行政秘书技能培训

Essential Skills for Executive Secretary 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理沟通与协调沟通与协调秘书时间管理秘书商务礼仪秘书商务礼仪秘书的角色秘书的角色秘书的角色秘书的角色 工作工作 自信自信 成长成长The Role of the Executive Secretary 第一章第一章:行政秘书的角色行政秘书的角色Chapter 1:1 1 秘书的类别秘书的类别2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点4 4 秘书的作用秘书的作用第一章第一章:秘书的角色秘书的角色秘书人员由其所效劳的单位性质不同而有大体的分类。秘书人员由其所效劳的单位性质不同而有大体的分类。如效劳于政府机关的统称为如效劳于政府机关的统称为“机关秘书，眼务于工机关秘书，眼务于工矿企业的统称为矿企业的统称为“企业秘书，效劳于私人的那么统企业秘书，效劳于私人的那么统称为称为“私人秘书，此外，还有私人秘书，此外，还有“商业秘书、商业秘书、“涉涉外秘书等等。外秘书等等。同在政府机关和某种企事业单位的秘书，那么又因其同在政府机关和某种企事业单位的秘书，那么又因其工作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机工作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关中主要从事日常行政工作的被称为关中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书，行政秘书，主要管理机密文件的被称为主要管理机密文件的被称为“机要秘书，主要从事机要秘书，主要从事撰文拟稿的被称为撰文拟稿的被称为“文字秘书，高等院校的院、系文字秘书，高等院校的院、系那么有那么有“教学秘书教学秘书“科研秘书和科研秘书和“行政秘书行政秘书之分。之分。1 1 秘书的类别秘书的类别1 1 秘书的类别秘书的类别A 行政秘书行政秘书 他们在机关或企事业单位内处理函件，收集资料，管理档案，接待来访，办理会务，编制工作程序表；管理办公室设备、器材、用品和小额现金，购置办公物品；办理上司交办事项，安排上司的会晤差旅事宜等等。B 公司秘书公司秘书 又称又称“董事会秘书、董事会秘书、“执行秘书执行秘书。他们执行董事会决议或董事会。他们执行董事会决议或董事会指示，监督并管理公司财务人事指示，监督并管理公司财务人事对外联络事务；与公司总经理及对外联络事务；与公司总经理及各部门经理保持公务联系，做好协各部门经理保持公务联系，做好协调工作；组织董事会，向董事会汇调工作；组织董事会，向董事会汇报公司财务、人事等情况，答复董报公司财务、人事等情况，答复董事质询等。事质询等。1 1 秘书的类别秘书的类别C 通讯秘书通讯秘书 他们普遍效劳于政府机关、社他们普遍效劳于政府机关、社会团体和大中型企业。其职责是会团体和大中型企业。其职责是负责办公室负责办公室 电报、电传、信电报、电传、信件等通讯事务；文件的起草打件等通讯事务；文件的起草打字、誊印编排、校对；记录上字、誊印编排、校对；记录上司口述或会议情况，整理录音，司口述或会议情况，整理录音，传递上司口头指示和书面指令等传递上司口头指示和书面指令等等。等。1 1 秘书的类别秘书的类别 d 技术秘书技术秘书 这类秘书人员效劳于政府技术部门或工程技术公司。他们从事记录编写技术资这类秘书人员效劳于政府技术部门或工程技术公司。他们从事记录编写技术资料、文件、科技合同，绘制图表，编制技术工程预算；保管技术性文稿、图纸料、文件、科技合同，绘制图表，编制技术工程预算；保管技术性文稿、图纸表格等。表格等。1 1 秘书的类别秘书的类别E 医学秘书医学秘书 这类秘书人员效劳于医院或私这类秘书人员效劳于医院或私人诊疗所。他们负责与病人约定人诊疗所。他们负责与病人约定诊疗时间、挂号、收费，办理住诊疗时间、挂号、收费，办理住院手续；打印病史资料和医疗护院手续；打印病史资料和医疗护理记录；帮助配药、送药；负责理记录；帮助配药、送药；负责订购药品、医疗器材和办公用品订购药品、医疗器材和办公用品等。等。1 1 秘书的类别秘书的类别 f 法律秘书法律秘书 这是指效劳于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员。他们负责接待或随同律师这是指效劳于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员。他们负责接待或随同律师访问当事人，记录、整理当事人口述，起草、打印法律文件；安排法律事务处理程序；保管访问当事人，记录、整理当事人口述，起草、打印法律文件；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。1 1 秘书的类别秘书的类别效劳的直接性效劳的直接性A 秘书工作的内容与领导工作是一致的，秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；即领导做什么秘书也做什么；B 秘书做工作几乎都是领导亲自指派秘书做工作几乎都是领导亲自指派直接安排的，秘书也是直接向领导请示、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；汇报的；C 秘书做工作是直接对领导负责的，其秘书做工作是直接对领导负责的，其结果成败与领导直接有关。结果成败与领导直接有关。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征效劳的稳定性效劳的稳定性 很多职业的效劳都有其很多职业的效劳都有其“业缘性和业缘性和“偶然偶然性。比方营业员与顾客之间，一次商品交易性。比方营业员与顾客之间，一次商品交易完成了，其关系就结束。医生给病人治疗，病完成了，其关系就结束。医生给病人治疗，病人治愈或不人治愈或不 治身亡，其关系也就随之断绝。