秘书实务第2版-第六章-课件

第六章 秘书“办事”的工作学习目标思考练习主要内容知识框架图本章小结导引案例 本章主要讲解秘书在单位内部行政管理中各种办公室日常事务工作。充分认识信息在管理工作中的重要性，认识 信息在秘书辅助管理中的重要意义；掌握调查研究的基本知识和基本方法；通过办公室事务工作进一步认识秘书工作程 序和事理；进一步理解秘书工作所要求的悟性。熟练掌握信息工作的各个环节，具备独立调查研究的能力；具备独立处理办公室日常事务的能力，熟练地使用现代办公设备；培养从容办事的能力和沟通协调能力；培养秘书的全局意识和细致入微的工作作风。第一节第一节 信息工作信息工作第二节第二节 秘书办公室管理工作秘书办公室管理工作第三节第三节 办公室日常事务办公室日常事务第四节第四节 秘书工作中的会计报表秘书工作中的会计报表 与银行事务与银行事务第五节第五节 现代办公设备与现代交现代办公设备与现代交 通工具通工具第六节第六节 秘书秘书“办事办事”工作案工作案例例第一节 信息工作本节点睛二、调查研究工作三、简报工作一、秘书信息工作综述四、信息资料工作 认识到信息工作在秘书工作中的重要地位，是做好信息工作的第一步。信息工作的重要性主要表现在以下三个方面（见图6-1）。一、秘书信息工作综述图图6-1 6-1 信息工作的重要性信息工作的重要性 一、秘书信息工作综述 （一）（一）“信息信息”的概念的概念 信息的几种认定信息的几种认定 王千弓王千弓先生认定先生认定“信息是事物存在的方式或运信息是事物存在的方式或运动动状态，以及这种存在方式或运动状态的直接或间接的状态，以及这种存在方式或运动状态的直接或间接的表达。表达。”徐瑞新徐瑞新、李欣李欣、李登柱李登柱提出所谓信息，就是客观提出所谓信息，就是客观事物及其联系的变化的最新反应的表征。事物及其联系的变化的最新反应的表征。朱传忠、叶明朱传忠、叶明认为：认为：“所谓信息，是指客观世所谓信息，是指客观世界界中客观事物及其联系的变化的最新反映的表征，对于中客观事物及其联系的变化的最新反映的表征，对于接受者来说是一种有用的知识。接受者来说是一种有用的知识。”侯玉珍侯玉珍认定信息是人们在适应外部世界，并且使认定信息是人们在适应外部世界，并且使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换内容的名称。行交换内容的名称。1 1 1 1 我们从秘书工作的角度，将信息归纳为这样四个要点（见图6-2）。一、秘书信息工作综述图图6-2 6-2 信息的要点信息的要点 信息的特性信息的特性 信息的特征表现在以下四点（见图信息的特征表现在以下四点（见图6-36-3）。）。图图6-3 6-3 信息的特性信息的特性2 2 2 2一、秘书信息工作综述（二）秘书的信息工作 秘书的信息工作 秘书对信息的发布、收集、筛选、集中、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，是秘书的信息工作。邓小平同志曾经说过，做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通，耳目不灵。他说的“做管理工作的人”，就是领导人，做决策的人。1 1 1 1 秘书信息工作的特点 秘书信息工作的特点（见图6-4）。2 2 2 2（二）秘书的信息工作图图6-4 6-4 秘书信息工作的特点秘书信息工作的特点 基本程序基本程序 基基 本本 要要 求求 信息收集信息收集 收集面要广，秘书的分辨力要强，建立完善的秘收集面要广，秘书的分辨力要强，建立完善的秘书的信息渠道书的信息渠道 加工分析加工分析 分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快快 载体转换载体转换 一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息效率提高；二是注意保密息效率提高；二是注意保密 信息利用信息利用 要求是注意对信息的综合利用要求是注意对信息的综合利用 信息反馈信息反馈 关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析定在工作之先，才能对信息反馈有所分析 （三）秘书做信息工作的基本程序 信息内容是多种多样的，信息工作形式也是信息内容是多种多样的，信息工作形式也是多种多样的。其基本程序，如表多种多样的。其基本程序，如表6-16-1所示。所示。表表6-1 6-1 秘书做信息工作的基本程序秘书做信息工作的基本程序 以上五个环节，周而复始地运动，是秘书信息以上五个环节，周而复始地运动，是秘书信息工作的基本程序。这个程工作的基本程序。这个程序可以用如下简单的示意序可以用如下简单的示意图表示（见图图表示（见图6-56-5）。）。（三）秘书做信息工作的基本程序图图6-5 6-5 秘书信息工作的基本程序循环图秘书信息工作的基本程序循环图 二、调查研究工作 （一）调查研究方法和秘书的调查研究工作（一）调查研究方法和秘书的调查研究工作 1.“1.“调查研究调查研究”作为我们党的优良传统，作为我们党的优良传统，是指一种科学的领导方法和工作方法，是是指一种科学的领导方法和工作方法，是各级领导机关制定政策、执行政策的基础，各级领导机关制定政策、执行政策的基础，也是人们了解社会，掌握实际情况的重要也是人们了解社会，掌握实际情况的重要科学方法。毛泽东同志早在科学方法。毛泽东同志早在19251925年就开始了对中国革命年就开始了对中国革命方法的调查研究工作，方法的调查研究工作，19261926年至年至19271927年，毛泽东通过对年，毛泽东通过对湖南几十个县的农民生活和农民运动的调查研究，写出湖南几十个县的农民生活和农民运动的调查研究，写出了中国社会各阶级分析、湖南农民运动考察报了中国社会各阶级分析、湖南农民运动考察报告等。这些文章今天读来，仍有相当的借鉴意义。告等。这些文章今天读来，仍有相当的借鉴意义。2.2.