档案的立卷方法和要求课件

档案的立卷方法和要求档案的立卷方法和要求1 1讲解提纲一一.档案的作用档案的作用二二.立卷制度的确定立卷制度的确定三三.立卷的准备立卷的准备四四.归档文件整理工作的内容和方法归档文件整理工作的内容和方法五五.各类档案年度号的确定原则各类档案年度号的确定原则六六.档案归档时间和归档手续档案归档时间和归档手续 讲解提纲一.档案的作用2 2一.档案的作用 它它它它是是是是国国国国家家家家、企企企企事事事事业业业业单单单单位位位位一一一一种种种种重重重重要要要要的的的的资资资资源源源源,是是是是一一一一种种种种重重重重要要要要的的的的科科科科技技技技知知识识财财富富,为为国国家家现现代代化化建建设设具具有有重重要要作作用用,为为企事业单位经营发展具有重要作用企事业单位经营发展具有重要作用企事业单位经营发展具有重要作用企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点概括为五点概括为五点概括为五点:1.1.1.1.行政管理的查考凭据行政管理的查考凭据行政管理的查考凭据行政管理的查考凭据 档档档档案案案案记记记记录录录录了了了了各各各各种种种种机机机机关关关关、单单单单位位位位过过过过去去去去活活活活动动动动的的的的状状状状况况况况,其其其其中中中中包包包包括括括括行行行行使使使使行行行行政政政政职职职职权权权权的的的的法法法法律律律律依依依依据据据据,处处处处理理理理行行行行政政政政事事事事务务务务的的的的过过过过程程程程与与与与结结结结果果果果以以以以及及及及管管管管理理理理活活活活动动动动的的的的经经经经验验验验,为为为为企企企企、事事事事业业业业单单单单位位位位的的的的领领领领导导导导工工工工作作作作和和和和业业业业务务务务管管管管理理理理,提提提提供供供供证证证证据据据据和和和和咨咨咨咨询询询询材材材材料料料料,借借借借以以以以熟熟熟熟悉悉悉悉情情情情况况况况、总结经验、制定计划、进行决策、处理问题总结经验、制定计划、进行决策、处理问题总结经验、制定计划、进行决策、处理问题总结经验、制定计划、进行决策、处理问题.2.2.2.2.生产建设的参考依据生产建设的参考依据生产建设的参考依据生产建设的参考依据 档档档档案案案案中中中中记记记记载载载载了了了了各各各各种种种种生生生生产产产产活活活活动动动动的的的的情情情情况况况况、成成成成果果果果、经经经经验验验验、和和和和教教教教训训训训,从从从从自自自自然然然然资资资资源源源源、生生生生产产产产手手手手段段段段到到到到生生生生产产产产过过过过程程程程以以以以及及及及计计计计划划划划管管管管理理理理和和和和生生生生产产产产技技技技术术术术等等等等各各各各方方方方面面面面的的的的信信信信息息息息,可可可可以以以以作作作作为为为为工工工工农农农农业业业业生生生生产和经济管理的科学依据和参考材料产和经济管理的科学依据和参考材料产和经济管理的科学依据和参考材料产和经济管理的科学依据和参考材料.一.档案的作用 它是国家、企事业单位3 33.3.科学研究的可靠资料科学研究的可靠资料 档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一方一方面面,专门进行科学研究的原始记录专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直接可供现实的研究工作直接借鉴借鉴;另一方面另一方面,从记录的广泛事实和经验中从记录的广泛事实和经验中,为各项研究活动为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以所以,档案是档案是科学研究的必要条件科学研究的必要条件.4.4.宣传教育的生动素材宣传教育的生动素材 利用档案写回忆录、著书、演讲报告利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、举进行文艺创作、举办各种展览等宣传教育活动办各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力都富有强烈的说服力和感染力.5.5.维护国家、集体和个人权益的法律书证维护国家、集体和个人权益的法律书证 档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的某些事实某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件,许多单位和个人以档案为证据许多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权等解决了债务、产权和著作权等各种纠纷各种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、福利也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题待遇方面的诸多问题.3.科学研究的可靠资料4 4二二.立卷制度的确定立卷制度的确定 文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中实行的一项基本制度。实行的一项基本制度。实行的一项基本制度。实行的一项基本制度。1.1.1.1.