）职人员，负责病历和病案管理工作。配备专（兼）职人员，负责病历和病案管理工作。4一、机构设置与领导机制一、机构设置与领导机制目前我国病案科室的设置大概有以下几种：1、整合型把医院里提供各种信息服务的部门（病案室、计算机室、图书室、统计室等）整合到一起成立信息科。这种形式对主管能力要求较高，便于管理，信息集中，不足的是层次多，影响工作效率。2、附属或挂靠型把病案科室作为一个组而不是作为独立科室，挂靠在医务科（处）。这种形式精简了科室和行政人员，执行上级交代的工作较方便，不足的是与其他科室的协调有困难，而且更换设备、添置物品的申请需逐级上报，时滞长，阻碍病案科室的建设发展。5一、机构设置与领导机制一、机构设置与领导机制3、独立科室型病案科室直接由业务副院长领导。这种形式可以将信息直接、及时送达业务副院长，工作效率较高，与相关科室的工作容易协调，副院长对病案科室的工作比较了解，对病案科室的发展比较关注和支持，有利于病案科室的建设与发展。总之，目前我国病案科室设置不一。根据我国现状和卫生部医院评审文件的有关规定，初级医疗机构的病案科室应当隶属于主管医疗工作的部门，如医务科；二级以上医院病案科室应直属于医院院长、副院长领导。理想的病案部门设置应包括门诊挂号室、住院处登记这两个与病案信息流程密切相关的业务部门，保证医疗信息流的畅通。6大家学习辛苦了，还是要坚持继续保持安静继续保持安静认真执行国家、卫生行政部门颁发的有关法律法规及相关标准。按照单位病案管理规章制度，制定岗位职责及工作流程，并实施落实。明确工作内容、工作目标、工作标准。负责病案资料的收集、整理、加工、处理、归档、分类编码、索引登记、存储、质量监控、借阅、随访登记。建立病案管理信息网络，为临床、教学、科研及领导决策提供综合信息服务。依法收集医疗统计数据，及时进行数据整理、统计分析，为相关科室及上级部门提供各类信息和统计报表，参与医院管理。负责医疗使用的各种医疗记录表格的管理、审定，严格掌握新表格制定的审核，为临床工作提供保障。开展病案管理科学研究。加强病案管理人员的专业培训及继续教育。二、二、病案科室的职责与功能8三、物质资源的保障与工作环境及条件三、物质资源的保障与工作环境及条件资源是否丰富、设备是否先进以及职工待遇是否合理是病案管理工作的物质保障。病案科室的位置、各岗位的工作条件、设备等都会影响病案工作的效率。病案科室的建筑要求：（一）病案科（室）的位置1、门诊病案室如果医院有条件进行门诊病案管理，可设立门诊病案室，门诊病案室的位置应与门诊挂号室相邻，以便于病员就诊时及时查找病历。2、住院病案室住院部病案室的地理位置没有特殊要求，一般应远离扬尘的地点，病案库房与办公区最好相连，要能够有效解决防火、防潮、防盗等有关安全问题，一般均设在医院行政区内，但最好要靠近医疗区，以方便医生和患者借阅。9三、物质资源的保障与工作环境及条件三、物质资源的保障与工作环境及条件（二）病案科工作间的设置1、主任办公室病案科主任应有独立的办公室 2、工作人员办公室 工作人员需要有独立的办公处所，每人最少应有6M2的工作空间。3、病案阅览室 病案科应设有医务人员讨论、分析、参阅病案的阅览室12间，总面积2550 M2。4、对外接待室 为接待查询或复印病历的来客，须要有30M2以上宽敞明亮、对话方便的接待室和等候复印来者的休息场所。10三、物质资源的保障与工作环境及条件三、物质资源的保障与工作环境及条件 5、病案库 病案科工作间至少应有储存5年以上常用病案的空间，超过5年以上常用的病案要有贮存病案的第二库房。根据实际测算，纸张保存的住院病案每10,000份需要占用库房地面1012m2。病案库房可分为活跃病案库和非活跃病案库，即病案常用和不常用的库房。一般100500床位的医院活跃病案的库房面积不少于150 300 m2，5011000床位以上的医院病案库房面积不少于500 1000m2。纸质资料保存温度的适宜范围是14220C，相对湿度为45%60%。还应注意防尘，尘土颗粒对于纸张的磨损不可忽视。