调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区别调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区别的工作环节（见图的工作环节（见图6-66-6）。）。图图6-6 6-6 调查和研究的工作过程调查和研究的工作过程 二、调查研究工作（二）秘书做调查研究工作的意义 1.1.秘书做调查研究，可以全面了解和掌握基层情秘书做调查研究，可以全面了解和掌握基层情况。这是秘书做好各方面况。这是秘书做好各方面“辅助管理、综合服务辅助管理、综合服务”工作工作的基础；的基础；2.2.为领导在某方面决策和管理工作提供准确的信为领导在某方面决策和管理工作提供准确的信息和第一手材料，使领导真实、准确地了解情况，保息和第一手材料，使领导真实、准确地了解情况，保证领导正确地决策和指导工作；证领导正确地决策和指导工作；3.3.为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供反馈信息，以保证下一步工作的开展；反馈信息，以保证下一步工作的开展；4.4.通过收集并综合处理基层各方面的意见和建议，通过收集并综合处理基层各方面的意见和建议，为领导为领导“拾遗补缺拾遗补缺”，避免工作中的疏漏；，避免工作中的疏漏；5.5.在经济活动中，秘书做调查研究可以及时了解在经济活动中，秘书做调查研究可以及时了解市场动向，为领导提供市场信息，辅助经营决策。市场动向，为领导提供市场信息，辅助经营决策。（三）秘书调查研究的内容 秘书调查研究的内容是多方面的。一般情况下，秘书的调查研究内容大体分为以下五类：政治性调研 政策性调研 市场调研 专业性调研 舆论热点调研（四）秘书调查研究的主要形式 对调查研究形式的介绍很多，又各有各的说法（见图6-7）。图图6-7 6-7 秘书调查研究的主要形式秘书调查研究的主要形式（五）秘书调查研究的方法 调查的一般方法 个别访问 召开座谈会 现场观察 发放书面问卷或表格 实际参与 查阅档案资料信息 1 1 1 1 研究的方法研究的方法 在实际研究中，人们发明并实践着各种研究方法。在实际研究中，人们发明并实践着各种研究方法。常用的主要方法（见图常用的主要方法（见图6-86-8）。）。2 2 2 2（五）秘书调查研究的方法图图6-8 6-8 研究的方法研究的方法（六）秘书调查研究的过程和要求 准备阶段准备阶段 明确调研题目（或称课题、专题）。明确调研题目明确调研题目（或称课题、专题）。明确调研题目是调研过程中的一项重要环节。秘书的调研题目，有领是调研过程中的一项重要环节。秘书的调研题目，有领导明确指示的，也有秘书确定并经领导确认的，还可能导明确指示的，也有秘书确定并经领导确认的，还可能有有关部门委托秘书部门组织实施的题目。有有关部门委托秘书部门组织实施的题目。选择调研对象。调研对象应当是人、物、事三个方选择调研对象。调研对象应当是人、物、事三个方面，如调研地域、调研要深入的具体单位和组织、调查面，如调研地域、调研要深入的具体单位和组织、调查的范围以及具体的被调查人员、现场、现象和事物发展的范围以及具体的被调查人员、现场、现象和事物发展过程等等。过程等等。1 1 1 1 选配调研人员。根据调研的题目和特点，调研工作选配调研人员。根据调研的题目和特点，调研工作可以由秘书自己做；也可以由秘书主抓，组织部分调研可以由秘书自己做；也可以由秘书主抓，组织部分调研人员做；还可能为一次调研临时从各个有关部门抽调专人员做；还可能为一次调研临时从各个有关部门抽调专门调研员来做。门调研员来做。准备相关信息资料。这一环节主要包括查阅有关资准备相关信息资料。这一环节主要包括查阅有关资料；了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的料；了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的调研方面知识以及技术参考信息等等。还要为实施调查调研方面知识以及技术参考信息等等。还要为实施调查做具体准备。做具体准备。编制确认调研计划。在实际工作中，有时是一次计编制确认调研计划。在实际工作中，有时是一次计划，直接报经领导审批；有时是先做提纲，经领导确认划，直接报经领导审批；有时是先做提纲，经领导确认后再细化为计划。调研计划要制定得既严密周全，又切后再细化为计划。调研计划要制定得既严密周全，又切实可行。实可行。（六）秘书调查研究的过程和要求 设计必要的调查问卷和表格。问卷和表格，是调研设计必要的调查问卷和表格。问卷和表格，是调研工作最大限度取得具有普遍意义的数字和情况的最好方工作最大限度取得具有普遍意义的数字和情况的最好方法，也是由普遍发现典型的最好契机。问卷设计的主要法，也是由普遍发现典型的最好契机。问卷设计的主要步骤（见图步骤（见图6-96-9）。）。图图6-9 6-9 问卷设计的步骤问卷设计的步骤 （六）秘书调查研究的过程和要求 调查实施阶段调查实施阶段 这一阶段与下一阶段研究分析的共同特点是其在这一阶段与下一阶段研究分析的共同特点是其在推进中不完全像我们表述过程中的逻辑性和程序性那推进中不完全像我们表述过程中的逻辑性和程序性那么强。调查实施阶段主要有三大步（见图么强。调查实施阶段主要有三大步（见图6-106-10）。）。2 2 2 2图图6-10 6-10 调查实施的步骤调查实施的步骤 （六）秘书调查研究的过程和要求 研究分析阶段 研究分析阶段主要包括四个工作环节（见图6-11）。3 3 3 3图图6-11 6-11 研究分析阶段的工作环节研究分析阶段的工作环节（六）秘书调查研究的过程和要求 结论报告阶段结论报告阶段 结论报告阶段，主要包括组织撰写调研报告工作结论报告阶段，主要包括组织撰写调研报告工作和调查研究的总结善后工作两项。和调查研究的总结善后工作两项。调研报告调研报告 真实的信息材料、细致的分析与科学的论证，是真实的信息材料、细致的分析与科学的论证，是调研报告的关键。调研报告的关键。调查研究的总结调查研究的总结 调查研究的总结善后工作是秘书对所组织的调研调查研究的总结善后工作是秘书对所组织的调研工作的行政事务总结善后，也是秘书做任何工作必有工作的行政事务总结善后，也是秘书做任何工作必有的一个环节。