商务秘书实务第二版课件

112:21商务秘书实务商务秘书实务 119:33商务秘书实务商务秘书实务 212:21第一章第一章 商商务秘秘书概述概述 219:33第一章第一章 商务秘书概述商务秘书概述 312:21第一章第一章 商商务秘秘书概述概述第一第一节 商商务秘秘书与商与商务秘秘书工作工作第二第二节 商商务秘秘书的素的素质要求与行要求与行为规范范 第三第三节 商商务秘秘书工作入工作入门319:33第一章第一章 商务秘书概述第一节商务秘书概述第一节 商务秘书与商商务秘书与商412:21一、商务秘书一、商务秘书二、商务秘书工作二、商务秘书工作主要内容主要内容 419:33主要内容主要内容 512:21秘书是上司的近身参谋和助手是主要从事文牍性、信息性、协调性和事务工作的人员是一种广泛的社会职业是办文、办会和办事的人员1、商、商务秘秘书的定的定义519:33秘书是上司的近身参谋和助手秘书是上司的近身参谋和助手1、商务秘书的定义、商务秘书的定义612:21从组织的性质分类政务秘书商务秘书司法秘书外事秘书教育秘书从能力特长分类参谋型秀才型办事型公关型操作型翻译型2、秘书的类型、秘书的类型619:33从组织的性质分类从能力特长分类从组织的性质分类从能力特长分类2、秘书的类型、秘书的类型712:21按其按其责任的大小和能力素任的大小和能力素质的高低划分的高低划分首先是助理文首先是助理文首先是助理文首先是助理文书级书级也常被称也常被称也常被称也常被称为为“见习见习秘秘秘秘书书”（receptionreception）其主要工作内容是其主要工作内容是其主要工作内容是其主要工作内容是负责负责打字、接待、打字、接待、打字、接待、打字、接待、电传电传、管理、管理、管理、管理办办公用品、公用品、公用品、公用品、处处理理理理电话电话、分送信函、分送信函、分送信函、分送信函、预预定定定定约约会等。会等。会等。会等。其次其次其次其次应应是文是文是文是文书级书级。也常被称。也常被称。也常被称。也常被称为为“正式秘正式秘正式秘正式秘书书”（secretarysecretary）其主要工作内容是）其主要工作内容是）其主要工作内容是）其主要工作内容是负责负责起草打印文件，起草打印文件，起草打印文件，起草打印文件，收收收收发处发处理文理文理文理文书书，完成上司，完成上司，完成上司，完成上司临时临时交交交交办办的事的事的事的事项项，笔，笔，笔，笔录录口授口授口授口授文件，文件，文件，文件，负责负责会会会会议议的的的的记录记录，为为上司的上司的上司的上司的报报告文件收集告文件收集告文件收集告文件收集组织组织材料，制定旅行材料，制定旅行材料，制定旅行材料，制定旅行计计划，管理档案划，管理档案划，管理档案划，管理档案资资料，料，料，料，辅辅助助助助经经理理理理处处理理理理小小小小额现额现金，兼做一些会金，兼做一些会金，兼做一些会金，兼做一些会计计出出出出纳计账纳计账的工作，保管保密的工作，保管保密的工作，保管保密的工作，保管保密文件等。正式秘文件等。正式秘文件等。正式秘文件等。正式秘书书无无无无论论是是是是职职位的性位的性位的性位的性质质，技，技，技，技术术的要求，的要求，的要求，的要求，涉及的方面，涉及的方面，涉及的方面，涉及的方面，还还是工作的是工作的是工作的是工作的责责任都要任都要任都要任都要远远远远高于高于高于高于见习见习秘秘秘秘书书。719:33按其责任的大小和能力素质的高低划分首先是助理文书按其责任的大小和能力素质的高低划分首先是助理文书812:21按其按其责任的大小和能力素任的大小和能力素质的高低划分的高低划分（2）再次是再次是再次是再次是执执行行行行级级，它包括，它包括，它包括，它包括业务业务秘秘秘秘书书、行政秘、行政秘、行政秘、行政秘书书等。