文件处理部门立卷制度的确立文件处理部门立卷制度的确立文件处理部门立卷制度的确立文件处理部门立卷制度的确立 早在早在早在早在1955195519551955年年年年1 1 1 1月月月月17171717日经中共中央批准的日经中共中央批准的日经中共中央批准的日经中共中央批准的中中中中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例和档案工作暂行条例和档案工作暂行条例和档案工作暂行条例中，将文书部门承担立中，将文书部门承担立中，将文书部门承担立中，将文书部门承担立卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。1956195619561956年年年年4 4 4 4月月月月16161616日，国务院作出的日，国务院作出的日，国务院作出的日，国务院作出的关于加强国家关于加强国家关于加强国家关于加强国家档案工作的决定档案工作的决定档案工作的决定档案工作的决定，单独写了一条，单独写了一条，单独写了一条，单独写了一条“全面推行全面推行全面推行全面推行文文文文 书处理部门立卷，以建立统一的归档制度书处理部门立卷，以建立统一的归档制度书处理部门立卷，以建立统一的归档制度书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”，规定立档部门在日常工作中形成的文书材料，规定立档部门在日常工作中形成的文书材料，规定立档部门在日常工作中形成的文书材料，规定立档部门在日常工作中形成的文书材料，在作为档案移交给档案部门保存在作为档案移交给档案部门保存在作为档案移交给档案部门保存在作为档案移交给档案部门保存(即归档即归档即归档即归档)之前之前之前之前,均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便于管理的案卷于管理的案卷于管理的案卷于管理的案卷(即立卷即立卷即立卷即立卷).).).).立卷工作在我国应由文立卷工作在我国应由文立卷工作在我国应由文立卷工作在我国应由文书部门等形成档案部门的人员来承担书部门等形成档案部门的人员来承担书部门等形成档案部门的人员来承担书部门等形成档案部门的人员来承担.并定期向并定期向并定期向并定期向档案部门归档。档案部门归档。档案部门归档。档案部门归档。二.立卷制度的确定5 52.档案部门整理的弊端档案部门整理的弊端 由由档档案案部部门门整整理理归归档档文文件件会会产产生生以以下下弊弊端端：由由档档案案部部门门整整理理该该归归档档的的文文件件，整整理理工工作作几几乎乎成成了了档档案案部部门门的的全全部部工工作作。尽尽管管档档案案人人员员花花费费了了大大量量的的精精力力，但但由由于于他他们们不不熟熟悉悉、不不了了解解具具体体的的业业务务工工作作和和文文件件处处理理过过程程，不不掌掌握握文文件件之之间间的的联联系系，因因此此立立卷卷的的工工作作难难度度大大，案案卷卷质质量量也也难难以以保保证证。另另外外，当当年年形形成成的的文文件件要要经经常常使使用用，如如果果办办完完后后就就归归档档，每每次次需需要要时时要要到到档档案案部部门门查查阅阅，这这就就给给文文件件的的利利用用者者带带来来不不便便。所所以以往往往往有有些些人人为为了了使使用用方方便便，到到年年终终才才将将文文件件清清理理上上交交。这这样样就就加加大大了了档档案案部部门门年年终终接接收收归归档档文文件件和和分分类类归归卷卷的的工工作作量量。同同时时文文件件存存在在个个人人手手里里，极极易易丢丢失失，他他人人又又无法利用。无法利用。2.档案部门整理的弊端 6 63.文件部门整理的优点文件部门整理的优点 1）可可以以充充分分发发挥挥文文书书部部门门熟熟悉悉本本机机关关、本本部部门门业业务务工工作作情情况况，了了解解文文书书处处理理过过程程的的长长处处，有有利利于提高整理的质量和工作的效率。于提高整理的质量和工作的效率。2）文文件件在在本本部部门门随随时时归归卷卷，可可以以防防止止文文件件散散失失，有有利利于于文文件件的的保保管管，有有利利于于归归档档文文件件材材料料的的齐齐全全、完整和保密。完整和保密。3）文文书书部部门门暂暂存存当当年年文文件件，方方便便了了本本部部门门工工作作人人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。4）有利于档案工作的全面开展。有利于档案工作的全面开展。3.文件部门整理的优点7 7 三三.立卷的准备立卷的准备1.什么叫立卷什么叫立卷 将将零零散散的的文文件件材材料料根根据据其其相相互互联联系系、特特征征和和保保存存价价值分类组成案卷的整理过程值分类组成案卷的整理过程.2.立卷的准备立卷的准备第第一一准准备备工工作作是是对对本本部部门门形形成成的的文文件件材材料料根根据据院院颁颁发发的的、和和的要求的要求,逐一鉴别、分类、整理逐一鉴别、分类、整理,最终归档最终归档.第第二二准准备备是是平平时时归归卷卷。依依照照编编制制好好的的立立卷卷类类目目，将将已已经经处处理理完完毕毕的的文文件件材材料料，随随时时按按类类目目上上的的有有关关条条款款归归入入临临时时卷卷夹夹（或或卷卷盒盒）内内，这这就就是是平平时时归归卷卷。平平时时归归卷卷要要求求“随随办办随随归归”，不不能能积积累累到到第第二二年年立立卷卷时时再再归归卷卷。这这样样，有有利利于于保保持持文文件件材材料料之之间间的的联联系系，保保证证归归档档文文件件材材料料的的齐齐全全完完整整。还还要要根根据据形形成成文文件件材材料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。三.立卷的准备8 8 四四.