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)會議的籌划與管理會議的籌划與管理1會議的籌划與管理1)為什么要開會?90%90%以上的重大决策是通过会议制定的以上的重大决策是通过会议制定的,一夫當關的英雄時代已經過去一夫當關的英雄時代已經過去,我們必須與他人我們必須與他人愉快的合作才能順利成事愉快的合作才能順利成事.企业花在开会上的时间越来越多企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高开会的频率越来越高會議的能力是現代人必備的團隊工作能力會議的能力是現代人必備的團隊工作能力.會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式.2為什么要開會?2)何為會議集合若干人員一定的場所,以口頭交換各人的意見,想法,情報并努力去達到某些共同的結論.這一活動稱為會議.3何為會議3)會議的意義 會議是一個集思廣益的渠道4會議的意義會議是一個集思廣益的渠道4)會議的種類按人數分類按 方 式分類按模式分類按開會目的分類按會議的報告形式1.團體2.一對一1.面 對面2.電話3.視頻1.正式的,非正式2.定期的,非定期3.商量型,協商型4.創意開發型5.教育知道型1.宣佈傳達講解政策2.作決策起跑為目的3.收集情報.聽取意見4.機能為中心的1.單向式(早會,周會,動員月會,目標布達會)2.管理會議(干部會議,經營會議,產銷會議,部門呼應,專案會議,生產協調會)3.雙向式會議(引導式,決定,探討式4.發表會,說明會(品管圈發表會,提案改善發表會,產品說明會5.文宣會整理整頓,標語競賽,有獎征文)5會議的種類按人數分類按方式分類按模式分類按開會目的分類按會議)會議的目的6會議的目的6)會議的頻率 固定的部門會議 7會議的頻率固定的部門會議7)會議頻率 1全體會議 8會議頻率1全體會議8)會議頻率 2處理突發事件的會議 9會議頻率2處理突發事件的會議9)會議頻率 3一對一會議 10會議頻率3一對一會議10)會議時間安排 11會議時間安排11)會議流程與管理 流程 管理會議主題 會議的成本會議目的 會議召開的時機議程 重要的、緊急的議題決議 需要集思廣益的 無法私下協商的12會議流程與管理流程)會前准備工作會前准備工作(會議計划會議計划)1、安排議題、議程、日程安排議題、議程、日程2、擬訂與會人員名單擬訂與會人員名單3、申請會議所需資金申請會議所需資金4、會場佈置會場佈置5、發出會議通知發出會議通知13會前准備工作(會議計划)1、安排議題、議程、日程13)如何擬定會議計划議題要明確 事實的收集 判斷資料的提出 自己的想法整理弄清楚會議的目的 議題是什么 是否要決定 是否要協調是否一定要開 用文書可以嗎?以自己的責任何權限可以處理嗎?不開會協商可以嗎?14如何擬定會議計划議題要明確14)如何擬訂與會人員如何擬訂與會人員*選擇恰當的人出席會議選擇恰當的人出席會議*送交上級審核送交上級審核 了解實況的人了解實況的人與問題有關的人與問題有關的人對該問題有丰富知識與經驗而且有協力對該問題有丰富知識與經驗而且有協力性的人性的人(專家專家)有權做決定的人有權做決定的人(必須取得該人之同意必須取得該人之同意)上下階層的幅度盡量要小上下階層的幅度盡量要小重大關係的人重大關係的人(執行者或關心此會議的人執行者或關心此會議的人)15如何擬訂與會人員*選擇恰當的人出席會議*送交上級審核15)会场布置会场布置 选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件 16会场布置选择会场16)會議通知需知會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如E_MAILE_MAIL主旨)目的:應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集時間:有開始時間結束時間地點性;公司外要附路線圖議程:應包含開會預定結束時間準備資料:參加者要預先要整理研究及看法與會人員主辦單位:預先點檢會議場所的設備與備品,席位的安排17會議通知需知會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如E_MA)會議通知範例會議名稱:業務會議目的:公司本季營業額嚴重衰退,本次會議將討論營業額下降原因,並提出改善對策。時間:2002.03.18AM10:00:2002.03.18AM10:00地點:大會議室議程:1.:1.現況說明2.2.各部門報告3.3.未來趨勢分析4.4.振興方案準備資料:與會各單位相關報表、資料與會人員:客服課長、MTQCMTQC、MTMT制程、MTMT技轉、設計人員主辦單位:營業部18會議通知範例會議名稱:業務會議18)與會者如何准備詳細閱讀會議通知准備萬全的資料(有准備但不一定提出)報告言簡意賅(兩頁 成績 不足 對策)遵守時間必要時先溝通盡量避免代理人19與會者如何准備詳細閱讀會議通知19)會議進行簽到簽到安排就座安排就座 要適合會議性質要適合會議性質 讓報告者坐中央讓報告者坐中央 會議主持人的座位會議主持人的座位 秘書的座位秘書的座位准時開會准時開會,并控制號結束時間并控制號結束時間,准時結束會議准時結束會議防止其他時間阻礙會議的進行防止其他時間阻礙會議的進行,避免離席何和接聽電話避免離席何和接聽電話 主席更不該主席更不該 離席要報備離席要報備20會議進行簽到20)議 程 重 點由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。