治身亡，其关系也就随之断绝。而秘书与其效劳对象之间却有相对的固定而秘书与其效劳对象之间却有相对的固定 性。性。可能是几天几个月，也可能长达几年甚至几十可能是几天几个月，也可能长达几年甚至几十年，要到秘书自己辞职或被解聘才告结束。年，要到秘书自己辞职或被解聘才告结束。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征知识化知识化 秘书以处理书面信息为主要工作秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称内容，以办公室或称“写字间为写字间为主要工作地点，以笔墨打印机、主要工作地点，以笔墨打印机、复印机、复印机、电脑等现代工具设电脑等现代工具设备为主要工作手段。秘书必须具有备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为根底。中等以上文化和专业知识为根底。秘书属于知识分子，属于办公人员，秘书属于知识分子，属于办公人员，属于属于“白领阶层。中高级秘书白领阶层。中高级秘书还被称为还被称为参谋参谋、参谋参谋，属于属于智囊型智囊型人物。人物。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征年轻化年轻化 从世界范围采看，秘书队伍比较年从世界范围采看，秘书队伍比较年轻，平均年龄为轻，平均年龄为26岁左右，一般为岁左右，一般为20岁至岁至35岁。岁。客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些都是年轻灵敏度、准确性等，这些都是年轻人的优势。因此，秘书的职业年龄人的优势。因此，秘书的职业年龄比较短，比较短，“新陈代谢也较快。但新陈代谢也较快。但少数高级秘书秘书官员或私人秘少数高级秘书秘书官员或私人秘书除外。书除外。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征女性化女性化 从世界范围来看，女性秘书在人数上占从世界范围来看，女性秘书在人数上占绝对优势。这是由女性的心理素质决定绝对优势。这是由女性的心理素质决定的。西方国家的中、初级秘书女性到达的。西方国家的中、初级秘书女性到达90,而高级秘书侧重于调查研究出谋而高级秘书侧重于调查研究出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性较多。欧富于变动和挑战性，因此男性较多。欧美国家大多数女性秘书是初级秘书，是美国家大多数女性秘书是初级秘书，是“文员，被称为文员，被称为“Office girl。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征无论是政府机关、企事业单无论是政府机关、企事业单位或是私人秘书，也无论秘位或是私人秘书，也无论秘书人员的类别或层次，其工书人员的类别或层次，其工作性质与特征是大体相同的，作性质与特征是大体相同的，具有某些共性，或可以说是具有某些共性，或可以说是职业特点职业特点3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点辅助性辅助性 “辅助是相对于辅助是相对于“主导而主导而言的。辅助，既非主导的，又是言的。辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而与主导密切相关，相对于主导而存在的。辅助，是指在主导的领存在的。辅助，是指在主导的领导、指挥控制之下，又是从旁导、指挥控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。秘书帮助主导完成共同的目标。秘书人员就是处于助手的地位，它的人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。规定的任务，实现其预定的目标。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点综合性综合性 所谓综合，就是指不同类型不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。门类众多、内容复杂。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点机密性机密性 秘书，最初是秘书，最初是“秘藏图书和秘藏图书和“秘密文书，是指物，后来开展为秘密文书，是指物，后来开展为指人，即指人，即“秘密文书工作者。到秘密文书工作者。到了近代，秘书才有了更为丰富更了近代，秘书才有了更为丰富更为确切的涵义。但至今仍有人戏言：为确切的涵义。但至今仍有人戏言：秘书秘书，姓秘书秘书，姓“秘名秘名“书，一书，一离不开秘密，二离不开文书。不管离不开秘密，二离不开文书。不管是机关企业私人的秘书，其工是机关企业私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及到机要和作内容都或多或少地涉及到机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。要职业道德。