等。等。等。其工其工其工其工作内容主要是作内容主要是作内容主要是作内容主要是协协助上司做助上司做助上司做助上司做办办公室和公室和公室和公室和业务业务部的有关工作。部的有关工作。部的有关工作。部的有关工作。如如如如处处理信函，理信函，理信函，理信函，联联系系系系电话电话，接待来，接待来，接待来，接待来访访，安排会，安排会，安排会，安排会议议，收集，收集，收集，收集资资料，管理档案，收料，管理档案，收料，管理档案，收料，管理档案，收发传发传真、真、真、真、电话电话，计计划管理上司的划管理上司的划管理上司的划管理上司的时间时间，安排差旅，安排差旅，安排差旅，安排差旅，对对外代表上司外代表上司外代表上司外代表上司联络联络、处处理事理事理事理事务务，监监督督督督检查检查上司下达的工作，做信息收集工作，上司下达的工作，做信息收集工作，上司下达的工作，做信息收集工作，上司下达的工作，做信息收集工作，协调协调横向、横向、横向、横向、纵纵向的各种关系，向的各种关系，向的各种关系，向的各种关系，辅辅助决策。助决策。助决策。助决策。最后是行政最后是行政最后是行政最后是行政级级。它包括。它包括。它包括。它包括办办公室公室公室公室经经理、行政理、行政理、行政理、行政经经理、秘理、秘理、秘理、秘书书科科科科长长、经经理私人助理等。理私人助理等。理私人助理等。理私人助理等。其工作内容主要包括参与决其工作内容主要包括参与决其工作内容主要包括参与决其工作内容主要包括参与决策，策，策，策，监监督督督督检查检查，辅辅助管理，帮助上司助管理，帮助上司助管理，帮助上司助管理，帮助上司协调组织协调组织内内内内纵纵向向向向横向的关系和横向的关系和横向的关系和横向的关系和组织组织外部的各种关系，指外部的各种关系，指外部的各种关系，指外部的各种关系，指导带领导带领秘秘秘秘书书群群群群体体体体协协同工作，知人善任，合理授同工作，知人善任，合理授同工作，知人善任，合理授同工作，知人善任，合理授权权，合理分派工作。，合理分派工作。，合理分派工作。，合理分派工作。819:33按其责任的大小和能力素质的高低划分（按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）再次是执）再次是执912:21二、商二、商务秘秘书工作工作1、商、商务活活动的特点的特点交易性交易性利益性利益性 竞争性争性 919:33二、商务秘书工作二、商务秘书工作1、商务活动的特点、商务活动的特点1012:212 2 2 2、商商商商务务务务秘秘书书工工作作的的主主要要内内容容（1 1）日常事务性工作）日常事务性工作（3 3）主动创造性工作）主动创造性工作 辅辅辅辅助助助助决决决决策策策策工工工工作作作作、协协协协调调调调沟沟沟沟通通通通工工工工作作作作、督督督督促促促促检检检检查查查查工工工工作作作作、会会会会议议议议工工工工作作作作、差差差差旅旅旅旅准准准准备备备备工工工工作作作作、操操操操办事务、应对突发事件等。办事务、应对突发事件等。办事务、应对突发事件等。办事务、应对突发事件等。信信信信息息息息的的的的开开开开发发发发与与与与利利利利用用用用、有有有有效效效效沟沟沟沟通通通通、公公公公关关关关工工工工作作作作、辅助决策的调查研究工作等辅助决策的调查研究工作等辅助决策的调查研究工作等辅助决策的调查研究工作等。