常用办公技巧课件

常用办公技巧常用办公技巧刘忠华二0一四年元月五日助你事半功倍助你事半功倍常用办公技巧刘忠华助你事半功倍1Office Power Point使用方法及要领使用方法及要领Office Word 2003 实用操作技巧实用操作技巧Office Word2003高级应用技术高级应用技术培训内容培训内容 Office Word 2003基本操作介绍基本操作介绍Office Word 2003基础排版技术基础排版技术电脑优化及常用辅助办公软件介绍电脑优化及常用辅助办公软件介绍OfficePowerPoint使用方法及要领Offic2office Word 2003工作窗口，由标题栏、菜单栏、工具栏（包括常用工具栏、格式工具栏、绘图栏等）、状态栏、标尺和滚动条等部分组成。1.新建文档在Word2003中创建新建文档的方法很多，通常有以下五种:Microsoft Office Word 2003基本操作介绍MicrosoftOfficeWord2003基本操作3方法一方法一：在桌面空的处，单击鼠标右键，选择【新建】单击【Microsoft Word】,Word启动之后自动建立了一个新文档，这个文档的名称是“文档1.doc”。方法二：方法二：在“文档1.doc”窗口，单击工具栏上的“新建空白文档”按钮，就又新建了一个空白的文档，名称叫做“文档2.doc”。再单击这个按钮，就出现了“文档3”。这是新建文档最常用的方法。方法三方法三:【开始】【所有程序】【Microsft office】【Microsft Office word 2003】然后单击【确定】即可。方法四：方法四：使用快捷键来新建文档，即在打开的Word中按Ctrl+N键，可以建立一个新的空白文档。方法五：方法五：在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立新的空白文档。方法一：在桌面空的处，单击鼠标右键，选择【新建】单击【M42.保存文档 文档编辑完毕要保存其修改，这样才能在需要的时候不必重新进行编辑。保存文档的方法：（常用三种）方法一：方法一：在菜单栏中，选择【文件】【保存】即可。方法二：方法二：直接单击工具栏中【保存】按钮即可。方法三：方法三：快捷键Ctrl+S,即可。特别提醒：特别提醒：设置定时自动保存，自动保存文档，可帮助用户按照设定时间来保存自己的文档，因为计算机出现意外或者突然“死机”时，驻留在内存中的文档信息将会丢失，所以设置自动保存非常重要。设置步骤如下：首先，执行【工具】-【选项】命令，弹出如下图【选项】对话框。单击【保存】选项卡，单击启用【自动保存时间间隔】复选框，同时，在后面的【时间】文本框中设置自动保存时间，最后，单击【确定】按钮即可。大家注意哦大家注意哦2.保存文档文档编辑完毕要保存其修改，这样才能在需要5常用办公技巧课件63.打开文档 与创建文档类似，打开文档的常用三种方法：（1.单击【文件】【打开】选项,弹出【打开】对话框,在该对话框【查找范围】列表框中选择要打开文档所在的路径,然后选择文档列表中需要打开的文档.(2.在操作系统中,直接双击该文档图标.(3.单击【文件】菜单,在其弹出的下拉菜单下方通常会例出几个近期编辑过的文件,如果想要打开的文档就在其中,单击该文档即可.4.文档的选定 文档的选定是Word2003中的最基本的操作,也是大多数编辑操作的前提,所以用户务必掌握,文档选定最常见的几方法:(1.局部选定.连续选定和不连续选定.连续选定操作方法：在选定内容时,需按住Shift键，不连续选定操作方法：在选定内容时,需按住Ctrl键.(2.全部选定.单击菜单栏中【编辑】-【全选】或者 Ctrl+A即可.3.打开文档75.删除、复制和移动文本(1.删除文本(2.复制文本(3.移动文本6.重复、撤销操作（1.撤销操作方法:常用三种:(1)执行【编辑】-【撤销】命令;(2)单击常用工具栏中的【撤销】按钮;(3)使用快捷键 Ctrl+Z.（2.恢复操作方法:常用三种:(1)执行【编辑】-【恢复】命令;(2)单击常用工具栏中的【恢复】按钮;(3)使用快捷键 Alt+Shift+BackSpace.5.删除、复制和移动文本87.查找和替换 查找和替换是文字处理程序中非常重要的功能，对文字甚至格式进行查找和替换，使查找与替换的功能更加强大而有效，Word快速和强大的查找替换功能，使得整个文档范围进行的修改工作变得十分迅速而有效。使用【查找】功能的具体操作方法如下：（1.执行【编辑】-【查找】命令或者按下Ctrl+F快捷键；（2.在【查找内容】文本框中输入需要查找的文本内容;(3.最后【查找下一处】按钮,直到查找完毕为止.使用【替换】功能的具体操作方法如下：（1.执行【编辑】-【替换】命令或者按下Ctrl+H 快捷键,弹出【查找和替换】对话框；（2.