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点效劳性效劳性a 1文书撰写文书撰写(上司口述或会议记上司口述或会议记录、整理，文件起草修改、润色录、整理，文件起草修改、润色等等)；2文书制作文书制作(打字、复印、编排、打字、复印、编排、装订等装订等)；3文书处理文书处理(收发、传递、办理收发、传递、办理飞保管立卷等飞保管立卷等)；4档案管理档案管理(归档、鉴定、管理、归档、鉴定、管理、提供等提供等)；5会议组织会议组织(准备、记录、文件、准备、记录、文件、善后等善后等)；3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点效劳性效劳性b 6调查研究调查研究(方案、实施、分析、方案、实施、分析、研究等研究等)；7信息资料工作信息资料工作(收集、整理、提收集、整理、提供、储存等供、储存等)；8信访工作信访工作(群众来信来访或顾客群众来信来访或顾客投诉处理等投诉处理等)；9，接待工作，接待工作(日常来访与方案来访日常来访与方案来访接待安排、效劳等接待安排、效劳等)；10协调工作协调工作(政策工作、地区、政策工作、地区、部门、人际关系等部门、人际关系等)；3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点效劳性效劳性c 11督查工作督查工作(政策推行或决议实政策推行或决议实施的催促、检查等施的催促、检查等)；12日程安排日程安排(为上司安排工作日为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等程、会晤及差旅事宜等)；13日常事务日常事务(通讯联络、值班、通讯联络、值班、生活、管理等生活、管理等)；14办公室管理办公室管理(环境、设备、经环境、设备、经费等费等)；15其他临时交办事项。其他临时交办事项。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点助手作用助手作用秘书作为上司的直接工作助手，秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的助手作用。这种起着无可置疑的助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘书助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关，譬如上司会见来应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关，接听访者的把关，接听 的把关，发的把关，发出文件信函的把关，接待会出文件信函的把关，接待会议以及办公室费用开支的把关等议以及办公室费用开支的把关等等。董事会或公司总裁的秘书，等。董事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公司和下属人作为高级助手，对公司和下属人员还有着员还有着监理监理作用。作用。4 4 秘书的作用秘书的作用参谋作用参谋作用 中、高级秘书具有参谋作用。中、高级秘书具有参谋作用。他们为上司调查研究收集和提他们为上司调查研究收集和提供信息、提供咨询，他们辅助上供信息、提供咨询，他们辅助上司决策，为上司草拟方案或实施司决策，为上司草拟方案或实施方案，或组织专家论证、选定最方案，或组织专家论证、选定最正确方案。高级秘书还能充当领正确方案。高级秘书还能充当领导人的导人的“参谋和参谋和“智囊，解智囊，解决领导的疑难问题，为领导主动决领导的疑难问题，为领导主动出谋划策。出谋划策。4 4 秘书的作用秘书的作用协调作用协调作用 秘书的协调作用是由秘书的工作秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作地位和工作方式决定的。任务、工作地位和工作方式决定的。秘书常常代表上司传达上司的指秘书常常代表上司传达上司的指令或收集上司所需要的情况，与其令或收集上司所需要的情况，与其他部门、人员有着广泛的接触，也他部门、人员有着广泛的接触，也容易产生矛盾，需要及时协商、沟容易产生矛盾，需要及时协商、沟通、调解。通、调解。秘书的地位又往往是秘书的地位又往往是在在“一人之下，众人之上，又处一人之下，众人之上，又处于工作网络的于工作网络的“结点，上下左右结点，上下左右的工作与人际关系都要求秘书去调的工作与人际关系都要求秘书去调处，力争到达平衡和统一。处，力争到达平衡和统一。4 4 秘书的作用秘书的作用信息、枢纽作用信息、枢纽作用 以往的秘书最主要的工作就是以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息。现代秘书那么又处理书面信息。现代秘书那么又从接待、联络调研从接待、联络调研 等工作等工作中接触大量的口头信息。秘书的中接触大量的口头信息。秘书的办公室可以说是机关公司的信办公室可以说是机关公司的信息集散地。秘书为上司和整个机息集散地。秘书为上司和整个机关公司起着信息的提供反响关公司起着信息的提供反响传递等枢纽传递等枢纽 作用。作用。4 4 秘书的作用秘书的作用公共关系作用公共关系作用 秘书工作中有秘书工作中有“对外联络内对外联络内部协调等内容，理应起着部协调等内容，理应起着“内内求团结，外求开展的公共关系求团结，外求开展的公共关系作用。企业秘书人员应帮助上司作用。企业秘书人员应帮助上司密切和融洽与股东、职工顾客密切和融洽与股东、职工顾客社区公众新闻媒介乃至政府社区公众新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系，树立部门等内外各方面的关系，树立并维护单位和上司的良好的知名并维护单位和上司的良好的知名度与美誉度度与美誉度4 4 秘书的作用秘书的作用 1 交际距离交际距离 2 肢体语言肢体语言 3 倾听及赞美倾听及赞美 4 自我保护自我保护 5 穿衣味道穿衣味道 6 说话境界说话境界秘书商务礼仪秘书商务礼仪1 交流的距离交流的距离 人人与与人人之之间间都都有有一一段段距距离离，以以线线来来表表示示距距离离的的话话，那么可区分为以下几段：那么可区分为以下几段：(1)0.5公公尺尺 WB亲亲密密领领域域(亲亲近近朋朋友友的领域的领域)(2)0.5米米1.5米米 DW个个人人领领域域(个个人人隐隐私私的领域的领域)(3)1.5米米3米米 DW社社会会活活动动领领域域(商商业业空间的领域空间的领域)(4)3米米7米米 DW公公共共活活动动领领导导(演演讲讲、会议的领域会议的领域)秘书商务礼仪秘书商务礼仪秘书自我保护意识秘书自我保护意识 言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻 对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；亲昵；不接受分外的报酬和贵重的礼物；不接受分外的报酬和贵重的礼物；不参与同事关于男女情事的谈话；不参与同事关于男女情事的谈话；不在上司办公室作非工作性的逗留；不在上司办公室作非工作性的逗留；不聆听男性上司或伺事婚姻不幸的倾诉；不聆听男性上司或伺事婚姻不幸的倾诉；不让对方误解你的关心和帮助是爱情；不让对方误解你的关心和帮助是爱情；尽量防止与男性上司单独出差，差旅中尤尽量防止与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节；其要注意言行细节；及时说明你已婚或已有男友；及时说明你已婚或已有男友；不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；必要时依靠法律，寻求保护必要时依靠法律，寻求保护秘书商务礼仪秘书商务礼仪缓解压力缓解压力大局部压力毫无必要：大局部压力毫无必要：40%的担忧永远不会发生；的担忧永远不会发生；30%的忧虑涉及过去的决定，是无法改变的；的忧虑涉及过去的决定，是无法改变的；12%的忧虑集中于别人出于自卑感而做出的批评；的忧虑集中于别人出于自卑感而做出的批评；10%的忧虑与健康有关，而越担忧问题就越严重；的忧虑与健康有关，而越担忧问题就越严重；8%的忧虑可以列如的忧虑可以列如“合理范围。合理范围。秘书商务礼仪秘书商务礼仪6 说话境界说话境界A 想说想说B 敢说敢说C 能说能说D 会说会说秘书商务礼仪秘书商务礼仪让别人看看你的肢体语言 形象礼仪 还有有声语言流利的表达和蔼可亲 而且很难忘的！:)我很难忘的一件事情我很难忘的一件事情一、秘书写作概述一、秘书写作概述秘书写作的内容相当广泛，题材多样。因秘书写作的内容相当广泛，题材多样。因工作和业务需要，各有所侧重。大致如工作和业务需要，各有所侧重。大致如下下 1公文类公文类 国务院所规定的行政公文共有国务院所规定的行政公文共有13类类14种：种：命令命令(令令)；决定；决定；公告；公告；通告；通告；通知；通知；通报；通报；议案；议案；报告；报告；请示；请示；批复；批复；意见；意见；函；函；会议会议纪要。纪要。2法规类法规类 主要有：规定、条例、方法细那么等。主要有：规定、条例、方法细那么等。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理3经济类经济类主要有：经济合同协议书、市场预测报告、经济活动主要有：经济合同协议书、市场预测报告、经济活动分析报告等。分析报告等。4事务类事务类主要有：信函、方案、总结、讲话稿简报、调查报告主要有：信函、方案、总结、讲话稿简报、调查报告声明、启事、条据等。声明、启事、条据等。5礼仪类礼仪类主要有：贺词、祝词请柬、讣告、悼词等。主要有：贺词、祝词请柬、讣告、悼词等。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理二二 秘书写作的特点秘书写作的特点 1代单位立言，非个人意愿代单位立言，非个人意愿 秘书写作与文艺创作或论文写作相比，有一个秘书写作与文艺创作或论文写作相比，有一个最大最大的特点就是非个人意愿，而是代机关、的特点就是非个人意愿，而是代机关、单位立言。代笔立言，这是秘书的职业特征所单位立言。代笔立言，这是秘书的职业特征所决定的。决定的。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理2 集体成果，非个人创作集体成果，非个人创作 秘书写作有一定的程序。即使是小单位的一封秘书写作有一定的程序。即使是小单位的一封简单的信，也要有简单的信，也要有上司授意上司授意卡卡秘书拟秘书拟稿稿上司审核三个程序。较大单位较重上司审核三个程序。较大单位较重要的文章往往还得加上集体讨论、部门会商、要的文章往往还得加上集体讨论、部门会商、反复修改才可定稿；定稿之后还得经过签发反复修改才可定稿；定稿之后还得经过签发打印、校对、缮印才能成为正式文件。一打印、校对、缮印才能成为正式文件。一份份文件；往往要集中多人的智慧，要经过好几个文件；往往要集中多人的智慧，要经过好几个人的手笔和努力才能完成。人的手笔和努力才能完成。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理3内容真实实用客观，符合政策内容真实实用客观，符合政策 秘书写作的内容要有新闻那样的真实性，决不允秘书写作的内容要有新闻那样的真实性，决不允许文艺创作的虚构；要求实用有针对性，能解决许文艺创作的虚构；要求实用有针对性，能解决实际问题，而不能像文艺作品或新闻那样追求感染实际问题，而不能像文艺作品或新闻那样追求感染或宣传效果，也不允许如某些论文那样纯理论化和或宣传效果，也不允许如某些论文那样纯理论化和抽象化；要求客观，排除个人情绪或好恶；要求符抽象化；要求客观，排除个人情绪或好恶；要求符合党和国家的方针政策法律法规，不允许随心所合党和国家的方针政策法律法规，不允许随心所欲。欲。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理4语言要求流畅、平实、简洁、标准语言要求流畅、平实、简洁、标准。要求明明白白，通俗流畅，不要求像要求明明白白，通俗流畅，不要求像文艺语言的含蓄、独特或科技语言的深文艺语言的含蓄、独特或科技语言的深邃理性和抽象；要求平铺直叙、不要邃理性和抽象；要求平铺直叙、不要求曲折华美；要求标准的词语和句法，求曲折华美；要求标准的词语和句法，不允许用方言或作家所谓的语言风格，不允许用方言或作家所谓的语言风格，不用夸张拟人等修辞手法。不用夸张拟人等修辞手法。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理 5讲究文体格式讲究文体格式 但凡正式公文都应遵但凡正式公文都应遵照国家规定的公文格式，照国家规定的公文格式，既要齐全，又要按规定既要齐全，又要按规定的位置落款和操作。如：的位置落款和操作。