的一个环节。4 4 4 4（六）秘书调查研究的过程和要求（七）典型的调查研究材料及调查研究报告 计划和安排 介绍函和调查提纲 函与问卷 对问卷的统计 调研报告 1 1 1 12 2 2 23 3 3 34 4 4 45 5 5 5三、简报工作 （一）简报及简报工作 “简报”是我国党政机关、企事业单位、人民团体等组织内部的一种文书形式，是以反映情况、交流经验、传递信息为主要内容的简要报告或报道。简报工作是秘书围绕简报所做的信息收集、简报编制、发送等诸多工作中的一项常规信息工作。（二）简报的作用 作为一种简要的动态性报告或报道，主要有三项作用：第一，简报能迅速向上级反映动态，便于领导及时了解掌握情况、分析问题、做出决策；便于领导正确指导工作；第二，简报能使组织及时与上下左右沟通情况，交流经验，信息共享。有利于加强工作系统化，使整体工作协调推进；第三，简报可以为新闻媒体提供报道线索，扩大信息渠道和作用。（三）简报的特点 简报的特点可以用三个字简约地概括（见图6-12）。图图6-12 6-12 简报的特点简报的特点（四）简报工作的基本程序 按照信息工作的程序，“简报”工作也不外乎是：收集加工传输利用反馈。只是每一个环节，都体现简报工作的特色。一般简报由三部分组成（见图6-13）。图图6-13 6-13 简报的格式简报的格式（五）简报的格式（六）秘书做“简报”工作的要求 1.围绕“简报”工作，秘书要头脑清楚，反应敏捷，掌握情况及时准确；2.秘书要掌握一定的理论和方法，掌握方针政策，能够对所收集的信息进行加工整理；3.要具备相当的文字水平，要把“简报”编辑成上下喜闻乐见的文字材料。四、信息资料工作 秘书的信息资料工作是将信息工作融于平时的办秘书的信息资料工作是将信息工作融于平时的办文工作中，或者说是在办文工作中留意将大量的初级文工作中，或者说是在办文工作中留意将大量的初级信息加工为高层次信息，为领导的管理与决策服务。信息加工为高层次信息，为领导的管理与决策服务。（一）秘书的信息资料工作（一）秘书的信息资料工作 秘书是为领导秘书是为领导“辅助管理，综合服务辅助管理，综合服务”的，秘书的，秘书的的资料，就是围绕有关为领导提供全面资料，就是围绕有关为领导提供全面服务的原则进行搜集、摘取、留存、服务的原则进行搜集、摘取、留存、剪贴的。剪贴的。（二）资料剪贴 资料剪贴的方法资料剪贴的方法 资料剪贴主要是文字资料的提纯留存。现在秘书资料剪贴主要是文字资料的提纯留存。现在秘书通常是将所要留存内容划定复印。通常是将所要留存内容划定复印。剪贴复制的过程剪贴复制的过程 剪贴复制的过程如下（见图剪贴复制的过程如下（见图6-146-14）。）。1 1 1 12 2 2 2图图6-14 6-14 剪贴复制的过程剪贴复制的过程 资料保存资料保存 （1 1）根据剪贴资料的量，选择页码薄厚适宜的）根据剪贴资料的量，选择页码薄厚适宜的剪贴簿；剪贴簿；（2 2）剪贴簿的第一页要做目录，以备查找方便；）剪贴簿的第一页要做目录，以备查找方便；（3 3）在剪贴簿的封页和脊部做好必要的标签，）在剪贴簿的封页和脊部做好必要的标签，标签要分类；标签要分类；（4 4）顺序插入要留存的资料并一一编注页码。）顺序插入要留存的资料并一一编注页码。目前市场上可以买到彩色封面、透明塑膜页的目前市场上可以买到彩色封面、透明塑膜页的剪贴簿，规格有剪贴簿，规格有 A4 A4 大小大小 20 20页、页、4040页之分，适宜保页之分，适宜保存不同的剪贴资料。存不同的剪贴资料。3 3 3 3（二）资料剪贴 1.1.一些需要摘录后留存的资料，可以采用摘要卡一些需要摘录后留存的资料，可以采用摘要卡的形式。的形式。2.2.摘要卡是事先印制好的表格式空白卡片，一般摘要卡是事先印制好的表格式空白卡片，一般不小于不小于6464开大小。开大小。3.3.摘要卡也称摘要卡也称“文献摘要卡文献摘要卡”或或“文件摘要卡文件摘要卡”。4.4.在摘要卡中，主要包括在摘要卡中，主要包括 六项内容（见图六项内容（见图6-156-15）。）。5.5.摘要卡一般用卡片盒（箱）保存。摘要卡一般用卡片盒（箱）保存。6.6.摘要卡的优点是方便灵活。摘要卡的优点是方便灵活。（三）摘要卡（四）名片 1.1.名片是现代经济社会中人与人之间、单位工作名片是现代经济社会中人与人之间、单位工作人员之间交际交往中相互认识的一种辅助工具。人员之间交际交往中相互认识的一种辅助工具。2.2.对秘书来说，名片上可以有直接和间接的信息。对秘书来说，名片上可以有直接和间接的信息。3.3.名片作为信息载体，名片作为信息载体，其过程（见图其过程（见图6-166-16）。）。图图6-16 6-16 名片的使用过程名片的使用过程（五）秘书案头的“信息库”所谓“信息库”就是秘书要在自己有限的公台面、抽屉、柜架上，准备随手就可以取来的应答信息。这些信息，也因具体秘书工作的不同而变化。但是一般来说，秘书案头应具备的“信息库”，24小时在线是秘书案头最便捷的“信息库”。（六）以计算机为核心的信息处理技术 秘书的信息工作现代化，首要的是秘书的思想观念。其次是计算机的网络系统问题。网络的信息大大拓展了秘书对信息的获取渠道。以计算机为核心的信息处理技术，可以将秘书的整个信息工作网络化、磁盘化、多媒体化，这是秘书信息工作不可遏止的前景。第二节 秘书办公室管理工作本节点睛一、秘书办公室综述二、办公室管理的内容 办公室管理工作仅仅是秘书办公室管理部分，是秘书机构内部的管理。秘书机构所涉及的管理工作，要远远超出秘书办公室的范围。一、秘书办公室综述 办公室是指由秘书人员、工作场所和办公设备设施等等共同构成的一个有机的办公整体。完善的秘书办公室有利于辅助领导推进各项政务和业务工作的开展；协调各职能部门的合作；沟通和密切与社会公众的联系；树立组织机构的良好形象。二、办公室管理的内容 （一）办公室的人力资源管理（一）办公室的人力资源管理 将秘书作为一种人力资源，通过一系列手段来提高将秘书作为一种人力资源，通过一系列手段来提高秘书办公室的工作效率，从而达到整个组织机构和领导秘书办公室的工作效率，从而达到整个组织机构和领导的工作目标的工作目标（见图（见图6-176-17）。）