环环环环境境境境管管管管理理理理、办办办办公公公公用用用用品品品品管管管管理理理理、时时时时间间间间管管管管理理理理、流流流流程程程程管管管管理理理理、电电电电话话话话工工工工作作作作、接接接接待待待待工工工工作作作作、文文文文书书书书信信信信函函函函工工工工作作作作、信信信信息息息息工工工工作作作作、保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等保密工作、档案工作、信访工作等。（2 2）上司指派性工作）上司指派性工作 1019:332、商务秘书工作的主要内容、商务秘书工作的主要内容（1）日常事务性工）日常事务性工1112:21辅助性辅助性综合性综合性中介性中介性机要性机要性潜隐性潜隐性三、秘书工作的特点三、秘书工作的特点1119:33辅助性三、秘书工作的特点辅助性三、秘书工作的特点1212:21全球化的全球化的视角角科技的科技的飞速速发展展管理理念的管理理念的变化化人力人力资源的新要求源的新要求企企业文化的文化的变迁迁秘书面临的新挑战1219:33全球化的视角秘书面临的新挑战全球化的视角秘书面临的新挑战1312:21智能化：智能化：专业技能、人技能、人际关系技能、理关系技能、理念分析技能念分析技能专业化：化：术业有有专攻、行攻、行业细分分复合化：多种知复合化：多种知识和技能的和技能的组合合社会化：国社会化：国际化、化、统一化一化女性化：女性在管理中整体地位的提升女性化：女性在管理中整体地位的提升未来秘书的发展趋势1319:33智能化：专业技能、人际关系技能、理念分析技能未智能化：专业技能、人际关系技能、理念分析技能未1412:21 商务秘书的职业道德商务秘书的职业道德商务秘书的知识结构商务秘书的知识结构商务秘书的能力素质商务秘书的能力素质第二节商务秘书的素质要求与行为规范第二节商务秘书的素质要求与行为规范1419:33 商务秘书的职业道德第二节商务秘书的素质商务秘书的职业道德第二节商务秘书的素质1512:21爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。诚实守信，恪尽职守，把握分寸。诚实守信，恪尽职守，把握分寸。积极主动，当好参谋。积极主动，当好参谋。遵守纪律，严守机密，守时守信，言必行，行遵守纪律，严守机密，守时守信，言必行，行必果。必果。谦虚谨慎，踏实细致。团结协作，宽容大度。谦虚谨慎，踏实细致。团结协作，宽容大度。实事求是，客观准确。实事求是，客观准确。勤奋好学，开拓创新。勤奋好学，开拓创新。一、商务秘书的职业道德一、商务秘书的职业道德 1519:33爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。一、商爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。一、商1612:21二、商务秘书的知识结构 1 1、基础知识、基础知识 2 2、相关知识、相关知识 人文科学、自然科学、外语、计算机人文科学、自然科学、外语、计算机3 3、专业知识、专业知识 政政治治学学、经经济济学学、管管理理学学、法法律律、心心理理学学、社社会会学学、市市场场学学、人人力力资资源源管管理理、传播学传播学 秘秘书书学学、秘秘书书实实务务、秘秘书书礼礼仪仪、行行政政管管理理学学、公公共共关关系系学学、会会议议学学、文文书书学学、档档案案学学、信信息息学学、协协调调沟沟通通学学、信信访访学学、速记速记 1619:33二、商务秘书的知识结构二、商务秘书的知识结构 1、基础知识、基础知识 2、1712:21三、商务秘书的能力素质 1、沟通表达能力、沟通表达能力 口头表达、书面表达口头表达、书面表达口头表达、书面表达口头表达、书面表达 2、办事能力、办事能力 