时间与效率课件

时间与效率时间与效率l l人大可不必那样忙人大可不必那样忙1时间与效率1学完本节内容你将：学完本节内容你将：1.1.了解自己使用时间的方式和状况；了解自己使用时间的方式和状况；2.2.做好工作计划；做好工作计划；3.3.缩短别人干扰的时间；缩短别人干扰的时间；4.4.不要拖延；不要拖延；5.5.第一次就把事情做好；第一次就把事情做好；6.6.时间的判断应有弹性。时间的判断应有弹性。2学完本节内容你将：1.了解自己使用时间的方式和状况；2过度准备狂过度准备狂 小王打算晚上集中精神看点比较费脑筋的书，看他是如何做的：小王打算晚上集中精神看点比较费脑筋的书，看他是如何做的：他准备他准备1点开始，可晚饭太撑了，就看电视消遣消遣，本来想点开始，可晚饭太撑了，就看电视消遣消遣，本来想看一会，可电视节目太精彩了，看完已过一个小时。看一会，可电视节目太精彩了，看完已过一个小时。点刚坐下看书，忽然想起一件事，就跟女朋友打电话聊点刚坐下看书，忽然想起一件事，就跟女朋友打电话聊分钟，又接了个分钟的电话。分钟，又接了个分钟的电话。当他回到书桌前，突然看到楼下有人打乒乓球，一时手痒，打了当他回到书桌前，突然看到楼下有人打乒乓球，一时手痒，打了一小时，全身是汗，就冲洗一番，后来有些疲倦，又觉得应该小睡片一小时，全身是汗，就冲洗一番，后来有些疲倦，又觉得应该小睡片刻，还要吃点宵夜。刻，还要吃点宵夜。这个准备用功的晚上很快就过去了，最后在半夜一点打开书本，这个准备用功的晚上很快就过去了，最后在半夜一点打开书本，还看得下去吗？还看得下去吗？3过度准备狂3对照自己：对照自己：很多的工作很多的工作 如何着手如何着手耗尽全身的精力耗尽全身的精力 工作效率提不上去工作效率提不上去花了太多的精力花了太多的精力 做没有多大意义的事做没有多大意义的事4对照自己：4症状：工作越来越没效率；症状：工作越来越没效率；文件积压越来越厚；文件积压越来越厚；每天的预定目标只完成了一半；每天的预定目标只完成了一半；下班时发现今天几乎什么也没干。下班时发现今天几乎什么也没干。5症状：工作越来越没效率；5病因：病因：1.1.无目标、无计划，工作无规律；无目标、无计划，工作无规律；2.2.时间控制不当；时间控制不当；3.3.时间管理不善，做事不分先后、主时间管理不善，做事不分先后、主次次;4.4.组织工作不当组织工作不当;5.5.整理整顿不足。整理整顿不足。6病因：1.无目标、无计划，工作无规律；6终未状态终未状态(25年后年后)初始状态初始状态(25年前年前)数量比例数量比例生活在社会的最底层，生生活在社会的最底层，生活过得极不如意。活过得极不如意。没有目标没有目标生活在社会的中下层生活在社会的中下层,虽衣虽衣食无忧食无忧,但亦无突出成就。但亦无突出成就。目标模糊目标模糊生活在社会的中上层，生生活在社会的中上层，生活稳步上升，成为各行各活稳步上升，成为各行各业不可或缺的专业人才。业不可或缺的专业人才。有清晰但比较短期有清晰但比较短期的目标的目标几乎都成为社会各界顶尖几乎都成为社会各界顶尖成功人士。成功人士。有清晰且长远的目标有清晰且长远的目标哈佛大学的研究成果哈佛大学的研究成果7终未状态(25年后)初始状态(25年前)数量比例生活在社会的 自己将精力放在什么事情上自己将精力放在什么事情上8 自己将精力放在什么事情上8 “人类潜能的导师人类潜能的导师”史蒂芬史蒂芬柯维博士说过：柯维博士说过：“人类的重要任务就是将主要事务放到主要人类的重要任务就是将主要事务放到主要的位置上。的位置上。”分清主次，先做最重要的事情分清主次，先做最重要的事情9 “人类潜能的导师”史蒂芬柯维博士说过：“人类的 一、一、时间管理工具时间管理工具先做最重要的事情，提高工作效率。先做最重要的事情，提高工作效率。改变拖延习惯，现在就做。改变拖延习惯，现在就做。怎样利用时间，何时工作效率高。怎样利用时间，何时工作效率高。分清主次分清主次管理时间管理时间活动日志活动日志10 一、时间管理工具分清主次管理时间活动日志10（一）制定任务计划表（一）制定任务计划表 规划小规模任务時用。规划小规模任务時用。按照需要完成的任务顺序列出实现按照需要完成的任务顺序列出实现目标要完成的子任务目标要完成的子任务任务代码任务代码任务代码任务代码任务描述任务描述任务描述任务描述负责人负责人负责人负责人到期日到期日到期日到期日现状现状现状现状任务任务任务任务1 1建立计划表建立计划表建立计划表建立计划表并告知成员并告知成员并告知成员并告知成员WendyWendy2009.9.52009.9.5已完成已完成已完成已完成任务任务任务任务2 2确认参与确认参与确认参与确认参与人数人数人数人数SallySally2009.9.102009.9.10未完成未完成未完成未完成11（一）制定任务计划表 规划小规模任务時用。