。图图6-17 6-17 办公室的人力资源管理办公室的人力资源管理 （二）办公室的设备设施管理 办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为宜，但秘书选择办公房间还要照顾到许多便于工作的因素。办公机械设备和电器设备的管理 不同的办公室，设备配置不一，配置的依据应当是秘书工作的需要。1 1 1 12 2 2 2（三）办公室的环境管理 办公室环境安排办公室环境安排 是指办公房间、桌椅、文件柜的安排和秘书人员是指办公房间、桌椅、文件柜的安排和秘书人员相对固定的办公座位格局。有两种办公形式（见图相对固定的办公座位格局。有两种办公形式（见图6-6-1818）。）。图图6-18 6-18 办公的形式办公的形式 1 1 1 1 办公室环境布置办公室环境布置 是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、墙上是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体现机关整体装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应当和机关的整体风水平的窗口，办公室环境的布置应当和机关的整体风格和格调一致，应当使办公物品烘托环境的庄重、整格和格调一致，应当使办公物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。洁和雅致。办公室氛围的营造办公室氛围的营造 指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人际关系指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的办公室的工作和工作氛围，特别是在工作中体现出的办公室的工作作风和工作风格。作风和工作风格。2 2 2 23 3 3 3（三）办公室的环境管理（四）办公室的制度建设 制度建设是实现办公室管理的重要保障。不同的办公室，可以根据各自的情况先订立工作中共同遵守的条款，然后在贯彻执行中不断修改完善，最终形成明确的制度。第三节 办公室日常事务本节点睛一、值班工作二、接打电话的工作 三、做好接待工作 四、信访工作五、印章的管理和使用六、开具各种信函七、拟写大事记八、领导临时交办的工作第三节 办公室日常事务 办公室日常事务是秘书工作中最基础的一项，也是最见秘书的管理工作水平的一项。一、值班工作 其工作包括：办理领导交办的事项；上传下达，沟通内外；处理来函、来电；随时掌握领导的外出活动的情况；协调处理安全保卫工作。要做好值班工作，应当做到：坚守值班岗位 认真处理事务 做好值班记录 加强安全保卫工作 二、接打电话的工作 （一）熟悉常用电话号码 应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科室电话号码和本单位领导们的电话号码；熟悉主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联系的电话号码；工作案头应备电话号码查询资料以咨查用。（二）打电话时应注意的事项 打电话时应注意的事项如下（见图打电话时应注意的事项如下（见图6-196-19）。）。图图6-19 6-19 打电话时应注意的事项打电话时应注意的事项（三）接电话时应注意的事项 1.1.铃响两三声之间，是接听电话的最佳时机。让铃响两三声之间，是接听电话的最佳时机。让对方多等了，接听电话之后要马上道歉。对方多等了，接听电话之后要马上道歉。2.2.接听电话，拿起后应先说：接听电话，拿起后应先说：“您好，这里是您好，这里是XXXX公司公司XXXX部门部门”。3.3.接听找人的电话，要问清对方的姓名或单位：接听找人的电话，要问清对方的姓名或单位：“对不起，您贵姓？对不起，您贵姓？”“”“对不起，我怎么称呼您？对不起，我怎么称呼您？”然后然后说说“请您稍等请您稍等”。4.4.电话中谈事情，要尽快确认对方单位、姓名和电话中谈事情，要尽快确认对方单位、姓名和电话事由。电话事由。5.5.不清楚的，要请对方复述；重要的内容，要主不清楚的，要请对方复述；重要的内容，要主动复述给对方确认无误。动复述给对方确认无误。6.6.通话结束，挂机不必过于迅速，一般对方身份通话结束，挂机不必过于迅速，一般对方身份高时，要等对方先挂机。高时，要等对方先挂机。7.7.对错打进来的电话，态度也要和蔼宽容。对错打进来的电话，态度也要和蔼宽容。（四）应当注意的电话礼仪 无论接、打电话，秘书都应注意声音要柔和，语气要亲切，表述要清楚，快慢要适中，嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。（五）做好电话记录 无论打电话还是接电话，必要的时候，都要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐全。这五要素通常称为“5W1H”。即：Who，谁（人）；When，什么时候（日、时）；Where，在哪里（场所）；What，什么事（内容）；Why，为什么（理由）；How，如何处理（方法）。（六）做好图文传真 做好图文传真应了解以下八点。做好图文传真应了解以下八点。目前高级传真机是兼容的，收发传真非常便捷；目前高级传真机是兼容的，收发传真非常便捷；接通电话，请收件方给传真信号，发传真方要先接通电话，请收件方给传真信号，发传真方要先 按按FaxFax键，后挂机；键，后挂机；原件一定要扣放在发送面上，也可以在接通传真原件一定要扣放在发送面上，也可以在接通传真机前就放好传真件；机前就放好传真件；一般收文以后有一份报表在页头上，注明发送时一般收文以后有一份报表在页头上，注明发送时间，传真号码。秘书可以以此做好登记；间，传真号码。秘书可以以此做好登记；一般传真机的提示屏有文字提示可一般传真机的提示屏有文字提示可以按照提示语言操作；以按照提示语言操作；1 1 1 12 2 2 23 3 3 34 4 4 45 5 5 5 传真机一般都有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接收传真容易失密。