归档文件整理工作的内容和方法归档文件整理工作的内容和方法 1.1.1.1.案卷的含义和组卷要求案卷的含义和组卷要求案卷的含义和组卷要求案卷的含义和组卷要求1)1)1)1)案卷的含义案卷的含义案卷的含义案卷的含义 案案案案卷卷卷卷是是是是档档档档案案案案基基基基本本本本的的的的个个个个体体体体保保保保管管管管单单单单位位位位,它它它它是是是是一一一一组组组组具具具具有有有有有有有有机机机机联联联联系系系系、价价价价值值值值和和和和密密密密级级级级大大大大体体体体相相相相同同同同的的的的文文文文件件件件的的的的集集集集合合合合体体体体.构成案卷的四个要素构成案卷的四个要素构成案卷的四个要素构成案卷的四个要素:a)a)a)a)文件的集合体文件的集合体文件的集合体文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元案卷是管理档案的基本单元案卷是管理档案的基本单元案卷是管理档案的基本单元;b)b)b)b)它它它它们们们们的的的的价价价价值值值值大大大大体体体体相相相相同同同同(就就就就是是是是说说说说案案案案卷卷卷卷里里里里面面面面各各各各种种种种文文文文件件件件的的的的价值基本一致价值基本一致价值基本一致价值基本一致););););c)c)c)c)密级大体相同密级大体相同密级大体相同密级大体相同;d)d)d)d)材料具有有机联系材料具有有机联系材料具有有机联系材料具有有机联系(这点最重要这点最重要这点最重要这点最重要).).).).9 92)2)2)2)组组组组卷卷卷卷要要要要求求求求(也也也也叫叫叫叫立立立立卷卷卷卷的的的的五五五五点点点点要要要要求求求求.是是是是办办办办法法法法的的的的第第第第11-11-11-11-15151515条条条条)a)a)a)a)各各各各门门门门类类类类档档档档案案案案的的的的质质质质量量量量总总总总的的的的要要要要求求求求是是是是：遵遵遵遵循循循循文文文文件件件件材材材材料料料料的的的的形形形形成成成成规规规规律律律律，保保保保持持持持彼彼彼彼此此此此之之之之间间间间的的的的有有有有机机机机联联联联系系系系，区区区区别别别别不不不不同同同同价值，便于保管和利用价值，便于保管和利用价值，便于保管和利用价值，便于保管和利用;b)b)b)b)归归归归档档档档文文文文件件件件材材材材料料料料必必必必须须须须准准准准确确确确反反反反映映映映我我我我院院院院科科科科研研研研项项项项目目目目和和和和管管管管理理理理活活活活动动动动的的的的真真真真实实实实内内内内容容容容，手手手手续续续续完完完完备备备备，制制制制作作作作和和和和书书书书写写写写材材材材料料料料利利利利于长期保存于长期保存于长期保存于长期保存;C)C)C)C)凡凡凡凡应应应应立立立立卷卷卷卷归归归归档档档档的的的的档档档档案案案案资资资资料料料料任任任任何何何何人人人人不不不不得得得得擅擅擅擅自自自自占占占占有有有有，任任任任意意意意涂涂涂涂改改改改，或或或或用用用用复复复复印印印印件件件件替替替替换换换换，应应应应将将将将完完完完整整整整的的的的原原原原件件件件按按按按时归档时归档时归档时归档;d)d)d)d)使使使使用用用用国国国国家家家家统统统统一一一一标标标标准准准准的的的的目目目目录录录录、卷卷卷卷皮皮皮皮、卷卷卷卷盒盒盒盒；卷卷卷卷内内内内目目目目录录录录、纸纸纸纸制制制制文文文文件件件件、卷卷卷卷内内内内备备备备考考考考表表表表的的的的规规规规格格格格统统统统一一一一为为为为：A4 A4 A4 A4（297mm210mm297mm210mm297mm210mm297mm210mm）的的的的纸纸纸纸张张张张，并并并并且且且且要要要要用用用用激激激激光光光光或或或或喷喷喷喷墨墨墨墨打打打打印印印印，脊脊脊脊背背背背规规规规格格格格与与与与卷卷卷卷盒盒盒盒、卷卷卷卷夹夹夹夹的的的的长长长长度度度度和和和和厚厚厚厚度度度度相相相相同同同同，规规规规格格格格为为为为300mm20300mm20300mm20300mm20（30303030、40404040、50505050、60606060）mmmmmmmm。除除除除有有有有特特特特殊殊殊殊要要要要求求求求，档档档档案案案案所所所所用用用用各各各各种种种种表表表表格格格格、档档档档案案案案盒盒盒盒，内内内内容容容容规规规规格格格格应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）;2)组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11-15条1010e e）归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写；归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写；图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良.2.2.案卷的组织方法案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则也叫归档文件组卷原则.