在【查找内容】文本框中输入需要查找的文本内容;(3.在【替换】文本框中,中输入需要替换的文本内容;(4.最后,点击【替换】按钮即可.7.查找和替换9OfficeWord2003基础排版技术文档排版要求文档排版要求文档页边距设置文档页边距设置文档段落设置文档段落设置文档字体、字符间距设置文档字体、字符间距设置OfficeWord2003文档排版要求文档页边距设置文10文档排版要求（仅供参考）文档排版要求（仅供参考）文档排版要求（仅供参考）11文档排版（案例）文档排版（案例）12页边距设置设置页面是文档的基本的排版操作之一，是页面格式化的主要任务，它反映的是文档中具有相同内容、格式的设置。页面设置的合理与否直接关系到文档的打印效果。文档的页面设置主要包括设设置页面大小、方向、边框效果、页眉、页置页面大小、方向、边框效果、页眉、页脚、页边距、纸张脚、页边距、纸张等。页边距设置设置页面是文档的基本的排版操作之一，是页面格13步骤:文件页面设置步骤:文件页面设置14段落设置步骤：打开格式段落，或者右击文档，选择段落。主要设置：缩进和间距，弹出如下图对话框：段落设置步骤：打开格式段落，或者右击文档，选择15字体、字符间距设置字体：包括中文字体、字形、字号等；字符间距：包括缩放、间距等。步骤：打开格式字体，或者右击文档，选择字体。弹出如下图对话框：字体、字符间距设置字体：包括中文字体、字形、字号等；16Office Word2003Office Word2003高级应用技术高级应用技术图文混排图文混排、中文版式使用绘图与使用艺术字计算表格数据及表格与文本转换文档安全设置、批注、邮件合并OfficeWord2003高级应用技术1绘图与使用艺术17图文混排 office Word2003强大的功能为编辑图文并茂的文档提供方便,同时也提高了文档的说服力和感染力.本节介绍图片文本框剪贴画等工具的使用.1.使用图片 在文档中插入图片,可以使文档更生动形象.其操作方法:(1将插入点移到文档中要插入图片的位置.(2执行插入-图片-来自文件命令,弹出插入图片对话框.(3在该对话框的查找范围下拉列表 中,确定图片文件所在的位置,在文件类型的下拉列表中,选择插入图片文件类型.(4然后在图片列表框内所列出的图片中,单击选择中要插入文档的图片名称,通过右边的预览区域进行确认.(5单击插入按钮,即可在文档中插入来源于文件的图片.图文混排officeWord2003强182.如何使用中文版式 在在Word 2003Word 2003中的中的“格式格式”菜单下有菜单下有“中文版式中文版式”子菜单，它里面包含子菜单，它里面包含五个子功能，分别是：拼音指南、带圈字符、双行合一。五个子功能，分别是：拼音指南、带圈字符、双行合一。双行合一双行合一 感觉双行合一和合并字符有些类似，都是为了把两行文字并列示。双行合一，则把两行文字进行缩小，以便能在一行中进行显示，而合并字符则不存在把字符变小的问题。方法：方法：选择“格式”菜单-“中文版式”子菜单下的“合并字符”子菜单，出现如下的对话框：2.如何使用中文版式在Word2003中的“格193.如何使用中文版式(案例)3.如何使用中文版式(案例)204.绘图与使用艺术字1)绘图工具,执行视图-工具栏-绘图命令.2)插入艺术字插入艺术字的操作方法:插入”“图片”“艺术字”；弹出如下的对话框.选择一种艺术字的样式，之后点“确定”，4.绘图与使用艺术字1)绘图工具,执行视图-工具栏215.计算表格数据 在Word2003中,表格在处理静态数据和数字列表方面非常有用,因为它不仅能确保表格中数据各归其位,而且还可以实现表格的计算,排序以及转换等高级应用.在Word2003中,表格中的每个单元格都有唯一的参数与之相对应,它是由表格所在列行序号组合而成的.1)使用自动求和按钮进行计算操作方法是:首先执行工具栏|自动求和按钮;2)使用升序排序按钮进行排序.操作方法是:首先执行工具栏|升序排序按钮;5.计算表格数据在Word2003中,表格在处理静226.文本与表格之间转换表格转换成文本操作方法:(1选中要转换为文本段落的一单元格或整个表格;(2执行表格|转换|表格转换文本命令,弹出表格转换文本对话框;(3在表格转换成文本对话框的文字分隔符选项区,单击所需的单选按钮,作为替代列边框的分割符.(4单击确定按钮即可.6.文本与表格之间转换表格转换成文本237.文本与表格之间转换文本转换成表格操作方法(1选中要转换为表格的文本,执行表格|转换|文本转换表格命令,弹出文本转换表格对话框;(2在该对话框的列数列表中指定转换后表格的列数;(3在自动调整选项区中,选择自动;(4在文字分隔位置选项区,选择一种单选按钮作为分隔符,用分隔符隔开的各部分内容分别成为相邻的各个单元的内容;(5单击确定按钮即可.7.文本与表格之间转换248.