传真机有热敏纸和复印纸两种选择，因为热敏纸不易久留，目前比较多的是采用复印机用纸接收传真件。凡用热敏纸接收传真件，需要保存得一定及时复印。6 6 6 67 7 7 78 8 8 8（六）做好图文传真（七）电话记录的处理 通话后应及时整理记录内容，并根据涉及的内容和缓急程度，送有关领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事务，秘书人员可直接答复或办理。三、做好接待工作 （一）秘书应尽量坚持（一）秘书应尽量坚持“约见制度约见制度”接待工作，常被秘书根据来客是否有约定而分为接待工作，常被秘书根据来客是否有约定而分为“有约来客有约来客”和和“无约来客无约来客”。在秘书的接待工作中，。在秘书的接待工作中，秘书秘书应尽量坚持应尽量坚持“约见约见”制度，即使每一位来客和来访者能制度，即使每一位来客和来访者能在在事前通过电话，预约来访时间和所谈事事前通过电话，预约来访时间和所谈事宜，使秘书对每一项接待都先有准备，宜，使秘书对每一项接待都先有准备，接谈后事情能够落实，或有进展。接谈后事情能够落实，或有进展。（二）秘书必须坚持“一视同仁”的原则 无论是来客自行推门而入还是有人引见，秘书要无论是来客自行推门而入还是有人引见，秘书要马上放下手头工作，面带微笑，起身站立，问候并接马上放下手头工作，面带微笑，起身站立，问候并接待。待。如果是到接待室、会客室相见，秘书要守时、迅如果是到接待室、会客室相见，秘书要守时、迅速、步履轻快地走进接待室。速、步履轻快地走进接待室。见面的礼节一般是握手。秘书不可忽视握手的礼见面的礼节一般是握手。秘书不可忽视握手的礼节。节。秘书的接待工作中，可以称来客秘书的接待工作中，可以称来客“同志同志”、“先生先生”、“小姐小姐”、“女士女士”等，但要分清场合和来客的身份。等，但要分清场合和来客的身份。1 1 1 12 2 2 23 3 3 34 4 4 4（三）秘书应坚持热情适度、礼仪周全的接待原则 秘书应坚持热情适度、礼仪周全的接待原则。秘书应坚持热情适度、礼仪周全的接待原则。确认需要引见的，或者是领导，或者是有关部门，确认需要引见的，或者是领导，或者是有关部门，秘书要先与其联系；秘书要先与其联系；需要引导客人到其它地方；需要引导客人到其它地方；为来客引见介绍；为来客引见介绍；需要稍候被会见的客人和直接由秘书截瘫的客人，需要稍候被会见的客人和直接由秘书截瘫的客人，都应受到热情及时的招待；都应受到热情及时的招待；来客告辞，秘书要起身相送；来客告辞，秘书要起身相送；不要把感情好恶放到接待工作中。不要把感情好恶放到接待工作中。1 1 1 12 2 2 23 3 3 34 4 4 45 5 5 56 6 6 6（四）秘书应坚持接待工作有始有终，始终如一的原则 接待工作计划主要内容应包括接待方针、接待规格接待工作计划主要内容应包括接待方针、接待规格接待日程安排、接待形式、接待经费开支、生活安排。接待日程安排、接待形式、接待经费开支、生活安排。秘书在具体接待工作中应注意：秘书在具体接待工作中应注意：（1 1）随时准备放下手头工作，热情接待来客；）随时准备放下手头工作，热情接待来客；（2 2）不因个人感情影响对来客的礼仪和态度；）不因个人感情影响对来客的礼仪和态度；（3 3）态度和蔼、诚恳，接谈认真负责，介绍情况实）态度和蔼、诚恳，接谈认真负责，介绍情况实在、有分寸；在、有分寸；（4 4）认真做好接待记录，对每一位来客的事项应有）认真做好接待记录，对每一位来客的事项应有妥善的交代；妥善的交代；（5 5）来客走后，不随便议论是非，认真记住来过的）来客走后，不随便议论是非，认真记住来过的客人，争取下一次见面时能先认出对方，叫出对方的姓客人，争取下一次见面时能先认出对方，叫出对方的姓名或职务。名或职务。1 1 1 12 2 2 2（五）秘书应注意“上下区分，内外有别”的接待原则 上下区分一般指上下级机关之间的接待工作原则。（1）来客是上级领导机关的；（2）来客是平级单位或不相隶属单位的；（3）来客是下级单位的；（4）来客是新闻媒体的。1 1 1 1 “内外有别内外有别”是对国家而言，对外国友人和对国人是是对国家而言，对外国友人和对国人是有区别的，这不仅表现在礼仪上，主要表现在接待原则有区别的，这不仅表现在礼仪上，主要表现在接待原则上。上。（1 1）秘书要按国家或地方单位统一的政策、方针、）秘书要按国家或地方单位统一的政策、方针、法规、标准、业务要求等办理接待，不清楚的要及时请法规、标准、业务要求等办理接待，不清楚的要及时请示；示；（2 2）对外国来宾要礼貌平等相待，尊重是互相的，）对外国来宾要礼貌平等相待，尊重是互相的，随俗也是互相的；随俗也是互相的；（3 3）要遵守重礼仪讲实效的原则；）要遵守重礼仪讲实效的原则；（4 4）尤其要遵守保密的原则和纪律。）尤其要遵守保密的原则和纪律。（五）秘书应注意“上下区分，内外有别”的接待原则2 2 2 2四、信访工作接待上访人员，要讲究工作方法（见图6-20）。图图6-20 6-20 信访工作信访工作 做好信访工作，要注意以下问题，如表做好信访工作，要注意以下问题，如表6-26-2所示。所示。表表6-2 6-2 信访工作应注意的事项信访工作应注意的事项序号序号 步骤步骤 注注 意意 事事 项项 1 1登记登记 建立登记制度，来信上访均应单独编号登记建立登记制度，来信上访均应单独编号登记 2 2呈阅呈阅 对具有政策性、普遍性、倾向性、重要性的来信上访对具有政策性、普遍性、倾向性、重要性的来信上访材料，及时填写信访处理单等，连同原信和上访材料，材料，及时填写信访处理单等，连同原信和上访材料，呈报有关领导阅批呈报有关领导阅批 3 3 交办交办 凡上级组织或领导人阅批的重要信访文书，信访部门凡上级组织或领导人阅批的重要信访文书，信访部门都可以将领导批示的复印件转交有关主管部门调查核实和都可以将领导批示的复印件转交有关主管部门调查核实和处理，并限期汇报对信访事件的处理结果处理，并限期汇报对信访事件的处理结果4 4转办转办 一般的信访，受理机关可按一般的信访，受理机关可按“分级负责、归口办理分级负责、归口办理”的原则，将信访材料转交有关地区、部门或单位处理，并的原则，将信访材料转交有关地区、部门或单位处理，并责成他们答复信访者责成他们答复信访者5 5催办催办 对本地区、本系统的信访工作和交办到各地、各部门对本地区、本系统的信访工作和交办到各地、各部门处理的信访文书，应及时进行检查督促。