是办法的是办法的第第1616条条)1)1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件，文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且按年度按年度-保管期限保管期限(再按文件材料的不同内容分别组卷再按文件材料的不同内容分别组卷)分类分类.2)2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷地质项目档案以每一课题为单元组成案卷,它具有它具有专题性、成套性特点专题性、成套性特点,如果文件材料多的话如果文件材料多的话,可分阶段可分阶段(开题开题、中期、成果鉴定、中期、成果鉴定)分别组卷归档分别组卷归档.重要项目的重要项目的科技文件材料应复制二份至三份配套归档。科技文件材料应复制二份至三份配套归档。e）归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写；图纸必须符11113 3）基建档案按每一工程项目）基建档案按每一工程项目(名称名称)为单元来组成案卷为单元来组成案卷,它具有成套性特点它具有成套性特点,一般按一项一卷，一项有多卷的按一般按一项一卷，一项有多卷的按工程阶段排列组卷。工程阶段排列组卷。4 4）设备档案按设备的使用性质结合名称）设备档案按设备的使用性质结合名称、型号分类组型号分类组成案卷成案卷,一个型号的文件材料组一个或几个案卷一个型号的文件材料组一个或几个案卷.5)5)会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于账簿，原则上保持原样，一本账簿作为一个保管单位。账簿，原则上保持原样，一本账簿作为一个保管单位。会计报表的整理，是将年报、季报和月报分开，同时也会计报表的整理，是将年报、季报和月报分开，同时也考虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行考虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行会计核算的会计档案，应当保存打印件。并且按年度会计核算的会计档案，应当保存打印件。并且按年度-名称分类名称分类.可分为凭证可分为凭证、帐簿、报表、其它、帐簿、报表、其它.结合保管期结合保管期限分别组成案卷限分别组成案卷.6)6)房地产档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗房地产档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗立卷，房地产档案应当以一栋楼为单元归档。立卷，房地产档案应当以一栋楼为单元归档。3）基建档案按每一工程项目(名称)为单元来组成案卷,它具有成1212 3.3.案卷内排序案卷内排序(办法的十七条办法的十七条)1)1)管理内容的档案（也包括文书档案）按问题、时管理内容的档案（也包括文书档案）按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后结论性材料在前，依据性材料在后.2)2)项目课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定项目课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列(如文如文字混合卷字混合卷:文字在前、图件在后文字在前、图件在后).).3)3)基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计（初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工（初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等排列程竣工验收等排列(如文字混合卷如文字混合卷:文字在前、图件在文字在前、图件在后后).).3.案卷内排序(办法的十七条)13134)4)设设备备按按依依据据性性材材料料、设设备备开开箱箱验验收收、设设备备安安装装调调试试、设设备备运运行行维维修修、随随机机图图样样等等排排列列。随随机机图图样样也也可可单单独独组组卷卷(如如文文字字混合卷混合卷:文字在前、图件在后文字在前、图件在后).).5 5）会会计计档档案案按按归归档档材材料料的的保保管管期期限限呈呈递递减排列减排列,凭证按时间顺序排列凭证按时间顺序排列.6 6）应应当当按按照照房房地地产产权权属属变变化化、产产权权文文件件形形成成时时间间及及权权属属文文件件主主次次关关系系排排列列(如如文文字混合卷字混合卷:文字在前、图件在后文字在前、图件在后).).4)设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行14144.案卷编目方法案卷编目方法(办法的第十八条办法的第十八条)4.1.文书档案案卷编目方法文书档案案卷编目方法4.1.1填制文件目录和加盖归档章填制文件目录和加盖归档章 文文书书档档案案应应对对案案卷卷内内的的文文件件填填制制文文件件目目录录,按按照照卷卷内内排排列列顺顺序序逐逐件件编编目目，比比如如来来文文与与复复文文为为一一件件时时,只只对对复复文文进进行行编编目目.并并在在文文件件首首页页上上端端的的空空白白位位置置加加盖盖归归档档章章并并填填写写相相关关内内容容(也也就就是是说说在在一一件件的的首首页页空空白白位位置置).归归档档章章设设置置全全宗宗号号、年年度度、保保管管期期限限、件件号号等等必必备备项项，并并可可设设置置机机构构、问问题题等等选选择择项项。(注注归归档档章章尺尺寸寸见手中材料见手中材料).