部门与岗位职责梳理与岗位说明书编写指南课件

部门与岗位职责梳理与岗位说明书编写指南部门与岗位职责梳理与岗位说明书编写指南1 工作要求及实施步骤工作要求及实施步骤2双击添标题文字工作要求及实施步骤2部部门职能梳理的前提和定能梳理的前提和定义部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复杂工作按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，分解成独立的、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化。部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主，并根据实际工作需要进行调整（立足现在，着眼未来）。梳理的前提部门职责梳理 部门职责是组织管理的基础性文件，是将本部门在公司中所承担的主要职责和权限用规范的语言界定并形成文本。部门职责3部门职能梳理的前提和定义部门职能梳理是组织结构设计的重要环节部部门职责梳理的意梳理的意义 通过梳理部门职责、权限的过程，去思考、学习，把职责梳理清楚。部门职责、权限的梳理直接影响到下一阶段的职位分析和评估、薪酬、考核等工作。明确各部门的部门职责，使各项职能具体化，使之能够执行和落实，把部门工作和压力层层分解下去。明确各部门的部门职责、权限，有利于提高管理人员责任意识，保证管理工作规范化。4部门职责梳理的意义 4部部门职能梳理的基本要求能梳理的基本要求业务活动的独立性业务活动的操作性避免重复业务活动的连续性职责梳理的基本要求5部门职能梳理的基本要求业务活动的独立性业务活动的操作性避免重组织结构中部门职能常见的问题组织结构中部门职能常见的问题甲乙两个属同层次部门的职能有交叉部分甲乙两个属不同层次部门的职能有重叠部分应该由甲部门负责的职能现在由乙部门负责职能交叉甲乙甲乙职能重叠职能错位甲乙两个属同层次部门的职能中有缺失部分职能空档流程或权限设计问题导致职责遗漏或者职责虚位，如甲部门名存实亡，对乙部门失去控制甲乙甲乙乙甲甲乙职能虚位Page 6组织结构中部门职能常见的问题甲乙两个属同层次部门的职能有交叉6部部门职能梳理步能梳理步骤一一 职能能细化化 一级职能一级职能 二级职能二级职能 三级职能职能部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职能，部门承担的主要业务和管理职能能，部门承担的主要业务和管理职能从一级职能之下分解的职能模块，从一级职能之下分解的职能模块，二级职能反映的是各个二级职能反映的是各个职能模块需要开展的管职能模块需要开展的管 理活动的内容理活动的内容从二级职能分解的具体业务活动，三级职能反映的是各从二级职能分解的具体业务活动，三级职能反映的是各个职能单元为承担起相应的管理功能所需要完成的各项个职能单元为承担起相应的管理功能所需要完成的各项具体业务活动具体业务活动7部门职能梳理步骤一 职能细化 一级职能 二级职能 部部门职能能细化模板化模板通常用通常用一个句一个句子概述子概述本部门本部门的主要的主要业务和业务和管理职管理职能能二级职能描述的二级职能描述的主要是从一级职主要是从一级职能之下分解的若能之下分解的若干项子职能干项子职能,这些这些职能严格讲都是职能严格讲都是比较宏观的比较宏观的,是某是某一方面的工作一方面的工作,它它不具体不具体,也很难直也很难直接操作接操作分解二级职能具体业务活动，分解二级职能具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业三级职能都是一些具体的作业项目项目,是可以操作的业务项是可以操作的业务项8部门职能细化模板通常用一个句子概述本部门的主要业务和管理职能大家应该也有点累了，稍作休息大家有疑问的，可以询问和交流大家有疑问的，可以询问和交流大家有疑问的，可以询问和交流大家有疑问的，可以询问和交流9大家应该也有点累了，稍作休息大家有疑问的，可以询问和交流9部部门职能梳理（示例）能梳理（示例）一、二一、二级职能能10部门职能梳理（示例）一、二级职能10部部门职能梳理步能梳理步骤二二 将二将二级职能按照管理功能能按照管理功能进行行细化分解化分解为三三级职能能组织/实施协调/配合指导/监控履行该职能需要做哪些计划？