库内人工光源宜采用白炽灯。更要注意防虫和防有害微生物的侵蚀。6、电子设备贮存与维护的空间 随着病案信息化管理的进展，病案科电子设备不断增多，硬件器材的维护，电子产品的贮存（如：光盘存贮器，缩微产品）都需要保存的空间和适宜的设施。11三、物质资源的保障与工作环境及条件三、物质资源的保障与工作环境及条件 病案科的一般设备和硬件配置：1、病案科必须配备与其工作相适应的办公设备 2、贮存病案的归档设备 （1）开放式固定病案架：适用于贮存频繁使用的病案，便于快速检索和归档，适合于任何类型的病案归档系统。（2）密集型移动病案架：有手摇控制和电力自动控制两种类型，需要在地面铺设轨道进行安装，整个病案架可集合成一个整体节省空间且有很好的防尘效果。因其密集查找病案需要移动架位，不利于迅速大量的查找或归档病案。3、病案科的硬件配置 4、条形码示踪管理设备5、扫描仪及缩微成像设备 6、性能好、质量高的复印机12三、物质资源的保障与工作环境及条件三、物质资源的保障与工作环境及条件 病案科需要的基本软件配置：病案科负责全院医疗信息的收集、管理、传输、存贮、信息的开发利用，有着海量存储的信息，必须要有功能强大先进的软件支持。从其工作任务要求病案信息管理必需配备适合管理的功能软件：1、电子挂号管理功能2、姓名索引录入和检索功能3、病案首页录入和疾病编目功能4、病案借阅示踪功能5、病案终未质量监控功能6、卫统报表及院内报表综合统计功能7、电子病案实时质量监控功能13三、物质资源的保障与工作环境及条件三、物质资源的保障与工作环境及条件 其他设备：1、必备的工具书：如国际疾病分类ICD-10,手术操作分类ICD-9-CM-3,英汉医学辞典，中、英文字典，临床和基础医学著作等，用以指导和弥补工作人员知识技能的不足。2、防火器材：需要备有足够的防火器材，注意防火通道的畅通。14四、科室领导及员工的素质四、科室领导及员工的素质病案管理人员应具备的素质：1、较强的医疗专业知识和业务能力2、一定的组织管理能力3、高度的责任心，良好的职业道德和法律意识4、一定的计算机应用知识5、应具有卫生信息管理及卫生统计学知识6、应掌握国家疾病分类编码原则15第二节 病案委员会的组织和任务1病案委员会的组织病案委员会的组织2病案委员会的职责病案委员会的职责16病历书写与病案管理质量反映着医疗单位的医疗质量和管理水平。病历书写与病案管理涉及医院的多个部门，书写好病历，全面完整地收集和管理，这不单纯是行政管理工作，更需要专家们进行管理。为了协助行政部门做好工作，二级以上医疗单位应当设立病案委员会，作为学术组织监督指导病历书写和管理工作，提高医疗质量和医疗单位的学术水平。17一、病案委员会的组织一、病案委员会的组织病案委员会由医院院长或业务副院长、临床科室、护理、医技、职能科室的专家及病案科（室）主任组成。病案委员会负责监督病历书写和病案管理规范的执行情况，指导各级医师写好、用好病历。病案委员会应定期召开会议，每年至少1-2次，讨论有关病案书写和病案管理中存在的问题，形成的决议报院领导批准后成为医院工作的决定，会议要有记录。病案科（室）主任为执行委员兼秘书，负责委员会的日常工作，病案科（室）为委员会的办事机构。有关病案及管理的重大问题，病案科（室）主任可随时提请委员会主任召开委员会议。病案科（室）主任定期向委员会做工作报告。18二、病案委员会的职责二、病案委员会的职责 在分管院长领导下，全面负责医院门诊、住院病案资料的管理工作，密切配合临床、教学和科研。定期对病案管理工作进行督促、检查和指导，收集科室对病案管理工作的意见和建议。根据有关规定和要求，讨论和确定疾病诊断和手术名称的统一命名，及时提出对临床医师、护理人员写好和用好病历的要求。组织各种形式的病历书写质量检查，评选优秀病历，交流书写和管理经验。制订本院病案管理制度，审定全院医用表格，并监督实施。在临床医师和病案管理人员之间发挥桥梁作用，推进相互间的密切协作，促进病案书写和管理质量的不断提高。