案卷内归档文件目录的格式案卷内归档文件目录的格式(采用采用excel表格表格,统一表格到统一表格到 院内院内 网中获取网中获取)件号件号件号件号责任者责任者责任者责任者文号文号文号文号题名题名题名题名日期日期日期日期页数页数页数页数备注备注备注备注4.案卷编目方法(办法的第十八条)件号责任者文号题名日期页数1515表格的名词解释a)a)件号件号件号件号 文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从一级类目内，按文件排列顺序从一级类目内，按文件排列顺序从一级类目内，按文件排列顺序从“1”1”开始逐件编流水开始逐件编流水开始逐件编流水开始逐件编流水号，即每年按永久、长期、短期分别从号，即每年按永久、长期、短期分别从号，即每年按永久、长期、短期分别从号，即每年按永久、长期、短期分别从“1”1”开始逐件开始逐件开始逐件开始逐件编流水号。编流水号。编流水号。编流水号。b)b)责任者责任者责任者责任者 是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。署名者。署名者。署名者。c)c)文号文号文号文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。表格的名词解释a)件号1616d)d)题名题名题名题名 题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。e)e)日期日期日期日期 日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。途径。途径。途径。f)f)页数页数页数页数 页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。g)g)备注备注备注备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。d)题名17174.1.24.1.24.1.24.1.2填写备考表填写备考表填写备考表填写备考表 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：盒内文件情况说明：盒内文件情况说明：盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充填写盒内文件缺损、修改、补充填写盒内文件缺损、修改、补充填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。、移出、销毁等情况。、移出、销毁等情况。、移出、销毁等情况。整理人：整理人：整理人：整理人：负责整理归档文件的人员姓名。负责整理归档文件的人员姓名。负责整理归档文件的人员姓名。负责整理归档文件的人员姓名。检查人：检查人：检查人：检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日日日日 期：期：期：期：归档文件整理完毕的日期。归档文件整理完毕的日期。归档文件整理完毕的日期。归档文件整理完毕的日期。注注注注:备考表尺寸见手中材料备考表尺寸见手中材料备考表尺寸见手中材料备考表尺寸见手中材料(电子表格到院内网中获取电子表格到院内网中获取电子表格到院内网中获取电子表格到院内网中获取)4.1.34.1.34.1.34.1.3填制案卷封面填制案卷封面填制案卷封面填制案卷封面 每一案卷需填写案卷标题每一案卷需填写案卷标题每一案卷需填写案卷标题每一案卷需填写案卷标题(题名题名题名题名)、年度、保管期、年度、保管期、年度、保管期、年度、保管期限、机构名称、起止件号限、机构名称、起止件号限、机构名称、起止件号限、机构名称、起止件号.4.1.2填写备考表1818案卷(顺序)号题名 年度 页数期限 备注4.1.4填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一案卷的登录内容由下面表格项目构成.案卷目录(数量)表(采用采用excel表格表格,统一表格到院内统一表格到院内 网中获取网中获取)案卷(顺序)号题名年度页数期限备注4.1.4填制案卷目录(数1919案卷(顺序)号:用阿拉伯数字书写;案卷标题(题名):应与按案卷封面上的标题完全一致,不允许随意改动或增减文字;年度:即该案卷的所属年度;保管期限:即该案卷的保管期限;页数:即卷内实有档案文件的总页数;备注:用于说明某些特殊情况,如卷内文件字迹已扩散、模糊、卷内文件的销毁、损坏、移出等情况.案卷(顺序)号:用阿拉伯数字书写;20204.24.24.24.2会计档案案卷编目方法会计档案案卷编目方法会计档案案卷编目方法会计档案案卷编目方法 4.2.14.2.1填制案卷封面填制案卷封面填制案卷封面填制案卷封面 a)a)填制会计凭证封面填制会计凭证封面填制会计凭证封面填制会计凭证封面(对照实物讲解对照实物讲解对照实物讲解对照实物讲解)b)b)填制会计帐簿填制会计帐簿填制会计帐簿填制会计帐簿(报表报表报表报表)封面封面封面封面 填写项目填写项目填写项目填写项目:编报单位名称编报单位名称编报单位名称编报单位名称、会计帐簿会计帐簿会计帐簿会计帐簿(报表报表报表报表)名称名称名称名称、保管期限、保管期限、保管期限、保管期限、年度年度年度年度.4.2.24.2.2填制会计档案案卷目录填制会计档案案卷目录填制会计档案案卷目录填制会计档案案卷目录(采用采用采用采用excelexcel表格表格表格表格,统一表格到统一表格到统一表格到统一表格到 