制定哪些规则？履行该职能需要组织哪些工作？需要承担哪些工作履行该职能需要进行哪些协调工作？需要如何配合开展工作？履行该职能需要做哪些指导？需要实施怎样的监控计划/规则管理功能11部门职能梳理步骤二 将二级职能按照管理功能进行细化分解为部部门职能梳理工具能梳理工具纵向上将部门职能分解为彼此相对独立的职能模块横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述职能分解管理功能12部门职能梳理工具纵向上将部门职能分解为彼此相对独立的职能模块部部门职能梳理（示例能梳理（示例）三三级职能能13部门职能梳理（示例）三级职能13部部门职能撰写要点能撰写要点一级职能编写要求：用一个句子概述本部门的主要业务和管理职能。二级职能编写要求：用一个名词性短语名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能。三级职能编写要求：用一个句子句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。格式：动词格式：动词+事项事项避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确权责，避免歧义。具体可参见规范动词表。描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。14部门职能撰写要点一级职能编写要求：用一个句子概述本部门的主要规范范动词表表n针对制度、方案、制度、方案、计划等文件划等文件 编制、制定、制、制定、拟定、定、审核、核、转呈、呈、转交、提交、呈交、提交、呈报、下达、下达、备案、存档、提出意案、存档、提出意见n针对信息、信息、资料料 调查、研究、整理、分析、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、提供、汇报、反、反馈、转达、通知、达、通知、发布、布、维护管理管理n关于某关于某项工作（上工作（上级）主持、主持、组织、指、指导、安排、安排、协调、指示、指示、监督、分配、督、分配、审批、批、评估估n思考行思考行为 研究、分析、研究、分析、评估、估、发展、建展、建议、倡、倡议、参与、推荐、参与、推荐、计划划n直接行直接行动 组织、实行、行、执行、指行、指导、带领、监管、采用、生管、采用、生产、参加、参加、阐明、解明、解释、提供、提供、协助助n上上级行行为 批准、定批准、定义、确定、指、确定、指导、确立、确立、监督、决定督、决定n管理行管理行为 评估、估、协调、确保、确保、鉴定、保持、定、保持、监督督n专家行家行为 分析、分析、协助、促使、助、促使、联络、建、建议、推荐、支持、推荐、支持、评估、估、评价价n下下级行行为 检查、核、核对、收集、收集、获得、提交、制作得、提交、制作部门职能和岗位职责描述规范用语的常见动词：15规范动词表针对制度、方案、计划等文件部门职能和岗位职责描述规示例：部示例：部门职能梳理人力能梳理人力资源管理中心（梳理源管理中心（梳理过程）程）16示例：部门职能梳理人力资源管理中心（梳理过程）16示例：部示例：部门职能梳理人力能梳理人力资源管理中心（梳理后）源管理中心（梳理后）一、一、人力资源规划人力资源规划1、组织制定与修订集团中长期人力资源规划，指导与监督人力资源规划执行情况；2、审核与监督人力资源预算执行情况。二、组织管理二、组织管理1、建立与优化集团整体组织结构；2、指导与监督集团组织架构与岗位配置情况；3、督导集团各部门职责、岗位的“岗位说明书”的编制及修订工作。