清楚授权范围、知晓办事清楚授权范围、知晓办事清楚授权范围、知晓办事清楚授权范围、知晓办事渠道、了解办事程序、熟渠道、了解办事程序、熟渠道、了解办事程序、熟渠道、了解办事程序、熟悉相关业务、掌握相应人悉相关业务、掌握相应人悉相关业务、掌握相应人悉相关业务、掌握相应人际网络、知道轻重缓急、际网络、知道轻重缓急、际网络、知道轻重缓急、际网络、知道轻重缓急、懂得变通懂得变通懂得变通懂得变通 3、协助管理能力、协助管理能力 调查研究、辅助决策调查研究、辅助决策调查研究、辅助决策调查研究、辅助决策督查落实督查落实督查落实督查落实 4、交际公关能力、交际公关能力 运用公关技巧、懂得礼仪运用公关技巧、懂得礼仪运用公关技巧、懂得礼仪运用公关技巧、懂得礼仪常识、善于处理冲突、自常识、善于处理冲突、自常识、善于处理冲突、自常识、善于处理冲突、自我监控力强我监控力强我监控力强我监控力强 5、操作能力、操作能力 各种办公设备各种办公设备各种办公设备各种办公设备 6、应变能力、应变能力 适应不同组织、文化和社适应不同组织、文化和社适应不同组织、文化和社适应不同组织、文化和社会环境、应变突发事件会环境、应变突发事件会环境、应变突发事件会环境、应变突发事件 1719:33三、商务秘书的能力素质三、商务秘书的能力素质 1、沟通表达能力、沟通表达能力 口口1812:21四四、健健康康方方面面 1、身体健康、身体健康 2、心理健康、心理健康 3、交往健康、交往健康 体力、精力、脑力体力、精力、脑力 乐乐观观、开开朗朗、稳稳健健、坚坚毅毅、执执着着、自制、幽默自制、幽默 正常的心态和行为能力正常的心态和行为能力1819:33四、健康方面四、健康方面 1、身体健康、身体健康 2、心理健康、心理健康 3、1912:21 秘秘书的面的面试技巧（技巧（1）第一，要争取通第一，要争取通过面面试这一关。面度之一关。面度之前要仔前要仔细了解了解该公司或企公司或企业的性的性质、规模、模、经营的范的范围、特色等、特色等第二，第二，要事先整理自己的思路，确定如要事先整理自己的思路，确定如何表达自己的学何表达自己的学历、资格、能力、特点格、能力、特点和和爱好，所好，所陈述的内容述的内容应和和简历上的完上的完全一致全一致 第三节第三节 商务秘书工作入门商务秘书工作入门1919:33 秘书的面试技巧（秘书的面试技巧（12012:21秘秘书的面的面试技巧（技巧（2）第三，第三，第三，第三，预预先准先准先准先准备备好好好好对对方可能提出方可能提出方可能提出方可能提出问题问题的的的的应对应对答案，特答案，特答案，特答案，特别别要想好如要想好如要想好如要想好如果果果果对对方方方方问问及及及及“你你你你对对原来的上司如何原来的上司如何原来的上司如何原来的上司如何评评价？价？价？价？”“”“如果你未来的上司如果你未来的上司如果你未来的上司如果你未来的上司是一个脾气比是一个脾气比是一个脾气比是一个脾气比较较急躁，喜急躁，喜急躁，喜急躁，喜欢欢苛求下属的苛求下属的苛求下属的苛求下属的领导领导，你将怎么，你将怎么，你将怎么，你将怎么办办？”“”“你你你你们们原来的公司原来的公司原来的公司原来的公司规规模模模模较较大，而我大，而我大，而我大，而我们们的公司的公司的公司的公司规规模模模模较较小，你会不会感小，你会不会感小，你会不会感小，你会不会感到不适到不适到不适到不适应应？”