批注批注是附加到文档上的注释.插入批注的方法插入批注的方法:首先选中需要注释的文档,然后执行插入|批注;修改批注的方法修改批注的方法:在已经添加了批注的内容上面右击鼠标,执行快捷菜单中的编辑批注命令,此时光标被定位在批注上,即可进行修改.删除批注删除批注:8.批注批注是附加到文档上的注释.259.文档安全性设置重要文档在处理过种程中，为防止文档未经授权随意打开或更改，用户有必要运用Word提供的文档安全性功能来设置各种安全保护。文档密码保护分为打开权限和修改权限密码.如何设置打开权限?操作步骤如下:(1.执行工具|选项命令,在弹出对话框中选择安全性选项卡;(2.在打开文件时的密码文本框中输入密码,单击确定按钮后弹出一个确认密码对话框,再次输入密码验证即可.(3.单击确定按钮.很安很安全！全！记住了吗？记住了吗？9.文档安全性设置重要文档在处理过种程中26常用办公技巧课件2710.邮件合并邮件合并是Word2003中最为实用、节约时间的特性之一，而很多人都没有合理地利用到它。如果你想要发送一个派对、一场婚礼的请帖，或是任何需要批量发送的邮件，这项功能能够帮助你节约大量的时间。操作步骤:(1.在在EXCEL表格中表格中,将需要数据建立完成将需要数据建立完成.10.邮件合并邮件合并是Word2003中最282)新建的文档模板。新建的文档模板。2)新建的文档模板。293)设置文档类型设置文档类型3)设置文档类型304)打开数据源打开数据源4)打开数据源315)插入域插入域5)插入域326)查看合并域查看合并域6)查看合并域337)合并到新文档合并到新文档7)合并到新文档34Office Word 2003 实用操作技巧 快速输入大写中文数字快速输入大写中文数字在一些特殊领域，例如银行等金融部门，经常需要输入中文的数字，一次两次可以，但是输入次数多了未免太麻烦了，这里介绍一种快速输入中文数字的方法：执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁.”，单击“确定”，中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。OfficeWord2003实用操作技巧快速输入大写35OfficeWord2003实用操作技巧（实例）OfficeWord2003实用操作技巧（实例）36OfficeWord2003实用操作技巧 在在Word中插入当前的日期和时间中插入当前的日期和时间 用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。方法很简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。OfficeWord2003实用操作技巧在Word中37Office Word 2003 实用操作技巧巧用巧用“选择性粘贴选择性粘贴”中的中的“无格式文本无格式文本”用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”，单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。OfficeWord2003实用操作技巧巧用“选择性粘38Office Word 2003 实用操作技巧在没有安装在没有安装Word的计算机上查看文档的计算机上查看文档有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用，如果时间来不及的话，可以不安装Office，采用以下方法。在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为Web页”命令，输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式变化。另外，也可以用写字板来打开Word文件。OfficeWord2003实用操作技巧在没有安装Wo39Office Word2003 实用操作技巧如何执行如何执行“全部保存全部保存”当用户打开了多个文档后，如果想全部保存似乎找不到这个命令，其实它是隐藏起来了。按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令，执行即可完成全部保存的操作了，OfficeWord2003实用操作技巧如何执行“全部40按住按住“Shift”键，然键，然后在打开后在打开“文件文件”菜菜单，即可。单，即可。按住“Shift”键，然后在打开“文件”菜单，即可。41Office Power Point2003制作基本方法及要领1、新建文档单击“开始”“所有程序”“officePowerPoint2003”，新建文档。