院内网中获取院内网中获取院内网中获取院内网中获取)会计凭证目录会计凭证目录会计凭证目录会计凭证目录 顺序顺序顺序顺序号号号号案卷案卷案卷案卷号号号号案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名起止年起止年起止年起止年月日月日月日月日册册册册数数数数凭证凭证凭证凭证号号号号保管保管保管保管期限期限期限期限备备备备注注注注1 1环境院环境院(财财务处务处)2002)2002年度原始年度原始凭证凭证凭证凭证2002.1.2002.1.5-5-2002.1.2002.1.20202 21-301-30 15154.2会计档案案卷编目方法顺序号案卷号案卷题名起止年月日册数2121 会计帐簿(报表)目录 需按照需按照会计档案保管期限表会计档案保管期限表上内容归档上内容归档 顺序顺序顺序顺序号号号号案卷案卷案卷案卷号号号号案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名起止年起止年起止年起止年月日月日月日月日册册册册数数数数 类型类型类型类型保管保管保管保管期限期限期限期限备备备备注注注注1 1环境院环境院(财务处财务处)2002)2002年度决年度决算报表算报表2002.1.2002.1.1-1-2002.12.2002.12.31312 2决算报决算报表表永久永久2 2环境院环境院(财务处财务处)2002)2002年度帐年度帐本本2002.1.2002.1.1-1-2002.12.2002.12.31312 2现金出现金出纳帐纳帐、银行存银行存款帐款帐25253 3环境院环境院(财务处财务处)2002)2002年度帐年度帐本本2002.1.2002.1.1-1-2002.12.2002.12.31312 2总帐总帐、明细帐明细帐1515 会计帐簿(报表)目录顺序22224.3科技档案科技档案(项目项目、基建、设备、基建、设备)和房产档和房产档案编目方法案编目方法4.3.14.3.1编页号编页号 为案卷内每一页科技文件编制顺序号为案卷内每一页科技文件编制顺序号,以便以便固定案卷内文件的顺序固定案卷内文件的顺序,便于确定统计案卷内便于确定统计案卷内科技文件的数量科技文件的数量,有助于保护和查找使用有助于保护和查找使用.其方其方法是法是:(a)(a)凡是有书写内容的页面凡是有书写内容的页面,都要采用阿拉伯数都要采用阿拉伯数字从字从“1”“1”开始依次逐页标注开始依次逐页标注(采用采用HBHB铅笔铅笔););(b)(b)单面书写的文件在右下角编号单面书写的文件在右下角编号,双面书写的双面书写的文件文件,正面在右下角编号正面在右下角编号,背面在左下角编号背面在左下角编号;(c)(c)卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号.4.3科技档案(项目、基建、设备)和房产档案编目方法2323情况说明情况说明:某些科技文件某些科技文件,如成套图样如成套图样、说、说明书明书、计算书等、计算书等,在编制时已经编在编制时已经编有页号有页号,不必另行编号不必另行编号.只有在案卷只有在案卷内科技文件没有统一顺序号内科技文件没有统一顺序号,或者或者编号顺序不连贯编号顺序不连贯,或者排列次序不或者排列次序不连贯连贯,或者排列次序有了变动及出或者排列次序有了变动及出现差误时现差误时,才需要编页号或重新编才需要编页号或重新编页号页号.情况说明:24244.3.24.3.2填制案卷内科技文件目录填制案卷内科技文件目录案卷内科技文件目录案卷内科技文件目录,是卷内每一份文字材料是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表或每一张图样的明细表.它对于管理和使用它对于管理和使用案卷具有重要作用案卷具有重要作用.成套图样或科技文字材料成套图样或科技文字材料,一般在编制时就有一般在编制时就有图样目录或文件目录图样目录或文件目录,编目时应尽量利用原有编目时应尽量利用原有目录目录.如果在科技文件形成时没有编制目录如果在科技文件形成时没有编制目录,或原有目录不适用时或原有目录不适用时,则要编制或重新编制目则要编制或重新编制目录录.4.3.2填制案卷内科技文件目录2525 案卷内科技文件目录(采用采用excel表格表格,统一表格到院内网中获取统一表格到院内网中获取)序号序号序号序号责任者责任者责任者责任者编号编号编号编号题名题名题名题名 日期日期日期日期页次页次页次页次 备注备注备注备注 案卷内科技文件目录序号责任者编号2626表格的名词解释序号:指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号;责任者:指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名;编号:指该份文字材料的文件号或图样的图号;题名:指该份文字材料或图样的标题(全称);日期:指该份文字材料或图样的编制日期;页次:指该份文字材料或图样的起止页号;备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。