21議程重點由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以)與 會人員 規 則要守時要守時,堅持到底堅持到底要做事前準備要做事前準備針對主題主動發發言針對主題主動發發言,簡短扼要簡短扼要對事不對人對事不對人,不做人身功擊不做人身功擊予以真誠的肯定及讚美予以真誠的肯定及讚美傾聽他人發言傾聽他人發言用積極的話代替消極發言用積極的話代替消極發言以探詢、謙虛代替主觀論斷以探詢、謙虛代替主觀論斷22與會人員規則要守時,堅持到底22)主席的工作發言的促動發言的促動:讓大家想發言讓大家想發言,並說出想表達並說出想表達的意見。的意見。工作分配的促動工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作鼓勵大家主動認領工作,掌握成掌握成 功的機會。功的機會。創意的促動創意的促動:提出一些其他產品的優點提出一些其他產品的優點,激激發大家的發大家的 創意創意,將別人的優點用於我們的將別人的優點用於我們的產品上。產品上。問題的促動問題的促動:主席應提出一些問題讓與會主席應提出一些問題讓與會人員了解人員了解 問題的狀況。問題的狀況。感情的促動感情的促動:主席除了要讓與會者體會到主席除了要讓與會者體會到你的關你的關 懷、感恩、自責、包懷、感恩、自責、包容、肯定外容、肯定外,還還 要讓與會者自動自發要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛創造和諧的氣氛23主席的工作發言的促動:讓大家想發言,並說出想表達的意見。23)主席主持人注意事項獨占發言獨占發言避免冗長的發言避免冗長的發言,占用大家交占用大家交流流 意見的時間。意見的時間。火爆浪子火爆浪子要能容納他人的發言要能容納他人的發言,不可情不可情緒緒 化與他人發生衝突。化與他人發生衝突。優柔寡斷優柔寡斷要思路清晰要思路清晰,對決議事項要果對決議事項要果斷、明確。斷、明確。加入衝突加入衝突應站在中立的立場來化解衝應站在中立的立場來化解衝突。突。操控議程操控議程應依照流程引導會議的進行應依照流程引導會議的進行,不可一人不可一人 操控整個會議的議程。操控整個會議的議程。24主席主持人注意事項獨占發言避免冗長的發言,占用大家交流2)如 何 開 場背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人 員自我介紹,並說明對會議的期待,以 促進與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程:會議中欲討論之事項及其先後順序 和預估時間。會議期待25如何開場背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人25)開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%70%。因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執行方案。本次會議的進行時間預估為1.51.5小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大家加油!26開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣)如何讓大家願意發言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環境。保持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。27如何讓大家願意發言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。27)發 問 的 技 巧 傾 聽的技巧 注視對方 不中途打斷 詢問不明之處 適當歸納 不任意表露情緒 開放與封閉 空投與指定28發問的技巧傾聽的技巧注視對方開放與封)報 告 的 種 類 工作完成的報告:你完成了什麼工作,何時完成?完成的重點?工作異常的報告:工作的預定進度、現在進度、差異進度、差異原因、處置對策及何時會趕上進度?請示報告:背景狀況、建議內容、事情的經過。需要支援的報告:什麼事?原因?對策?現況如何?需要哪些支援?29報告的種類工作完成的報告:你完成了什麼工作,何時完)如 何 抱 怨 抱怨的內容應包括:到底發生了什麼事、這造成何種困擾?希望別人怎麼做或協助?或可以套用一個公式來作為抱怨的模式:我了解只是它會是不是可以另外可以採用更和緩、柔軟的抱怨方式,是從感謝或自責開始30如何抱怨抱怨的內容應包括:30)怎樣 發 言 積極的發言 主動 參與 創意 響應 明確的發言 想法 意見 清楚 明了 尊重的發言 恰當的對案件責任者發問 坦承的發言 案件責任者坦率的承認分析 客觀的發言 第三方對案件中肯的分析 針對主題 盡對主題而不言其它31怎樣發言積極的發言主動參與創意響應31)決議追蹤與總結追蹤追蹤什麼事什麼事?什麼時候完成什麼時候完成?什麼人負責什麼人負責?什麼時候報告什麼時候報告?如何報告如何報告?總結 宣達決議激勵動機評估目標達成過程回顧補充事項32決議追蹤與總結追蹤總結32)記錄的技巧力求簡潔,固定格式5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.掌握主詞、動詞、形容詞明確數字運用key word列點說明:可了解發言重點,歸納出主題方向一言以蔽之33記錄的技巧力求簡潔,固定格式33)会议名称会议名称时间时间主席主席会议目的会议目的出席人数出席人数缺席人数缺席人数缺席理由缺席理由会议内容会议内容和决议事项和决议事项决议事项决议事项的实施的实施实施项目实施项目负责人负责人或部门或部门完成期限完成期限出席人出席人盖盖章章特别事项特别事项會議記錄范例34会议名称时间主席会议目的)會議后盡快編妥會議記錄,分發至與會人員及相關單位會議追蹤(下次會議前,平時,定時)會議結果要向下級傳達對會議的內容,在確認下列幾點的基礎上,應正確的判斷和處理:作為情報,有哪些向下屬傳達對工作有好處?