等等等等许许多棘手、敏感的多棘手、敏感的多棘手、敏感的多棘手、敏感的问题时问题时，要注意回答的技巧，要注意回答的技巧，要注意回答的技巧，要注意回答的技巧，因因因因为这为这些些些些问题问题是要考察你的人是要考察你的人是要考察你的人是要考察你的人际际关系技巧和心理素关系技巧和心理素关系技巧和心理素关系技巧和心理素质质，所以要深，所以要深，所以要深，所以要深思熟思熟思熟思熟虑虑，不要，不要，不要，不要简单简单回答是否回答是否回答是否回答是否对错对错，要，要，要，要辩证辩证全面地全面地全面地全面地陈陈述你述你述你述你对问题对问题的的的的认识认识。第四，事先要了解第四，事先要了解第四，事先要了解第四，事先要了解时时下涉外秘下涉外秘下涉外秘下涉外秘书书人才市人才市人才市人才市场场的薪水的薪水的薪水的薪水标标准，因准，因准，因准，因为为涉外涉外涉外涉外秘秘秘秘书书的薪酬的薪酬的薪酬的薪酬标标准常常和人才市准常常和人才市准常常和人才市准常常和人才市场场的供需状况和大的的供需状况和大的的供需状况和大的的供需状况和大的经济经济形形形形势势密不密不密不密不可分。面可分。面可分。面可分。面试时试时当当当当对对方提及薪酬方提及薪酬方提及薪酬方提及薪酬问题时问题时，可以根据自己的，可以根据自己的，可以根据自己的，可以根据自己的实实力，有力，有力，有力，有的放矢地提出，但注意不要随便的放矢地提出，但注意不要随便的放矢地提出，但注意不要随便的放矢地提出，但注意不要随便说说：“给给多少都没关系多少都没关系多少都没关系多少都没关系”或或或或“我我我我认为认为我原来的薪酬是某某千元，我原来的薪酬是某某千元，我原来的薪酬是某某千元，我原来的薪酬是某某千元，这这次无次无次无次无论论如何要高出原来某某千如何要高出原来某某千如何要高出原来某某千如何要高出原来某某千元。元。元。元。”之之之之类类的的的的话话，以免雇主，以免雇主，以免雇主，以免雇主认为认为你你你你对对自己的自己的自己的自己的实实力缺乏自信，或者力缺乏自信，或者力缺乏自信，或者力缺乏自信，或者你自以你自以你自以你自以为为是，盲目抬高身价等等。是，盲目抬高身价等等。是，盲目抬高身价等等。是，盲目抬高身价等等。2019:33秘书的面试技巧（秘书的面试技巧（2）第三，预先准备好对方可能提）第三，预先准备好对方可能提2112:21秘秘书的面的面试技巧（技巧（3）第五，准第五，准第五，准第五，准备备好自己的学好自己的学好自己的学好自己的学历历、工作、工作、工作、工作经历经历等材料，尤其是等材料，尤其是等材料，尤其是等材料，尤其是申申申申请请的的的的职职位相关的材料事先要准位相关的材料事先要准位相关的材料事先要准位相关的材料事先要准备备好。好。好。好。第六，准第六，准第六，准第六，准备备好适宜的面好适宜的面好适宜的面好适宜的面试试服装，面服装，面服装，面服装，面试试前，花一些前，花一些前，花一些前，花一些时间时间和精力和精力和精力和精力进进行一下自我修行一下自我修行一下自我修行一下自我修饰饰，整理好，整理好，整理好，整理好仪仪表和服表和服表和服表和服饰饰，女秘，女秘，女秘，女秘书书一般一定要穿深灰浅棕系列的一般一定要穿深灰浅棕系列的一般一定要穿深灰浅棕系列的一般一定要穿深灰浅棕系列的职业职业套装，衣服款式套装，衣服款式套装，衣服款式套装，衣服款式要力求端庄大方，尽量去掉装要力求端庄大方，尽量去掉装要力求端庄大方，尽量去掉装要力求端庄大方，尽量去掉装饰饰物，面部、物，面部、物，面部、物，面部、颈颈部、手部、手部、手部、手部都要注意部都要注意部都要注意部都要注意卫卫生，要化些淡生，要化些淡生，要化些淡生，要化些淡妆妆，配，配，配，配饰饰如如如如颈链颈链、戒指、戒指、戒指、戒指、耳耳耳耳钉钉、耳、耳、耳、耳环环等要尽量少等要尽量少等要尽量少等要尽量少带带，鞋子的，鞋子的，鞋子的，鞋子的样样子要精致大方，子要精致大方，子要精致大方，子要精致大方，以中跟以中跟以中跟以中跟为为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉好，使人看上去得体、大方、庄重、沉好，使人看上去得体、大方、庄重、沉好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳稳。2119:33秘书的面试技巧（秘书的面试技巧（3）第五，准备好自己的学历、工）第五，准备好自己的学历、工2212:21秘秘书的的见习与入与入门 新上任的秘新上任的秘书要做好以下准要做好以下准备（1）第一，全面了解企第一，全面了解企第一，全面了解企第一，全面了解企业业的性的性的性的性质质和和和和历历史，了解公司史，了解公司史，了解公司史，了解公司的的的的结结构、构、构、构、产产品、目品、目品、目品、目标标、成果、市、成果、市、成果、市、成果、市场战场战略、广告略、广告略、广告略、广告战战略以及各种基本的略以及各种基本的略以及各种基本的略以及各种基本的经济经济数字。数字。数字。数字。第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任第二，多方了解未来上司的情况，可以向前任秘秘秘秘书书和其他同事了解和其他同事了解和其他同事了解和其他同事了解请请教，以教，以教，以教，以实现实现知已知彼，知已知彼，知已知彼，知已知彼，尽快地和上司达成工作上的默契。尽快地和上司达成工作上的默契。尽快地和上司达成工作上的默契。尽快地和上司达成工作上的默契。2219:33秘书的见习与入门秘书的见习与入门 新上任的秘书要做新上任的秘书要做2312:21新上任的秘新上任的秘书要做好以下准要做好以下准备（2）第三，了解自己所担任工作的范第三，了解自己所担任工作的范第三，了解自己所担任工作的范第三，了解自己所担任工作的范围围、性、性、性、性质质、特点、特点、特点、特点、职职素和技能，通素和技能，通素和技能，通素和技能，通过过向同行同事向同行同事向同行同事向同行同事请请教，教，教，教，总结总结自己以往工作自己以往工作自己以往工作自己以往工作的的的的经验经验教教教教训训，做到心中有数，逐步地跟上整个企，做到心中有数，逐步地跟上整个企，做到心中有数，逐步地跟上整个企，做到心中有数，逐步地跟上整个企业业的的的的工作工作工作工作节节奏和奏和奏和奏和规规律，使各律，使各律，使各律，使各项项工作工作工作工作规规范化、制度化、程序范化、制度化、程序范化、制度化、程序范化、制度化、程序化，最化，最化，最化，最终终达到科学化。达到科学化。达到科学化。达到科学化。第四，加第四，加第四，加第四，加强时间强时间管理，将自己的一切工作管理，将自己的一切工作管理，将自己的一切工作管理，将自己的一切工作环节纳环节纳入有入有入有入有序的控制，以序的控制，以序的控制，以序的控制，以统统筹平衡急筹平衡急筹平衡急筹平衡急缓缓、主次，使一切事、主次，使一切事、主次，使一切事、主次，使一切事务务的的的的处处理更理更理更理更为为高效化高效化高效化高效化 。第五，在工作中学第五，在工作中学第五，在工作中学第五，在工作中学习习，在学，在学，在学，在学习习中工作，不断中工作，不断中工作，不断中工作，不断强强化工作化工作化工作化工作所需的各种技能，以适所需的各种技能，以适所需的各种技能，以适所需的各种技能，以适应现应现在在在在办办公技公技公技公技术术的不断革新和的不断革新和的不断革新和的不断革新和对对国国国国际际化人才的更高要求。化人才的更高要求。化人才的更高要求。化人才的更高要求。2319:33新上任的秘书要做好以下准备（新上任的秘书要做好以下准备（2）第三，了解自第三，了解自