表格的名词解释序号:指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号;27274.3.34.3.3填写备考表填写备考表(备考表尺寸见手中材料并到备考表尺寸见手中材料并到院内网中获取院内网中获取)备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目目目目 包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：盒内文件情况说明：盒内文件情况说明：盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补填写盒内文件缺损、修改、补填写盒内文件缺损、修改、补填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。充、移出、销毁等情况。充、移出、销毁等情况。充、移出、销毁等情况。整理人：整理人：整理人：整理人：负责整理归档文件的人员姓名。负责整理归档文件的人员姓名。负责整理归档文件的人员姓名。负责整理归档文件的人员姓名。检查人：检查人：检查人：检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日日日日 期：期：期：期：归档文件整理完毕的日期。归档文件整理完毕的日期。归档文件整理完毕的日期。归档文件整理完毕的日期。4.3.3填写备考表(备考表尺寸见手中材料并到院内网中获取)28284.3.44.3.4填制案卷封面填制案卷封面 主要有三部分组成主要有三部分组成主要有三部分组成主要有三部分组成:a)a)a)a)案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名(案卷标题案卷标题案卷标题案卷标题)拟写案卷题名拟写案卷题名拟写案卷题名拟写案卷题名,要注意概括性要注意概括性要注意概括性要注意概括性,做到文字间练做到文字间练做到文字间练做到文字间练,表达表达表达表达准确准确准确准确,恰当地揭示案卷的内容和成分恰当地揭示案卷的内容和成分恰当地揭示案卷的内容和成分恰当地揭示案卷的内容和成分,掌握三段结构掌握三段结构掌握三段结构掌握三段结构:对象特征对象特征对象特征对象特征内容特征内容特征内容特征内容特征名称特征名称特征名称特征名称特征.例如例如例如例如:北京大学图书馆楼电气竣工图北京大学图书馆楼电气竣工图北京大学图书馆楼电气竣工图北京大学图书馆楼电气竣工图 b)b)b)b)案卷的管理性内容项目案卷的管理性内容项目案卷的管理性内容项目案卷的管理性内容项目 编制单位编制单位编制单位编制单位(责任者责任者责任者责任者):):指案卷内科技文件是由何人指案卷内科技文件是由何人指案卷内科技文件是由何人指案卷内科技文件是由何人何何何何部门编制的部门编制的部门编制的部门编制的;编制日期编制日期编制日期编制日期:指案卷内科技文件形成日期或起止日期指案卷内科技文件形成日期或起止日期指案卷内科技文件形成日期或起止日期指案卷内科技文件形成日期或起止日期;保管期限保管期限保管期限保管期限:填写经鉴别划定的保管期限填写经鉴别划定的保管期限填写经鉴别划定的保管期限填写经鉴别划定的保管期限;密级密级密级密级,根据保密规定填写根据保密规定填写根据保密规定填写根据保密规定填写.c)c)c)c)档号项档号项档号项档号项:由档案人员填写由档案人员填写由档案人员填写由档案人员填写,在此不需说明在此不需说明在此不需说明在此不需说明.4.3.4填制案卷封面29294.3.5填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一案卷的每一案卷的登录内容由下面表格项目构成登录内容由下面表格项目构成.案卷目录(数量)表 (采用采用采用采用excelexcel表格表格表格表格,统一表格到院内统一表格到院内统一表格到院内统一表格到院内 网中获取网中获取网中获取网中获取)案卷(顺序)号 题名 年度 页数期限 备注4.3.5填制案卷目录(数量)表案卷(顺序)号题名年度页数期3030案卷(顺序)号:用阿拉伯数字书写;案卷标题(题名):应与按案卷封面上的标题完全一致,不允许随意改动或增减文字;年度:即该案卷的所属年度;保管期限:即该案卷的保管期限;页数:即卷内实有档案文件的总页数;备注:用于说明某些特殊情况,如卷内文件字迹已扩散、模糊、卷内文件的销毁、损坏、移出等情况.案卷(顺序)号:用阿拉伯数字书写;31315.5.案卷装订案卷装订装盒的要求装盒的要求(办法的十九条办法的十九条)1)1)归档文件可采用装订和不装订两种形式。归档文件可采用装订和不装订两种形式。归档文件的装订需要使用符合档案保护要求归档文件的装订需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订。的装订材料加以装订。2)2)归档文件应按件装订，装订前应将件内的归档文件应按件装订，装订前应将件内的各页按一定方式对齐，去掉文件上的金属物，各页按一定方式对齐，去掉文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制并放在托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制并放在原件之后。一般以每份文件为一件，文件正原件之后。一般以每份文件为一件，文件正本为一件，正文与附件为一件，原件与复印本为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件归档文件的装文为一件，去文与复文为一件归档文件的装订。订。5.案卷装订装盒的要求(办法的十九条)32323)3)归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致。装盒时，应按照分类方法的不同，将不一致。