2、选择“幻灯片的设计”模板1）设计模板：单击菜单项中的“格式”-“幻灯片设计”单击2）在窗口的右侧选项中选择自己喜欢的模板（1）如果所有的幻灯片都用直接单击该模板（2）如果每张幻灯片用不同的模板，选择该模板右侧的选项按钮选择“应用于选定幻灯片”OfficePowerPoint2003制作基本方法及要423、输入编辑文字1）直接在工作区内输入文字2）根据自己的爱好在工作区内插入“文本框”，在文本框中输入文字4、插入图片、插入图片1)来自文件：单击菜单中“插入”-“图片”-“来自文件”在弹出的对话框中选择自己保存图片的位置。选中所要的图片，再单击“插入”命令2)影片文件单击菜单中“插入”-“影片和声音文件中的影片”找到自己所保存的位置，选中所要的影片，再单击“插入”命令3、输入编辑文字435、设置动画1)选定要设置动画的文字，单击菜单栏中“幻灯片放映自定义动画”，2）在右侧选项中单击“添加效果”右边的黑色三角号，鼠标对准“进入”再选择自己需要的动画。6、超级链接、超级链接超级链接：可以用文字、图片、按钮等进行超级链接。1)文字超级链接：将用于超级链接的文字选定，对准选定的文字右击，在弹出的菜单中选择“超链接”，在对话框中选择要链接的内容。2)按钮超级链接：单击“自选图形”-“动作按钮”，选择一合适的按钮，将弹出一个对话框，在对话框中选择要链接的内容。3)要观看效果必须在幻灯片放映中，对准我们设置的文字或按钮出现手形时再单击，才能显示出超链接的效果。5、设置动画447 7、保存、保存 1）直接保存；2）打包生存安装文件。7、保存45电脑优化电脑优化一、电脑桌面简化一、电脑桌面简化XP安装后默认的界面包括任务栏、开始选单、桌面背景、窗口、按钮等都采用的是XP的豪华、炫目的风格，但缺点显而易见，它们将消耗掉不少系统资源，但实用意义不大。方法鼠标右键单击桌面空白处，在弹出选单点击“属性”进入显示属性设置窗口，将“主题、外观”都设置为“Windows经典将桌面背景设置为“无”，按确定保存退出。电脑优化一、电脑桌面简化46电脑优化电脑优化二、减少启动时加载项目二、减少启动时加载项目许多应用程序在安装时都会自作主张添加至系统启动组，每次启动系统都会自动运行，这不仅延长了启动时间，而且启动完成后系统资源已经被吃掉不少！方法选择“开始”选单的“运行”，键“msconfig”启动“系统配置实用程序”，进入“启动”标签在此窗口列出了系统启动时加载的项目及来源，仔细查看你是否需要它自动加载，否则清除项目前的复选框，加载的项目愈少，启动的速度自然愈快。此项需要重新启动方能生效。记记住住了了电脑优化二、减少启动时加载项目记住了47电脑优化电脑优化三、优化视觉效果三、优化视觉效果方法选择“系统属性”中的“高级”标签进入“性能选项”界面其中“视觉效果”中可供选择的包括：自动设置为最佳、最佳外观、最佳性能、自定义。选中的效果越多则占用的系统资源越多，选定“最佳性能”项将关闭列表中列出诸如淡入淡出、平滑滚动、滑动打开等所有视觉效果。电脑优化三、优化视觉效果48电脑优化电脑优化四、关闭系统还原四、关闭系统还原默认情况下系统还原功能处于启用状态，每个驱动器约被占用高达4%12%的硬盘空间，并且系统还原的监视系统会自动创建还原点，这样在后台运行就会占用较多的系统资源。方法鼠标右键点击桌面“我的电脑”中的“属性”进入“系统属性”设置窗口，选择“系统还原”标签，将“在所有驱动器上关闭系统还原”置为选中状态。电脑优化四、关闭系统还原49电脑优化电脑优化五、加快选单显示速度五、加快选单显示速度方法运行注册表编辑器regedit，进入“HKEY_CURRENT_USERControlPanelDesktop”，将名称为MenuShowDelay的数据值由原来默认的400修改为0，修改后XP的开始选单、甚至应用软件的选单显示速度都会明显加快。电脑优化五、加快选单显示速度50打印机使用设置及故障排除打印基本设置注意事项：页面范围（全部打印、当前页打印、按页码范围选择打印）、打印机名称的选择等设置。打印机使用设置及故障排除打印基本设置注意事项：页51打印时常见问题及排除打印时常见问题及排除打印机卡纸打印机卡纸打印机碳粉不足打印机碳粉不足打印机驱动程序调用故障打印机驱动程序调用故障打印时常见问题及排除打印机卡纸打印机碳粉不足打印机驱动程序调52办公辅助软件邮箱QQ飞信微信邮箱QQ飞信微信53邮箱安全设置：1、文件夹加密（实例）邮箱安全设置：542、撤回邮箱（实例）2132、撤回邮箱（实例）21355QQ软件QQ全名QICQ,起源于国外的ICQ.ICQ为英语ISeekYou(“我在找你”的意思)。（一对一或者一对多进行办公）QQ软件QQ全名QICQ,起源于国外的ICQ.ICQ56祝贺大家：祝贺大家：马年快乐马年快乐工作顺利工作顺利心想事成心想事成马上有钱马上有钱马上放假马上放假祝贺大家：57