按照需要完成（二）（二）区分重要与紧急区分重要与紧急锻炼身体保持健康看病锻炼身体保持健康看病防火救火防火救火要什么样的工作找工作要什么样的工作找工作 是重要的事紧急还是紧急的事重要？是重要的事紧急还是紧急的事重要？12（二）区分重要与紧急锻炼身体保持健康看病12 有成就的人都有一种习惯，就是找出并有成就的人都有一种习惯，就是找出并设法控制那些设法控制那些最能影响他们工作的重要因最能影响他们工作的重要因素素。这样一来，他们比一般人工作得更有。这样一来，他们比一般人工作得更有成效。由于他们已经懂得秘诀，知道如何成效。由于他们已经懂得秘诀，知道如何从不重要的事情中从不重要的事情中抽出重要的事情抽出重要的事情。13 有成就的人都有一种习惯，就是找出并设法控制那些 重要重要重要重要 防患未然防患未然 危机危机 提高产能提高产能 急迫事急迫事 建立人际关系建立人际关系 有限期压力的事有限期压力的事 发掘新机会发掘新机会 规划、休闲规划、休闲 从容人从容人 压力人压力人不紧迫不紧迫 紧迫紧迫 繁琐工作繁琐工作 不速之客不速之客 某些信件某些信件 某些电话某些电话 某些电话某些电话 某些会议某些会议 浪费时间的事浪费时间的事 必要而不重要的事必要而不重要的事 有趣活动有趣活动 受欢迎的活动受欢迎的活动 不用人不用人 无聊人无聊人 不重要不重要不重要不重要14 排序排序l l紧急而重要的事情；紧急而重要的事情；l l紧急而不重要的事情；紧急而不重要的事情；l l不紧急而重要的事情；不紧急而重要的事情；l l不紧急也不重要的事情；不紧急也不重要的事情；？l为什么牛奶生产商不生产牛奶瓶？为什么牛奶生产商不生产牛奶瓶？l为什么啤酒厂家不生产啤酒瓶和啤酒瓶盖子？为什么啤酒厂家不生产啤酒瓶和啤酒瓶盖子？15排序紧急而重要的事情；154D原则原则重要重要重要重要 定出做的时间（待会做）定出做的时间（待会做）定出做的时间（待会做）定出做的时间（待会做）马上就做马上就做马上就做马上就做 不做了授权别人做不做了授权别人做不做了授权别人做不做了授权别人做 不重要不重要不重要不重要不紧迫紧迫不紧迫紧迫不紧迫紧迫不紧迫紧迫164D原则重要不重要16请思考下面的问题：请思考下面的问题：你是否你是否你是否你是否“知道知道知道知道”在哪一方面如果持续有优异的在哪一方面如果持续有优异的在哪一方面如果持续有优异的在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？表现，对个人生活或工作会有积极的意义？表现，对个人生活或工作会有积极的意义？表现，对个人生活或工作会有积极的意义？答案可归类如下：答案可归类如下：答案可归类如下：答案可归类如下：1 1 1 1.改善人际关系改善人际关系改善人际关系改善人际关系 2 2 2 2.事先准备工作事先准备工作事先准备工作事先准备工作3 3 3 3.更周详地规划与组织更周详地规划与组织更周详地规划与组织更周详地规划与组织4 4 4 4.善待自己善待自己善待自己善待自己5 5 5 5.抓住机会抓住机会抓住机会抓住机会6 6 6 6.充实自我充实自我充实自我充实自我7 7 7 7.增进能力增进能力增进能力增进能力17请思考下面的问题：17急迫性指数测验急迫性指数测验 选取出你最可能作出的反应行为或态度（选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=A=从不；从不；B=B=有时候；有时候；C=C=常常）常常）1 1、我在压力之下表现最好。、我在压力之下表现最好。（）2 2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（）3 3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。（）4 4、我休息时会觉得不安。、我休息时会觉得不安。（）5 5、我似乎永远在赶时间。、我似乎永远在赶时间。（）6 6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。（）7 7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。（）8 8、我在做一件事时常会想到另一件事。、我在做一件事时常会想到另一件事。（）9 9、我处理危机时表现最好。、我处理危机时表现最好。（）1010、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（）1111、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。（）1212、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。