定期听取病案管理工作情况的汇报，定期向院领导汇报病案委员会工作。19第三节 病案科的人员配置1病案管理人员的配备病案管理人员的配备2对病案管理人员任职资格的要求对病案管理人员任职资格的要求20一、病案管理人员的配备一、病案管理人员的配备（一）知识与技能要求（一）知识与技能要求病案管理工作需要多学科的知识与技能，是一门专业性较强的学科。病案管理工作者不仅需具备医学知识、病案管理知识，还需具备病案管理专业技术，如医学统计学、卫生信息学、医院管理学、档案学、计算机专业理论和操作，以及了解国家政策及法律法规。因此，人员配备应选用卫生信息（病案）管理专业毕业生，取得病案管理专业技术职务任职资格人员。21一、病案管理人员的配备一、病案管理人员的配备（二）病案科室的人员编制（二）病案科室的人员编制病案科室的人员编制应根据医院的整体发展和需要来确定，一般承担有医疗、教学、科研任务的医院人员编制要多于单纯医疗性质的医院。另外，配置时也应考虑病案的储存数量及床位数。22一、病案管理人员的配备一、病案管理人员的配备（二）病案科室的人员编制二）病案科室的人员编制发达国家医院病床与病案管理人员的配备一般为1015:1.2010年原卫生部重新修订的全国医院工作条例、医院工作制度与医院工作人员职责中规定：二甲及以上医院专门从事住院病历管理的人员与医院病床比不得少于1：50；专门从事门诊病历管理的人员与医院日均门诊量的比不得少于1：300。23二、对病案管理人员任职资格的要求二、对病案管理人员任职资格的要求（一）任职资格及人员编制（一）任职资格及人员编制 按照病案管理专业的要求，病案科技术人员应是卫生信息（病案）管理专业毕业生，并具有病案管理专业技术职务任职资格；专业技术工人需要取得职业证书持证上岗。有条件的人员应尽量招聘卫生信息专业人员，卫生信息专业人员在病案科的比例不应少于50%。24二、对病案管理人员任职资格的要求二、对病案管理人员任职资格的要求（一）任职资格及人员编制（一）任职资格及人员编制美国医院规定必须由在美国卫生信息协会（AHIMA）注册的人员：包括注册的病案信息管理员（RHIA)和注册的病案信息技术员(RHIT)担任病案科的领导和技术工作。他们必须完成学校的课程，且通过全国性考试取得资格证书，所有合格的病案人员必须接受美国卫生信息协会的继续教育，其资格才继续有效，否则将取消资格。1992年美国卫生信息协会举办疾病分类编目人员资格（CCS）证书考试，2002年又增设疾病分类助理（CCA）考试，使病案管理更趋规范化、专业化。我国台湾省病案管理协会负责病案管理师和疾病分类技术人员的资格甄审、考试和继续教育，不断提高病案管理人员的专业技术水平。25二、对病案管理人员任职资格的要求二、对病案管理人员任职资格的要求（二）病案科主任（二）病案科主任病案科主任的任职条件，从事本病案管理工作5年以上的病案管理人员或医务人员。熟悉病案管理专业，了解国内、国外发展动态，能够组织本科室人员高质量地完成工作开展本科的教学研究工作。1、三级医院的病案科主任 应由卫生信息管理专业毕业生和大专以上学历、具有本专业高级职称。2、二级医院的病案科主任 应由卫生信息管理专业学历、具有本专业中级或中级以上职称；非病案信息管理专业人员，取得中级或中级以上职称，需经病案管理培训取得岗位资格后担任。3、社区及基层医疗单位病案室主任 应由卫生信息管理专业及技术职务任职资格者担任。26二、对病案管理人员任职资格的要求二、对病案管理人员任职资格的要求（二）病案科主任（二）病案科主任病案科主任职责范围：(1)病案科主任是病案管理委员会的主要成员。(2)病案科主任是病案表格委员会的主要成员。(3)病案科主任要制定、完善本科室的工作流程。(4)病案科主任要制定本科室各个岗位的质量标准。(5)病案科主任要制定本科室的岗位责任制。(6)病案科主任要对本科室的长远规划和近期目标做出安排。