久拖不决的问题处理的信访文书，应及时进行检查督促。久拖不决的问题可采用查办的方法解决可采用查办的方法解决 四、信访工作续续 表表序号序号步骤步骤注注 意意 事事 项项6 6回告回告 各承办单位对于领导人批办后直接办理的信访事项应在各承办单位对于领导人批办后直接办理的信访事项应在3030日内办日内办理完毕。情况复杂时，可延长时限，对交办的信访事项，应当自收到理完毕。情况复杂时，可延长时限，对交办的信访事项，应当自收到之日起之日起9090日内办结，并将办理结果报告交办单位。对转办的信访事项，日内办结，并将办理结果报告交办单位。对转办的信访事项，应当自收到之日起应当自收到之日起9090日内办结，并视情况向转办单位回复办理结果日内办结，并视情况向转办单位回复办理结果 7 7审结审结 原交办单位对承办单位上报信访问题处理结果的回告材料，要认原交办单位对承办单位上报信访问题处理结果的回告材料，要认真审查，及时结案。上报的结论和处理意见，必有申述者签署的意见真审查，及时结案。上报的结论和处理意见，必有申述者签署的意见8 8复信复信 对信访的处理结果，应分别情况，给信访人书面复信或口头答复。对信访的处理结果，应分别情况，给信访人书面复信或口头答复。复信要注意签署日期，加盖公章，留存底稿。若口头答复，应记录存复信要注意签署日期，加盖公章，留存底稿。若口头答复，应记录存档，以备查考档，以备查考9 9归档归档 各级信访部门在信访工作中形成的、属于立卷归档范围的文件、各级信访部门在信访工作中形成的、属于立卷归档范围的文件、材料、人民来信，均应按性质分类整理、立卷归档，建立信访档案材料、人民来信，均应按性质分类整理、立卷归档，建立信访档案 1010保密保密与与回避回避 在办理信访事项的过程中，不得将检举、揭发、控告材料及有关在办理信访事项的过程中，不得将检举、揭发、控告材料及有关情况透露或转交揭发控告人的单位；严格控制信访文书的传阅范围；情况透露或转交揭发控告人的单位；严格控制信访文书的传阅范围；不得向外透露工作秘密；不得丢失、藏匿或擅自销毁信访文书；办理不得向外透露工作秘密；不得丢失、藏匿或擅自销毁信访文书；办理信访的工作人员与信访事项或信访人有直接利害关系者，应当回避信访的工作人员与信访事项或信访人有直接利害关系者，应当回避 四、信访工作五、印章的管理和使用 掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、负责人印章等。公章是一个机关、单位或社会组织的正式印章，是其具有合法性的标志，是行使其职权的凭信。印章的应用应注意以下四个方面，如表印章的应用应注意以下四个方面，如表6-36-3所示。所示。表表6-3 6-3 印章的应用应注意的事项印章的应用应注意的事项 要要 求求 具具 体体 内内 容容 管理印章要管理印章要有制度有制度 对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什么情况对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用未经上级批准，任何人不得管理和使用印章未经上级批准，任何人不得管理和使用印章 印章必须妥印章必须妥善保管善保管 须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中，并随须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面上报案，并迅速通报有关方面 使用印章要使用印章要慎重慎重 一定要有批准手续，并进行一定要有批准手续，并进行登记登记。登记项目有用章日期、。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等等 使用印章事使用印章事前要认真检查前要认真检查 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印的可以提出异议，甚至拒绝用印 盖章位置准确盖章位置准确 一般落款章要盖在文件日期上方，做到上不压正文、下一般落款章要盖在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正、清晰要骑年盖月，印文字迹要端正、清晰 五、印章的管理和使用六、开具各种信函 （一）介绍信 介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。介绍信的种类 介绍信分三种：打印成文，不留存根的印刷介绍信；打印成文带存根的印刷介绍信；用一般公文纸书写的介绍信。1 1 1 1 介绍信的写作介绍信的写作 介绍信包括以下内容，如表介绍信包括以下内容，如表6-46-4所示。所示。表表6-4 6-4 介绍信的内容介绍信的内容内容内容 具具 体体 要要 求求 上款上款 指对方单位的名称或对方负责人的称呼。上款要单独起一行，指对方单位的名称或对方负责人的称呼。上款要单独起一行，顶格书写，称呼后加冒号顶格书写，称呼后加冒号 介绍介绍事项事项 包括：介绍信持有者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一包括：介绍信持有者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及到一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、求。