装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中，每个同类别的归档文件装入不同的档案盒中，每个档案盒中均应放置备考表，并填写盒内归档文档案盒中均应放置备考表，并填写盒内归档文件需要说明的情况，如无需要说明的内容，也件需要说明的情况，如无需要说明的内容，也应将检查人的姓名以及归档时间写上。检查人应将检查人的姓名以及归档时间写上。检查人应是归档单位负责人。应是归档单位负责人。4)4)案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面。面。5 5）长期保存的案卷装订时必须取掉金属物。）长期保存的案卷装订时必须取掉金属物。6 6）案卷不装订时其归档文件材料要按照卷内目）案卷不装订时其归档文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。录的编排次序排列有序。3)归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目33331.1.1.1.文书档案（行政文书档案（行政文书档案（行政文书档案（行政党群党群工作类）：年度采用档案工作类）：年度采用档案工作类）：年度采用档案工作类）：年度采用档案形成的自然年度。形成的自然年度。形成的自然年度。形成的自然年度。2.2.2.2.科研（地质项目）档案：综合类用自然年度，项目科研（地质项目）档案：综合类用自然年度，项目科研（地质项目）档案：综合类用自然年度，项目科研（地质项目）档案：综合类用自然年度，项目类用完成年度。类用完成年度。类用完成年度。类用完成年度。3.3.3.3.基建档案：综合管理用自然年度，工程项目用竣工基建档案：综合管理用自然年度，工程项目用竣工基建档案：综合管理用自然年度，工程项目用竣工基建档案：综合管理用自然年度，工程项目用竣工年代。年代。年代。年代。4.4.4.4.仪器设备档案：综合管理用自然年度，每项仪器设仪器设备档案：综合管理用自然年度，每项仪器设仪器设备档案：综合管理用自然年度，每项仪器设仪器设备档案：综合管理用自然年度，每项仪器设备购置年代。备购置年代。备购置年代。备购置年代。5.5.5.5.会计档案：年度采用档案形成的自然年度。会计档案：年度采用档案形成的自然年度。会计档案：年度采用档案形成的自然年度。会计档案：年度采用档案形成的自然年度。6.6.6.6.房产档案：采用办理权属登记后的年度。房产档案：采用办理权属登记后的年度。房产档案：采用办理权属登记后的年度。房产档案：采用办理权属登记后的年度。五.各类档案年度号的确定原则1.文书档案（行政党群工作类）：年度采用档案形成的自然年3434六.档案归档时间和归档手续1.1.档案归档时间档案归档时间(办法的第二十五条办法的第二十五条)1)1)办公室负责将文书档案在次年六月底以办公室负责将文书档案在次年六月底以前归档。前归档。2)2)科技外事与项目管理处负责将地质项目科技外事与项目管理处负责将地质项目档案（专题性、成套性）在项目完成或告档案（专题性、成套性）在项目完成或告一段落后归档。一段落后归档。3)3)设备管理处负责将万元以上的设备的设备管理处负责将万元以上的设备的档案保存二年后归档。档案保存二年后归档。4)4)服务中心、西峰寺培训中心负责将基本服务中心、西峰寺培训中心负责将基本建设档案在每项工程竣工验收后两个月内建设档案在每项工程竣工验收后两个月内归档。归档。六.档案归档时间和归档手续1.档案归档时间(办法的第二十五条35355 5）院财务处负责院机关财务，服务中）院财务处负责院机关财务，服务中心、中元公司、西峰寺培训中心、地心、中元公司、西峰寺培训中心、地质环境咨询评估中心财务分别负责将质环境咨询评估中心财务分别负责将本部门会计档案，在会计年度终了，本部门会计档案，在会计年度终了，暂由财会部门保管暂由财会部门保管1 1年后，于每年年后，于每年6 6月月份归档。份归档。6 6）服务中心、西峰寺培训中心负责将）服务中心、西峰寺培训中心负责将房地产档案在办理权属登记工作完成房地产档案在办理权属登记工作完成之日起之日起1010日内，对房地产权属文件材日内，对房地产权属文件材料按归档要求整理，送交北京市房地料按归档要求整理，送交北京市房地产档案馆，并把移交目录和其它文件产档案馆，并把移交目录和其它文件材料两个月内归档。材料两个月内归档。5）院财务处负责院机关财务，服务中心、中元公司、西峰寺培训中36362.2.档案归档手续档案归档手续(办法的第二十六条办法的第二十六条)档案归档时，要同时提供纸质案卷目录一式档案归档时，要同时提供纸质案卷目录一式三份及案卷目录（包括卷内目录）的电子文三份及案卷目录（包括卷内目录）的电子文档（文档格式采用档（文档格式采用EXCEL）。）。有电子文档的文件材料，必须汇交与纸质文有电子文档的文件材料，必须汇交与纸质文件材料内容一致的电子文档，电子文档的载件材料内容一致的电子文档，电子文档的载体一般要用光盘，采用磁带或硬磁盘汇交的，体一般要用光盘，采用磁带或硬磁盘汇交的，应事先征得情报中心的同意。应事先征得情报中心的同意。档案归档在情报中心档案室进行。交接双方档案归档在情报中心档案室进行。交接双方根据案卷目录和卷内文件目录，逐卷进行清根据案卷目录和卷内文件目录，逐卷进行清点、核对、检查、验收合格后，双方分别在点、核对、检查、验收合格后，双方分别在移交（接收）案卷目录上签字。移交（接收）案卷目录上签字。2.档案归档手续(办法的第二十六条)3737谢谢！3838