27二、对病案管理人员任职资格的要求二、对病案管理人员任职资格的要求（三）病案管理工作人员（三）病案管理工作人员国家卫生部规定，具有卫生信息管理专业毕业生和大专以上学历的人员，根据在本专业工作的年限、业绩，经过考评、考试，获得技士、技师、主管技师的技术职称，可以从事病案管理中信息收集、整理、编目、统计等专业技术工作。28二、对病案管理人员任职资格的要求二、对病案管理人员任职资格的要求（四）疾病分类编码人员（四）疾病分类编码人员n疾病分类和手术操作分类是病案管理中专业知识、技术性极强的一项工作，要求编码人员不仅要全面掌握病案管理专业知识，熟悉基础医学、临床常见病、医疗操作的知识，掌握国际疾病分类（简称ICD）和我国卫生部规定的有关疾病分类编码规则，熟悉医学术语，通过学习和参加继续教育及时掌握分类编码的动态，摒弃只依赖计算机编码库分类编码，具备分析病案记录进行正确编码的能力。n中国医院协会病案管理专业委员会开展的国际疾病分类继续教育与“国际疾病分类编码技能水平考试”得到各地医保中心和卫生行政部门支持，一些省市要求编码人员持证上岗。29二、对病案管理人员任职资格的要求二、对病案管理人员任职资格的要求（五）病案管理专业技术工人（五）病案管理专业技术工人n国家卫生部规定，医疗卫生单位采用手工或其它设备，建立、保存、提取、管理病案资料工种的病案管理、门诊挂号的工人，属于技术工人。n卫生部、劳动部于1996年9月颁发了中华人民共和国工人技术等级标准，卫生部制定了“全国卫生行业工人技术等级考核标准”，将病案管理工人分为初级病案员、中级病案员、高级病案员3个等级，经考试考核合格确定和晋升。30第四节 病案科室管理1工作计划和计划落实工作计划和计划落实2工作设计工作设计3病案科工作手册病案科工作手册31一、工作计划和计划落实一、工作计划和计划落实（一）工作计划（一）工作计划这一过程主要由病案科室完成。它包括：1、确定目标并选择行动方向2、考虑实现目标的条件 3、鉴定并选择为达到既定目标的备用方案4、在科室内开展把计划变为行动的必要活动5、以评判的态度检查、评估结果32一、工作计划和计划落实一、工作计划和计划落实（二）病案科室负责人对计划的落实（二）病案科室负责人对计划的落实 病案科室的负责人应根据病案科室的实际需要来确定目标，并为达到目标不断进行检查、修改，最终落实计划。所有的计划都应该是：1、确立病案科室可能达到的、迫切需要的目标。2、检查现有的环境并预测可能影响科室达到目标的变化。3、鉴定更替行动的方案，选择最适宜科室要求的行动方案。4、落实计划，检查在实施计划过程中的进展程度。5、评价已实施的计划，并在各层次做计划，为工作人员提供指导并加强他们的目标意识，使他们主动帮助病案科室负责人处理各种变化，并促进其它管理功能的顺利进行。病案科室负责人不仅要靠自己的能力周密进行计划，还需要全体工作人员的帮助，才能完成计划。6、计划实施结束后，要经过验收，评价结果，总结经验和教训。33二、工作设计二、工作设计 工作设计包含特殊的工作内容以及工作方法，即明确工作岗位的描述。它用于工作岗位和科室内每个人的工作关系中。（一）集合工作单元（一）集合工作单元在科室内，每个工作岗位应集合成工作单元，同样，科室内的各工作单元也必然合乎逻辑地结合起来，形成一个全面的组织框架。最终，科室内的个人工作方案和工作单元以及整体框架必定受到医院内或社区内环境的影响。它包括：1、领导体制的影响。2、医院机构设置的影响。3、物质资源的影响。4、工作环境、条件的影响。34二、工作设计二、工作设计（二）组织工作（二）组织工作病案科室的负责人在组织病案工作，进行工作设计时应记住以下几点：1、规定岗位职责科室每个工作岗位都应备有一份岗位职责，并在这一基础上使其日臻完善。2、改进工作满意度。如何引导工作人员做枯燥乏味、不满意的工作应是病案科室负责人非常关心的事情。