如：文件名称、文号、编号、文件名称、文号、编号、密级缓急标志横隔密级缓急标志横隔线标题、受文机关线标题、受文机关正文、附件发文机关正文、附件发文机关发文日期、主题词等发文日期、主题词等等。其他应用文也有约等。其他应用文也有约定俗成的格式定俗成的格式，讲究，讲究的是统一标准，不存的是统一标准，不存在百花齐放。因而，秘在百花齐放。因而，秘书写作不可标新立异。书写作不可标新立异。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理三三文书处理的内容与要求文书处理的内容与要求四四 通常所说的文书工作，是指通常所说的文书工作，是指在使用文书，处理日常公务的在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、活动中，围绕着文书的拟制、办理管理以及立卷归档所进办理管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。行的一系列衔接有序的工作。文书处理工作具有政治性时文书处理工作具有政治性时限性机要性和标准性等特点。限性机要性和标准性等特点。其内容和根本任务包括：其内容和根本任务包括：秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理 1发文：从文书起草修改审核签发到印制、发发文：从文书起草修改审核签发到印制、发出的一系列处理环节。出的一系列处理环节。2收文：从来文的签收、登记、分办、传阅拟办、收文：从来文的签收、登记、分办、传阅拟办、批办到承办催办以及答复的一系列处理环节。批办到承办催办以及答复的一系列处理环节。3管理：平时管理、发挥公文的效用，公文保密的一管理：平时管理、发挥公文的效用，公文保密的一系列管理环节。系列管理环节。4立卷归档：整理立卷、归档保存的处理环节。立卷归档：整理立卷、归档保存的处理环节。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理5根本任务主要是：根本任务主要是：(1)文件的收发、登记和分送；文件的收发、登记和分送；(2)文件的拟办、批办、承办和催办；文件的拟办、批办、承办和催办；(3)文件的拟写校核、签发、缮印、校对和用印；文件的拟写校核、签发、缮印、校对和用印；(4)会议汇报、会议汇报、的记录和整理；的记录和整理；(5)文件材料的平时归卷，提供借阅与保管；文件材料的平时归卷，提供借阅与保管；(6)文件材料的系统整理、编目和归档工作；文件材料的系统整理、编目和归档工作；(7)处理群众来信；处理群众来信；(8)为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。其他文书工作的任务。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理四四 公文立卷公文立卷1 公文立卷的概念公文立卷的概念 公文立卷，是指机关文书部门将已经办公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。和一定的规律组成案卷。案卷，也称卷案卷，也称卷宗，指有关某一问题或某一工作活动的宗，指有关某一问题或某一工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组系统的具有密切联系的文件材料的组合体。合体。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理2 公文立卷的意义是：公文立卷的意义是：a公文立卷能够保持文件之间的历史联系，公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。便于文件的查找利用。b公文立卷可以维护文件的完整与平安，公文立卷可以维护文件的完整与平安，也便于文件的保管。也便于文件的保管。c公文立卷，为档案工作打下了根底。公文立卷，为档案工作打下了根底。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理3 公文立卷的原那么与要求公文立卷的原那么与要求 公文立卷的原那么是：保存文件之公文立卷的原那么是：保存文件之间的历史联系，区分保存价值，便间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。于保管和利用。秘书和文书管理秘书和文书管理人员必须对卷内文件的数量有一定人员必须对卷内文件的数量有一定的限制，卷内文件的数量是的限制，卷内文件的数量是50张到张到200张之间，国标文件规定案卷的张之间，国标文件规定案卷的厚度为厚度为10毫米、毫米、15毫米、毫米、20毫米三毫米三种。种。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理4公文立卷的根本方法公文立卷的根本方法 主要有三种方法：主要有三种方法：(1)根据文件的特征组卷，问题根据文件的特征组卷，问题特征、时间特征、文种特征、特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯作者特征、地区特征和通讯者特征。者特征。a 按问题特征立卷，即将有按问题特征立卷，即将有关同一事件同一人物同关同一事件同一人物同一事物、同一问题或同一工一事物、同一问题或同一工作性质等所形成的文件材料，作性质等所形成的文件材料，组合在一起进行立卷。按问组合在一起进行立卷。按问题特征立卷，是一种自然的题特征立卷，是一种自然的分门别类的方法。分门别类的方法。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理b 按时间特征立卷，形成于同一时间的文件或内按时间特征立卷，形成于同一时间的文件或内容针对同一时间的文件组合在一起立卷。容针对同一时间的文件组合在一起立卷。c 按名称特征立卷，指公文文种的名称，如决定按名称特征立卷，指公文文种的名称，如决定报告请示会议记录等。报告请示会议记录等。