17示例：部门职能梳理人力资源管理中心（梳理后）一、人力资源 一、理清部门岗位一、理清部门岗位 根据部门未来6个月-1年的业务发展需求、资源配置情况，对当前部门设置的岗位进行梳理：还需要哪些岗位？哪些岗位可以兼任？哪些岗位需要合并或分拆？与部门负责人或直接上级确认梳理部门岗位。二、部门岗位按级别从高到低排列，形成二、部门岗位按级别从高到低排列，形成部门组织结构架构及人员部门组织结构架构及人员配置情况表配置情况表部门岗位设置部门岗位设置示例：18双击添标题文字 一、理清部门岗位部门岗位设置示例3规范化原则：规范化原则：岗位名称及职责范围应明确和规范，但不宜过细，应留有创新的余地。因事设岗原则：因事设岗原则：从“理清该做的事”开始，“以事定岗、以岗定人”。设置岗位既要着眼于企业现实，又要着眼于企业发展。按照企业各部门职责范围划定岗位，而不应因人设岗；岗位和人应是设置和配置的关系。部部门岗位位设置原置原则193规范化原则：岗位名称及职责范围应明确和规范，但不宜过细，应部门职责分解部门职责分解 部门职责分解是将上级组织详细职责不断分解到下级组织和岗位，直到组织所有的详细职责都全部分解到岗位为止。部门职责分解 1、明确指出部门每个详细职责都分布在哪些岗位，这些岗位的角色各是什么（如执行、审核、审批等）；2、分析、理清组织各项工作执行过程中各相关岗位之间的职责关系、工作分配关系，分清职责边界，以加强合作，减少误解或扯皮现象。同时，解决岗位本身定位和职责不清晰的问题，避免工作职责在岗位上的重叠和断点。部门职责分解作用20部门职责分解 部门职责分解是将上级组织详细职责不断分解到下级部门职责分解工具部门职责分解工具示例：21工式工双击添标题文字部门职责分解工具示例：21 部门职责分解部门职责分解分解原则：分解原则：逐级分解：先部门负责人（正/副），再主管/高级岗，最后到每个岗位，每级分解都将职责分解穷尽而不遗漏，各个职责之间互不交叉和重叠。分解检查原则：分解检查原则：1、部门职责是否有遗漏？2、是否有些职责没有岗位负责，或分解到各岗位的具体职责不连续？3、某一部门职责在涉及的不同岗位上的角色是否清晰（上下级、左右等），各个职责之间互不交叉和重叠？4、岗位职责名称和工作内容书写是否规范性？注意事项注意事项1、详细职责全部分解到岗位后，将性质、内容相类似的工作内容整合、汇总，每个岗位的关键工作内容不宜多于8个。2、发现部门每个岗位的关键职责多于 10个时，说明部门职责梳理时，详细职责需整合、提炼不够，建议重新整合部门职责。22双击添标题文字部门职责分解分解原则：分解检查原则：注意事项岗位说明书岗位说明书 岗位说明书是明确岗位职责、任职要求的说明性文件，也是最基本的管理工具之一。通俗讲，就是这个岗位是做什么的，告诉这个岗位的人要做哪些事情;u明确工作岗位所代表的任务和责任；明确岗位任职人员具备怎样的知识、技能和能力；岗位说明书是对岗位的说明，不是对任职的人的说明岗位说明书23岗位说明书 岗位说明书23岗位说明书岗位说明书 主要包括：主要包括：1、岗位名称 2、所在部门 3、工作关系 4、岗位目的 5、岗位职责 6、任职资格岗位说明书内容岗位职责的描述要点岗位职责的描述要点 岗位长期及经常性岗位长期及经常性的工作的工作,而不是短期而不是短期或临时性工作或临时性工作24岗位说明书 岗位说明书内容岗位职责的描述要点岗位长期及经常岗位说明书岗位说明书 它是决定工作内容的基本出发点之一；它是薪酬发放、绩效考核的基准之一；它是衡量员工是否适岗的标准条件之一；它是培训组织的重要依据之一；它为员工指出轮岗、晋升等职业发展方向。岗位说明书的作用25岗位说明书 岗位说明书的作用25工作推进计划及要求工作推进计划及要求样稿示例：人力资源管理中心（初稿）要求：要求：1、上报材料包括：部门职责、部门组织架构及人员配置情况、岗位说明书、部门职责分解表；2、请各部门高度重视本次修订工作，确保本次修订工作按计划高质量完成，同时保证后续工作顺利推进。26工作推进计划及要求样稿示例：人力资源管理中心（初稿）要求：2