当事项涉及到一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等职务、级别等 落款落款 署明开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章署明开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章 附注附注 一般标明该介绍信的有效期限一般标明该介绍信的有效期限 2 2 2 2六、开具各种信函介绍信示例书信式介绍信不带存根的印刷介绍信 带存根的印刷介绍信六、开具各种信函3 3 3 3表表6-5 6-5 证明信的种类证明信的种类分类标准分类标准 种种 类类 从内容上从内容上 以组织名义出具的证明信和以个人名义出具以组织名义出具的证明信和以个人名义出具的证明信的证明信从格式上从格式上 固定形式的证明信和非固定形式的证明信固定形式的证明信和非固定形式的证明信 从证明信的用途来看从证明信的用途来看 证件式的证明信、作为材料存入档案的证明证件式的证明信、作为材料存入档案的证明信和证明证件丢失等情况的证明信信和证明证件丢失等情况的证明信（二）证明信 证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称为真实情况的专用书信。证明信通常被称为“证明证明”、“证证明函明函”或或“证明书证明书”。证明信的种类证明信的种类 证明信可以有以下分类，如表证明信可以有以下分类，如表6-56-5所示。所示。1 1 1 1 证明信的写作证明信的写作 一般证明信都由标题、称呼、正文、署名和日期一般证明信都由标题、称呼、正文、署名和日期组成（见图组成（见图6-216-21）。）。图图6-21 6-21 证明信的写作证明信的写作2 2 2 2（二）证明信 证明信示例 固定式证明书信 作为证件用的证明信 作为材料存入档案的证明信 个人出具的证明信 3 3 3 3（二）证明信（三）推荐信 推荐信是一种向对方推荐、举荐人或物或者事的书信。比如并非出于推销目的而推荐某种用品、某处旅游地的书信；还有在评选先进或优秀活动中举荐优秀事迹行为的。时下用得比较多的是推荐人才的，比如向工作单位、招聘单位举荐或自荐的。推荐信的写作，与普通信函相近。（四）邀请函 邀请函也称为请柬，是邀请对方前来参加会议、邀请函也称为请柬，是邀请对方前来参加会议、学术报告以及开业庆典、展览等活动的一种专用书信。学术报告以及开业庆典、展览等活动的一种专用书信。邀请函的写作邀请函的写作 邀请函的写作内容有以下四点，如表邀请函的写作内容有以下四点，如表6-66-6所示。所示。表表6-6 6-6 邀请函的写作内容邀请函的写作内容内内 容容 要要 求求 标标 题题 在封面或第一行中间写在封面或第一行中间写“邀请书邀请书”字样字样 上上 款款 被邀请单位（或个人）名称单占一行，顶格被邀请单位（或个人）名称单占一行，顶格书写书写正正 文文 写活动内容、时间、地点写活动内容、时间、地点落落 款款 邀请单位（或个人）名称、发出邀请的日期邀请单位（或个人）名称、发出邀请的日期1 1 1 1（五）聘书 聘书，指聘请有关人员担任某项职务或承担某项聘书，指聘请有关人员担任某项职务或承担某项工作的书信。工作的书信。聘请书的写作聘请书的写作 聘请书的写作内容如下（见图聘请书的写作内容如下（见图6-226-22）。）。图图6-22 6-22 聘请书的写作聘请书的写作1 1 1 1七、拟写大事记 （一）大事记的概念 大事记，是用于随时记载机关日常重要工作或活动简况的公文文种。所谓“大事”，指能反映本单位的重要工作或活动面貌，于今后有查考价值的事项。（二）大事记的写法 大事记的结构，由标题、正文组成具体内容如下大事记的结构，由标题、正文组成具体内容如下（见图（见图6-236-23）。）。图图6-23 6-23 大事记的内容大事记的内容八、领导临时交办的工作 一般说来，秘书要完成并做好领导临时交办的工作，应当注意以下问题（见图6-24）。图图6-24 6-24 做好领导临时交办的工作应注意的问题做好领导临时交办的工作应注意的问题第四节 秘书工作中的会计报表与银行事务本节点睛一、秘书工作遇到的 会计报表二、秘书工作涉及的 银行业务 在企业公司就职的秘书，其工作内容必然涉及财务和银行业务，所以了解掌握这方面的内容对现代秘书是非常重要的。一、秘书工作中遇到的会计报表 （一）会计报表的种类与作用（一）会计报表的种类与作用 资产负债表资产负债表 （1 1）资产负债表是反映企业在某一特定日期财况。）资产负债表是反映企业在某一特定日期财况。资产部分按流动性排列，也就是按资产转换成现金的资产部分按流动性排列，也就是按资产转换成现金的能力排列；负债部分也按流动性排列，也就是按照偿能力排列；负债部分也按流动性排列，也就是按照偿还期的近远排列；所有者权益部分按永久性程度排列，还期的近远排列；所有者权益部分按永久性程度排列，永久性程度高的在前。永久性程度高的在前。（2 2）资产负债表的格式）资产负债表的格式 1 1 1 1 资产负债表的作用如下（见图6-25）。图图6-25 6-25 资产负债表的作用资产负债表的作用一、秘书工作中遇到的会计报表 损益表损益表 损益表，又称利润表，是总括反映企业在一定会计损益表，又称利润表，是总括反映企业在一定会计期间内利润（亏损）的实现情况的报表，属动态报表。期间内利润（亏损）的实现情况的报表，属动态报表。（1 1）损益表以附表的形式，进一步明确利润分配、）损益表以附表的形式，进一步明确利润分配、商品销售的情况（见图商品销售的情况（见图6-266-26）。）。（2 2）损益表及其附表表格。）损益表及其附表表格。2 2 2 2一、秘书工作中遇到的会计报表图图6-26 6-26 资产负债表的作用资产负债表的作用（3）损益表的作用（见图6-27）。一、秘书工作中遇到的会计报表图图6-27 6-27 损益表的作用损益表的作用 财务状况变动表财务状况变动表 财务状况变动表，是综合反映一定会计期间内营财务状况变动表，是综合反映一定会计期间内营运资金来源和运用及其增减变动情况的报表，属动态运资金来源和运用及其增减变动情况的报表，属动态报表。财务变动表的作用如下：报表。