1313、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。（）1414、我常边工作边吃饭。、我常边工作边吃饭。（）1515、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。（）1616、一天下来办公桌上、一天下来办公桌上“已办已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（）18急迫性指数测验 选取出你最可能作出的反应行为或态度（l l实践实践19实践19l案例：案例：人生最有价值的一课人生最有价值的一课 效率专家艾维效率专家艾维利为伯利恒钢铁公司解决难题利为伯利恒钢铁公司解决难题 十分钟内给舒瓦普一样东西，这个东西能让钢十分钟内给舒瓦普一样东西，这个东西能让钢铁公司业绩提高至少百分之五十。铁公司业绩提高至少百分之五十。20案例：人生最有价值的一课20(三三)优先表制作优先表制作写下你明天要做的最重要的六件事；写下你明天要做的最重要的六件事；用数字标明每件事的重要性顺序；用数字标明每件事的重要性顺序；明天早上第一件事是做第一重要的事，明天早上第一件事是做第一重要的事，直到完成或达到要求；直到完成或达到要求；按顺序依次完成其他事项；按顺序依次完成其他事项；每天都要这样做，养成习惯。每天都要这样做，养成习惯。21(三)优先表制作写下你明天要做的最重要的六件事；21一日之计在于昨夜一日之计在于昨夜2222二、给你的工作吃二、给你的工作吃“高效丹高效丹”l l第一剂：立即行动第一剂：立即行动 难事往后拖难事往后拖 不喜欢的事往后推不喜欢的事往后推 喜欢的事做过了头喜欢的事做过了头23二、给你的工作吃“高效丹”第一剂：立即行动23第二剂：第二剂：ABCABC法则法则 把你的工作按照以下标准分成三种类型：把你的工作按照以下标准分成三种类型：A型：今天必须做型：今天必须做重要并且紧急的任务。重要并且紧急的任务。B型：今天应该做型：今天应该做重要或紧急，但不是既重重要或紧急，但不是既重 要又紧急的任务。要又紧急的任务。C型：今天可以做型：今天可以做既不重要也不紧急的日常既不重要也不紧急的日常 任务。任务。24第二剂：ABC法则24第三剂：第三剂：80:2080:20定律定律 80%成果，来自于你所付出的成果，来自于你所付出的20%集中精力处理工作中比较重要的集中精力处理工作中比较重要的20%的那份，的那份，就可以解决全部的就可以解决全部的80%。2525 80%80%的销售额是源自的销售额是源自20%20%的顾客；的顾客；80%80%的电话是来自的电话是来自20%20%的朋友；的朋友；80%80%的总产量来自的总产量来自20%20%的产品；的产品；80%80%的财富集中在的财富集中在20%20%的人手中；的人手中；26 80%的销售额是源自20%的顾客；26应用应用80:2080:20定律，你必须学会：定律，你必须学会：寻求捷径，而非全程参与；寻求捷径，而非全程参与；练习用最少的努力去控制工作、生活；练习用最少的努力去控制工作、生活；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；在几件工作上追求出色，不必事事都有好在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；表现；完成最重要的工作，不必事必躬亲；完成最重要的工作，不必事必躬亲；27应用80:20定律，你必须学会：27实战实战拟写报告安排图拟写报告安排图拟写报告安排图拟写报告安排图有关人员统计数有关人员统计数有关人员统计数有关人员统计数查阅资料查阅资料查阅资料查阅资料知情者准备情况知情者准备情况知情者准备情况知情者准备情况数据汇总、审查、补充数据汇总、审查、补充数据汇总、审查、补充数据汇总、审查、补充谈话了解内容谈话了解内容谈话了解内容谈话了解内容草拟报告草拟报告草拟报告草拟报告上上上上 午午午午下下下下 午午午午第四剂：第四剂：“双管齐下双管齐下”法法28实战拟写报告安排图有关人员统计数查阅资料知情者准备情况数据汇l l第五剂：因数分解法第五剂：因数分解法 将一件困难的事情细分化成几小件比较将一件困难的事情细分化成几小件比较容易的事情的方法叫容易的事情的方法叫“因数分解法因数分解法”。29第五剂：因数分解法 将一件困难的事情细分化成几小件 你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。倍。30 你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订共勉共勉 理清顺序，事半功倍！理清顺序，事半功倍！31共勉 理清顺序，事半功倍！31