d文件按名称特征立卷，就是把相同文种名称的文件按名称特征立卷，就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷。文件组合在一起进行立卷。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理E 按作者特征立卷，作者特征是指制发文件的按作者特征立卷，作者特征是指制发文件的机关单位或个人。按作者特征立卷就是将反机关单位或个人。按作者特征立卷就是将反映同一作者制发的文件组合在一起立卷。映同一作者制发的文件组合在一起立卷。f 按地区特征立：卷，就是将内容涉及同一地区按地区特征立：卷，就是将内容涉及同一地区的文：件组合在一起进行立卷。的文：件组合在一起进行立卷。G 按通讯者特征立卷，即针对一个或几个问题双按通讯者特征立卷，即针对一个或几个问题双方机关的回复往来的文件，组合在一起进行立方机关的回复往来的文件，组合在一起进行立卷。卷。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理(5)文件的保存价值组卷文件的保存价值组卷划分文件的保管期限，分为永久保存的划分文件的保管期限，分为永久保存的长期保存的长期保存的(保管期限为保管期限为1650年年)、短、短期保存的期保存的(15年以下年以下)三种形式三种形式秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理五五 公文立卷的准备公文立卷的准备 1立卷类目的编制立卷类目的编制 立卷类目是指机关文书部门在一年的立卷类目是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原那么要形成的文件，按照立卷的原那么要求和方求和方法，事先拟制出来的归卷条目。法，事先拟制出来的归卷条目。立卷类目主要由类名和条款两局部立卷类目主要由类名和条款两局部组成：组成：(1)类名。即类别，是综合概括归类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称，如组织类、卷文件材料的类属名称，如组织类、宣传类、工交类城建类、财贸类、宣传类、工交类城建类、财贸类、文教类综合类等等。文教类综合类等等。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理(2)条款。条款。即条目，是类名之下按照立卷要即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的求和方法概括出来的一组文件的总标题。总标题。条款顺序排定以后，条款顺序排定以后，依次编上顺序号。如第一类第一依次编上顺序号。如第一类第一条为条为“1一一1第二第二类第二条为类第二条为“22等等。等等。立卷立卷类目的类别和条款的排列呈表格类目的类别和条款的排列呈表格式，是平时文件归卷的式，是平时文件归卷的“索引表索引表，指导文件，指导文件“对号入座对号入座“定点归宿。定点归宿。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理2平时归卷工作平时归卷工作 指公文立卷人员依据已经编好的立卷类目，将已经处理指公文立卷人员依据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归人卷内。要完毕的文件，随时按类目上的有关条款归人卷内。要做到：做到：(1)注意做好文件材料的收集工作；注意做好文件材料的收集工作；(2)对已经归卷的文件材料，要进行定期检查和调整；对已经归卷的文件材料，要进行定期检查和调整；(3)事先预编的立卷类目，要注意调整修改；事先预编的立卷类目，要注意调整修改；(4)可以确定组卷的，也可以提前进行编目装订。可以确定组卷的，也可以提前进行编目装订。(5)千些文件不便归卷，可单独设立一个卷夹，注明千些文件不便归卷，可单独设立一个卷夹，注明“待归文件。待归文件。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理六、案卷的组合六、案卷的组合 案卷的组合，简称组卷，指年案卷的组合，简称组卷，指年终或第二年上半年对归卷的各个终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。卷标题等一系列工作。1调整立卷调整立卷 是指在平时归卷的根底上，详是指在平时归卷的根底上，详细检查每一条款中所积累的文件细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当地调整，并且最材料，进行适当地调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。后确定组合案卷的一项工作。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理2卷内文件排列和编号卷内文件排列和编号 (1)卷内文件排列，指将每个案卷内的文件按卷内文件排列，指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，可以按照一定的规律和顺序进行系统化排列，可以按时间、问题、重要程度、文号、作者地区时间、问题、重要程度、文号、作者地区通讯者文种名称人名的姓氏笔画或拼音字通讯者文种名称人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。母等顺序进行排列。(2)卷内文件的编号。应当用阿拉伯数字给卷卷内文件的编号。应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序。内文件编页号，以固定它们的排列顺序。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理 3拟写案卷标题拟写案卷标题 案卷标题是案卷的名称，也称案卷题名，案卷标题是案卷的名称，也称案卷题名，一般的案卷标题不需标明时间，只有方一般的案卷标题不需标明时间，只有方案、报告、总结预决算和重要文件以案、报告、总结预决算和重要文件以及跨年度文件组成的案卷才需要标明时及跨年度文件组成的案卷才需要标明时间。