财务变动表的作用如下：（1 1）反映企业在一定时期内的财务状况变动全貌）反映企业在一定时期内的财务状况变动全貌增加（或减少）了多少可供营运的资金；增加（或减少）了多少可供营运的资金；（2 2）反映企业营运资金变化的内在原因，营运资）反映企业营运资金变化的内在原因，营运资金从何处增加，又用于何处；金从何处增加，又用于何处；（3 3）通过各项流动资产和流动负债的本年增减金）通过各项流动资产和流动负债的本年增减金额，反映流动资产和流动负债的结构变化；额，反映流动资产和流动负债的结构变化；（4 4）沟通了资产负债表与损益表。）沟通了资产负债表与损益表。3 3 3 3一、秘书工作中遇到的会计报表（二）秘书认识会计报表的意义 会计报表是定期、总括地反映企事业单位的经济活动及其结果的专门表格。在日常会计核算中，对于企事业单位在一定时期内所发生的各项经济业务都已填制会计凭证，在有关的账簿中进行连续、系统、全面的记录。二、秘书工作涉及的银行业务 （一）银行账户 银行账户的概念和种类 银行账户是指办理支付结算业务的存款人在经办银行开立的存款账户。银行账户分为基本存款账户、一般存款账户、临时存款账户和专用存款账户四类。1 1 1 1 开立银行账户的条件和程序开立银行账户的条件和程序 开立基本存款账户的条件和程序开立基本存款账户的条件和程序 企业法人；企业法人；企业法人内部单独核算的单位；企业法人内部单独核算的单位；管理财政预算资金和预算外资金的财政部门；管理财政预算资金和预算外资金的财政部门；实行财政预算管理的行政机关、事业单位；实行财政预算管理的行政机关、事业单位；团级以上军队、武警单位；团级以上军队、武警单位；外国驻华机构；外国驻华机构；社会团体；社会团体；单位附设的食堂、招待所、幼儿园；单位附设的食堂、招待所、幼儿园；外地常设机构；外地常设机构；私营企业、个体经济户、承包户和个人。私营企业、个体经济户、承包户和个人。2 2 2 2二、秘书工作涉及的银行业务 存款人申请开立基本存款账户，应填制开户申请书，向开户银行出具下列证明文件之一（见图6-28）。图图6-28 6-28 申请人需出具的文件申请人需出具的文件二、秘书工作涉及的银行业务 开立开立一般一般存款账户的条件和程序存款账户的条件和程序 下列情况可以申请开立一般存款账户；下列情况可以申请开立一般存款账户；在基本在基本存款账户以外的银行取得借款的单位和个人；存款账户以外的银行取得借款的单位和个人；与基与基本存款账户的存款人不在同一地点的附属非独立核算本存款账户的存款人不在同一地点的附属非独立核算单位。单位。存款人申请开立一般存款账户，应填制开户申请存款人申请开立一般存款账户，应填制开户申请书，向开户银行出具下列证明文件之一：借款合同或书，向开户银行出具下列证明文件之一：借款合同或借款借据；基本存款账户的存款人同意其附属的非独借款借据；基本存款账户的存款人同意其附属的非独立核算单位开户证明。然后送交盖有存款人印章的印立核算单位开户证明。然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经银行审核同意后，即可开立该账户。鉴卡片，经银行审核同意后，即可开立该账户。二、秘书工作涉及的银行业务 开立开立临时临时存款账户的条件和程序存款账户的条件和程序 下列情况的存款人可以申请开立临时存款账户：下列情况的存款人可以申请开立临时存款账户：外地临时机构；外地临时机构；临时经营活动需要的单位和个人。临时经营活动需要的单位和个人。存款人申请开立临时存款账户，应填制开户申请存款人申请开立临时存款账户，应填制开户申请书，向开户银行出具下列证明文件之一：当地工商行书，向开户银行出具下列证明文件之一：当地工商行政管理机关核发的临时执照；当地有权部门同意设立政管理机关核发的临时执照；当地有权部门同意设立外来临时机构的批件。然后送交盖有存款人印章的印外来临时机构的批件。然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经银行审核同意后，即可开立该账户。鉴卡片，经银行审核同意后，即可开立该账户。二、秘书工作涉及的银行业务 开立开立专用专用存款账户的条件和程序存款账户的条件和程序 根据规定，存款人有下列特殊用途的资金可以根据规定，存款人有下列特殊用途的资金可以申请开立专用存款账户：申请开立专用存款账户：基本建设的资金；基本建设的资金；更更新改造的资金；新改造的资金；特定用途需要专户管理的资金。特定用途需要专户管理的资金。存款人申请开立专用存款账户，应填制开户申存款人申请开立专用存款账户，应填制开户申请书向开户银行出具下列证明文件之一：经有权部请书向开户银行出具下列证明文件之一：经有权部门批准立项的文件；国家有关文件的规定。然后送门批准立项的文件；国家有关文件的规定。然后送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经银行审核同意后，交盖有存款人印章的印鉴卡片，经银行审核同意后，即可开立该账户。即可开立该账户。二、秘书工作涉及的银行业务 银行账户的变更和撤销银行账户的变更和撤销 银行账户的变更是指银行账户名称的变更和开户银行账户的变更是指银行账户名称的变更和开户银行的变更。银行账户撤销时，存款人必须与开户银银行的变更。银行账户撤销时，存款人必须与开户银行核对账户余额，经开户银行审核同意后，办理销户行核对账户余额，经开户银行审核同意后，办理销户手续，并交回各种重要空白凭证和开户许可证；开户手续，并交回各种重要空白凭证和开户许可证；开户银行对已开户一年，但未发生任何业务的账户，应通银行对已开户一年，但未发生任何业务的账户，应通知存款人自发出通知知存款人自发出通知3030日内到开户银行办理销户手日内到开户银行办理销户手续，逾期视同自愿销户续，逾期视同自愿销户。3 3 3 3二、秘书工作涉及的银行业务（二）票据 票据是支付结算的重要手段。票据是支付结算的重要手段。票据的概念票据的概念 票据是指票据法所规定的由出票人依法签发票据是指票据法所规定的由出票人依法签发的、约定自己或者委托付款人在见票时或指定的日期的、约定自己或者委托付款人在见票时或指定的日期向收款人或持票人无条件支付一定金额