35二、工作设计二、工作设计（三）与工作有关的可变因素（三）与工作有关的可变因素多样性：包括工具、设备、活动及工作场所的条件；自治权：它是指工作人员从事工作的独立性及所受限制的程度；相互影响：是指工作人员之间的关系，其影响所涉及范围（人数）及类型（工作人员的层次、性格、人格等等）；知识与技能：从为达到熟练工作水平所需的时间上反映出工作人员的知识与技能；责任：它能够体现对职责的履行及对规章制度执行的情况以及监督执行的严密程度并反映出现错误后所付出的代价；工作价值：工作人员往往从个人工作对整体工作产生的作用上去衡量自己的价值，并从中获得对工作的满意感；反馈：工作人员能否不断得到领导的反馈信息是很重要的。及时的表扬和善意的批评意见会使他感觉受到了重视；报酬：这是对工作人员工作质量的肯定。它包括工资、奖金及其他附加的利益；工作条件：指自然工作环境对工作人员的影响；周期：指完成一项工作所需的时间。单调、枯燥、冗长的工作会影响工作人员的情绪产生厌烦的心理。36二、工作设计二、工作设计（四）工作人员之间的差异（四）工作人员之间的差异工作人员之间的差异反映在如下几个方面：能力的差异。态度和人事适应的差异。平衡承受的差异。职业自豪感的差异。37二、工作设计二、工作设计（五）工作内容丰富的满意度（五）工作内容丰富的满意度工作内容丰富主要是工作的扩展度，它包含增加工作人员的自治权和责任以及更大范围地参与决策的过程。它通过使工作人员更多地参与计划、指导和控制，为他们提供更大地发挥他们的知识和才能的机会。丰富工作内容包括赋予一个工作组自我管理的更大权力，也可包括增进交流，使工作人员知道好的行为能够得到认可，而且对个人的和组织的目标都可做出贡献。因此，丰富工作内容的最主要的贡献是使工作更有意义，使工作人员有更大的责任感，并更加了解自己的努力成果。38三、病案科工作手册三、病案科工作手册病案科工作手册包含了组织结构、工作流程、岗位职责病案科工作手册包含了组织结构、工作流程、岗位职责（描述）、操作程序及规章制度。（描述）、操作程序及规章制度。（一）组织结构图（一）组织结构图组织结构图是用以表示形成组织结构的最常用的方法，是用图表明部门和岗位之间的位置及其关系。39三、病案科工作手册三、病案科工作手册40三、病案科工作手册三、病案科工作手册（二）工作流程图（二）工作流程图工作流程图是反映各工作环节及流通路径的图表。病案科室应准备一张工作流程图，并不断更新，标明有问题的地方。41三、病案科工作手册三、病案科工作手册42三、病案科工作手册三、病案科工作手册43三、病案科工作手册三、病案科工作手册（三）岗位职责（描述）（见课本例（三）岗位职责（描述）（见课本例1-5）包括：工作的名称；工作人员负责的部门；工作的级别；工资的等级；工作功能间的相互关系；主要的工作目标；主要管理人员的责任；完成任务的标准等。功能关系：是指某个工作人员与某科工作的联系。如病案人员到病房收取出院病案，要与病房的护士、医师联系，这种联系即构成了一种功能关系。在岗位职责（描述）中，对工作的设计、内容和方法，对每个人的工作及其与同事的关系、每个人的具体的工作和个人的身体状况也应做详细描述。（举例：病案科主任的岗位职责）对具体工作人员要求的描述是在安排具体工作时对工作人员的要求，完成不同的工作应考虑每个人的特征、能力，以便做出恰当、合理的安排。包括：名称、年龄、性别、资格类型、经验、健康状况等。在组织手册形成后，病案科室负责人在安排工作时应注意排除可能影响喜欢工作的因素，注意发挥个人的特点，选择最合适的人员。44三、病案科工作手册三、病案科工作手册（四）操作程序（四）操作程序操作程序是为完成一项任务设计的一系列相关步骤。病案科室负责人的责任是设计科室的工作程序，并在科室内提出工作任务的标准。1、设计要求每个操作程序都必须仔细设计，做到高效、省时、省力。2、确定操作程序确定一个操作程序的所有步骤，并用最低的消耗完成这一程序。确定完成操作程序中各步骤的最佳顺序。检查操作程序是否在其它操作程序变化时受到影响。在程序付诸实施之前，对其进行检验，即试用阶段。程序在应用几周后应评估，所有的工作程序应写出书面材料，便于工作人员学习及参照执行，并应定期修订，以去掉不必要的内容，保证操作程序符合设计要求。45三、病案科工作手册三、病案科工作手册46