标明卷内文件针对的时间要准确，间。标明卷内文件针对的时间要准确，不可随意简化。不可随意简化。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理七七 编目成卷编目成卷 编目成卷指在组合案卷的根底编目成卷指在组合案卷的根底上，对卷内文件进行编目装订，上，对卷内文件进行编目装订，以及案卷的排列、编号等一系列以及案卷的排列、编号等一系列工作。工作。1案卷的编目案卷的编目 指在卷内文件排列编号的根底指在卷内文件排列编号的根底上，填写卷内文件目录备考表上，填写卷内文件目录备考表和案卷封皮等工作。和案卷封皮等工作。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理2案卷的装订与装盒案卷的装订与装盒 案卷都需要进行装订，对于某些特殊珍贵案卷都需要进行装订，对于某些特殊珍贵的手稿照片、图纸在不便于进行装订的手稿照片、图纸在不便于进行装订时，也可以采用卷盒卷袋进行保管。时，也可以采用卷盒卷袋进行保管。案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影响阅读。在装订之前，要去掉文件上的响阅读。在装订之前，要去掉文件上的金属物，以防年久锈蚀文件。注意不要金属物，以防年久锈蚀文件。注意不要有倒置、脱漏的页张。有倒置、脱漏的页张。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理 3案卷排列与编号案卷排列与编号 指案卷经过编目装订以后，将一个年指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统度、一个组织机构的案卷进行系统化排列编号，以固定其顺序。化排列编号，以固定其顺序。(1)案卷的排列。案卷先按保管期案卷的排列。案卷先按保管期限分开，即按永久长期、短期分限分开，即按永久长期、短期分别排列。也可按重要程度作者别排列。也可按重要程度作者名称、时间、地区等表达条理化和名称、时间、地区等表达条理化和一定的规律。一定的规律。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理(2)案卷的编号。案卷的编号。编号的顺序如：永久卷编号的顺序如：永久卷l一一50乙；长期乙；长期卷卷5l一一100短期卷短期卷10l150、副、副卷卷151200。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理 八、案卷归档八、案卷归档 1案卷目录的编制案卷目录的编制 案卷目录的工程有案卷目录的工程有“案卷号、立卷案卷号、立卷类目号案卷题名卷内文件起类目号案卷题名卷内文件起止日期卷内文件份数、页数、止日期卷内文件份数、页数、保管期限备注等等。保管期限备注等等。编制编制案卷目录一般有两种方法：一种案卷目录一般有两种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室统一组织，指导是由机关档案室统一组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。编排卷号，直接编制案卷目录。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理 2文件检索工具的编制文件检索工具的编制 文件检索工具指用来查找利用文件材料文件检索工具指用来查找利用文件材料的目录卡片等等。其编制内容主要有：的目录卡片等等。其编制内容主要有：(1)文号索引。又叫文件作者目录。目文号索引。又叫文件作者目录。目录设置的工程一般有：文件作者录设置的工程一般有：文件作者(加标题加标题)、文号、文件日期、所在卷页号。、文号、文件日期、所在卷页号。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理(2)文件分类目录，又叫文件综合分类文件分类目录，又叫文件综合分类目录。设置的工程一般有：类目录。设置的工程一般有：类别顺序号、文件作者别顺序号、文件作者(加标题加标题)文文号文件日期、卷页号，并加封面号文件日期、卷页号，并加封面和底页。一年编制一本，编制号后和底页。一年编制一本，编制号后付印装订成册付印装订成册秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理3案卷的归档案卷的归档 文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为关档案室集中保管，称为归档归档。(1)归档范围也即文书立卷的范围，归档范围也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料的文件以及其他有关的材料(包括照片图包括照片图表印模录音带录像带等表印模录音带录像带等)。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理(2)归档时限。归档时限。一般应在第二年上半年向档案部门移一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。交档案。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理(3)归档要求：归档要求：应归档的文件材料必须齐全、完整。应归档的文件材料必须齐全、完整。归档归档的文件材料，要保持它们之间的历史联的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理立卷，系，区分保存价值、分类整理立卷，案卷标题应简明确切。案卷标题应简明确切。机关档案室在机关档案室在接收案卷时，应按照以上要求对案卷检接收案卷时，应按照以上要求对案卷检查验收。查验收。