傳達后的會發生什么明顯的障礙?應重新指示命令的是什么?在已發的指示命令中需要變更的是什么?應該把具體化方針宣布到什么程序?對具體對策,應與下級討論的是什么?35會議后盡快編妥會議記錄,分發至與會人員及相關單位35)會議中的問題 1 人身攻擊 對策:對雙方進行安撫 重申議事規則 重提主題進行討論36會議中的問題1人身攻擊36)離題對策:兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最後再做討論。請他做歸納或替他做歸納。事先請將規則講清楚發言限定時間會議中的問題 237離題會議中的問題237)爭議不下對策:暫停會議休會2020分鐘以上。參與第三者的意見將雙方意見列表比較。進行不記名投票。重整雙方意見提出新的方案。重申共同利益。會議中的問題 338爭議不下會議中的問題338)抱怨對策:同情其不滿的情緒。歸納其不滿的原因。尋求解決的方法。上級指導員發言過於投入對策:裝傻發問重新提出問題幽默有技巧的提醒長官。會議中的問題 439抱怨會議中的問題439)短話長說對策:適時的制止發言。清其具體的想法。時間不足對策:選擇重要的議題進行討論。限制發言人數(可事先登記)限制發言時間。會議中的問題 540短話長說會議中的問題540)爭功諉過對策:主席應制止不當的發言,並給予其適當的肯定。引導組織成員彼此說出對方的優點,讓大家都能受到適當的肯定。為反對而反對對策:請他提出更好的對策。引導他思考是否有考慮周延。會議中的問題 641爭功諉過會議中的問題641)會議效率不高的原因 項 次原因具體表現（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會物件的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖遝而無成效。（7）開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。42會議效率不高的原因項次原因具體表現（1）時間會議安排在)會議效率的“致命傷”43會議效率的“致命傷”43)開會四大惡習1.會而不議 會前充分溝通,達成共議 會前充分思考,將看法意見與頂頭上司商量 少講話,適機發表意見2.議而不決 會前良好溝通 不一定馬上下決議 主席不要充當“裁決者”,“解答者3.決而不行 看實際內涵,才能判斷得失(營私?)執行段的合理調整 不要堅持不合理的地步4.行而不實 品行,獎懲44開會四大惡習1.會而不議會前充分溝通,達成共議44)會議中的禮儀及禁忌事項1.發言態度要良好,發言者位置須適當2.不可長篇大論,須掌握發言時間3.不可從頭到尾沉默到底4.不可對發言者吹毛求疵5.不可有人身攻擊6.不可打斷他人發言7.不要離題胡扯8.不可取用不正確的資料9.不要盡談期待性的預測10.不要中途離席,不退場,以免妨礙大家11.要共同確認今天的結論12.要共同遵守散會時間45會議中的禮儀及禁忌事項1.發言態度要良好,發言者位置須適當4)成功的會議有效藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標。和諧營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認同感,展露個人才能。參與參與的人用心關注,才能讓會議得到健全發展。效率當一個會議成功的要素具備后,能在預定的時間內完成開會,這就是效率。學習在參與開會的同時有更多學習的機會。46成功的會議有效藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完46)補充資料補充資料一杯香茶可赢得交易机会一杯香茶可赢得交易机会 表演会议期间奉茶的表演会议期间奉茶的礼仪礼仪47補充資料一杯香茶可赢得交易机会47)给客人斟茶的注意事项给客人斟茶的注意事项当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？茶放这儿行吗？”并并等待客人的回答，按客人意愿行事。等待客人的回答，按客人意愿行事。开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。48给客人斟茶的注意事项当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾)茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。带上干净毛巾。有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。洽谈时间较长，在一至一个半小时内，洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。应更换茶叶。给客人斟茶的注意事项给客人斟茶的注意事项49茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶)上茶时的七个程序上茶时的七个程序两手端茶盘，盘子高度位于胸部两手端茶盘，盘子高度位于胸部敲门，并说：敲门，并说：“对不起！对不起！”进入接待室进入接待室止步立正，轻轻点头致意止步立正，轻轻点头致意将茶盘的一端置于桌子侧面将茶盘的一端置于桌子侧面桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。50上茶时的七个程序两手端茶盘，盘子高度位于胸部50)人生十大點51人生十大點51
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