秘书工作的艺术课件

秘书工作的艺术秘书工作的艺术秘书的产生人类社会的集体活动需要有统一的指挥与组织即需要有人来“领导”领导工作日益繁重，需要有人随时从旁 辅助与支持秘书 和秘书工作应运而生工作的心态我国著名学者邹韬奋曾说过：一个人光溜溜地到这个世界上来，最后光溜溜地离开这个世界而去，彻底想起，名利都是身外之物，只有尽个人的心力，使社会上的人多得其工作的裨益，是为人生最愉快的事情。秘书在处理与领导的关系时应具有这样的胸怀。一、摆正位置，自觉服务 （一）要维护领导的威信任何情况都不能破坏领导的威信，对领导者工作中的差错或失误，不能乱发议论如有必要，应通过正当的方式渠道向有关方面反映自己的意见，以求得合理妥善的解决。(二)要遵照领导的意见大多数领导者德才兼备、经验丰富，其意见和决策多经过全盘考虑和深思熟虑的应坚决按照这些意见和决策去做当领导意见和决策不被理解、接受时，要挺身而出，站在领导一边，给予大胆支持（三）要尊重领导的职权秘书是服务性人员，不是决策者不能越职代权，借领导的名义发号施令意见未被采纳，也不应委屈失望及时向有关领导汇报请示，不能自作主张（四）要体谅领导，为其分忧要自觉地为领导服务任劳任怨、不计名利，真正做到和领导同甘苦、共患难工作中淡化“自己”，真诚、发自内心的想领导之所想（五）要了解领导、熟悉领导作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点、生活爱好、工作经历 为日后工作提前做好铺垫，更容易进行配合协调二、正确领会、贯彻、执行 领导意图领导意图的具体表现形式正式文件形式命令、指示、决定、通知等非正式文件形式部署安排、签批意见、口头要求如何面对领导意图形成过程中做好辅助性的服务形成过程中做好辅助性的服务工作工作 以便为领导决策提供参考依据 例如：1.收集提供各种信息情况2.及时反映工作中出现的各种问题3.拟定一些活动的可选性方案4.针对某些问题经常提出自己合理化的建议等正确理解、领会正确理解、领会形成背景、目的、作用正确地传达、正确地传达、贯彻、执行贯彻、执行执行中的信息反馈工作执行中的信息反馈工作 及时了解执行情况，将发现的问题及时反映，使领导能根据具体情况及时作出新的调整和安排。注意事项首先将信息确认无误不要贻误传达时间不要截留领导意图不要随意解释或歪曲遇到抵触等困难时，秘书人员既要坚持原则，又要机动灵活，多做工作，使执行者自觉接受主动性 服务性 创造性三、理解领导的缺失三、理解领导的缺失换位思考换位思考 如果是我处在领导的位置，能保证不犯任何错误吗？诉诸高尚的动机诉诸高尚的动机 应相信领导是一个高尚的人，一个廉洁的人，一个公平正直的人。一旦领导意识到他在下属心目中是一个良好的形象，那么，他也会尽量去维护这个形象的。四、补台不拆台四、补台不拆台如何处理多位领导间的关系如何处理多位领导间的关系不论哪位领导安排工作，都要做好，不搀杂个人感情不论思想感情上，还是行为活动上都不产生倾斜度领导之间产生分歧时领导之间产生分歧时 DO:被动地双向地劝慰、弥合、消除 DONT:主动地站在一边，冷落一边，或保持沉默原则 工作上的支持，关系上的爱护五、提高自身素养五、提高自身素养 增强办事能力增强办事能力（一）诚实而不做假弄权秘书的高尚可贵之处，恰恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计较报酬待遇的精神。邓颖超（二）当参谋而不自以为是要明白自己只有建议权，而无强求领导必须采纳的权力即使认为自己的建议正确合理，也必须遵守组织原则，按领导意图办事，而不能与之对抗（三）公正而不搬弄是非向领导汇报情况时，要公正、客观、超脱特别是涉及到人事问题，搬弄是非或过多美言都是不可以的要做到不徇私情（四）受批评而不急不怨对于正确批评虚心接受对于过份或错误的批评务必保持冷静的态度对于错误的批评秘书人员可能感到委屈，但从维护大局及领导威信出发，不可急于争辩，特别在公共场合更应冷静，要有忍耐性，要识大体，给领导留一定的面子，不要让领导下不来台。待事情过后，气氛缓和之后，再采用适当方式加以解释。（五）谦虚而不傲上凌下安守本份，对上尊重，对下谦虚 这不仅是作为秘书的职业素养，亦是个人品德修养的体现六、树立沟通意识，学会进谏如何才能有效的与领导沟通？（一）恰当的时机 说恰当的话天时不良的时机领导情绪烦闷、焦躁的时候 从心理学角度讲，人在处于情绪低落焦躁时，非理智情绪往往较强大，理智分析和自控能力会有所减弱或受到抑制领导吃饭、开会、看文件、听别人汇报情况时 因为此时领导往往不能集中注意力，可能一句话听半句，影响沟通质量如果有了较好的交谈时机，秘书人员也要掌握好交谈的时间限度，话题紧凑，不要滔滔不绝，口若悬河的占用过多的时间（二）恰当的地方 说恰当的话地利正式严肃的交谈地点自然是办公室内但秘书人员角色身份特殊，应更多地利用非正式场合，沟通效果可能更好注意：秘书向领导进谏应避免在公开场合或有陌生人在场的情况下进行 这样会使领导人显得尴尬、窘迫，甚至会使领导人为维护自己的面子而固执己见，听不进不同意见。（三）对恰当的领导 说恰当的话人和若领导人文化修养高、胸怀宽广、能容纳不同意见的，秘书对沟通时机、场合选择则较自由对易怒易暴的领导，则应注意采取较谨慎的沟通方式方法 TIPS：无论领导表现出什么样的态度，秘书首先应相信他是一个高尚、正直、有修养的人。这样有利于维护自身在工作中的良好心态并且，一旦领导意识到他在下属心目中是一个良好的形象，那么，他也会尽量去维护这个形象的。（四）运用恰当的语言方式进谏特别注意维护领导的尊严和自尊 作为领导者的决定，因为角色规定的权威性而使领导的尊严显得更为突出；放弃某种决定，改变某些观点，往往意味着领导者学识和尊严的降低特别注意进言时场合、地点、时机及语言的选择态度要诚恳 表情要自然 口气要婉转 语调要平衡成为领导的辅佐良臣成为领导的辅佐良臣培养交际技巧培养交际技巧 提高交际能力提高交际能力p经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量pStudyConstantly,AndYouWillKnowEverything.TheMoreYouKnow,TheMorePowerfulYouWillBe写在最后Thank You在别人的演说中思考，在自己的故事里成长Thinking In Other PeopleS Speeches，Growing Up In Your Own Story讲师：XXXXXX XX年XX月XX日