移交目录一式二至三份，一移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。一至二份交机关档案室保存。秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理秘书时间管理秘书时间管理1 沟通的特点沟通的特点 (1)社会性。秘书工作的沟通往往以代表社会性。秘书工作的沟通往往以代表组织的个人为对象，而不是秘书个人的组织的个人为对象，而不是秘书个人的亲友间的沟通，也不仅是组织直接关系亲友间的沟通，也不仅是组织直接关系的上下左右的沟通，而是有着社会性、的上下左右的沟通，而是有着社会性、普遍性广泛性。既有与合作伙伴或潜普遍性广泛性。既有与合作伙伴或潜在合作伙伴的沟通，又有为寻求理解和在合作伙伴的沟通，又有为寻求理解和支持的沟通；既有为收集信息的沟通，支持的沟通；既有为收集信息的沟通，又有为听取反响意见又有为听取反响意见沟通与协调沟通与协调(2)选择性。选择性。与社会性相矛盾的是沟通又有选择性，与社会性相矛盾的是沟通又有选择性，或说目的性。秘书的沟通对象只能或说目的性。秘书的沟通对象只能选择与本组织生存、开展有密切关选择与本组织生存、开展有密切关联的组织或个人，选择领导授意或联的组织或个人，选择领导授意或批准的；沟通的内容和方式也必须批准的；沟通的内容和方式也必须选择自己的职责范围内的，不违反选择自己的职责范围内的，不违反方针、政策、法律、法规和组织纪方针、政策、法律、法规和组织纪律的。律的。沟通与协调沟通与协调(3)互助性。互助性。沟通的对象和内容必须以互助性为目沟通的对象和内容必须以互助性为目的，以有助于双方的经济效益和社的，以有助于双方的经济效益和社会效益为目的，而不能只是一厢情会效益为目的，而不能只是一厢情愿，有去无还，应该是互通有无、愿，有去无还，应该是互通有无、礼尚往来飞互助互利。礼尚往来飞互助互利。沟通与协调沟通与协调 工作工作 自信自信 成长成长在在我我们们不不断断塑塑造造自自我我的的过过程程中中，影影响响最最大大的的莫莫过过于于是是选选择择乐乐观观的的态态度度还还是是悲悲观观的的态态度度。我我们们思思想想上上的的这这种种抉抉择择可可能能给给我我们们带带来鼓励，也有可能阻滞我们前进。来鼓励，也有可能阻滞我们前进。花与刺。相信就能看见它。花与刺。相信就能看见它。永远积极永远积极要要有有一一个个你你每每天天早早 晨晨醒醒来来为为之之奋奋斗斗的的目目标标，它它应应是是你你人人生生的的目目标标。远远景景必必须须即即刻刻着着手手建建立立，而而不不要要往往后后拖拖。你你随随时时可可以以按按自自己己的的想想法法做做些些改改变变，但但不不能能一一刻刻没有远景。没有远景。三个石匠的远景。三个石匠的远景。树立远景树立远景 不不断断寻寻求求挑挑战战鼓鼓励励自自己己。提提防防自自己己，不不要要躺躺倒倒在在舒舒适适区区。舒舒适适区区只只是是避避风风港港，不不是是安安乐乐窝窝。它它只只是是你你心心中中准准备备迎迎接接下下次次挑挑战战之之前前刻刻意意放放松松自自己己和和恢恢复复元元气气的的地方。地方。煮青蛙的故事。煮青蛙的故事。离开舒适区离开舒适区 自自以以为为长长命命百百岁岁无无益益于于你你享享受受人人生生。然然而而，大大多多数数人人对对此此视视而而不不见见，假假装装自自己己的的生生命命会会绵绵延延无无绝绝。惟惟有有心心血血来来潮潮的的那那天天，我我们们才才会会筹筹划划大大事事业业，将将我我们们的的目目标标和和梦梦想想寄寄托托在在“虚虚幻幻岛岛的的汪汪洋洋大大海海之之中中。其其实实，直直面面死死亡亡未未必必要要等等到到生生命命耗耗尽尽时时的的临临终终一一刻刻。事事实实上上，如如果果能能逼逼真真地地想想象象我我们们的的弥弥留留之之际际，会会物物极极必必反反产产生生一一种种再生的感觉，这是成功的第一步。再生的感觉，这是成功的第一步。不穷了，习惯了的故事。不穷了，习惯了的故事。加强紧迫感加强紧迫感 世世上上最最秘秘而而不不宣宣的的秘秘密密是是，战战胜胜恐恐惧惧后后迎迎来来的的是是某某种种平平安安有有益益的的东东西西。哪哪怕怕克克服服的的是是小小小小的的恐恐惧惧，也也会会增增强强你你对对创创造造自自己己生生活活能能力力的的信信心心。如如果果一一味味想想避避开开恐恐惧惧，它它们们会会象象疯疯狗狗一一样样对对我我们们穷穷追追不不舍舍。此此时时，最最可可怕怕的的莫莫过过于于双双眼眼一一闭闭假假装它们不存在。装它们不存在。鲨鱼吃小鱼的故事。鲨鱼吃小鱼的故事。迎接恐惧迎接恐惧 创创造造自自我我，如如绘绘巨巨幅幅画画一一样样，不不要要怕怕精精工工细细笔笔。如如果果把把自自己己当当作作一一幅幅正正在在描描绘绘中中杰杰作作，你你就就会会乐乐于于从从细细微微处处做做改改变变。一一件件小小事事做做得得与与众众不不同同，也也会会令令你你兴兴奋奋不不已已。总总之之，无无论论你你有有多多么么小小的的变变化化，点点点点都都于于你你很很重重要。要。有有一一天天晚晚上上，徐徐斌斌在在广广场场上上散散步步，一一个个醉醉汉汉朝朝他他走走来来。醉醉汉汉向向徐徐斌斌要要一一毛毛钱钱，徐徐斌斌感感到到惊惊愕愕，并并问问他他是是否否只只要要一一文文钱钱，醉醉汉汉重重复复说说只只要要一一毛毛钱钱。徐徐斌斌给给了了他他一一毛毛钱钱，同同时时说说：“人人生生能能得得多多少少，就就看看你你要要求求多多少少。醉汉听了不禁一楞。醉汉听了不禁一楞。石头、瓦与别墅。石头、瓦与别墅。精工细笔精工细笔 多多数数人人认认为为，一一旦旦到到达达某某个个目目标标，人人们们就就会会感感到到身身心心舒舒畅畅。但但问问题题是是你你可可能能永永远远达达不不到到目目标标。把把快快乐乐建建立立在在还还不不曾曾拥拥有有的的事事情情上上，无无异异于于剥剥夺夺自自己己创创造造快快乐乐的的权权力力。记记住住，快快乐乐是是天天赋赋权权利利。首首先先就就要要有有良良好好的的感感觉觉，让让它它使使自自己己在在塑塑造造自自我我的的整整个个旅旅途途中中充充满满快快乐乐，而而不不要要再再等等到到成功的最后一刻才去感受属于自己的欢乐。成功的最后一刻才去感受属于自己的欢乐。一切为最好作准备的故事。一切为最好作准备的故事。首先要感觉好首先要感觉好